6S精细化管理理念在人事档案管理中的应用及启示

摘 要：人事档案是人事管理制度改革的重要成果，展示当事人思想政治、学历文化、职业技能等全貌，是用人单位做好人才精细化管理的重要依据。6S精细化管理理念聚焦“效率、成本、质量”，与人事档案管理目标和要求存在一致性。本文以人事档案管理为例，分析了基于传统人事档案管理中的6S精细化管理理念，并分析了6S精细化管理理念在人事档案管理中的具体内涵及措施，得出了应用启示，为进一步推动人事档案管理高质量发展提供有益参考。

关键词：精细化；人事档案；档案管理；6S

概述

精细化管理是一种理念，是源于发达国家的一种企业管理理念。精细化管理是建立在常规管理基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，其核心内涵就是以最低管理成本、最小资源投入实现最大程度管理目标，把浪费程度降到最低。精细化管理也是一种将管理责任具体化、明确化，要求每一名管理者到位、尽职，其本质意义在于对管理目标进行分解、细化和落实，将管理战略规划贯彻于每个环节并发挥作用的过程。6S管理包括整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）六個项目，因前5个词日文罗马注音和第六个词英文单词均以“S”开头，故简称6S聚焦“效率、成本、质量”，善于利用现有资源取得最好的改善效果[1]。后来，国内众多行业根据适用性将6S标准的“清扫”改为“规范”，得到了广泛应用和推广[2]。6S之间彼此关联，相互影响。

2021年《关于推动公立医院高质量发展的意见》中明确提出要“改革人事管理制度”“建立动态核增机制”“落实公立医院用人自主权”“落实岗位管理制度”。其中，人事档案见证了人事管理制度改革，是人事管理制度改革的重要成果，也是精细化管理的重要组成部分。人事档案包括履历、考核鉴定、学历学位、专业技术职务、党团类、表彰奖励等，将6S精细化管理理念引入到人事档案管理具体实践，其目的是通过高效的管理，提高管理质量，保证管理安全性[3]，显著提升人事档案管理质效，为人才岗位调配、职务职级晋升、继续培训提供重要参考，也是维护人才合法权益的重要依据。

1 基于传统人事档案管理精细化理念

根据《干部人事档案工作条例》的相关规定，干部人事档案是各级组织人事部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，是反映个人政治品质、道德品行及社会关系等情况的历史记录材料。是用人单位在人才引进、使用、管理过程中的重要参考依据。传统人事档案管理流程为：人事档案收集—鉴定—整理—保管—检索—利用—转递—统计[4]。（见表1）

从表1可知，传统人事档案管理流程与档案管理流程基本相同，只是人事档案工作内容方面更加体现其人事这一门类的特征。6S理论与人事档案管理存在着一定的关联性，将6S理论引入人事档案管理的收集、核对、转递、统计等，并持续推进，实现6S理论与人事档案精细化管理的精准对接（表2），取得良好预期效果。但应用于人事档案管理中还需要根据实际情况加以改进[5]。

2.1 整理（SEIRI）

剔除不应归档材料，满足人事档案真实、完整、有效。整理的原意是要区分要与不要的物品，收集人事档案资料时做到应归档尽归外，还要清楚不需要归档的材料，清除掉一切不要的资料。整理的目的在于使人事档案管理范围更加清晰，管理内容更加精准。（1）整理的目的。使人事档案材料入卷更规范化、条理化、系统化。（2）整理的内容。要把《干部人事档案工作条例》第19条中所规定的10项人事档案管理内容及分类作为整理的主要内容。（3）整理的要求。精细化人事档案整理应做到编排有序、目录清楚、装订整齐。（4）整理的重点。分类和编排是人事档案整理的关键，分类和编排（归档）坚持性质、内容和统一标准三个判断为原则[6]。（5）整理的做法。首先是要根据人事档案归档范围广泛收集，确保应归尽归；其次是围绕“三个判断”原则，剔除非必要归档内容。

2.2 整顿（SEITON）

整顿的原意就是将需要使用的物品按便于取用原则进行定位、调整，即做好标准化放置。人事档案整顿就是要分类整理归档材料，使人事档案规范、有序、科学。（1）整顿的目的。提高人事档案工作效率，降低人事档案管理成本。（2）整顿的内容。经价值鉴定纳入归档范畴的人事档案资料。并根据人事信息变化，及时做好人事档案资料添加、转递等。（3）整顿的要求。人事档案资料根据其不同类型及特点，需要遵守具体的规范标准和要求。如电子文件要按照《电子文件归档与电子档案管理规范》、文书档案要按照《文书档案案卷格式》等进行整顿。（4）整顿的重点。重点要围绕人事档案中的“三龄两历一身份”进行整顿。（5）整顿的方法。首先是按照部门、职务或入职时间进行分类编号，编制统一目录；定期检查归档资料，发现破损等及时补救；根据转正、考核、培训等人事信息变化随时更新；离职时要及时做好人事档案转递；死亡5年后，应将人事档案移交进馆。

2.3 清扫（SEISO）

清扫的原意是清除工作、学习场所内的污渍，保持工作、学习场所整洁、明亮。根据《干部人事档案工作条例》规定，在日常管理工作中，人事档案通常交由组织人事部门及其人事档案工作机构。（1）清扫的目的。清除人事档案管理工作场所，并使人事档案管理设备设施处于良好状态。（2）清扫的内容。档案室、计算机、密集架、档案柜以及检查存储介质等等。（3）清扫的要求。遵守国家、档案行业标准和技术规范。如《档案馆照明系统设计规范》《档案数据存储用LTO磁带应用规范》《档案库房空气质量检测技术规范》《档案虫霉防治一般原则》。（4）清扫的重点。档案室及存储介质，如无关物品不得放置档案室。（5）清扫的方法。首先是安排专人负责清扫；其次是要定期清扫；最后是清扫要有记录，确保档案场所满足“八防”标准。

2.4 清洁（SEIKETSU）

6S理论中的清洁是在清扫基础上的更高层次要求。人事档案清洁是指彻底进行整理、整顿、清扫，并使之制度化、公开化和透明化。（1）清洁的目的。将整理、整顿和清扫内化为人事档案工作者的自觉行为，并一以贯之，具体来说就是要落实人事档案管理各项规章制度，并不断完善。（2）清洁的内容。包括人事档案收集、鉴定、整理、保管、检索、利用、转递和统计等，均要依规依制度和标准要求落实。（3）清洁的要求。按照人事档案规范标准维护。（4）清洁的重点。人事档案收集、鉴定、整理、利用等清洁环节。（5）清洁的方法。首先要保证人事档案清洁质量，由专人负责维护，确保人事档案资料完整。其次要做好新增人事档案资料收集、补充。最后是坚持“档随人走”原则，在人事变化的一定时间内，应将档案及时转递至用人单位档案管理部门。

2.5 素养（SHITSUKE）

素养的原意是人的文明礼貌，严守纪律，养成良好的学习工作生活习惯。人事档案管理需要一支高素养人才队伍，队伍素养直接影响人事档案管理质量、效率和效果。（1）素养培育的目的。打造一支勤学习、讲文明、重奉献、肯敬业的优秀档案人才队伍。（2）素养培育的内容。较高政治素质、掌握人事档案的专业知识、具备良好职业道德以及科学文化知识素养等。（3）素养培育的要求。政治素养过硬、业务素养精通、理念素养超前等。（4）素养培育的重點。政治、业务、思想等综合素养。（5）素养培育的方法。认真学习，坚持党对人事档案工作的绝对领导，严格遵守《档案法》《保密法》《干部人事档案工作条例》等法律法规和条例。学习宣传典型，培养良好职业道德。加强档案业务知识培训，掌握人事档案管理最新规章制度和标准要求。

2.6 安全（SECURITY）

档案安全重于泰山。人事档案安全既要做到实体安全，也要确保信息内容安全。（1）安全的目的。确保人事档案各项安全，始终处于良好的应用状态。（2）安全的内容。人事档案实体无缺损、发霉及存储介质安全；信息内容安全，包括人事档案信息不被篡改、删除，也包括不出现泄密、恶意访问，等等。（3）安全的要求。实体完整，信息真实、准确，电子档案满足“四性”要求。（4）安全的重点。人事档案真实、完整。（5）安全的方法。首先要检查、核实人事档案文件材料，检查其实体安全。其次是要确保人事档案保管场所符合要求，配备防火防潮防磁等设备器材。最后是要加强人事档案安全保密培训，制定应急预案，并经常开展应急演练。

3 6S理论应用于人事档案管理四点启示

3.1 提高思想认识是重点

人事档案管理有其系统特点和行业规律，有其自身要求。在人事档案精细化管理中推行6S理论的应用，是提升人事档案精细化管理水平、改善人事档案管理整体质量和效率以及做好人事档案服务工作的重要举措。为此，首先是要求广大档案工作者，以及在思想上充分认识到6S精细化管理理念的重要性，这也是人事档案精细化管理的重点所在。为此，可以通过档案宣传周、归档月等特殊时间节点，加强6S等在内的相关人事档案管理知识宣传，在科务会、院务会等场合组织学习，要让每一位档案工作者把6S精细化管理理念融入思想自觉、行为自觉中，让精细化管理深入每一个人的内心深处，牢记人事档案精细化6S管理标准、深刻内涵。

3.2 认真组织落实是关键

6S精细化管理具有极强的可执行性。结合人事档案管理的每个环节，6S精细化管理都有着与其相对应的标准和要求。因此，人事档案精细化管理能否取得预期实效，关键在于落实。首先，成立人事档案精细化管理领导小组。积极推进人事档案精细化管理，把人事档案精细化纳入机关人事工作的重要组成部分。其次，制定人事档案精细化管理工作方案。方案要明确6S人事档案精细化管理的指导思想、管理目标、实施范围、实施步骤、部门分工及保障措施等。最后是联系到具体科室及人员，一体推进6S人事精细化管理工作。档案管理部门与人事部门不定期对6S落实情况进行检查，并根据检查情况提出进一步优化措施。

3.3 强化结果考核是保障

6S理论强调规范，强调要按照标准、要求进行规范行事。人事档案精细化管理6S理论的落实，要把制度化、规范化、标准化落实到具体行动中，并将落实情况进行必要的考核，推动6S从理论落实到具体行动中。为此，首先是要制定科学的考核方案。把6S理论的落实标准、要求作为人事档案考核的重要组成部分，从6S理论落实及效果作为考核的评价的重要依据。其次是注重考核结果的运用。人事档案精细化管理是单位精细化管理的重要体现，也是现代化管理的突出表现之一。因此，在每一次考核结束后，应及时将考核结果反馈至部门或个人，根据考核结果评出先进部门，并督促后进部门加强整改，一体推进人事档案精细化再上新台阶。注重将考核结果作为个人评优评先和先进表彰的重要参考，增强精细化管理落实的刚性约束。

3.4 营造浓厚氛围是基础

人事档案精细化管理需要档案部门、人事部门及其他部门和个人的落实、配合和支持，是一项整体性、系统性工作。因此，要大力营造浓厚的人事档案精细化管理氛围，着力培育良好职业文化，将人事档案精细化管理打造成为单位管理的重要品牌，并做好品牌选树、培养和宣传，扩大品牌的影响力和美誉度，在单位形成人人讲精细、人人重视精细、人人落实精细的良好局面。可利用“某信、某博、新闻客户端”等新媒体平台，将人事档案6S精细化管理先进典型、事迹进行展播，持续做好氛围营造，凝聚思想共识。

参考文献

[1]汪宁宁，王绍娟，金奎东等.6S精益化管理在医院文化建设中的运用[J].中国医院管理，2019，39（5）：77-78.

[2]陆巧葱，梁蒙娜，石涛.精益理念下6S管理在医院质量文化建设中的应用——以佛山某医院为例[J].现代医院，2023（3）：391-394.

[3]刘青，张恒斌，钟丽梅等.6S管理模式对消化内镜中心内镜清洗消毒质量的影响[J].现代医院，2020，20（3）：347-349.

[4]刘洁.浅析高等院校人事档案的精细化管理——以某职业学院为例[J].北京农业职业学院学报，2018（6）：88-92.

[5]康翠.运用6S理论 增强人事档案管理的实效性[J].机电兵船档案，2018（3）：55-57.

[6]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉：武汉大学出版社，2011.

作者简介：魏胜月（1982—），女，大学学历，邹城市疾病预防控制中心馆员。主要从事档案管理研究。