医院档案管理中档案信息化建设分析

摘 要：随着社会的不断发展和医疗体制改革的全面推进，医院的社会地位与公众关注度得以提升，医院档案工作作为医院管理的重要组成部分，在新时代背景下实现信息化、网络化、自动化、智慧化建设已成为大势所趋，为医院健康发展、提高档案管理水平、树立良好社会形象起到良好的推动作用。本文主要探讨了医院档案管理中的信息化建设，围绕趋势及意义、面临问题、解决策略、优化路径进行全面分析，探寻新形势下医院档案信息化建设的有效途径，进而为广大医院管理提供参考性建议。

关键词：医院档案；信息化建设；优化路径

医院档案是记录医疗机构发展历程、科研成果、人事、财务、医患关系的重要文件，随着医疗事业的蓬勃发展，每天都在产生大量的结构化与非结构化数据，管理难度也成倍剧增。在新时代发展背景下，医院档案管理利用载体由传统的纸质文件转变为数字化的电子文件，工作模式由过去人工手动管理转变为在线信息化管理。在此前提下，医院领导者及管理人员要紧抓时代机遇，勇于担当尽责，制定完善医院档案信息化转型升级规划及工作方案，并以标准化建设为引领，落实档案信息化工作制度化、规范化、程序化的新要求，真正意义上实现现代科学技术对医院档案信息化的有效应用，进而促进医院未来各项工作的创新性发展。

1 医院档案信息化建设的趋势及意义

1.1 档案信息化建设发展趋势

1.1.1政策支持。国家卫生健康委等六部门联合印发的《深化医药卫生体制改革2023年下半年重点工作任务》明确提出要促进多层次医疗保障有序衔接，进一步加强医院管理与现代化服务成为行业发展的首要目标。同时，中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中重点指出，要坚持改革创新，推动档案工作与新技术深度融合，为档案事业发展提供持久动力。有了国家政策制度的支持，为医院档案事业的发展指明方向、提供发展路径、营造良好环境。

1.1.2技术支撑。大数据、区块链、人工智能等先进科学技术逐渐应用到各行各业，信息化管理、智慧化应用已成为各行各业实现转型升级的主要方式方法，通过信息化技术在医院档案管理工作的应用，经融合多元化档案信息，可有效规避传统模式的不足之处，使各项工作更为便捷，在符合时代发展潮流的同时，也促进了医疗行业与社会人民群众的长效沟通。

1.2 以自动化提升医院档案管理效率

传统模式的纸质化管理，只适用于数量少、内容简单、分类单一的档案类型。新发展形势下海量医院档案的管理及开发利用过程，为管理人员带来极大的不便，在档案征集、分类保管、文件查询过程中耗费大量的时间和精力，严重影响管理人员工作积极性。实现信息化管理后，可使管理人员更加直观地了解档案数据库内容，通过医院内部档案管理网络平台，利用强大的搜索引擎，达到快速检索的目的，使各部门科室自主查询资料，在提高档案资源利用率的同时用更少的成本提供更好的服务，医院档案的实际价值被最大限度地优化。再就是信息化管理，实现了医院庞大档案资源的高度整合，可在此基础上构建更为流畅的档案运转机制，以适应新时代不断扩大的医院规模和医疗深化改革的需要，也能更好地满足患者的多元化档案使用需求[1]。

1.3 以网络化拓宽医院档案共享范围

医院档案分布广泛、涉及范围较大、细化分支复杂，在此前提下，档案的信息化管理可利用计算机网络与操作系统，实现散落在医院各处的档案信息在线归档，进一步强化信息支撑。信息化管理使档案数据流转速度加快、利用效率提高，借助系统平台可将医院内部各业务科室连接起来，打破时空限制，消除数据壁垒，进而推动将有价值的资源用好用活，多渠道、多方式提升广大社会公众及医院全体职工对档案工作的认同感和归属感。例如，患者看病时，系统可根据病情自动分配相应科室，实现线上挂号，并将各科室保存的患者病史集中到公共信息平台，有效解决了群众以往看病候时长等问题，以“最短时间、最高效率”服务群众就医，进而提高医院服务质量。

1.4 以数字化强化医院档案安全指数

一是现代医院档案业务量增大，业务类型复杂，开发利用工作较难开展利用大数据技术和信息化信息流转方式，更深层次上加强了对档案信息进行利用的安全性，摒弃了过去传统利用模式下人员随意翻阅、文件混乱利用等问题，构建了更加智能、安全、科学的档案信息运转体系。二是有效保护原始档案文件。纸质档案文件一方面会因为潮湿、虫蛀、风化等自然因素受到损伤，另一方面也会因为频繁翻阅和利用不规范等人为因素造成数据泄露、文件丢失等不可逆的损失。通过利用现代化科学技术，将医院档案由纸质文件翻阅转化为电子文件管理，大幅增加了原始档案文件的使用寿命，有效避免各类风险，同时也可节约空间成本，节省人力、物力、财力。例如，利用人工智能中的风险防控机制，可以对档案数据信息整理利用过程中隐藏的风险进行识别，并及时处理，防止风险扩散。

2 医院档案信息化建设面临的问题与挑战

2.1 档案整体管理体系有待完善

一是思想意识薄弱。“轻开发、轻服务”思想严重，甚至部分人员认为只要做好医院档案的保存管理即可，不主动参与熟练掌握和操作计算机技术的业务培训，仅凭过往经验管理医院档案，信息化转型工作难以高效开展。二是管理制度不完善。大多数医院直接使用国家或当地上级部门颁布的制度文件，实用性不强，没有根据自身发展现状制定相应规范，使相关流程无章可循。三是在信息化视角下对医院档案进行管理利用，虽然能够依托信息系统代替人工完成一系列基本工作，但是对干部队伍的专业性提出了较高要求。目前，部分医院的档案管理人员水平素质难以开展信息化管理工作。

2.2 信息化建设缺乏长效性规划

部分医院的信息化建设停留在表面，甚至纸上谈兵，在顶层设计层面对信息化工作的政策、资金支持力度较小，致使系统平臺软硬件设施较为薄弱，没有做到与时俱进、实时更新。与此同时，部分医院即使开展档案管理技术创新工作，也因忽略了信息化制度体系建设导致创新流程缺乏明确的方向和目标，过程不够科学、规范，信息化优势难以充分发挥，在一定程度上浪费了不少资源[2]。

2.3 部门间档案管理协同性不足

主要体现在共建共享力度薄弱方面，在档案信息化管理建设过程中对于电子政务系统和互联网平台的上下联动开发力度不足，系统平台已建立，但是由于底层设计构架不匹配、数据不兼容导致其难以与办公自动化、“互联网+”相融合，最终虽然在表面上实现了档案电子文件管理，但实际仍采用人工采集电子档案的方式充实医院档案数据库。再就是在审批流程与部门沟通方式上，不同部门的协同性不足，审批流程较为复杂，在原有的工作模式下信息流转较慢，审批时间较长，运用信息化管理后，在信息逐级申报中仍需要多重认证，导致部门间职责混淆，没有发挥信息化管理的真正价值。

2.4 安全化、规范化水平仍需提高

随着信息化水平的提高，各项技术在医院档案管理中普遍应用，随之网络病毒、黑客入侵的专业性、多元性也在不断增加，医院档案系统管理平台极易受到病毒攻击而造成损失。一方面是系统平台安全设备配置不足，应用软件、数据库存在安全漏洞，容易使社会不法分子通过网络途径非法入侵。另一方面是安全防护手段不完善，在对外共享利用过程中对用户信息、访问路径、信息加密工作等收集较少，可溯性不强，管理人员缺乏对档案的安全防控意识，在一定程度上增加了医院电子档案被泄露和篡改的风险。

3 医院档案信息化建设未来整改策略及优化路径

3.1 建立健全医院档案信息化管理新体系

一是思想意识方面。医院领导者、档案管理科室和其他业务部门人员应在档案信息化进程中不断提升主动性与积极性，通过专题片、展览、智慧医院App等方式多种渠道宣传档案工作，深刻认识到档案信息化管理工作的重要意义，形成自上而下对档案事业的广泛认同。二是组织架构方面。医院应成立档案信息化管理领导小组，负责统筹医院整体档案工作，明确各部门职能职责，将医院档案管理及档案信息化业务工作的实时进展与医疗事业同研究、同部署，防止关键时刻有关部门发生互相推诿扯皮的情况。同时，要根据《中华人民共和国档案法》和自身发展现状，明确档案信息化建设制度和相关标准，不断优化相关工作流程。例如，《医院档案归档工作条例》《医院电子档案开发利用制度》《电子档案文件保密制度》等，提高各项工作的科学性与规范性，坚决杜绝档案信息化管理各个环节的不规范行为，防止管理不到位、利用不安全等现象的发生[3]。三是注重干部培养。大力引进综合业务强、信息化理论了解深入、管理技能熟练的高素质人才，不断为干部队伍注入新的血液，同时加强档案信息化管理业务培训，带领业务骨干“走出去”学习先进工作经验，取长补短，从而打破制约自身发展瓶颈、化解发展困局，进而提升医院档案管理干部队伍理论水平和实操经验。

3.2 持续优化医院档案信息化系统新功能

要持续加大软硬件设备投入，加强档案信息化建设专项资金配置。领导层面与领导小组要拟定相应的更新方案，从而满足信息化建设实际需要，同时在系统建设初期要选择优质软件服务商开发针对性强、应用价值高的档案收集、整理、检索平台，合理应用大数据、云计算、人工智能、数据挖掘等先进技术，设计友好、简明、便捷业务管理服务界面，保证档案信息化管理系统具有分布式办公、登录权限管理、自动著录、用户管理、档案搜索引擎、协同平台等模块，确保信息化技术应用到医院档案在线征集、集中整合、日常管理、开发利用、共建共享全流程，进而为医生和患者提供更多优质的服务[4]。

3.3 全面打造档案信息化共建共享新格局

这就需要医院各部门认识到“利益共同体”的内涵，全面梳理档案管理各个流程及环节，在工作流程中及时查漏补缺，并简化各个事务处理流程，对于工作交叉的情况及时划分最终责任人，切实解决流程冗杂的情况。一是审核管理机制。领导小组要建设档案管理业务流程，确定各部门职责范畴与工作要求，保障医院制度的规范性、指导性。二是充分利用“无纸化办公”“互联网+”等先进技术，实现医院内部各部门联动。紧靠医院各项工作的现实需求，形成工作合力，保障医院稳定运营。三是确保资源整合。在档案系统建设初期，充分调研医院财务、人事、医疗各部门业务系统的底层架构，提高档案系统的兼容性，并通过计算机网络技术整合档案资源，将档案管理工作扩大化，力求医院全员参与档案管理，推动各个分支的档案数据以适当的格式存储在档案管理数据总库，提高档案数据的使用效率。

3.4 不断提升档案信息安全监督管理新手段

一是硬件方面。要在系统平台服务器、存储器、计算机终端等基础设施采购过程中，配套购买安全审计、漏洞扫描等安全设备，全面提升系统平台自身的安全性能。二是软件及防护手段方面。要保证涉及档案信息化管理的所有访问终端安装类似于360天擎、瑞星杀毒等杀毒软件，安排专人专班负责定期升级病毒库，同时采用身份验证、数字签章、密钥管理、入侵检测、电子签名等安全防护手段，进一步加强安全防范，消除医院电子档案数据在管理利用过程中被攻击，使档案管理系统成为一个现代化、大规模、高效率的数据库管理系统[5]。三是制度管理方面。医院档案包括大量财务档案、基建档案、病患档案，如若安全工作、保密工作开展不当，有可能带来严重的社会问题。这就需要医院设置必要的安全管理规范，及时弥补档案管理制度、安全保密制度漏洞，全面强化档案管理人员和醫护人员的档案安全意识，构建完善的档案信息化安全管理监督机制，必要时可运用绩效考核方法等有效落实档案安全防控工作的基本要求。

结语

随着时代的发展，医疗行业的档案工作也要跟上时代的脚步，档案领导者应牢固树立档案信息化管理意识，分析新形势下先进技术优点及价值，夯实档案信息化建设基础，基于良好的安全防控体系对医院档案信息进行深度挖掘，并针对现实存在的问题寻求合理化建议，多角度、多途径、多渠道地改善医院档案发展模式，进而实现我国医疗水平的不断进步和长远发展。

参考文献

[1]段艳丽.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公自动化，2023，28（02）.

[2]韩静.大数据视角下医院档案信息化建设路径分析[J].黑龙江档案，2023（01）.

[3]刘婷婷.医院档案信息化建设的现状和对策思索[J].黑龙江档案，2023（02）.

[4]江云连，李海祁.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].嘉应学院学报，2022，40（05）.

[5]李文华.档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展研究[J].商讯，2022（24）.

作者简介：王丹（1987—），大学学历，鞍山市传染病医院馆员。研究方向：医疗机构档案资源建设。