医学档案管理中PDCA应用路径探索

史丽波 张海峰 杨爱荣

摘要：本文主要探讨如何将PDCA循环应用于医学档案管理中，介绍PDCA的概念和原理，详细阐述在医学档案管理中应用PDCA循环的步骤，分析PDCA在医学档案管理中的优势，旨在为医学档案管理工作质量提升奠定良好的基础，充分发挥PDCA的优势和价值，以供参考。

关键词：PDCA循环；医学档案管理；持续改进；质量管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240434

基金项目：黑龙江省高等学校基本科研业务费项目“PDCA在医学档案管理中的应用分析”

项目编号：2021－KYYWF－0524

一、PDCA的概念和原理

PDCA是一种质量管理方法，概念源于德国质量专家沃尔特·斯图克特（Walter A. Shewhart）和日本著名质量大师戈达赖·夏奇庆（W. Edwards Deming）的工作。PDCA代表了计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和行动（Act）这四个阶段的循环过程。PDCA循环的原理是通过不断地进行改进和调整，实现目标的持续优化。PDCA循环的目的是通过不断地反思和调整来完善工作流程，以实现更高的质量、效率和满意度，实现结果的持续改进和优化。该循环过程强调数据驱动决策、团队合作和沟通以及持续学习和改善。

二、应用PDCA循环于医学档案管理

（一）计划阶段（Plan）

1.设定目标和指标

在医学档案管理中，设定明确的目标和指标是关键步骤。目标包括提高档案准确性、加强数据安全、提升档案存取效率等。指标是错误率、数据备份频率、档案查询时间等可衡量的指标。假设一个目标可以减少档案错误率至每1000份档案中不超过5个错误，指标可以是以90%的准确性率进行档案质检。

2.制定档案管理计划

制定档案管理计划是为实现设定的目标和指标制定具体行动方案，包括明确的任务、责任分工、时间表和资源需求，确定档案整理和分类流程，规定负责人和时间节点。在制定档案管理计划时，需要考虑以下因素：第一，资源。确定所需的人力、技术和物质资源，并评估可行性和可获得性。第二，时间。设定合理的时间表，确保任务按时完成并满足工作要求。第三，责任分工。明确各个人员的职责和任务分配，确保团队协作和高效执行。第四，风险管理。识别潜在的风险和障碍，制定相应的对策来应对和解决。

3.确定改进措施

在计划阶段，需要确定改进措施，包括优化档案存储系统、引入电子档案管理系统、加强培训和意识提升等，解决现有问题，提升档案管理水平。针对档案存储系统的问题，可以引入数字化存储方式，建立电子档案管理系统，提高存取效率和减少错误。改进措施的选择应基于数据分析和详细调研，充分了解当前的档案管理问题和需求。同时，考虑可行性、资源限制和预算限制，确保改进措施的有效性和可行性。

（二）实施阶段（Do）

1.执行档案管理计划

在实施阶段，医学档案管理团队按照制定的计划执行各项任务，包括组织人员、分配工作、落实各项改进措施等。团队成员应密切合作，确保计划顺利推进。

执行档案管理计划时，要注意以下方面：第一，任务分配。将计划中的各项任务分配给相应的团队成员，并明确管理人员的职责和工作要求。第二，协调沟通。建立有效的沟通机制，确保团队内部和团队与其他相关部门之间的协调和信息流畅。第三，管理问题。及时处理和解决出现的问题和障碍，必要时调整计划和资源分配，确保项目顺利进行。

2.收集和记录数据

在执行过程中，收集和记录相关数据是必要的，包括档案准确性的测量、电子档案系统使用情况的统计等。通过数据的收集和记录，可以评估执行结果，为后续的检查和分析提供依据。数据收集和记录应遵循以下原则：第一，准确性。确保收集的数据准确可靠，并采用标准化的方法和工具进行记录。第二，全面性。覆盖需要评估的关键指标，包括各个环节和维度，确保全面了解档案管理的情况。第三，及時性。数据收集需及时进行，避免延迟或信息失真，以便及时发现问题并采取措施。

3.监测过程和执行情况

在实施阶段，通过定期会议、现场观察和反馈机制等方式，对过程和执行情况进行监测和控制。监测过程有助于发现实施中的问题和障碍，并及时采取纠正措施。在监测过程和执行情况时，应注意以下内容：第一，会议和沟通。定期召开会议，讨论项目进展和存在的问题，及时与团队成员和相关人员进行沟通和反馈。第二，现场观察。定期实地观察档案管理的实际操作情况，发现可能存在的问题和改进空间。第三，反馈机制。建立有效的反馈机制，鼓励团队成员提供意见和建议，促进问题及时解决。

（三）检查阶段（Check）

1.对比实际结果与目标和指标

在检查阶段，医学档案管理团队应评估实际结果，并将其与设定的目标和指标进行对比，有助于发现差距和问题，并为后续的改进提供依据。对比实际结果与目标和指标时，要注意以下方面：第一，数据分析。通过分析收集的数据，评估实际结果的准确性、完整性和一致性。第二，目标达成情况。比较实际结果与设定的目标，判断是否达到预期的目标水平。第三，指标评估。对比实际指标值与设定的指标要求，分析指标的达成程度和差距。通过对比实际错误率与设定目标的错误率指标，团队可以确定是否达到减少错误率的目标，并了解具体的差距和改进需求。

2.分析数据和评估绩效

通过分析数据，评估医学档案管理的绩效和效果，分析错误率的变化趋势、查询时间的改善情况等，有助于发现潜在问题和改进机会。在进行数据分析和绩效评估时，需要注意以下方面：第一，趋势分析。比较不同时间段的数据，观察档案管理绩效的变化趋势，识别改进是否有效并持续性。第二，根本原因分析。通过深入分析数据，找出导致问题的根本原因，以便制定有针对性的改进措施。第三，绩效评估。基于设定的目标和指标，评估医学档案管理的绩效水平，确定优势和劣势，并提出改进建议。通过数据分析可以发现，电子档案系统的引入可以显著缩短查询时间，提高档案管理效率，有助于评估电子化改进的绩效和效果。

3.发现问题和改进机会

在检查阶段，可能会发现一些问题和改进机会，涉及流程优化、培训加强、系统改进等。发现问题和改进机会时，要进行以下工作：第一，问题识别。通过数据分析、反馈和现场观察，识别存在的问题和瓶颈，包括流程不畅、错误率高、培训不足等。第二，原因分析。深入挖掘问题的根本原因，确定导致问题的因素和环节，以便制定有针对性的改进方案。第三，改进机会。基于发现的问题，提出可行的改进措施和机会，包括流程优化、培训计划和技术改进等。通过检查阶段的分析和评估，团队可能发现档案分类流程存在问题，导致档案归档不准确。这将成为一个改进机会，可以重新设计档案分类流程，并进行相关培训和指导。

（四）行动阶段（Act）

1.基于检查阶段的分析，制定行动计划

在行动阶段，医学档案管理团队根据检查阶段的分析结果，制定具体的行动计划，包括改进措施、实施时间表、责任分配等，以确保问题得到解决、目标得以实现。制定行动计划时，要注意以下方面：第一，确定优先级。根据问题的重要性和紧迫程度，确定改进措施的优先级顺序，以便有条不紊地改进工作。第二，制定具体措施。针对每个问题和改进机会，制定具体可行的改进措施，并明确责任人和资源需求。第三，时间表安排。制定合理的时间表，确保改进措施按时落实，并设定评估指标和里程碑，帮助追踪进展和效果。基于发现的问题，制定的行动计划可以包括重新设计档案分类流程、加强培训和意识提升、引入自动化的错误检测系统等。

2.实施改进措施

在行动阶段，医学档案管理团队开始实施制定的改进措施，可能涉及流程优化、技术引入、培训计划等。实施改进措施时，需要注意以下方面：第一，资源部署。根据行动计划，调配所需的人力、技术和物质资源，确保其有效利用。第二，培训和指导。为相关人员提供必要的培训和指导，确保相关人员理解和正确执行新的流程和操作方法。第三，沟通与协调。与团队成员和相关部门保持良好的沟通和协调，确保改进措施顺利实施。在实施阶段，团队可以重新设计档案分类流程，组织培训活动，教授档案分类的标准和方法，并提供实际演练和指导。

3.继续监测和评估效果

在行动阶段，医学档案管理团队应持续监测和评估改进效果。通过对比实施前后的数据和绩效指标，判断改进措施的有效性和可持续性。在继续监测和评估效果时，需注意以下方面：第一，数据收集与分析。持续收集和记录相关数据，分析实施改进措施后的效果和变化。第二，绩效评估。比较实施前后的指标值和绩效水平，评估改进措施对医学档案管理的影响和效果。第三，问题识别与解决。如果发现新的问题或改进不如预期，及时进行问题识别和原因分析，并采取措施予以纠正。通过持续监测和评估，团队可以确定改进措施是否达到了减少错误率和提高档案存取效率的目标，也可以发现新的问题或改进机会。

三、PDCA在医学档案管理中的优势

（一）持续改进和质量管理

持续改进和质量管理是PDCA方法的核心优势。通过循环反馈的持续改进过程优化医学档案管理，在计划阶段，确定改进目标，制定详细的计划和策略；在执行阶段，实施计划并记录改进措施；在检查阶段，通过评估结果和数据分析，检查改进效果和发现问题；在行动阶段，根据检查阶段的结果采取相应行动，并获得经验教训。通过循环执行PDCA模式，医学档案管理团队可以不断提高流程和工作方式。PDCA方法的连续迭代特性使其成为持续改进的有效工具。每个PDCA循环都提供了机会，不断发现和解决问题，从而提高医学档案管理的质量。通过持续循环改进，有利于团队逐渐形成持续改进的习惯，使质量管理成为一种自然而然的过程。此外，PDCA方法还允许定制化改进。针对不同的实际情况和问题，团队可以根据PDCA循环逐步调整和改进医学档案管理流程和操作方式，降低错误率，提高数据的完整性和准确性，最终实现质量管理的目标。

（二）强调数据驱动决策

PDCA方法在医学档案管理中强调数据驱动的决策，数据驱动决策使决策过程更客观。通过收集和分析相关数据，团队可以获取准确、可信的信息，避免主观偏见对决策的影响。数据提供了客观的依据，帮助团队做出科学、理性的决策，从而提升决策质量。数据驱动决策支持精细化改进，通过深入分析数据，团队可以识别问题的根本原因，并针对性地制定改进措施。数据揭示了流程中的瓶颈、错误发生的模式以及可能存在的改进机会，团队可以基于此，采取有针对性的改进措施，从而提高医学档案管理的效率和质量。

（三）促进团队合作和沟通

PDCA方法在医学档案管理中促进团队合作和沟通，PDCA方法鼓励跨职能协作。在PDCA的各个阶段，需要来自不同领域和职能的团队成员共同参与，整合各自的专业知识和技能，促使团队形成统一的改进方向。通过跨职能协作，团队可以更全面地考虑问题，并制定更有效的改进计划。PDCA方法促进团队成员之间的共享经验和知识。在PDCA循环中，团队成员需要进行频繁的沟通和合作，分享各自的经验和见解，从而更好地了解问题的本质，发现解决方案，并从彼此的经验中学习，发挥集体智慧，加速改进过程。

（四）提高工作效率和患者满意度

PDCA方法有助于提高医学档案管理的工作效率和患者满意度。通过持续改进流程和操作方式，优化工作流程，提高效率，并为患者提供更好的服务质量。通过PDCA循环，团队可以不断发现和解决问题，优化医学档案管理的流程，减少繁琐操作和浪费，同时关注患者需求和体验，提供更加个性化和满意的医学档案管理服务。

流程优化是PDCA方法在提高工作效率和患者满意度方面的关键优势。通过持续的改进循环，团队可以识别和解决流程中的瓶颈、冗余步骤和无效操作，从而提高整体工作效率。通过分析数据和评估结果，团队可以发现存在重复的录入步骤或不必要的文件传递，制定计划并实施措施简化流程，减少手动操作，并引入自动化工具和技术提高效率。与此同時，PDCA方法也强调团队关注患者需求和体验。在制定计划和实施措施时，团队要积极考虑患者的期望和反馈，包括更快速的档案存取时间、更清晰和易读的记录、个性化的信息交流等。通过关注患者的需求，团队可以通过PDCA循环逐渐提高服务质量，提升患者满意度。

四、结语

在医学档案管理中，PDCA是有效的管理工具，可帮助医学档案管理团队持续改进工作流程，不断优化医学档案管理，提高工作效率和质量，值得在医疗领域得到广泛推广和应用。

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