浅析信息化时代数字档案馆建设现状及优化方式策略

摘 要：在信息化时代，各种科学技术的快速发展为档案事业带来了新的挑战与机遇，进一步加强数字档案馆的建设是优化服务质量、提高管理效率、顺应时代潮流的重要举措，本文以信息化时代数字档案馆建设现状及优化方式策略为题展开深入分析，从基础设施建设、档案资源建设、系统平台建设、对外服务建设四个方面探索数字档案馆建设面临的问题及优化方案，不断推动大数据环境下建设进程，进而发挥档案资源存史资政育人作用。

关键词：信息化时代；数字档案馆；优化方式

随着社会步入信息化、数字化、网络化时代，各项技术逐渐与档案工作相结合，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出“要加速数字档案馆（室）建设”。数字档案馆成为新时代最为关键的发展路径，各地档案主管部门要高度重视，全方位了解大数据、“互联网+”、区块链等技术优势及在档案事业的实际应用价值，不断完善信息化建设，推动转型升级创新性发展，彻底打破传统档案馆建设模式，进而提高档案资源管理开发利用效能。

1 信息化时代数字档案馆建设的必要性及发展趋势

在信息化时代数字档案馆的建设离不开现代科学技术的支撑，通过在档案收集、整理、存放、利用、共享等业务流程应用各类技术，可实现对档案资源的高度整合、高效处理、高质量应用，为社会各界提供更加便捷、精准的档案服务，相对于传统模式下的档案馆建设，具有较为显著的特征。

1.1 数字档案馆建设的必要性

虽然从国家到地方都出台了建设数字档案馆（室）的法律法规和政策文件，但是大多部门单位之间建设情况仍存在较大差距，仍然使用传统的档案管理办法。在过去的管理背景下，整体低质低效，过于依赖人工的方式开展工作，尤其随着档案数量的逐步增加，有限的人工必然带来效率的降低，一旦管理人员体力、精力达到极限，则会使工作效果及管理质量下降，甚至出现较多安全问题。另外，过去的档案大多只负责收集、保管、存储，服务能力较低，公益性查档利用服务的职能有所缺位，被动式、等待式的工作状态难以发挥档案价值，实现其数字化转型刻不容缓。

1.2 档案信息管理发展趋势

一是档案数字化。由过去的纸质文件转变为电子文件，工作模式转为在线管理，数据信息由管理人员通过计算机处理，将具有收集、检索、复制、备份等功能与档案管理系统连接在一起，然后通过计算机网络进行处理、传递。二是服务网络化。目前档案馆由过去的被动管理转变为主动服务，在“互联网+”背景下，利用大数据技术为社会公众提供全新的档案服务方式，充分发挥档案事业的社会效益。三是资源共享化。以档案局、档案馆为主导，其他部门单位协同配合，通过计算机网络及在线归档平台整合档案资源信息，打破过去“各自为政”的局面，真正实现档案资源库共建共享。同时在档案主管部门统一的数据格式与制度标准下，也使档案资源库逐渐变得更加规范化、科学化。四是档案信息安全化。电子档案资源的安全性是第一位的。在信息化背景下，通过使用安全设备、技术手段、杀毒软件等方式，可保证档案文件在传输利用的过程中不被网络病毒、黑客、非法用户窃取、损害，同时在档案数字化转型过程中，减少了纸质文件的利用率，在一定程度上保证了原始纸质文件的安全。

1.3 档案信息管理的现实意义

一是提高管理效率。对于纸质文件管理而言，电子档案有着绝对性优势，一方面，通过海量的存储及高速便捷的检索利用降低管理复杂度；另一方面，将工作人员从过去繁重复杂、单一枯燥的工作环境中解脱出来，使其有更多的时间开展创新型、前沿型的工作。例如，立足馆藏档案资源，积极开发利用，出版编研书籍等。其电子档案管理，极大减少了管理成本，有利于经济效益的体现。二是提升服务水平。大数据、云计算技术的应用，在“互联网+档案”的模式下，形成多元化、多样化的档案信息展示形态，对现代意义上的档案内容、形式及手段進行更好更全面的诠释。同时，进一步拓展档案的服务范围，提升档案数据查询检索的准确度、便捷度，满足用户对档案的实时需求，减少传统档案中手续审批、文件复印等烦琐流程，降低了用户的时间成本，在一定程度上增强了社会群众对档案的获得感与满足感。

2 信息化时代数字档案馆建设面临的问题及挑战

虽然在新形势下政策环境、技术环境为数字档案馆建设提供了较大便利与发展前景，但是仍有部分档案主管部门尚未建立专业性强、综合实力高的数字档案馆，在基础设施、数字资源建设、技术应用、社会服务方面仍然存在各种各样的不足之处，如若得不到充分解决，数字档案馆建设将无法高效开展。

2.1 基础设施建设不够充分

数字档案馆的建设无论是在基础设施、数字化加工还是在软件开发、人力资源开发方面都需要源源不断地投入经费支持，在没有资金保障的前提下，数字档案馆建设无疑是空中楼阁、纸上谈兵。与此同时，由于部分档案馆的领导者或管理人员缺乏档案意识，“重建设、轻管理、轻开发”思想严重，在工作思维上仍然被传统观念所束缚，对数字档案馆建设的认知不充分，导致在政策推动、资金支持等方面不到位，即使上级部门拨付资金，也因思想认知、技术能力有限导致档案信息化建设出现方向偏离、脱离实际的错误，此现象对于基层档案馆而言尤其明显[1]。

2.2 数字化资源建设进程缓慢

数字档案馆的重要特征是档案资源实现数字化转型。国家档案局颁布的《数字档案馆系统测试办法》中明确指出，尚未完成建立涵盖全部馆藏文件级目录数据库的档案馆不能够申请测试。在实际工作中，由于部分档案馆对数字化加工工作不够重视，导致未数字化档案与日俱增，体量巨大，无法高效开展大规模档案数字化加工工作。档案数字化工作大多是由本单位工作人员在日常工作中抽出时间加工，没有在社会及行业内寻找专业的数字化加工服务公司进行社会采购类型服务，导致数字化速率极为低下且成果的质量难以保障。与此同时，部分档案馆档案数字化工作开展时间较早，对于科技档案、会计档案、人事档案等专业性较强的文件资料在数据格式、著录规范、扫描质量、归档方式等方面不够成熟，无法与当代数字化工作相衔接，返工问题较为严重，对于档案馆的数字资源建设造成了较大的不利影响。

2.3 信息化先进技术应用较少

在信息化时代，大数据、人工智能等先进技术的应用已成为档案“十四五”规划中的重要部分。在行业内，浙江、广东、河南、福建等省均提出建设智慧型数字档案馆的倡议。但是实际开展效果甚微，主要原因有两个方面：一是先进技术应用较少。实际工作者对于前沿科学技术理论知识、实际应用了解甚少，难以将其与数字档案馆系统建设工作相结合，在功能开发过程中仅仅是解决电子档案的存储、查询等基本要求，对于后期的开发利用、共建共享、数据挖掘、信息提取等功能没有提高重视，使得数字档案馆的建设浮于表面，难以达到预期效果。二是管理人员大多是档案专业、文化专业。信息化人才较少，整体专业水平较低，档案部门开展信息化继续教育活动较少，使得干部队伍难以在短时间内对于数字档案馆系统平台的建设有充分了解，即使开展调研也是“一头雾水”，容易被科技公司人员所误导。技术追求缺乏理性，没能深入思考实际需求性适用，使得数字档案馆建设形象大于实质内容。

2.4 智慧化利用水平相对较低

一是共享理念问题。大多部门对于档案资源的利用仍处于被动状态，还未及时转变服务理念，尤其档案数据较为敏感、关键的部门，对于部分信息开放利用鉴定工作开展不到位，对于共建共享工作不认可，认为其可能存在数据泄密等风险，本着“多一事不如少一事”的态度，限制了资源共享效率的提高。二是技术支持问题。分布在各单位各部门的业务系统大多自主建设，没有根据统一的系统构架、开发语言、数据库类型进行开发，使得数字档案馆系统平台与各业务系统存在技术藩篱。档案数据信息难以通过计算机网络实现互联互通、上下联动、在线整合、广泛利用，导致“各自为政”的现象日益加剧。

3 信息化时代数字档案馆建设未来发展方向及建议

面对数字档案馆建设的发展现状及问题难点，需要各地档案主管部门及时调整建设规划战略，增强基础设施建设资金投入、优化人才培养方案、构建先进技术系统平台、打造共建共享格局。发挥数据收集整理、分析挖掘技术优势，充分挖掘隐含在档案资源内的潜在价值，积极探寻适合自身的数字档案馆建设模式。

3.1 优化基础设施建设，提供专业设备保障

档案主管部门领导者与管理者要具备档案意识，增强信息化管理思维。深入了解传统档案管理模式难以符合现代社会档案需求的突出问题，积极顺应时代潮流，转变工作思想，在顶层设计层面上为数字档案馆建设提供必要的政策与财政支持，为信息化建设提供资金保障。同时要做到对行业内各硬件设备、安全设备等基础设施了如指掌，积极对接上级档案部门业务骨干，选取兼容性强、实用性强、运维方便的服务器、存储器、扫描仪、安全审计、漏洞扫描等设备，最大程度上提高性价比，保障后期软件技术的研发顺利开展[2]。

3.2 明确资源建设进程，加大数字转型力度

一是正确选择数字化外包公司。档案主管部门要在社会中深入调研，根据政府部门制定的市场准入机制和备案登记制度，通过审查公司规模、专业资质、业绩信誉等方面，确定其是否具备档案数字化外包的条件，确保其能够为本单位提供更优质的服务。二是建立有效沟通协调机制。针对工作开展过程中出现的各种问题及时协商解决，通过举办定期会议、建立问题反馈机制、提供进度报告等方式保持良好沟通，及时发现和解决问题，避免问题的扩大化，确保数字化加工工作顺利开展。三是外包与自主数字化相结合。鼓励单位职工全程参与数字化加工工作，一方面做好档案数字化质量及效率的监督监管，另一方面把握契机，学习规范科学、合理可靠的数字化加工技术，提高档案数字化、信息化和档案信息管理方面的基础理论知识水平。四是通过结合国家颁布的电子档案数据标准。针对各类专业档案明确加工要求，进一步细化数字档案资源建设，对于早期加工质量不达标的数字化成果，通过现在的图像处理、数字化修复工具等手段进行优化，提高其可用性，进而建立覆盖全馆档案资源的数据库。

3.3 构建信息管理团队，融合先进科学技术

一是在系统平台开发过程中引入互联网技术。通过与先进地区档案主管部门进行深度沟通交流，寻求科学成熟的工作经验，结合自身工作需求，积极探索在新兴技术理论体系、技术框架、应用场景、管理模式等方面的数字档案馆建设规划，充分利用计算机网络、数据库等技术并付诸实践，将其作为新时代档案数字信息传播、利用的基础。与此同时，要保障数字档案馆系统的安全性建设，将先进的安防技术和漏洞修补技术引入数字档案馆建设实践，加大防火墙、杀毒软件、身份验证、数字签章、入侵检测等技术的运用，为数字档案馆运行提供安全保障。二是要重视信息化人员素质的提升。数字档案馆的建设离不开熟练把握信息化新知识及新技术的管理人才，部门单位要建立人才梯队培养机制，面向社会引进人才、面向单位培养人才，定期通过理论培养、技能比武、外出学习、技术科研等方式加强人才水平提升模式的改革，同时要加强其信息安全意识培训，建立完善数字档案馆安全保障体系，提高档案工作人员的信息安全意识和能力，进而全面打造适合现代信息技术发展特色的人才干部队伍[3]。

3.4 打造共建共享格局，强化档案服务质量

一是牢固树立共享理念。数字档案馆建设的最终目标是实现互联互通、共建共享，进而为社会群众提供更加优质的服务，档案管理人员要始终摒弃过去“各自为政、单一发展”的思想意识，主动、动态关注社会公众对档案信息的真实需求，为其主动提供针对性较强的档案信息服务，进而全面提升档案信息服务水平[4]。二是利用计算机网络、数据挖掘、人工智能等先进技术。构建以档案信息资源共享平台为基础，以数字档案馆为载体，以“互联网+档案”为途径的共享新格局，满足社会用户个性化兴趣、行为进行平台的设计与开发，根据用户对信息的需求和日常服务工作质量情况，建立多元化的档案服务模式。例如，利用数据挖掘技术，精准定位浏览频率较高、用户感兴趣的档案资源，发现其内在联系和规律，为今后档案服务提供决策指导的同时实现信息资源的增值利用。三是在系统建设上与当地政务服务平台相契合。根据其开发语言、系统架构等模式，取长补短，提升档案管理系统与当地其他业务网络的兼容性，打通技术隔阂，推动档案信息高度整合、高效传递，为实现共建共享打好平台基础。

从信息化角度来看，数字档案馆建设已成为当代档案事业转型升级高质量发展的必经之路，为此，档案部门全体人员应积极响应国家及社会对于“互联网+大数据”的思维指导，加大数字档案馆规划建设，准确把握时代优势，不断寻求新思路、新方法、新方案、新途径，以加强数字档案馆服务中心建设以及完善数字档案馆安全防护体系为着力点，奋力书写新时代档案发展的新篇章。

参考文献

[1]王雪君，李彦.智慧档案馆建设研究[J].档案天地，2022，（12）.

[2]钟之华.大数据环境下高校数字档案馆建设实践研究[J].科技资讯，2023，21（20）.

[3]李晶晶.关于加强数字档案馆建设的几点思考[J].黑龙江档案，2022，（05）.

[4]陈笑天.数字档案馆建设对信息服务的影响及其发展策略[J].兰台内外，2023，（23）.

作者简介：史军霞 （1972—），大學学历 ，北京航天控制仪器研究所副研究馆员。研究方向：档案管理。