高校人事管理信息化建设的困难和对策

闫鹏

［收稿日期］2023-07-21

［摘 要］高校人事管理信息化建设对于提升高校人事管理的效能和质量，促进高校人力资源的合理配置和优化利用具有重要意义。本文分析了目前高校人事管理信息化建设所面临的诸多困难并提出了应对之策，以期推动高校人事管理向着信息化、智能化和科学化发展。

［关键词］高校；人事管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.03.035

［中图分类号］G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）03-0115-04

0     引 言

高校人事管理信息化建设对于提高学校管理效率、优化人力资源配置、提升教职工工作满意度等方面都有重要的意义。信息化建设可以帮助高校实现人事管理的数字化、网络化和智能化，提供便捷的人事管理服务，减少烦琐的人工操作，提高工作效率。此外，通过信息化建设，高校可以实时记录和存储人事管理相关的数据，更好地管理和利用人力资源，实现人才培养、选拔和激励的科学化和个性化，提高教职工的工作满意度，并为学校发展决策提供可靠的数据支持。但是，高校推进人事管理信息化建设并不是一帆风顺的，文化习惯、学校决策、资金投入、软件开发等多方面因素都会给人事管理信息化建设工作带来困难和挑战。

1     高校人事管理信息化建设所面临的困难

1.1   没有充分意识到高校人事管理信息化建设的重要意义

（1）受传统工作模式影响，不重视人事管理信息化建设。一些高校可能更倾向于依赖传统的人事管理方式，这可能是因为他们习惯于传统的纸质档案和手工处理方式，对信息化建设的价值和效益缺乏充分认知，认为人工操作更可靠和安全，对信息化建设持保守态度。

（2）缺乏顶层设计，没有充分融入学校整体信息建设规划。一些高校没有充分意识到人事管理信息化建设在整个学校信息建设规划中的核心地位，在高校人事管理信息化建设中，缺乏顶层设计，使得高校人事管理信息化建设和整体信息建设规划脱节，造成系统之间的数据隔离、功能冲突，导致资源的浪费和效率的低下。这种脱节现象又反过来降低了人事管理信息化建设在学校领导层心中的地位，造成恶性循环。

（3）人事管理信息化建设需要投入一定的资金和人力资源，并且在初期可能面临一些技术和运营方面的挑战，这也导致一些高校对其重视程度不高。

1.2   高校各部门之间缺乏合作

（1）部门之间缺乏沟通和协调。回顾高校的管理模式，行政机构都是采取的二级部门制，各部门独立地完成各自的职责和工作，人事管理同样也是独立于其他管理工作之外［1］。但是人事管理信息化建设涉及到教职工基本信息、工资福利、档案管理、教学科研等各个方面，涉及多个二级部门。如果二级部门之间缺乏有效的沟通和协调机制，导致信息流通不畅，就难以达成共识和统一行动。

（2）缺乏共同目标和利益。各部门拥有各自独立的绩效目标，缺乏共同的信息化建设目标和利益，导致合作意愿不强。同时由于技术和知识差距，缺乏共同的技术语言和理解，难以进行有效的合作和协同工作。

（3）高校各类系统各自为政，形成数据孤岛和信息壁垒。因为各部门要独立维护和管理自己的数据和信息系统，导致数据孤立和信息壁垒，难以实现数据的共享和集成。因为缺乏合作意识，各部门可能在信息化建设方面重复投入资源和开展相似的工作，造成资源的浪费和效率的低下。例如重复收集和处理相同的人事信息，造成時间和人力的浪费。

1.3   人事管理信息系统设计还不成熟

我国高校人事管理信息系统经过多年的发展，已经出现了专业的软件设计公司。大部分的高校对于人事管理系统的建设也都是外包给这些软件公司来进行设计、搭建和运营。但是，这些软件公司总体起步较晚，技术水平还不能完全满足目前高校对于人事管理信息化建设的需求。

1.3.1   权限分配不够智能化，多角色转换困难

因高校人事管理系统涉及教职工的基本信息、工资福利、绩效考核、职称评审等方方面面的内容，不同的用户拥有不同的角色，复杂的权限层次结构，对于权限分配提出了更高的要求。如果权限分配系统缺乏灵活性，无法根据不同用户的需求和角色进行个性化的权限设置，就会导致多角色转换困难，难以准确地确定所需的权限。而目前，高校人事管理系统普遍缺乏智能化的角色切换机制，用户需要手动进行烦琐的角色切换操作，增加了使用系统的复杂性和困难度。

1.3.2   数据模块之间联动性设计不够

人事工作是一项整体工作，各项内容并不是孤立的，一项人事信息的改变可能会涉及到人事系统多个板块的变化。例如，某人的职位发生了改变，可能会需要更改人事系统中的职位信息、工作经历、任职部门、工资待遇等多个模块的信息。而目前大多数的人事管理软件并不能做到完全的智能化，缺乏自动化的数据更新机制，数据模块之间的联动依赖手动更新或同步，这就会增加操作的复杂性和错误的风险。应该考虑引入自动化的数据更新机制，确保数据模块之间的联动能够及时和准确地进行。

1.3.3   数字签字存在风险，档案材料留存困难

人事管理工作是一项法规性、政策性很强的工作，是一个严肃、严谨且需要对学校和教职工历史负责的一项工作。因此，在日常人事管理工作中，会涉及大量的签字、盖章、纸质材料留档等内容，而目前的人事管理系统还不能完全代替纸质留档材料。一是数字签字存在安全风险，例如私钥泄露、伪造签名或篡改签名等，这会导致签字的真实性和可靠性受到威胁。二是高校人事管理中存在法律和法规对数字签字的限制，要求使用传统的纸质签字或特定的认证方式。三是高校人事管理涉及大量的档案材料，数字签字的验证和跟踪需要特殊的技术和系统支持，导致档案材料的留存和管理困难。

1.4   人事管理系统管理员能力不足

1.4.1   系统管理员信息化水平有待提升

对于大多数高校而言，人事管理系统管理员均由人事部门工作人员担任，并非专业的软件工程师或者数据库管理员。系统管理员信息化水平低，技术能力不足，缺乏系统的培训和学习，因此无法有效管理和维护人事系统，存在处理问题缓慢或不准确，对网络安全的意识和应对能力较弱等问题［2］。

1.4.2   系统管理员工作责任心有待加强

首先，人事系统管理员的工作责任重大，直接关系到高校的人事管理和运行效率。然而，由于工作压力和复杂性，有些管理员存在工作倦怠或缺乏动力的情况，责任心不够强。其次，人事系统管理员的工作涉及大量的数据和敏感信息，需要保证数据的安全和保密。如果管理员数据安全意识不够强烈，或者对数据的处理不够细致和谨慎，就可能引发数据泄露或错误，对高校的人事管理造成严重影响。此外，有些人事系统管理员缺乏对人事管理的全面认识和理解，只关注于完成表面的数据工作而忽视了其背后的重要意义，导致工作效果不佳。

1.5   移动数据时代，信息安全面临挑战

1.5.1   人事管理信息系统普遍外包，信息存在外泄风险

因人事管理软件设计和搭建的专业性，高校人事管理信息化建设普遍采取服务外包的形式进行。采购校外专业公司已经成熟的产品可以免去自行开发的时间，有利于又快又好地实现预想目标［2］。但是外包有利也有弊。首先，外包服务提供商在建设初期不可避免要进行网上测试，而此时的系统保护机制并不完善，可能会导致数据被泄露或遭到未授权访问。其次，外包服务商的员工能够接触到高校的敏感信息，如果他们缺乏足够的敬业精神和责任心，就会造成数据被滥用或泄露。此外，外包服务商的安全控制和监管可能不如高校严格，也会增加信息外泄的风险。

1.5.2   系统的方便性与安全性矛盾突出

一方面，高校人事系统的方便性对于教职工和管理人员来说非常重要，教职工需要快速、便捷的人事管理服务，比如手机操作、外网浏览、绑定微信等功能。另一方面，為了保护敏感的人事信息和防止数据泄露，必须保证系统和数据的安全性。这一突出的矛盾，为高校人事管理信息化建设提出了更大的挑战，要求人事系统必须进行全面的信息安全保护。

2     高校人事管理信息化建设的思路和对策

2.1   转变管理观念，树立服务意识［3］

随着社会的发展和科技的进步，人事管理信息化建设已经成为一个不可忽视的趋势。信息化建设可以帮助高校提高管理效率、降低成本、提升服务质量，对于高校的可持续发展具有重要意义。因此，高校应该逐渐转变观念，加强对人事管理信息化建设的重视，积极推动相关工作的开展。首先，高校人事管理者要摒弃“官本位”思想，树立服务意识，将学校的发展和教职员工的利益放在首位。教育的目的是教书育人、服务社会，高校管理者的工作就是为实现这一目的而服务，特别是人事管理工作，对于高校的发展尤为重要。高校人事部门在转变观念，探索以服务为本的管理理念时，人事管理信息化建设是极其重要的一种方式。让数据多跑路，教职工少跑路，向教职工提供一站式的管理服务，信息化的高效与便捷能够有效提升人事管理服务的满意度，同时还能提高工作效率。其次，高校人事管理者要摒弃“传统模式”，跟上时代步伐。随着社会的不断发展和变化，高校人事管理需要不断适应新的需求。通过引入新的思维方式和创新的方法，高校人事管理者可以更好地应对现代高等教育的要求，更好地服务教师、服务学校。高校人事管理通过信息化建设，可以提高人才招聘和人事管理的效率，此外还可以利用大数据分析和人工智能技术来进行人才评估和绩效管理，从而更准确地了解员工的能力和表现。

2.2   充分融入智慧化校园建设

智慧化校园建设是数字校园发展的高级阶段，智慧校园建设广泛应用于身份认证服务、查询服务、生活服务、门禁考勤服务、水电控服务等基础服务，覆盖学校用户生活、学习、工作、管理、服务等方方面面。通过将人事管理信息化建设与智慧化校园建设相结合，可以提高人事管理效率、优化员工服务体验，并为学校提供更好的人力资源支持。首先，高校可以建设更加智能化的人事管理系统。通过融合智慧校园系统，能够规范各部门数据接口，实现全校的数据共享。这样的系统可以集成员工信息、科研成果、绩效评估、培训记录等各个方面的数据，并提供便捷的查询、分析和报告功能，并提供客观、公正的绩效评估结果，为学校的发展提供更好的人力资源支持。其次，通过融入智慧校园建设，充当智慧校园数据底层，为智慧校园其他系统提供基础数据，提高人事管理系统在学校信息化建设中的地位，促进人事管理信息化建设健康有序发展。

2.3   系统规划和流程再造

首先应该进行科学的系统规划，确定人事系统的建设目标和需求。相关部门和人事管理者要进行充分沟通，了解他们的期望和需求。根据学校的人事管理特点和目标，制定系统规划和设计方案。要选择合适的技术平台和工具，考虑系统的稳定性、安全性、易用性和可扩展性等方面的因素，确保系统的开发和实施能够顺利进行。其次，要不断优化系统流程。要对现有的人事管理流程进行全面的分析和评估，识别烦琐、重复或低效的流程环节，并找出改进的空间。利用流程图、数据分析和用户反馈等工具，深入了解每个环节的问题和瓶颈。基于流程分析的结果，重新设计和优化人事管理流程。考虑如何减少冗余环节、简化操作、提高效率和准确性。同时，结合智慧化校园建设的目标，思考如何引入智能化技术和自动化流程来提升人事管理水平。最后，要持续进行改进。人事系统规划和流程再造是一个持续改进的过程，系统管理员应该定期评估系统的运行情况，收集用户反馈和建议，及时进行调整和改进并与相关部门和用户保持良好的沟通和合作，共同推动人事管理的不断优化和发展。

3     结束语

高校人事管理要积极引入信息化技术，实现人事管理的数字化、自动化和智能化，减少烦琐的人工操作，提高工作效率。信息化建设还可以提供全面、准确的人事数据，为高校决策提供科学依据，提升管理决策的准确性和有效性，推动高校人事管理的现代化和科学化发展，为高校的发展和人才培养提供有力支持。

主要参考文献

［1］杨小兵.大数据时代高校人事管理信息化建设问题与对策研究［J］.产业与科技论坛，2021（19）：279-280.

［2］关学铭，马遥知.“互联网 +”时代高校人事管理信息化探

索［J］.产业科技创新，2022（6）：30-32.

［3］苗国芳，陈仕品.高校行政管理信息化建设思路探索［J］.中国管理信息化，2022（13）：219-221.