档案管理的安全保密及信息化档案管理探讨

摘 要：进入信息时代，档案对各部门、企事业单位、社会机构的发展起着越来越重要的作用。近年来，国家安全形势逐渐严峻，档案作为记录大量信息数据的关键载体，其安全保密性尤为重要。尤其在网络环境中，对于电子档案数据实现安全保密管理已成为档案行业面临的重要难题。本文以档案管理的安全保密及信息化档案管理为出发点，从“特征及意义”“存在问题”“未来优化路径”进行深入分析，提倡通过信息化手段加强档案资源风险防控水平，进而保障档案安全。

关键词：档案管理；安全保密；信息化

档案作为社会组织与人类各项社会活动中直接生成的具有保存价值的原始记录，其安全性与保密性事关国家利益、社会稳定。在当前新时代发展背景下，档案管理已由传统纸质档案逐渐向电子档案载体过渡，在提升工作效率、优化管理模式的同时，其安全保密工作也带来了极大的挑战，尤其复杂网络环境对数字档案管理的安全性造成严重的影响。这就需要档案管理部门高度重视档案安全工作，主动适应时代发展需求，扎实开展档案保密工作，切实保障档案信息的真实性、完整性、可控性，进而在宏观与微观层面提升档案安全保密管理的规范化水平。

1 档案管理安全保密的特征及意义

在新技术、新思想、新环境的发展前提下，档案资源实现安全可靠管理的要求也逐渐提高。影响数据质量和威胁档案安全的因素，可以通过现代科学技术与完整的制度组织体系保证档案数据资源的质量和安全，进而为档案管理效率的提升、档案潜在价值的挖掘提供强有力的保障。

1.1 数字档案管理安全特征

一是完整性。档案信息的完整性安全有两层含义，一方面是数量齐全，保存的内容没有丢失、损毁等情况。另一方面是档案间的有机联系，没有因人为因素将档案割裂分散。二是可用性。指档案内容的可利用性、识别性、兼容性和完好性，其中包括電子档案信息对于运行环境和利用环境的要求，运行环境与设备的不同使得生成相关数据信息的格式不同，同时，新旧系统之间的更新与修复，也使得处理信息的操作存在一定差异。三是可控性。档案存储介质及利用类型的转变，其存在形式更加多元化、动态化，对于人员管理、权限控制、传播范围、信息保密等工作流程中的控制和限定，对存储方式、利用方式进行改善，从而提升电子档案安全性能[1]。

1.2 加强档案安全保密管理必要性

一是从环境层面看。开展安全保密工作顺应时代发展，在新时代发展过程中坚持总体安全观是重要内容，在党和国家提出的“十四五”规划以及2035年远景目标中，均将统筹发展与安全放到重点工作任务中，。同时，随着国防科技行业泄密事件的屡次发生，也使得保密工作尤为重要，加强信息保密管理已成为时代发展必要选择。从档案行业看，档案的安全与保密工作是事业发展的生命线与底线，中办国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》与《中华人民共和国档案法》中明确对档案安全与信息保密提出具体要求，对构建档案安全体系作出明确规定，对于各级档案主管部门而言，做好安全工作与保密工作已成为一项重要课题[2]。二是从实际工作层面看。保密工作的开展有助于提升档案管理效率，尤其在信息化发展背景下，管理人员可通过安全防护技术完成电子文件保密工作，在管理利用过程中及时发现风险点，并借助相关技术手段将其弥补，不仅节约成本，提升档案安全属性，还能将管理模式整体趋向科学化与规范化。

2 档案管理的安全保密及信息化档案管理存在问题

2.1 档案管理安全保密重视程度不够

主要在于档案管理人员浅显地认为档案管理工作仅仅是将散落在各处的文件收集整理即可，将其放入库房，将电子文件存至存储器就证明安全工作已完成，没有意识到在网络环境下的危险因素、漏洞缺陷会导致档案信息出现被泄露、篡改等不可挽回的损失。警惕心、责任心薄弱，对于相关安全工作的开展没有在思想上引起重视，使得无法真正保证档案信息管理的安全性。与此同时，一线工作人员档案保密意识不强，没有接受过专业保密意识教育，在相关工作推进过程中没有同步开展保密工作，使得部门业务流程开展走弯路、歧途。领导者现代档案安全保密管理理念落后，在事业规划、政策支持、制度建设、资金扶持、工作推进等顶层设计层面提供决策性支持较少，在源头上难以推动安全保密工作高效开展。

2.2 档案管理保密制度完善程度不够

在制度层面，一是档案行业在宏观层面缺少可行性较强、科学合理的管理制度标准，领导者与管理人员思想老旧、安全保密管理理念落后。在新时代缺少改革创新的动力，安于现状的思想较为明显，没有根据自身工作开展情况制定安全保密业务管理方案。现存管理制度针对性不强，很难为实际工作提供理论指导和依据，使得相关工作业务流程无据可依，存在大量的安全漏洞处置结果不理想的问题。二是对于数字资源建设与档案数字化工作，部分档案主管部门没有在行业内选择专业性强、具有涉密资质的第三方公司开展数字化加工工作。对档案数字化理解不到位问题严重，与外包工作人员没有签订《保密协议》，大大提升了档案文件泄密的风险程度。甚至存在具体数字化加工工作中没有专人专班负责业务监督、安全检查、保密培训等，对于后续档案安全保密管理也留下来较大隐患。

2.3 档案管理信息化技术应用度不够

在计算机网络下，对电子档案文件产生安全保密影响的因素较多。一是计算机病毒。档案管理系统平台一旦遭到病毒入侵，极易导致数据丢失、系统崩溃，影响系统运行性能，降低信息处理速度，甚至会使档案文件内容被替换、恶意删除等。二是黑客攻击。随着计算机网络的普及，社会不法分子及黑客容易利用网络攻击系统平台，导致出现数字档案信息丢失、被篡改等风险，对于数据信息的安全和准确造成威胁。三是人为因素。由于一线管理人员安全意识、保密意识薄弱，对于安全技术的应用生疏，操作不当，使在档案对外查询、开发利用过程中社会不法分子对电子档案人为破坏，窃取信息数据。针对以上问题，档案主管部门一方面对于安全设备采购、保密技术应用划拨的资金不充分，人员保障不到位，另一方面在于相关安全制度、防护手段、保密技术工作的开展与整体不同步，综合安全防护体系比较弱，使得档案信息处理就会遭受病毒侵害，档案信息容易出现丢失、被泄露与损毁的情况[3]。

2.4 档案管理人才队伍专业程度不够

随着档案信息涉及的范围越来越广、内容越来越复杂，电子文件的格式也更加多种多样，这对于档案安全保密管理也提出了更高的要求。在档案行业内，部分人员年龄较大、学历不高、信息化技术了解不够深入，无法适应发展需求。综合能力有限，整体水平参差不齐，大多数人员没有进行全面的岗前安全保密培训便直接上岗，无法充分应对新形势下档案安全管理工作。与此同时，档案部门对于工作人员的专业素养培养力度不够，没有将继续教育计划方案纳入重点工作中，开展相关理论培训、技能提升、外出研学等活动较少；与时俱进的眼光不足，无法将现代技术与安全保密工作相结合，使得部分员工虽然具有多年档案管理工作的经验，但是对新技术的学习能力不强、意识不强，导致档案安全保密管理的进程缓慢、质量不高。

3 档案管理的安全保密及信息化档案管理未来优化路径

面对上述问题，需要引起档案主管部门领导者及管理者的高度重视，多角度、多途径、多方面加强档案安全保密管理，在组织体系建设与技术两方面采取针对性强、可行性高、操作便捷的具体措施，以保证档案信息的准确性与完整性，有利于后期海量档案数据的更新与维护。

3.1 增强安全保密意识，转变常态化管理思维

对于档案管理人员而言，提高其保密性、安全性档案管理意识是一项长期性、持久性的工作。对于档案主管部门而言，要引导全体人员深入贯彻落实档案全流程安全保密管理理念，始终绷紧安全这根“弦”。定期邀请机要保密局业务骨干召开信息安全专题会议，对于上级政策落实、工作经验、意识形态建设等方面进行针对性培训沟通。重点讲述档案工作与保密工作的内在联系、现存问题、重要性及泄密的危害，将档案安全保密管理工作的重要性深入人心。同时要根据实际工作存在的问题进行有重点地解答并共同研究切实可行的措施，全面掌握档案保密处理技巧和方法，进而保障文书档案信息安全。与此同时，档案主管部门要通过公众平台、、视频号、电视媒体等各种宣传渠道，大力宣传档案安全工作，普及档案安全保护法律法规，引导工作人员增强档案管理工作中的安全意识和风险意识，逐步构建工作氛围良好的發展环境。

3.2 健全安全保密制度，构建科学化管理体系

一是建立档案信息安全保密工作领导小组，负责相关工作的统筹规划以及发展方案的落地实施。进一步明确工作职责，细化任务措施，整体上形成纵向责任明、横向有人抓的管理网络，同时要做到以信息安全检查为中心，定期开展对信息化机房、计算机终端等设备的全面安全检查，针对本单位标准文件进行深度剖析，不断完善制度漏洞，在顶层设计方面推动档案安全保密工作顺利开展。二是健全安全保密管理制度。根据《电子文件归档与电子档案管理办法》《档案法》《保密法》，结合本单位工作职能，不断完善档案信息安全管理机制，制定《档案信息安全保密条例》《网络与信息系统安全应急预案》《电子档案信息安全使用管理规定》等制度要求全体档案管理人员签订《在岗人员保密承诺书》，严格落实档案信息安全保密责任制，进而确保档案信息安全工作落实。三是在档案数字资源建设方面，要加强外包服务企业管理，在行业内选择口碑良好、专业性强、经验丰富且具有涉密资质的第三方加工公司开展档案数字化加工工作，同时做好日常监督工作，落实技防措施，严格控制移动硬盘、数据光盘等载体管理，充分利用有效制度手段、技术手段保障档案数字化加工不出问题[4]。

3.3 应用安全管理手段，开发安全化管理平台

一是及时更新软硬件设施。档案主管部门要在年初预算制定过程中设置档案安全保密管理专项资金，同时要结合时代发展与实际工作需求，定期更新新技术新设备，同时要在机房、库房内引进配套安防系统，采购精密空调、UPS电源、七氟丙烷灭火器等设备，保障原始档案纸质文件与电子档案数据的物理安全。二是加强防护体系建设。提升档案管理系统平台安全等级，充分利用先进科学技术识别和理解潜在的安全问题并制定相应的安全措施和策略，进而提升网络数据安全性、保密性。例如防火墙技术，利用分组过滤和代理等手段防止恶意软件及病毒侵入；数字签名技术，有效避免信息资料在传送过程中出现漏洞，确保每个环节安全性；电子文件认证技术，通过系统的计算与运算，生成验证码帮助管理者及用户鉴别电子文件的真实性。三是强化保密体系建设。利用加密技术保证数据在传输过程中加解密，并应用在认证签名安全协议和通信标准来保护数据传输过程中的隐私，提升数字档案管理安全性，也可利用入侵检测技术抵御网络攻击，对可能出现的泄密行为全时监测、分析，对所有对系统平台的攻击活动进行跟踪检测，诊断不法人员入侵方式与地点，从而获取记录入侵活动证据，进而实现数字档案管理安全性的提升[5]。

3.4 完善安全培训方案，打造专业化干部队伍

在信息化时代背景下，大数据、云计算、人工智能等先进技术不断更新升级，电子档案信息化的管理已成为档案行业未来发展的主流方向。人才作为发展的第一动力，其综合水平与专业素养的高低直接影响档案转型升级的力度与成果，对于安全保密管理工作也是如此。要想真正适应新时代发展，在竞争激烈的环境中获得主动权，建设一支符合时代发展的新型档案管理团队尤为重要。作为档案主管部门，一是积极向上级有关单位申请人才引进政策支持。通过社会招聘、统考优选、借调选调等方式引进专业的应届优秀毕业生或有经验的复合型人才，进而为团队提供更多的新思路、新方法、新举措，不断丰富人员结构，打造一支综合素质高、专业水平强的干部队伍，促进档案安全保密工作建设的稳步发展。二是要面向全体干部职工加强档案安全保密工作培训。引导员工深入贯彻落实关于总体国家安全观的重要论述。加强新形势下保密安全教育，切实防范失泄密风险，强化全体干部职工保密意识和档案安全管理意识，结合典型失泄密案例深入剖析档案工作中的保密安全风险点，警醒管理人员要汲取典型案例教训，严防各类失密泄密案件或违规违法行为，切实筑牢保密安全防线，不断推动档案工作规范化、科学化管理。

结语

综上所述，虽然在信息化时代，电子档案管理带来了较大的便利，但是在复杂的网络环境中存在大量风险因素，仍需借助相关技术提升系统的风险防控能力。同时要及时转变工作思维方式，加强人员保密意识，规范工作行为，不断创新工作模式，将现代安全防护技术与档案工作相结合，确保电子档案安全性，进而推动档案管理事业高质量发展。

参考文献

[1]杜海鲭.网络环境下数字档案管理安全研究[J].信息记录材料，2022，23（01）：101-103.

[2]张颖.加强高校数码照片档案规范化管理对策的研究[J].科技资讯，2016，14（05）：81-82.

[3]陈彦宏.网络环境下的高校档案信息安全管理及其保密技术[J].兰台内外，2020，（34）：19-21.

[4]金在莹.对档案数字化的质量控制与安全保密方法的研究[J].活力，2023，41（09）：109-111.

[5]江瑛.档案管理中保密工作的重要性及实践策略[J].办公室业务，2022，（10）：143-144.

作者简介：管珺（1972.09—），大学学历，就职阜阳民用航空中心，从事档案管理工作。