新时代干部人事档案数字化管理的实践与探索

摘 要：提升干部人事档案工作数据化水平，加快推进档案管理数据化建设是新时代组织工作的必然要求。本文从做好数据化工作的必要性出发，在各地实践经验的基础上，提出了“四个”把关的建设路径，并在此基础上，对下一步数据化建设提出了意见与建议，以期进一步推动干部人事档案工作科学化、规范化和数据化水平。

关键词：干部人事档案；数字化；实践

干部人事档案是组织部门准确识别、科学评价干部的重要依据，充分运用信息技术提高干部人事档案管理水平、助推干部人事档案工作科学化是当前干部人事档案工作发展的新方向，也是新时代赋予干部人事档案工作的新内涵[1]。本文通过分析开展人事档案数字化管理的意义，提出干部人事档案数据化建设的路径和模式。

1 干部人事档案数字化管理的必要性

数据化服务干部人事档案具有无可比拟的优势，也是时代和组织工作之需，通过提升数据化水平，把干部人事档案工作深度嵌入干部工作的整个链条，能够为全面考察了解干部提供重要依据[2]。

1.1 组织工作高质量发展的必然要求

干部人事档案工作是组织工作的重要组成部分，是组织人事等部门提拔任命、选人用人的重要依据，是做好干部工作的前提和基础。干部人事档案数字化可以实现干部人生履历信息的全方位展示，便于全面、客观、公正地评价干部，也是新時代选人用人的题中之义。通过数字化建设能够精准地贯彻“凡提必审、凡转必审、凡进必审”要求，充分运用到干部监督、使用、管理的各方面，切实把《干部人事档案管理条例》中的每一项规定、每一条要求执行到位。

1.2 做好干部监督培养的必然要求

干部人事档案真实记录干部成长经历，能够全方位掌握年轻干部的发展情况，是干部任用的“晴雨表”。推动数字化建设能够及时动态掌握干部发展变化，真正把忠诚、干净、担当的干部选出来、用起来。同时，数字化建设能够有效把好入口关，对归档的人事材料系统能有效跟踪日期、更改使用情况等，用信息技术把好入口关，真正落实好“谁把关”“谁负责”，从源头上防止造假材料产生。

1.3 提升档案管理效果的必然要求

在传统干部人事档案管理中，对纸质档案的利用占据主导地位，档案查阅、保管、利用等环节均存在诸多不便。现代化的数据管理通过数字化系统，实现档案信息的快速录入和更新，提高档案管理的效率和准确性。数字化的干部人事档案则可以实现档案材料内容的快速查阅、高效检索、长久保存，有效提高了档案管理能效。在干部考察、任免、调配、职级晋升、日常了解、案件查办、退休等环节审核档案时，通过干部档案管理信息系统在线查阅，使档案利用更加安全、便捷、高效。与此同时，数字化档案还可以避免再利用时因纸质档案破损、涂改、丢失等问题导致的档案材料真实性缺失，确保人事档案的完整性和安全性。

1.4 用好用活干部档案的必然要求

数字化管理能够实现信息同步共享，依托数字化体系搭建局域网，与涉干部门共享干部档案信息，建立准确高效的干部信息系统，能够满足干部管理、监督的日常需求。数字化建设能够实现分级分层管理，建立权限分级体系，根据管理权限、职能职责的不同，为相关部门和人员开通对应级别的查阅权限，做到既分级查阅、保护隐私，又互联互通、提质增效，推动涉干部门之间同步更新干部信息，共享干部实绩表现，为画准干部画像、干部选人用人、推进能上能下提供及时精准的数据支撑。

2 干部人事档案数字化管理的实践

2.1 把好“基础关”

一是做好制度学习。组织开展《干部人事档案管理条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案化技术规范》相关材料的学习，提高干部档案管理知识，明确深刻内涵，做到学以致用、用以致学、学用相长，学出“深度”。二是摸清管档底数。掌握人事档案基本情况和规范化建设情况是做好数据化建设的前提。要重点关注档案材料归档不及时、分类标准不高、档案审核不严、重要材料缺失等问题，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，严格按照档案审核规定进行干部“三龄两历”的审核认定。对出现缺件、“三龄两历”重新确定等有问题的重大事项，制定工作台账，实行全程纪实管理。三是制定建设方案。加强顶层设计，谋划数据化建设与数字化转型的蓝图愿景。明确领导小组、建设目标和周期、数据化利用与安全建设、系统验收等问题，明确数字化管理的价值，深入分析数字化转型的系统思维、实践路径和内在逻辑。四是加强资金保障。人事档案数字化加工可选择有资质的公司，也可自行加工，但都需配置好信息系统必备软件和硬件设备，并对扫描质量、保密安全和软件维护等提出严格要求。数字化项目建设除前期投入外，后期还需长期更新维护，整体预算投入较大，要在资金预算上把后期维护费用与项目建设资金统筹安排好，确保档案数字化项目持续更新发展。

2.2 把好“质控关”

一是明确标准。要参照《干部人事档案数据化技术规范》的要求，扫描分辨率选择300dpi，若档案年代久远、字迹不清时，可选择600dpi；依据要求按照JPEG形式归档，对其他形式的电子档案应进行格式转换；在色彩模式方面，选择适用于屏幕阅读的RGB形式；数字化后，部分档案需要根据实际情况进行图像处理，处理后的文件不能进行内容的删减和遮挡，需要与原始文件保持一致。二是查漏补缺。数字化完成后的档案，对纸质资料和电子材料逐卷逐页进行高清质量检查，对错扫、漏扫、高清材料模糊、高清卷面不干净等情况及时处理；对材料不规范和缺失的重点资料进行逐人审核、逐项登记、逐条补充，按照干部人事档案审核工作要求，限期补充完善到位，每卷档案都严格按照整理、编码、查缺、录入、扫描、高清处理、装订、复审“八步走”工作流程处理，确保数字化工作达到“细、全、准、精”，无一遗漏和差错[3]。

2.3 把好“应用关”

一是提高应用能力。推行干部档案查询利用全程电子档案审核，避免出现档案违规涂改、增删材料的问题。实现干部信息查阅便捷化，组织部门要用好档案数据和互联互通机制，精准做好数据统计和干部结构分析，全面掌握干部信息，为干部管理使用提供更精准、更科学的决策。二是深化流程再造。在信息安全原则前提下，探索建立共享利用机制，在办理需要档案材料证明的相关行政审批业务时，由审批单位直接通过平台向干部档案管理部门发出查阅申请，档案管理部门在接到申请后，根据业务需求和档案管理的相关规定，限时向申请单位授权，允许其查看或打印相关人员电子档案材料，打破部门之间信息共享的壁垒。三是注重管理维护，档案管理人员在人员信息变动时，及时把干部纸质档案材料扫描转化为电子数字档案，使人事档案信息内容始终保持最新，确保干部人事档案信息库的“鲜活度”。

2.4 把好“安全关”

要规范数据化工作中的每个环节需要注意的事项，筑牢干部人事档案信息的“安全网”和“防火墙”。要加强对管理人员管档用档的安全保密教育，牢固树立安全防护意识，严格遵守保密规定，严禁把处理档案信息业务的计算机与非安全网络连接。在数字化加工中，工作区间应安装监控设备，防止档案材料发生人为涂改或丢失、损坏等现象，且严格控制档案数量，减少扫描现场积压案卷[4]。加强档案利用，重视身份审核，做到一人一账号，在专网边界位置设置防火墙等设备，建立访问控制策略，实行最小授权原则，及时封禁有风险的端口，减少网络安全风险隐患。

3 新时代干部人事档案数字化管理的探索与思考

在数字管理实践的基础上，总结经验和不足，创新管理方式和服务模式，提高数字化管理的质量和水平，推动档案治理体系更加优化。

3.1 加强档案整理标准化

档案收集和整理是发挥好数据化作用的前提。人事档案具有动态性和成套性的特点，要根据《干部人事档案材料收集归档规定》把牢程序关口，进行审核认定，对每一卷干部人事档案中的十类材料逐项检查，查缺补漏，对收集的归档材料精心分类，坚决做到重要信息填写有误、不符合档案审核要求和材料真实性存疑的不收。要认真鉴定所有补充或移交的归档材料的真伪，逐页细读整卷档案，仔细查看分析材料之间的逻辑关系、材料版本、形成时间、印章及签名是否完整，严格核对“三龄两历一身份”等关键信息是否准确，发现涂改、材料信息涉嫌造假、重要信息存疑的，立即组织查核，确保干部电子档案时间清楚、事实准确、说服力强。

3.2 科学构建档案管理模块

干部人事档案管理系统是数字化管理的核心，在设计过程中，可借助专业档案公司的力量，共同探索适用于本单位干部人事档案管理的最优模块，一是系统操作门槛要低。系统使用量高、程序程度的操纵不利于大规模推行，要以简单、直观的操作方式来管理档案，将复杂的管理逻辑隐藏到后台，解决传统软件专业程度高、操作难度大等问题。二是技术应用先进。积极融入大数据、人工智能等新技术，实现干部信息的智能化管理和岗位匹配。比如基于干部队伍现状进行分类盘点，清楚掌握队伍的年龄结构、学历结构、专业分布、工作经历等多维度信息，为组织选人用人提供决策参考。三是建库功能完备。组织部门对专业化干部的重视越来越高，系统要具备快速建库功能，运用人工智能进行独立整合汇总。比如系统收集到最新的干部信息指令后，能够一键导入数字档案系统中进行模块设置，短时间内完成某一方向的干部数据库。四是权限控制功能。系统要实现对不同用户的权限管控，对于不同级别的管理人员和干部，可以设置不同的操作权限，保证档案信息的安全性和机密性。

3.3 档案服务利用高效化

档案数据化的终极目标是为了更好地提供服务利用。一是拓展服务方式。以数据化为抓手，认真研究干部队伍的年龄、学历、经历、工作等情况，主动开发和总结干部培养的经验。比如从档案中提炼某地区人才结构，进而研究地区干部队伍的知识水平，使人事档案从被动查询转向主动服务。二是要立足档案工作服务于经济发展大局。以干部档案为依据，分类搜集整理党政领导干部、企业管理者及后备干部队伍的基本情况，并录入信息库，分类打印成册，为领导决策工作提供翔实、准确的第一手资料，发挥檔案资政作用，为人才队伍建设服务。三是打破信息壁垒。加强干部人事档案信息的整合力度，构建覆盖面广、信息丰富的数据湖。比如东兰县以往的几个管理系统均为单机使用，干部数据不统一、共享难的问题凸显。该县有效整合多个系统信息数据纳入统一系统，新增人员调动、任免管理、年度考核等13个模块，各项业务功能之间通过开放权限的方式进行整合，互相印证、对比，保证干部任免信息的一致性和真实性，并将看似互不相关的“休眠数据”“碎片信息”关联起来，实现干部信息“一网全现”。

3.4 档案数据管理制度化

一是坚持思想引领。牢固树理数字化管理理念，充分认识到在科技发展和数字技术的技术优化下，干部人事档案数字化的各种手段和技术已经得到更加成熟的应用和推广，为组织工作提供了源源不断的信息服务。二是坚持目标导向。明确数字化管理思路，在数字化步骤上可采用“先规范后升级”“先中层后全面”的思路，采取“以点带面”的方式，做到稳妥有序。三是明确责任主体。组织人事部门对干部人事档案数据化工作进行总体指导，制定数字化工作方案，对数字化开展情况进行督导检查。归口部门抓落实，有条件的部门可自行完成干部人事档案数字化工作，其他部门可进行区域内集中数字化。四是加强专业化培训。数据化工作是一项政治性、专业性较强的工作，需要较高的数据化操作水平。组织部门要根据数据化工作实际，聚焦干部人事档案法规政策及审核管理、网络安全和数据化建设，开展有针对性地交流和培训。五是安全建设常态化。坚持从严管档、精准建档、智慧用档的思路，严把档案信息质量关，保证数字档案真实准确、完整规范；完善信息系统技术体系，定期更新病毒库，优化身份认证模式，探索重要信息备份和云存储模式，提升信息资源防护能力。

结语

干部人事档案部门要顺应信息时代的发展要求，提高政治站位，切实增强做好干部人事档案和数据化工作的责任感与使命感。要突出重点任务，加快推进干部人事档案数字化建设，推动档案服务模式向精细化、智慧化方向迈进，进一步发挥数据化的支撑服务作用。要全面融入数字化改革发展大局，加强网络安全防护，全力以赴地推动干部人事档案和数据化建设各项工作落地见效。

参考文献：

[1]王.人事档案管理信息化建设创新路径[J].《黑龙江档案》，2021（08）：29-30.

[2]周菲菲.关于加强军休干部档案管理工作的思考[J].《黑龙江档案》，2022（08）：30-31.

[3]刘军民，张芳玲.洛南促进干部人事档案数字化建设[N].《商洛日报》，2023（03）：21-23.

[4]刘军民，张芳玲.洛南促进干部人事档案数字化建设[N].《商洛日报》，2023（03）：21-23.

作者简介：李娅（1980—），大学学历，安徽省舒城县人社局副研究馆员。研究方向：档案管理。