基层单位档案管理数字化的实施路径

一、引言

档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等目标。现代信息技术的迅猛发展，已经深深融入社会经济发展方方面面，档案管理数字化是信息时代的必然要求。新时期应加强基层单位档案管理数字化建设，积极完善配套软硬件设施和管理机制，指导档案管理工作标准化、规范化开展，进一步提升档案管理整体工作成效。

二、基层单位档案管理工作的数字化需求

在当今信息化飞速发展的时代，基层单位档案工作的数字化已经成为提高行政效能、服务公众、推动社会治理现代化的迫切需求。档案管理数字化的需求涵盖多个层面，从提高管理效率到保障信息安全，都是推动基层单位档案管理数字化的原动力。[1]

（一）信息共享需求

基层单位档案管理数字化能够实现档案信息的共享，使档案信息更为便捷地服务于公众。

（二）管理效率提升需求

传统的纸质档案管理占用大量的物理空间，同时档案的保管、整理和检索也需要大量人力物力。传统的纸质档案管理方式往往导致信息检索困难，档案管理数字化能够大幅提高档案管理效率。自动化的流程和智能检索功能可以使基层单位在处理文件和信息时更为迅捷高效。

（三）安全性和保密性需求

基层单位档案管理涉及个人隐私信息，档案管理数字化具备高水平的信息安全保障措施，包括严格的权限控制、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全和保密。[2]

三、基层单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理机制不完善

长期以来，由于基层单位档案管理部门以纸质档案为主，很多基层单位并不重视档案工作数字化，档案数据库建设不充分，档案数字化管理系统运行不畅，影响了档案管理整体效能。[3] 目前许多基层单位档案管理缺乏统一的标准，包括文件命名规范、电子文件格式标准、权限管理标准不统一等，导致档案管理工作流程不畅。同时，不同部门、不同系统之间存在着不同的管理体系，难以实现信息的互通与共享。

（二）档案检索效率低下

传统的档案管理模式导致文件的传递、审核、备份等环节存在大量人为干预，容易出现文件遗失、处理耗时等问题，增加管理难度，降低档案管理效率。首先，传统的纸质档案管理通常采用手工检索方式，需要工作人员逐一查阅文件柜或档案盒，这样的方式既费时又容易出现遗漏，降低档案资料检索效率。其次，传统的纸质档案存在空间和组织结构的限制，导致信息无法进行全面的关联，在查找特定信息时，可能需要查阅多个文件或多个部门的档案，增加检索的复杂性。再次，传统档案管理难以实现多维度的检索，即按照时间、地点、主题等多个维度对档案进行检索，在面对复杂的查询需求时，往往難以提供满足要求的全面信息。加之纸质档案难以进行实时的共享，这限制了档案信息的即时性和共享性，造成信息孤岛。最后，纸质档案容易因为遗失、损坏等原因导致信息丢失，给检索工作带来不确定性，也增加了档案管理的风险。[4]

（三）专业档案管理人才缺失

在基层单位档案管理工作中，还存在专业档案管理人才缺失的问题。由于历史和现实的原因，许多基层单位缺乏专业的档案管理人才。现有的档案管理人员往往身兼数职，缺乏足够的时间和精力投入档案管理工作中，导致档案管理不规范，数字化进程缓慢。同时，由于缺乏配套的福利待遇，导致专业的档案管理人才不愿加入基层档案管理队伍。[5]

（四）数字化建设资金投入不足

在推进基层单位档案管理数字化的过程中，一个普遍存在的问题是数字化建设资金投入不足，具体表现在以下几点。一是技术设备投入不足。建设档案管理数字化系统需要大量的技术设备，包括电脑设备、扫描设备、数码相机等。但由于资金投入不足，许多基层单位往往使用老旧的设备，导致系统性能低下、响应速度慢，影响了档案管理数字化的正常运行。二是软件系统购买维护投入不足：档案管理数字化系统的开发和购买费用较高，但基层单位对档案管理数字化系统的重要性认识不足，导致对软件开发和购买的投入不足，即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件，无法满足实际管理需求。[6]档案管理数字化系统需要定期进行维护，包括软件更新、系统升级、数据备份等。由于维护投入不足，系统可能存在安全隐患，同时也影响了系统的长期稳定运行。

（五）档案安全工作存在不足

一是档案安全意识淡薄。一些基层单位对档案的数字化、信息化工作较为重视，但在档案的收集、整理、编研和开发利用的同时，忽视安全工作。二是部分单位未严格落实安全管理制度，档案安全管理工作存在不少漏洞。三是缺乏经常性的安全检查。一些设施出现故障、不能正常运作，也未能及时发现和修复，从而引起灾害事故。

四、基层单位档案管理数字化的实施策略

（一）完善档案数字化管理机制

在推进基层单位档案工作数字化的过程中，构建完善的管理机制是确保档案管理数字化顺利进行的策略。（1）信息安全管理规范。信息安全管理规范是实现信息安全保障最基本的规范性文件。档案管理数字化应参照信息安全管理规范的标准制订相关方案。（2）技术管理规范。技术管理规范是指管理机构依据信息系统技术的性质和实践经验制订的规约。档案管理数字化应参照技术管理规范的标准，制订数字化档案的技术管理规范。（3）标准流程。数字化档案的标准流程可以确保数字化档案的生命周期和安全性。标准流程包括数字化档案的建库、备份、存档、恢复、维护、移交等程序。

因此，应明确档案管理数字化工作要求，制订相关规范，包括文件命名规范、电子文件格式标准、权限管理规定等；设计清晰的档案管理数字化流程，确保从档案数字化、录入到检索和归档等各个环节都有明确的操作流程；在基层单位内部建立专门的档案管理数字化组织结构，明确各个岗位的职责和权限，确保档案管理数字化能够有序推进。

（二）加快推进档案数字化进程

档案数字化能有效提高档案管理效率，实践中要做到以下几点。

1. 建立档案数据库

数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和便捷的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。收集档案信息后，将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来，完成对档案信息的前期处理。之后采用数据录入的方式将档案信息前处理的结果转化成机读数据。[7] 最后对档案数据库进行完善，档案数据库建设越有成效，档案信息管理与服务也就越有保障。

2. 建立网站或平台

实践中可建立档案机构（馆）网站或平台，并联网以实施资源共享。通过网络提供档案信息查阅，建立网上现行文件查阅中心提供全文查询。例如，威海市市建委建设了一体化的招投标平台、联审联批凭条、综合管理平台和档案管理平台等，档案管理平台可以实现项目审批全过程材料整理、归档，并将重复资料去除，最终在档案数字化平台上形成一个庞大的数据库，相关部门审批证件和证明等资料上传到数据库中，而相关部门可以根据业务需要和部门权限获取档案资料。基于此种方式，能够突破时间、空间限制，促使不同部门之间档案资料的共建共享，提升档案资料准确性。

3. 做好电子文件的收集

电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。现在实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案机构。纸质档案数字化加工，主要经过档案资料整理、资料扫描、图像处理和质检、数据验收和数据备份等环节。基层单位档案管理数字化建设，可以实现全过程数字化处理，建立文件数据库、多媒体数据库等，借助数字化档案管理系统为单位提供高效、安全可靠的档案服务，实现档案资料共建共享。此种方式不仅可以推进基层单位档案数字化建设进程，还可以大幅度减少档案管理的工作量。

为了实现档案资料高效、安全管理，要严格遵循数字化流程进行，重点做好以下几点工作：（1）档案资料数字化管理，借助计算机转化模拟信号为数字信号，将数字化档案资料在光盘、磁盘等载体上存储，实现数字文本与图像处理；（2）数字图像表示实物图像整数阵列，借助相同维数产生连续图像；（3）确保黑白二值图像对应文字稿、线条图等；（4）连续色调静态图像采用不同颜色通道组合形成静态数字图像，对于纸质档案资料数字化转化，可采用灰度扫描、彩色扫描模式；（5）档案数字化转化后，数字图像和档案原件应尽可能做到色彩等接近，将失真度控制在合理范围内；（6）压缩清除图像冗余，采用更加紧凑的形式表示图像。[8]总之，推进档案数字化是一个渐进的过程，基层单位要建立定期评估和优化机制，定期评估数字档案的质量、使用情况和管理效果，便于及时发现问题、及时调整和改进，确保档案管理工作始终保持在一个良好的状态。

（三）推进高素质人才队伍建设

提高档案管理队伍专业化水平，首先要加强对档案管理人员的培训。通过定期举办培训班、邀请专家学者授课等形式，提高档案管理人员的数字化意识和技能水平。培训内容应涵盖档案管理数字化的基本理论、技术手段、操作技能等方面，以全面提升档案管理人员的专业素养。其次，提供相关的学习资料和在线课程，引导档案管理人员自主开展学习，不断更新知识结构，掌握最新的档案管理技术和方法。另外，应建立合理的激励机制，对在档案管理数字化方面取得突出成绩的人员给予表彰和奖励，以激发工作人员的工作热情和创新精神。最后，要花大力气聘请一批能熟练掌握计算机运行管理和维护的专业人才，并大力引进档案管理专业人才。

（四）加大资金投入力度

基层单位在档案数字化工作开展的过程中，要加大资金投入力度，以确保数字化工作能够稳步推进。基层单位可以积极寻找多元化的资金支持渠道，包括政府拨款、企业赞助等。可以考虑与其他单位或机构合作，共同承担数字化实施的费用，形成合作共赢的局面。

（五）加强档案数字化安全管理

1. 网络安全防护

基层单位应大力实施网络安全防护，建立网络防火墙，应用入侵检测系统，以保障数字档案在网络环境中的安全性。同时，加强各级权限控制，赋予不同部门、不同岗位档案数据獲取权限，依据标准来获取数据，避免重要数据丢失。

2. 数据加密

对数字化档案中的重要资料采取数据加密技术，保证档案的机密性和安全性。要采用可靠的数据加密算法和密钥保护措施，确保数据的安全性。同时，做好数据信息备份处理，定期备份和更新，即便设备或系统故障，仍然可以保障重要档案数据的完整性。

五、结语

档案管理数字化可以实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。因此，新时期应大力推进基层单位档案管理数字化建设，采取相应的措施提高档案管理效率与质量，进而更好适应时代的发展趋势。

（作者简介：崔佳麒，男，本科，四平市烈士陵园管理中心，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 肖亮宇）