“互联网+”视域下高校学籍档案信息化管理建设路径分析

摘 要：近年来，随着我国教育事业的不断发展，学籍档案管理工作已成为高校未来发展的重要环节，尤其在互联网技术各行各业普及应用的背景下，高校学籍档案的管理利用、开发共享等业务也得到了有效提升，实现档案数字化转型，为学校各项工作的进行提供了强大数据支撑。“互联网+档案”的理念逐渐深入人心，在新形势、新背景下如何利用互联网技术提升学籍档案管理质效将是各类高校需要面临的问题。本文围绕“互联网+”视域下高校学籍档案信息化管理建设路径进行深入分析，针对在思想建设、管理体系建设、干部队伍建设、开发利用建设等方面出现的问题提出可行性解决优化策略，为高校实现学籍档案信息化管理提供决策参考。

关键词：互联网+；学籍档案；信息化管理

学籍档案是学生个人情况、成长经历最原始、唯一的记录，具有较强的参考价值。各类高等院校在“互联网+”背景下，全面应用现代科学技术，极大地提升档案管理效率，进一步满足师生多样化、个性化的学籍档案利用需求，为其提供了更加优质高效的服务。学籍档案管理的理念、模式、技术应用、开发利用工作，在各行各业信息数字化趋势的影响下，各大高校开展学籍档案数字化加工、信息化管理、智慧化应用已成为常态。例如，山东大学历时四年，将五十余万名毕业生档案数字化加工，生成电子文件录入管理系统，真正实现了一体化管理，一键取档。这就需要相关负责同志在新形势下用辩证的眼光看待现代科学技术为档案工作带来的优势，结合本校实际，寻求适合自身发展的档案信息化道路，使其更好地服务于广大学子。

1 “互联网+”视域下高校学籍档案信息化管理建设综述

1.1 高校学籍档案的特点

学籍档案是高校在招生、教学、科研、管理等活动中对学生、学校、社会产生的有保存价值的信息，包含文字、图表、声像等不同形式，分为学生类、教学类、科研类等11种类型，其中学生类包括基础信息、院校录取、学籍异动、教学培养、毕业答辩、学位授予、分配去向等历史记录，是教育部门及就业部门组织审查、评估学生能力的重要依据，也是学生个人学历情况最为真实的反映[1]。其来源广泛，涉及多个方面，各类档案信息来自多个部门，且档案周期较长。内容丰富，有学生登记表、各科成绩、奖惩记录、入团入党材料。变动性大，由于学籍档案横跨学生读书生涯十余载，因病休学、因事转学等情况需准确记录，使得档案的内容及存放位置随时改变。利用率高，在各项报考学校、出国留学、毕业就业等工作都需要学籍档案作为证明材料，重要性显著。

1.2 高校学籍档案管理的重要性

学籍档案的管理是学生从小学到大学甚至到研究生的时间跨度长、地点跨度大、变动程度頻繁的过程，记录着学生十余年求学的真实状态，具有较强的凭证作用及法律效力，对于学校、个人、用人单位具有重要意义。对个人而言，学籍档案对学生的真实记录以及各方面能力的综合评价，是对其综合水平的最真实证明，对于考学、就业、提拔有着极大的作用。对学校而言，学籍档案包含教书育人的全过程，反映学校教学成绩的同时也可体现不足之处，对学籍档案的保存可为学校今后的发展提供最为扎实的数据基础，也为学校相关科研项目的申请与开展提供重要信息支撑。对用人单位、企业而言，可利用员工学籍档案了解其能力与价值，准确性与完整性的档案文件可为今后选人用人工作提供重要决策参考。

1.3 高校学籍档案实现信息化管理的意义

在传统模式下，高校档案管理员大多是将纸质档案文件放置库房存放即可，对于开发利用工作开展较少，仅仅停留在日常手动翻阅查询，随着数量的增加，查找难度增大，利用效率较低，甚至会因人为失误导致档案原始文件被泄露、丢失、损毁，严重制约着档案信息工作的发展。高校学籍档案实现信息化、数字化，是推动现代化发展的重要举措。通过构建档案管理数字化平台，实现了各项业务自动化线上办理，明显减轻了一线档案管理人员的工作负担，大大提高了工作效率，为学生提供了更为便捷贴心的档案信息利用服务。同时在一定程度上节约了存放纸质档案的空间，最大程度保护原始纸质文件不受损坏，延长学籍档案的保存期限，保证了学籍档案本身的完整性和安全性。

2 “互联网+”视域下高校学籍档案信息化管理建设存在的问题及挑战

2.1 档案意识较为淡薄，数字资源建设力度不够

目前，高校领导者及管理人员档案意识及数字化转型意识不够，对于新时代教育改革背景下生成的多元化、结构化、非结构化、复杂度较高的学籍档案文件类型重视较少，结构化认知不足，开展档案数字资源建设工作较少或者不够专业。由于不同门类的信息资料所对应电子文件标准也不相同，没有专业的数字化加工人员则很难达到新形势下学籍档案数字化转型的要求，使得部分高校档案数字化成果问题较多、返工现象较为严重，无法为各项工作提供有力的数据支撑，在一定程度上制约了学籍档案信息化管理水平的提升[2]。

2.2 管理体系较为松散，制度标准建设力度不够

高校学籍档案信息化管理缺失的不仅是技术，还是新形势下学籍电子档案管理标准制度的缺失。一是组织建设不到位。学籍档案管理及其数字化转型是一个学校内部多方机构配合的过程，但是大多高校的档案管理部门基本处于层级较低、地位较边缘的角色，职权范围较为有限，部门之间协同管理难以开展，使得学籍档案的收集、整合、共享、利用等业务数字化推进力度不够，进而影响整体的工作质量。二是高校对于相关政策的实施、标准制度的制定、干部队伍的培养、信息化利用系统的开发、日常工作的监督没有相应的统筹规划和具体落实。基本上沿用国家及当地颁布的制度标准，没有考虑其适用性、针对性、可操作性，导致学籍档案科学化、规范化管理有限，制度标准应用较为滞后，造成相关学籍档案管理业务流程无章可循。

2.3 人员能力较为低下，干部队伍建设力度不够

一是干部队伍结构问题。大多数档案工作人员年龄偏大、学历较低，且信息化理论基础较差，无法在短时间内将档案工作与现代技术相融合。同时，高校开展档案管理人员继续教育活动较少，即使开展也仅仅停留在开会集中学、线下自学的层面，学习效果大打折扣，导致管理人员对新时代档案数字化转型的趋势把握不够，不能够全面掌握其深刻内涵，对于本校未来学籍档案发展方向不够清晰，不能适应“数字中国”“教育强国”战略背景下对学籍档案工作提出的新要求、新任务。三是服务意识不足。学籍档案资源开发利用理念较为滞后，没有本着“以学生为中心”“以需求为中心”的思想去挖掘档案，服务工作满足于正常化，管理人员抱有敷衍、应付的服务态度，造成相关业务被动开展。

2.4 开发利用较为基础，系统平台建设力度不够

由于在传统观念的影响下，高校领导层不够重视学籍档案管理工作，对于数字化、信息化转型积极性不高。没有购置先进的信息化管理软硬件设施，并尚未开发学籍档案数字化管理系统或者仅仅是将纸质文件转化为电子文件机械地搬到计算机终端中，没有充分运用“互联网+”时代大数据、云计算等先进技术，对于系统在线归档、高速检索、安全传输等功能研发力度不够，维护更新不到位，系统之间兼容性不高，存在信息壁垒，使得档案信息化工作难以与其他信息系统保证高效、畅通的信息交流。共建共享、开发利用工作开展较为单一，容易导致学籍档案的内容更新不及时，时效性较低。

3 “互联网+”视域下高校学籍档案信息化管理建设优化路径

在政策方面，2021年中央出台的《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》中明确提出要“以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”，由此可见，数字化转型是“十四五”时期学籍档案工作的重点任务。

3.1 牢固树立档案意识，切实推动学籍档案数字化转型

一是学校领导者与管理人员要彻底摆脱过去传统管理观念的束缚。加强对档案管理产生经济效益、法律效益、文化传承等潜在价值的认识，紧跟时代潮流发展，进一步加强学籍档案数字化转型、信息化管理、自动化分类、智能化应用等创新性思路，将档案数字化转型工作纳入全年重点任务去扎实推进。二是加强学籍档案数字化建设。严格落实教育部颁布的《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》以及国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》相关政策要求，积极利用现代技术，建立学籍档案资源数据库，为实现学籍档案智能化管理提供数据基础。为此各大院校要有计划地开展学籍档案数字化加工工作，做到“存量数字化，增量电子化”。前期要慎重选择外包公司，重点关注服务单位的能力及信誉，在签订合法严密的项目合同基础上，安排专班对数字化加工进行实时管控、全流程监督，严格按照扫描图片处理、文字数据识别、信息著录、数据维护的标准开展工作，并要求每位工作人员签订保密协议，真正做到档案不丢失、数据不外泄。

3.2 建立健全组织体系，切实完善学籍档案科学化管理

由于学籍档案数字化转型、信息化管理工作较为烦琐，对于规范性、科学性要求较高，需要集中整合师资力量去开展。对于高校而言，一是成立领导小组。明确牵头部门，由分管副校长为组长，设置业务专班协同办公，以“项目化、清单化、责任化”的要求挂图作战，提升档案工作的地位，助力其统筹协调发展。二是构建完善的管理体系。领导小组要针对自身发展现状进行全面分析，并根据教育部颁布的《高等学校档案管理办法》，明确学籍档案管理流程及方法，制定完善《学籍档案信息化管理标准》《电子学籍档案开发利用工作管理办法》等管理制度[3]。对学籍档案收集整理、著录归档、开发利用、存储共享等业务流程在制度方面予以明确。让学籍档案信息化管理全流程做到有章可循，并根据发展环境的变化进行创新及优化，使其更具先进性、可操作性。三是加强协同办公。形成多级管理体系，创新管理模式，由过去办公室或者学生处直接管理变为多部门共同参与协助的方式，推动学籍档案各方面信息快速流转、高效整合，进而实现高效率运作。

3.3 不断优化培养方案，切实打造学籍档案专业化团队

对于档案资源的数字化转型，在“互联网+”时代背景下多为网络平台与信息技术的应用。因此，需要高校提高对人才培养的重视，协助档案管理人员树立大数据互联网思维，为打造高素质干部队伍奠定基础。一是贯彻落实各级政府对于档案员参与业务培训及继续教育的政策要求，有针对性地制定档案信息化管理培训课程。可通过开展学术交流、专家讲座、外出调研、技能比武等活动，在数字技术分析、档案数字资源整合、档案资源服务和档案数据风险防范等方面全方位提升档案人员综合素养，为学籍档案工作的发展注入源源不断的新生动力[4]。三是健全人员评价体系，激发干部队伍内生动力。通过完善日常工作考核及激励制度，将综合业务素能、贡献程度、创新意识、服务意识等作为评价人才队伍的主要方向，进而调动档案员工作积极性及主动创新性，提高学籍档案管理人员服务能力和服务水平。

3.4 持续促进共建共享，切实构建学籍档案一体化平台

一是加大对信息化软硬件设施的投入力度。在顶层设计层面给予学籍档案信息化管理工作倾斜，根据时代发展需求与自身工作需要，采购服务器、存储器、安全设备、网络设备等硬件设施，打造专业化、安全化机房，组建学籍档案信息管理中心，为推动档案信息化管理、网络化共建共享奠定物质基础。二是加强平台管理功能建设力度。促进“互联网+”、数据挖掘、OCR识别、云计算、区块链等技术与高校学籍档案管理工作的有效应用和融合，不断创新电子档案单套制管理方式方法，依托智慧校园统一建设平台的技术规范标准实现学籍档案信息资源校内共享、校际共享、社会共享。例如，在归档环节，可通过智慧校园系统平台将各部门生成的学籍档案信息按照标准统一制作成数据包，再经过信息交换接口与学籍档案管理平台相连接，实现学籍档案数据的归档入库，从而为档案信息开发共享提供安全可靠、标准规范的数据来源，进而实现建设与使用相结合的良性发展[5]。三是强化安全防护建设。采用网络监控系统、千兆防火墙、360天擎杀毒軟件，配置安全网关、日志审计等安全设备，同时在管理利用、共建共享过程中采用入侵检测、身份识别、数据加密、电子签章等技术手段，切实保障学籍档案信息在网络传输过程中的安全性、稳定性，由此才可为学籍档案信息的开发共享提供强有力的安全保障。

结语

在“互联网+”模式下开展学籍档案数字化转型、信息化管理工作已成为主流方向与必然趋势，对于高校而言，要不断顺应时代发展潮流，从“互联网+档案管理”模式出发，转变发展思想、优化管理体系、推动高效管理、促进共建共享，让学籍档案的利用价值得到凸显，进而为学生、学校以及社会提供更加规范化、科学化、人性化的学籍档案服务。

参考文献

[1]李勇，王传广.高校学籍档案管理数字化建设的思考[J].济南职业学院学报，2022（04）：103-106.

[2]董萍发.学籍档案管理信息化建设及发展分析[J].兰台内外，2023（09）：68-69+72.

[3]夏文青.互联网背景下学籍档案信息化管理探析[J].黑龙江档案，2023（03）：304-306.

[4]郭美岑.“互联网+”视域下高校学籍档案管理工作研究[J].黑龙江档案，2023（02）：107-109.

[5]邱晓青，施秀平.智慧校园下高校档案信息开发共享策略研究[J].赤峰学院学报（自然科学版），2022，38（08）：70-73.

作者简介：丁一（1985—），大学学历，商丘医学高等专科学校学籍档案管理科科长、馆员。研究方向：档案管理。