大数据背景下事业单位人事档案管理模式创新研究

摘 要：在大数据时代背景下，事业单位人事档案数量和规模在不断增长，管理的形式和要求也在不断变化。由数字化向数据化、由自动采集向智能收集、由本地存储、可信数字仓储建设向云存储、可信区块链建设转变，这些变化都深刻地影响和改变着档案管理模式。使传统背景下事业单位管理理念、管理技术和管理制度面临着诸多挑战，针对这一挑战要切实采取有效应对措施，创新档案管理模式，适应大数据背景下事业单位档案管理的现实需要，不断提升事业单位人事档案管理现代化水平，推动事业单位档案管理高质量发展。

关键词：大数据；人事档案；管理；创新；事业单位

概述

事业单位是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或其他组织利用国有资产举办的，从事教、科、文、卫等领域活动的社会服务组织，是国家正常进行社会服务支持系统。在大数据时代，事业单位档案既有传统的纸质档案资料，也有电子文件资料，存储的介质有光盘、磁盘等，无论是档案形式、档案内容，还是档案管理方式都发生了巨大变化。基于此，需要积极构建事业单位档案管理创新模式，实现大数据时代背景下事业单位人事档案高质量管理。

1 大数据背景下事业单位人事档案管理模式新变化

在大数据时代背景下，档案管理数字化是新时代信息技术发展与档案管理工作升级的必然要求[1]，现代化数字化技术已经被广泛应用于包括事业单位行政办公、档案管理等几乎所有领域，事业单位档案收集、整理、保存等方面管理模式均呈现出新特征、新变化。

1.1 由数字化向数据化管理转变

（1）从内容上看，数字化是将现实存在的事物转化为可量化数据，并以数据为基础建立数字化模型，再将其转变为二进制代码，引入计算机内部进行统一处理的过程。即将信息转化为数据，再将数据转化为可用信息。而数据化则是将现实中事物通过数据形式进行度量，以数据方式记录、处理、分析，实现对事物的描述，并对现实产生影响。可见，从内容看数据管理更具体系化、系统性，代表着档案管理模式的最新发展方向和应用。（2）从政策导向来看，大数据背景下事业单位人事档案管理正由数字化管理向数据化管理转变。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要大力推动“档案全面纳入国家大数据战略”，完善“政务服务数据归档机制”，加大“结构化数据归档”，推动“科学数据与科研档案协同管理”，强化“电子数据归档监督指导”，统筹“档案专题数据库建设”。（3）从人事档案管理工作变化趋势来看，在大数据、云计算、智能化信息技术迭代发展过程中，档案管理对象经历了模拟态、数字态和数据态的形态，体现了由数字化管理到数据化管理的技术模式转变，需要进行整体把握。

1.2 由自动采集向智能收集转变

从全生命周期来看，人事档案管理经历了从收集、整理、归档、管理、利用、统计、检索、编研和鉴定销毁若干阶段。其中收集是最前端，直接影响后期档案管理质量。传统背景下档案收集主要依靠人工，收集的手段主要有人工手段，并借助计算机信息技术辅助收集。在大数据背景下，档案收集借助ETL（Extract-Transform-Load的缩写，包括数据extract抽取、transform转换、load加载）数据仓库技术为支撑，实现档案数据的智能化收集，无论是收集的效率、质量还是规模都呈现出大幅度增长态势。且具有智能化收集特征，可将分布的异构数据源中不同种类、结构的文本数据、关系数据以及图片和视频等非结构化数据，通过技术抽取、清洗、转换、分类、集成，最后加载至相应的数据仓库或集市等数据库存储系统[2]。（1）人事档案数据抽取（extract）。利用计算机信息技术、大数据技术将事业单位行政办公、教育服务业务办理、人事管理等领域产生的文字、图表、声像等不同类型的档案数据信息进行实时或定期抽取。（2）人事档案数据转换（transform）。将已经抽取的档案数据信息进行合并、聚合、格式转换，最终要达到数据的一致性，并对档案数据信息进行转换、清洗，去掉冗余数据或错误数据，确保数据质量。（3）人事档案数据加载（load）。经历档案数据信息的转换、清洗之后，把需要存储的档案数据信息加载至档案数据仓库，实现档案数据的智能收集。在大数据背景下，除ETL技术外，还有网络爬虫技术、Agent智能技术，能够将大容量、离散型高的档案数据进行智能化收集。

1.3 由本地存储、可信数字仓储建设向云存储、可信区块链建设转变[3]

（1）由本地存储向云存储转变。信息技术的应用，传统的光盘、硬盘以及移动U盘等介质存储越来越难以适应事业单位档案海量化、广泛来源的人事档案数据，而且，文本、声像、图像等不同格式档案数据也难以实现统一存储。在大数据背景下，针对前述情况，使原有的档案数据信息由本地存储模式逐渐向云存储模式转变。其中私有云可用作档案数据信息的临时性存储，公有云可作为长期存储。解决了本地档案数据存储空间不足的难题。此外，随着虚拟技术的应用，还可通过云存储技术扩充云存储空间。云存储分布式技术特点，无设备依赖性，即便其中任一节点出现故障也不影响其他存储节点继续发挥作用。（2）由可信数字仓储应用向可信区块链应用转变。数字仓储是网络背景下提供数字对象保存、访问和管理的系统[4]。计算机信息技术应用，需要将传统纸质档案进行数字化扫描，还要面临诸多的新增档案电子化。在大数据背景下，事业单位档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，确保档案真实可信意义重大。

2 大数据背景下事业单位人事档案管理模式的新挑战

2.1 管理理念的挑战

在传统的人事档案管理中，档案管理模式通常经历收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研及统计等过程，管理模式较为程式化，先进行价值判断，确定保存年限，再根据相关要求进行整理，并做好档案检索服务。但在大数据背景下大量半结构化、非结构化档案数据存在，呈现出碎片化，数字化档案转化效率较低，易产生错误、遗漏等，传统档案价值鉴定方法应用于数字档案鉴定更易造成误判或预判偏差。新修订的《档案法》，以法律形式赋予了电子档案数据与传统纸质档案同等效力，“单套制”在实践中得到广泛应用。传统档案重纸质档案实体保存，而大数据时代更加强调档案数字化、电子化，注重现代信息技术运用，強调全数据概念，注重“一切数据都有用”[5]。在大数据背景下，档案数据来源、内容及采集方式共同构成了档案数据资源体系，既要保存档案数据本身，还要注重元数据移交存档。除了人防、物防外，档案数据安全更注重技防。

2.2 技术应用的挑战

数据技术就是一种精细化的治理术，在技术理论及其在档案管理应用这个层面来看，人事档案管理者面临更高要求和挑战。大数据时代的核心关键词之一是计算分析，大数据的分析包括4种类型，每一种类型其实都是对传统档案管理模式的颠覆和突破，给档案管理带来挑战。首先是描述性分析，是对已经发生的现象、过去现实状态的收集、记录，可以直接运用于档案数据的收集。其次是诊断性分析，是针对出现的问题进行原因分析。再次是预测性分析。常见的就是利用大数据、云计算技术进行档案数据挖掘。最后是整合性分析。就是依托前面的描述、诊断、挖掘获取的数据，对其进行呈现、识别、判断，并予以整合。从数据分析技术应用类型来看，大数据背景下档案技术应用满足档案需求多元化，但同时也面临着技术应用的过度依赖性、非传统安全因素的威胁和挑战。新技术从诞生到完善往往需要较长时间的测试、应用和融合，如何提高新技术的适配度需要各方关注。例如，区块链技术已经被广泛应用于档案管理领域，但区块链技术本身在不断迭代升级过程中需要在档案管理应用中趋利避害，不断完善。

2.3 政策制度的挑战

从人事档案数字化管理到人事档案数据化治理，不仅需要理念的转变，更需要政策制度的规制和保障。从前期来看，基于档案管理数据、数据安全、网络安全个人信息保护等均出台了一系列法律法规和技术标准。其中法律有《档案法》《数据安全法》，行政法规有《档案法实施办法》以及一些地方性法规。国家标准有《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021 ）。行业标准有《电子档案证据效力维护规范》（DA/T 97-2023）、《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》（DA/T 82—2019）。但无论是政策还是制度都具有一定的滞后性，这也是大数据背景下事业单位档案管理模式面临的外在挑战之一。例如，不同类型档案数据标准统一难，导致政策制定难，也是当前档案管理急需解决的问题之一。

3 大数据背景下事业单位人事档案管理模式新对策

3.1 转变思想理念，构建大数据人事档案管理思维

思维是行动的先导，要强化档案从业者大数据思维锻炼，更新档案管理理念，要在思想上充分认识到大数据背景下事业单位档案管理模式创新的现实重要性、紧迫性，从档案管理理念及认识及时做出与时俱进的调整和转变。从“双轨制”到“单套制”管理的转变；从“以物为本”向“以数据为本”“以人为本”转变。要高度重视教育服务过程中产生的具有保存价值的数据资源，牢固树立“一切数据皆有用”的理念，把“以人为本”作为大数据背景下档案管理工作的出发点和落脚点，及时整合、加工、筛选档案数据信息，为教育事业发展提供优质服务。要从传统管理模式向新型模式转变，重构“大档案”理念，除了重视档案人员在档案管理中的重要作用外，还要善于调动各个部门和方面的力量，共同参与到档案管理中。此外，还要变被动服务向主动服务转变，牢固树立“大服务”理念，把档案服务摆在经济社会发展全局中去谋划和推动，既为教育事业服务，也要为政府决策制定提供参考，善于运用大数据技术，做好档案数据的分析、编研，提升现代化数据技术手段提高服务的质量和效率。

3.2 创新技术应用，搭建大数据档案管理平台

根据大数据背景下事业单位人事档案管理的实际需要，切实增加投入，改善管理基础，构建信息化管理平台，使档案数据信息集成化管理拥有具体的手段和载体。平台包括数据采集层、存储层、应用层、分析层和共享层[6]，将区块链技术、可视化技术、人工智能技术运用到平台的搭建和运用中，提升档案管理平台的科技含量。首先是实现数据档案信息资源大整合。按照“增量电子化、存量数字化”战略，将传统的纸质档案等进行数字化扫描，转化为档案数据，并及时传至相应数据库。新增电子档案数据信息，经鉴定后直接存储于平台。还要积极优化馆藏档案资源结构，针对档案数据冗余、信息较多，要利用数据技术进行筛选。拓宽服务渠道，以大数据档案管理平台为根基，搭建云服务平台，开展档案微服务，释放技术红利。此外，要坚持“大安全观”，切实发挥大数据技术应用在新时期档案安全管理中的作用，建立档案信息安全保密防护体系[7]。

3.3 优化管理流程，健全大数据人事档案管理制度

大数据背景下档案管理模式创新，关键在流程优化，根本在制度保障。要借助大数据、信息技术应用，打破传统档案管理流程，在大数据档案管理平台的基础上，推动档案管理业务重构，完善档案管理权限等级管控流程，实现档案信息串行向并行、由线性向非线性管理转变，提升档案管理效率。积极构建档案室、人事处、办公室等多部门共同参与及监督新体系，打破传统档案管理面临的信息孤岛问题。积极落实“文档一体化”理念，档案数据鉴定工作关口前移，提升归档档案数据信息质量。引入用户需求反馈机制，运用智能问答在线技术应用，提升档案管理服务体验。此外，还要不断完善大数据背景下档案管理体制机制以及规范标准，做好技术规范“立改废”的常态化，为大数据背景下档案管理提供科学的制度保障。当前，要紧紧围绕新修订的《档案法》，尤其是其中的“档案信息化建设”，要注重电子档案“四性”检测，从体制机制方面保证电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”，从而实现其与传统载体档案同等效力。例如，按照《纸质档案数字化管理与技术规范》，做好教育行业系统类的纸质档案数字化管理与技术的行业性规范，使制度更具针对性、实效性。此外，还要重点围绕大数据信息技术应用、新形态档案数据信息的真实性、完整性，出台具体的标准或规范。

结语

综上，在大数据时代，事业业务活动开展过程中产生了大量档案数据，随着数字化和数据化的发展，对人事档案的管理方式也经历了重大变革，与此同时，对档案管理的思想认识、技术应用和政策制度均产生新挑战，无论是档案管理思想理念、管理技术应用，还是体制机制均需要优化、创新，以适应新形势、新要求。为此，大数据背景下事业单位档案管理人员要切实转变思想观念，养成数据思维，注重技术应用，健全规章制度，推动事业单位档案管理模式创新，助力事业单位实现高质量发展，贡献兰台人的智慧和力量。

参考文献

[1]李垚.大数据时代下档案管理探析[J].濮阳职业技术学院学报，2023（4）：109-112.

[2]赵勇，林辉，沈寓实.大数据革命——理论、模式与技术创新[M].北京：电子工业出版社，2014：92.

[3]顾睿涵.大数据背景下档案管理模式的转变[J].兰台内外，2023（9）：15-17.

[4]董秋生，黄文.数字仓储及其应用[J].中华医学图书情报杂志，2008（3）：60-63.

[5]李婷.大数据时代高校档案管理理念的转变[J].兰台内外，2019（31）：9-10.

[6]滑斌杰，刘彦良，孟军英.人事档案大数据平台建设及应用研究[J].中国新通信，2023（8）：77-79.

[7]郝磊.大數据背景下档案管理模式变化研究[J].商情，2023（6）：109-112.

作者简介：孙述刚（1979.1—），男，硕士研究生，青岛市教育后勤服务保障中心，馆员。主要从事档案管理研究。