数字化转型视角下干部人事档案创新性管理模式探究

摘 要：干部人事档案记录着每一位干部的成长历程、学历经历、工作成绩、社会关系等重要信息，是各部门单位选人用人的关键参考文档。随着社会经济的不断发展，各机关事业单位干部的招录、流动井喷式增长，无疑为干部人事档案管理工作带来了更大的难度，需要通过优化工作模式、转变工作思路来进一步提高工作效率。本文围绕数字化转型视角下干部人事档案创新性管理的必要性及意义、面临的挑战、未来的优化路径进行深入分析，切实提出可行性的整改策略，让数字化、信息化建设满足新时代干部人事档案管理需求。

关键词：数字化转型；干部人事档案；创新性管理

干部人事档案是用人单位了解干部个人情况的关键性基础材料。尤其在全面从严治党向纵深发展的背景下，做好干部人事档案管理是干部人事管理部门决策水平的体现，也是落实好选人用人机制的重要举措[1]。在数字化转型视角下，为干部人事档案信息化管理、智慧化应用提供了新思路，需要相关人事部门单位探索新手段、新模式，发挥现代科学的技术优势，进一步拓宽发展领域，构建完善合理、科学规范、共享便捷的干部人事档案管理利用系统体系，实现管理效率提升与资源共享，进而为各机关事业单位组织人事工作的有效开展奠定基础。

1 数字化转型视角下干部人事档案创新性管理的必要性及意义

在数字化转型视角下，干部人事档案的信息化管理为相关工作带来了较大优势，起到良好的推动作用。通过数字化加工、计算机终端等方式，将纸质文件以电子化的形式呈现给管理者与相关用户，使庞大的数据量能够得到集中筛选和统一调用，推动事业单位干部人事档案管理能力以及工作水平，对其可持续发展具有积极的作用。

1.1 顺应时代发展潮流

2021年，国家档案局发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要进一步加快档案资源数字转型，大力树立“存量数字化，增量电子化”的工作理念，提升档案数字资源安全管理能力，切实保障档案数字资源安全。干部人事档案作为档案工作的一部分，要积极落实国家档案局的部署，顺应大数据、区块链、人工智能等新兴技术的发展，实现信息数字化转型、信息化管理、智慧化应用。各单位干部人事档案管理部门要利用时代发展红利，抓住政策机遇，积极向上级部门提出资金、技术、人才等资源需求，借助“干部人事档案数字化+智慧管理系统”等平台，构建信息化干部人事档案交流体系，为干部人事档案工作建设打下坚实基础。

1.2 提高档案管理效率

在传统的干部人事档案管理模式下，大多是以纸质文档存储为主，对外利用时也是根据人员姓名进行人工手动翻阅查询。不仅影响工作效率，而且随着时间的推移极易出现档案原始文件丢失、磨损、老化等安全风险。在新时代发展背景下，通过数字化技术、信息化手段，使得干部人事档案由纸质文件转化为电子文件，档案人工收集转变为在线归档，文件库房存储转变为服务器存储或者云存储，在日常工作中，管理人员可通过检索关键词即可调用相关人员档案，保证纸质档案安全的同时也加快了档案管理的效率，使其具有高效、便捷、安全、可靠的特性，为各项工作提供精准、全面的信息数据支持，极大节省了人力成本[2]。

1.3 有效提供决策参考

以往存在共享难以实现、利用效率低的问题，在查询过程中只能通过书面的形式进行信息传递，干部人事档案的价值及意义尚未得到充分彰显。在大数据时代，通过局域互联网、云平台、区块链等科学技术，实现档案管理的信息化、数字化、自动化，组织人事部门只需创建局域网或者通过云平台，设置共享权限，即可让档案文件摆脱时间、空间限制，实现区域内、规则内实时共享。在科学的保密措施制度约束管理下，用户可在线对数字化干部人事档案进行存储、管理、利用，彻底打破了传统档案管理模式下各自为政、“信息孤岛”的问题，真正推动干部人事档案数字资源的集中、统一管理，办事流程得到进一步优化，有效地保障了干部人事档案信息精准性、真实性和完整性。

2 数字化转型视角下干部人事档案创新性管理面临挑战

2.1 档案数字化管理理念落后

在档案行业，尤其在经济发展水平较低的地区，一些单位领导及档案管理人员的档案意识薄弱，不够重视干部人事档案的数字化管理，存在认知误差。认为干部人事档案工作将全体人员的信息记录集中存放，随用随取，无需投入过多资金，在整体上难以根据现阶段新思想、新技术、新手段对管理工作实行创新。尤其是在大數据技术深度应用的信息化时代，推动档案工作转型升级已成为大势所趋，一些负责的同志信息化意识不强，没有深入研究现代新兴技术的优势及内涵，难以在思想上认同信息化管理价值，导致在顶层设计层面无法有效推动干部人事档案数字化转型工作的顺利开展。

2.2 档案信息化管理体系缺失

一是大多数单位干部人事档案管理体系不健全。相关工作大多由办公室人员负责，甚至由其他业务科室转岗人员管理，职责划分不清晰、任务分工不明确，严重影响了档案管理效率及质量。二是制度体系不健全。有关部门并未深入学习中共中央组织部制定的《干部人事档案工作条例》，没有结合自身工作开展情况制定切实可行的干部人事档案管理标准与办事指南，人事档案的日常收集、集中管理、安全存放、对外利用等业务流程无章可循，容易出现收集不齐全、管理不规范、利用有漏洞等问题，削弱了干部人事档案的权威性和准确性。

2.3 队伍专业化综合素养低下

一是人事档案管理人员整体结构不合理。现有人员大多为办公室人员兼职，大多未进行档案管理专业培训就直接上岗。同时，管理人员年龄较大、学历较低、思维方式受传统因素影响较深，难以在短时间内将现代科学技术熟练应用到档案管理工作中，管理效率受到严重影响。二是各部门单位缺少引进人才的统筹规划。对干部的后期继续教育没有合理安排，在提升学习能力、丰富理论知识、增强实践本领等方面尚未开展相关活动或者流于形式、参与度较低，使干部队伍思想观念与综合素质无法达到数字化转型任务要求，综合素质水平参差不齐[3]。

2.4 平台完整化建设水平滞后

一是数字化建设水平低。部门单位尚未与时俱进，寻求专业外包公司将存量档案与增量档案数字化加工。干部人事档案资源数据库内容较少，即使具备先进管理系统平台也无从应用。二是系统平台建设水平低。受技术、经费、人才等方面因素的限制，系统建设时尚未应用数据挖掘、机器学习、云存储、计算机网络等技术，检索与利用业务无法借助科技优势来提高其便捷性、高效性与准确性，抑制了档案管理效能的提升，数据资源优势也难以充分体现。三是安全管理建设水平低。干部人事档案相对于其他类型档案具有唯一性与权威性，安全工作尤为重要，部分系统平台建设初期尚未同步配套安全防护硬件设备及安全手段，黑客可通过计算机内网入侵，极易出现信息丢失、敏感资料被泄露等问题，使干部人事档案信息化管理工作具有很大的安全隐患，为各级组织人事部门提供多元化服务造成了较大困扰。

3 在数字化转型视角下，干部人事档案创新性管理未来的优化路径

在档案资源数字化转型的关键时期，各部门单位要充分意识到干部人事档案信息化管理的重要性，全面分析当前工作的难点重点，积极协同上级有关部门发现问题、解决问题，不断创新工作模式，在转变工作思路、优化管理体系、加强干部培养、打造专业系统等方面多重发力，进而构建良好的干部人事档案信息化发展环境。

3.1 及时转变传统工作思路

3.1.1要牢固树立档案意识。由于干部人事档案全面历史地记录干部成长的经历，具有一定的特殊性与权威性，管理人员要具有高度政治责任感和强烈的历史使命感，以高度负责的态度和严谨细致的作风确保干部人事档案安全保管、高效转递、精准利用，同时要明确干部人事档案安全是档案管理的底线要求和基本要求，在工作开展过程中时刻筑牢档案安全防线。

3.1.2牢固树立信息化意识。彻底刨除传统档案管理模式的固有思维，进一步加强数字化管理创新性思路，在顶层设计层面助力相关政策、方案、工作的扎实推进，充分发挥“局域互联网”、大数据、云计算等技术的积极作用，真正实现干部人事档案的信息化、智能化价值。

3.2 不断优化档案管理体系

3.2.1健全组织体系。相关部门单位要建立干部人事档案管理工作专班，完善工作机制、优化工作流程、层层压实责任、细致落实工作，定期召开专题工作会议，深刻把握国家政策的内在逻辑，落实上级部门提出的要求，同时专班要将检视整改贯穿档案管理全过程，坚持问题导向，用实际行动和成效推动干部档案管理与人才引进、干部调配、人员调动等工作深度融合。

3.2.2研究落实工作规范。工作专班要深入研究《中华人民共和国档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》以及中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，结合自身工作开展情况，制定《干部人事档案管理办法》《电子档案利用流程注意事项》《干部人事档案保密制度》《干部人事档案管理应急预案》等标准文件，本着对党的事业负责、对历史负责、对干部负责的态度，严格落实档案审核责任，保障各项工作在规范化环境中正常开展。

3.2.3优化管理流程。以国家制定的统一管理标准为指南，根据实际需求，完善档案管理流程规范，同时充分利用信息化技术手段，建立健康良性、相互配合的分工协作机制，进一步扩大干部人事档案数字化基础，提高干部人事档案资源在各级组织系统的共享性与安全性。

3.3 持续加强干部能力培养

干部人事档案管理工作实现高质量发展，技术应用、思维更新是一方面，更重要的是人才基础。这就需要相关部门单位持续加大档案管理干部队伍综合素质的培养，不断优化干部队伍结构。

3.3.1优化档案人才配置。单位领导者与工作专班要根据自身人才缺失、业务缺口、岗位漏洞，有针对性地向上级有关部门申请人才引进政策支持，并通过社会招聘、遴选考试、外部借调等方式，从其他部门、社会高校、企事业单位引进专业人才，为干部人事档案管理工作注入新的活力。

3.3.2完善人员培训教育体系。单位要从长远角度出发，拟定相关的培训计划与工作目标，通过专题培训、视频培训、岗前培训等方式组织开展相关的专业技术培训活动，着力提升干部队伍现代档案管理及信息化技术应用水平。同时加强对管理人员的激励，在绩效考核、职务提升、职级晋升等方面给予倾斜，培养其岗位使命感与责任感，引导干部队伍牢固树立终身学习意识，积极应对新时代干部人事档案工作出现的新情况、新问题，不断拓宽知识视野，提高实践本领，为干部档案数字化建设工作高效有序运行打下坚实基础。

3.4 全面构建专业可靠系统

3.4.1加强数据采集，集中开展数字化加工工作。各地人事档案主管部门应定期面向各单位发布集中数字化加工公告通知，并安排专门人员深入市场调研，寻找专业性强、具有涉密资质、数字化业务熟练、口碑较好的第三方数字化外包公司，高标准、严要求、广泛化地开展干部人事档案数字化加工工作，将纸质信息全面转化为规范化电子档案信息，为夯实人事档案大数据基础、提高利用率做好保障[4]。

3.4.2强化平台建设。依托“局域互联网+政务服务”基础设施优势，申请专项资金搭建干部人事档案资源管理利用平台，通过统一接口、计算机网络、人工智能、数据加密传输等技术手段连接各单位人事负责部门，形成共建共享、協同高效、凝心聚力、齐抓共管的干部人事档案管理新格局。同时，利用智能化设备与数据挖掘、主动推送、人工智能、云存储等技术实现档案数据采集、深度利用、海量存储、远程共享等功能，进一步夯实干部人事档案数据管理环境。

3.4.3完善安全设施。提高档案信息安全管理水平，在硬件上配置数据保全、漏洞扫描等安全设备，在软件及技术手段上运用杀毒软件、访问控制、事件监测、安全审计、灾难恢复和应急响应等安全策略，实现人防、物防和技防的统一部署，提高其安全性和保密性。

综上所述，在数字化转型视角下的干部人事档案管理工作，其智能化、高效化、创新化程度更强，这就要求相关部门单位全面加强干部人事档案管理工作，充分发挥干部人事档案“知人善任、选贤举能”的重要依据、“确定和澄清个人有关问题以及正常政治审查”的可靠凭证、“证实个人经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩”的珍贵资料等作用，在组织建设、制度建设、团队建设、系统建设、安全建设等方面重重发力，久久为功，在主动服务中彰显干部人事档案信息的新作用、新价值和新地位。

参考文献

[1]周文波.新时代干部人事档案数字化管理策略研究[J].兰台世界，2023（06）：113-115.

[2]朱翠萍.大数据背景下事业单位干部人事档案管理探讨[J].黑龙江档案，2023（04）：153-155.

[3]曲威.“互联网+”环境下机关事业单位干部人事档案现代化管理模式探讨[J].黑龙江档案，2023（02）：290-292.

[4]蓝剑玲.大数据时代干部人事档案信息化管理探究[J].黑龙江档案，2022（06）：85-87.

作者简介：黄春（1977年—），大学学历，余姚市党建综合服务中心（市干部人事档案管理中心）馆员。研究方向：干部人事档案管理。