“三位一体”指引下的中学档案信息化建设研究

摘 要：中学档案既是教育事业发展的重要成果，也是我国档案工作的重要组成部分。因此，新时代中学档案信息化建设要秉持新理念、采取新举措、确保新实效。要紧紧围绕“十四五”国家信息化规划目标，立足中学档案工作管理实际，稳步推动档案信息化建设。本文首先从教育、政策和档案三个方面分析了中学档案建设的现实背景，并从档案工作、教学管理和服务保障方面提出了中学档案建设的现实意义，进一步提出中学档案信息化建设的思路和方法，最后，从“服务性、特色性和数字化”三个方面提出“三位一体”指引下新时代中学档案信息化建设的具体路径，具有积极的理论指导意义和现实借鉴参考价值。

关键词：服务性；特色化；数字化；档案信息化

没有信息化就没有现代化。《“十四五”国家信息化规划》对我国“十四五”时期各个领域信息化发展做出部署。提出要“提升教育信息化基础设施建设水平，构建高质量教育支撑体系”，从基礎设施、数字资源和教学变革等方面提出具体要求，为“十四五”时期教育信息化发展指明方向[1]。《“十四五”全国档案事业发展规划》把“档案信息化建设再上新台阶”作为“十四五”时期我国档案事业发展七大主要目标之一，提出要“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”“到2025年档案工作走向现代化取得实质性进展”。中学档案作为教育事业、档案工作的重要组成部分，要紧紧围绕已经确定的“十四五”规划目标，立足中学教育教学管理实际，步稳蹄疾地积极推动档案信息化建设。

1 中学档案信息化建设背景

1.1 教育发展

从教育发展的现实背景来看，当前，以5G、人工智能、物联网、工业互联网为代表的新一代信息基础设施建设不断推陈出新，新技术推动教育高质量发展，学校信息化建设及管理水平取得显著提升。2021年8月，贵州省教育厅发布《贵州省教育发展“十四五”规划》提出要“加快信息化时代教育变革”，推进“教育治理体系和治理能力现代化”，积极“落实教育信息化2.0行动计划，推动数字校园建设”。2021年，遵义市教育体育局发布的《遵义市“十四五”教育事业发展规划》，提出要“努力建设教育现代化强市”，积极推进“互联网+教育”，大力开发“优质网络教育资源”，以“教育信息化推动教育现代化”，到2025年，“实现信息技术与教育教学深度整合，促进信息技术在教育、学校和行政管理中推广应用”。全省、全市关于教育方面的规划顶层设计也为中学档案信息化建设提供了根本遵循和指引，是中学档案信息化建设的行动指南。

1.2 政策规范

从国家对教育信息化建设的政策支持和规范出台情况来看，为大力推进信息化建设，尤其是教育、档案领域信息化建设，2021年，教育部发布《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》，明确提出建立“中央统筹、分级推进、逐级负责”的信息化责任体系，建立“主要负责人牵头抓”的工作机制，并出台了一系列教育管理信息化标准体系以及档案信息化管理方面的国家标准，出台了一系列规范性文件。如《电子档案管理系统通用功能要求》《电子档案单套管理一般要求》《数字档案室建设指南》等，这些都从政策及规范中提出了档案信息建设的体制、机制和要求以及档案信息化建设现实依据。

1.3 档案事业

从档案事业自身发展现实背景来看，新修正的《档案法》明确把“档案信息化建设”作为一章，以立法形式将档案信息化建设予以确定，使各行各业档案信息化建设有了法律依据。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出要推动档案工作“三个走向”，到2025年，档案工作“三个走向”要取得实质性进展，为建设档案强国奠定基础。档案信息化建设要实现再上新台阶，新一代信息技术与档案事业各项工作深度融合。提出“中西部档案信息化提升项目”，获得“政策保障、定点帮扶和专业指导”。鼓励推动档案全面纳入国家大数据战略，并要把档案信息化纳入本地区、本单位信息化发展规划。

2 中学档案信息化建设意义

中小学档案是学校教育、教学、科研、师生概况以及相关基础设施等各方面主要情况原始性、基础性、权威性的资料，蕴含着重要的参考研究价值[2]。做好中学档案信息化建设对提升档案工作效率、促进教育教学管理和优化服务保障都具有积极的现实意义。

2.1 档案工作提档升级

中学档案信息化是在中学档案管理活动中全面应用现代信息技术，并对中学档案资源进行数字化管理和提供利用，无论是中学档案基础设施建设，还是档案管理模式均实现较大变化。从传统的以中学档案实体管理、利用为主转向以中学档案信息数字化存储和利用服务为重心转变。将互联网、物联网、信息技术融入中学档案管理工作，利用网盘存储或数字化录入等方式，克服传统模式人工录入效率低、差错率高等弊端，将中学档案信息资源存储于光盘、软盘中，能够有效降低空间占用，借助档案管理应用系统实现中学档案资源互联互通、共享共用，促进档案信息资源在采集、存储、管理、使用、备份及查阅等方面的优势凸显[3]。

2.2 促进教育教学管理

中学档案信息化建设始终围绕教育教学管理这一核心，一方面，将大量教学、科研、管理等方面的档案资料转化为数据信息，存储于中学档案应用系统平台；另一方面，借助互联网、物联网、局域网等将存储于系统平台的中学档案信息资料以更为便捷化、现代化的方式呈现，能够在中学教育教学管理中发挥重要的“资政存史育人”功能。例如，根据教育教学需要，利用信息化技术能够快速查询历年试卷、科研成果、学生成绩册等等，深入分析这些档案，有助于进行学科教学研究、教学方法改进、学生心理研究[4]，为其教学质量的提升奠定良好的基础。

2.3 优化服务保障内容

中学档案除了教育教学外，还存有许多涉及教师、学生档案以及校园管理方面的档案，利用信息化技术做好这些档案管理，能够进一步优化服务保障内容。例如，在教师提拔任用、职称评定时，教师通过权限赋予，登录其身份信息，通过输入姓名、事由等关键项，可直接在应用系统中便捷且准确地查询到所需的档案资料，直接打印即可完成。为中学档案编研提供丰富的档案资料，利用关键词匹配度，搜索“制度”便可快速查询到中学教育、教学、学校管理等方面出台的制度，按照一定规律和要求，汇编成册，提升档案编研质量[5]。此外，还可挖掘中学档案中的先进师生的事迹资料，在校庆等特殊时间节点进行先进典型宣传，使校园文化建设具有鲜活事例，更具感染力。

3 中学档案信息化建设思路

中学档案信息化建设是一项系统性工程，需要长期坚持，要立足中学财力、人力和物力资源现状及教学实际，既不能裹足不前，更不可冒进，要循序渐进、分步实施，要始终坚持效果导向的思路，注重发挥档案信息化建设在推动中学教育、教学中的作用发挥。

3.1 坚持实际需要

中学档案信息化建设要始终围绕学校的高效管理、教学的优质开展、师生的服务需求以及中学档案自身管理的实际需求，把实际需要作为中学档案信息化建设的出发点和落脚点，搭建务实管用的档案信息化应用系统和平台，选择适宜中学档案管理特点的存储方式，开发教学、管理、科研成果等与中学教育教学管理相关的专业档案数据库。

3.2 坚持分步实施

中学档案信息化建设是一项系统性工程，建设和管理都要有明确的规划。坚持把中学档案信息化建设纳入中学发展规划之中，做好顶层的规划设计。要坚持循序渐进、分步实施的原则和理念，近期目标是要实现中学档案信息化建设全覆盖，建立高質量、高效率信息化档案管理系统，中远期目标是要提高中学档案管理和服务的质量、水平，为中学教育、教学和广大师生提供更加精准、优质、高效的服务。按照积极做好基础设施建设，搭建中学档案信息化管理平台，建立中学档案信息资源库、数据库，建立中学档案信息化应用系统，中学档案信息化管理标准规范以及档案信息化人才队伍建设等，持续推进。

3.3 坚持效果导向

在推动学校档案信息化建设的过程中，需要学校把握好具体的建设方向，才能最大限度地和社会共享信息化建设带来的成果。要始终以效果为导向，突出中学档案信息化建设在中学教育教学管理中的服务功能，在中学特色化办学中的应用功能以及在推动提升学校管理能力和水平方面发挥的应用作用。即坚持以中学档案服务理念引领信息化建设、以中学档案特色资源推动信息化建设、以数字化技术应用助力信息化建设。

4 “服务性、特色化、数字化”三位一体指引下的中学档案信息化建设路径

新时代中学档案信息化建设要秉持系统思维、整体理念，坚持立足实际、分步推进和效果导向的建设思路，以“服务性、特色化、数字化”三位一体举措，推动中学档案信息化建设，以中学档案信息化建设助力中学档案现代化目标的实现。

4.1 服务理念引领

首先是精准定位。中学档案是中学教育教学的重要历史记录，来源于日常的教育教学，最终也要通过服务于教育教学来体现和发挥其应有价值。要把为师生服务、为学校管理服务作为档案工作的出发点和落脚点，以提供优质服务理念引领信息化建设。其次是转变理念。中学档案包括文书类、教学类、会计类、科技类、实物类、学籍类、基建类以及教师业务档案等，在坚持服务性理念价值的引领下，做好这些类型档案资料的收集整理，按照档案价值便捷化应用为理念，去粗存精、去伪存真，优化档案条目和结构。再次是把握重点。中学档案信息化要紧紧围绕教育教学服务需要，重点做好教学类档案的收集、整理。以“增量电子化、存量数字化”为原则，优先将室藏的教学管理类档案（如教学工作计划总结、典型经验材料等）、学生管理类档案（如学籍材料、招收录取新生材料、思想政治教育材料、退/转学证明文件等）、教师管理类档案[6]（如教师培养计划、公开教学教案及评价、教师荣誉及职称评定等）、教学研究类（如教学改革方案、学术著作、教研活动等）、考试资料类档案实行数字化扫描，录入专题档案数据库，方便广大师生及时查询检索利用中学档案信息资源。总之，中学档案信息化建设在技术应用、平台搭建和数据资源库等方面都要秉持为师生、为学校服务的理念，把服务理念融入中学档案信息化建设全过程。

4.2 特色资源推动

档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。中学档案信息化建设要有学校自己的特色，既要有形式上的特点，也要有载体上的亮点，更要有内容上的特色。首先是外在组织形式来看，中学要成立专门的档案信息化建设领导小组，协调解决信息化建设过程中遇到的各种问题，动员学校教务、总务、信息中心、档案、人事等各方资源，把中学档案信息化纳入学校建设整体规划。从载体上来看，中学档案信息化建设要配备专门的计算机，安装符合信息化需求的系统和软件，配备扫描仪，存储光盘等相关设备，要开设特色专题数据库，如科研成果数据库、名师工作室档案数据库、表彰奖励数据库，等等。从内容上来看，就是要通过信息化建设，将收藏的特色档案资源录入管理平台，尤其是注重挖掘学校文化个性和特色的档案资源。此外，还要立足本校实际，制定具体的信息化建设和管理标准规范。作为拥有近百年办学历史的遵义四中，积淀了大量体现四中办学特色、人文精神以及相关具有保存价值的物件、照片，如校徽、校歌、骆驼班创建、新校址建设批复文件等，都是遵义四中特色档案资源，在信息化建设中，要充分挖掘这些特色资源，以特色档案资源来推动档案信息化建设，走品牌化、特色化建设之路。

4.3 数字技术助力

积极发挥先进信息技术、数字技术在中学档案信息化建设中的作用，以信息技术助力中学档案信息化建设的科技含量。具体来说，就是要引入先进数字化设备技术，如添置数字化扫描设备、相机、录音及视频设备。运用先进数字化处理技术，做好电子档案数字信号的处理。开通局域网、校园网、互联网等，利用信息网络技术实现中学档案信息远程存取、检索、查询。根据关系型数据库、非关系型数据库的特点和实际，选用合适的数据库技术，优化中学档案信息的组织、分类、检索和管理。重视安全保密技术应用，如数字签名技术、双备份、加密技术、权限管理等，确保档案信息的安全和隐私。

结语

中学档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。要以建立健全服务教育事业可持续发展的档案资源体系为目标，加快推进档案信息化建设，实现资源共享，开展远程利用，使档案信息资源公共服务惠及全体师生。在大数据时代背景下，要坚持系统观念，转变思想理念，丰富档案资源，注重技术应用，努力提升中学档案信息化水平，不断为中学教育教学管理和教育事业发展提供优质的信息资源支持，提供不竭的动力。

参考文献

[1]杨宗凯.《“十四五”国家信息化规划》专家谈：加快教育信息化 支撑终身数字教育[EB/OL]http：//www.cac.gov.cn/2022-03/08/c_1648363725755324.htm.

[2] 王元.中小学档案管理信息化建设思考[J]青海教育，2018（6）：55.

[3]高子静.推动电力企业档案信息化建设促进档案开发利用[J]档案学研究，2017（S2）：33-36.

[4]虞吉芬.信息化管理在中学试卷档案中的应用分析[J]办公室业务，2019（8）：72.

[5]刘国芝，沈洁.刍议“互联网+”时代学校档案管理信息化建设[J]办公室业务，2017（16）：106.

[6]谭燕.教学档案的科学分类及其他[J]徐州工程学院学报：社会科学版，1995（4）：95-98.

作者简介：王小慧（1987—），大学学历，遵义市第四中学中级职称。主要从事档案管理研究。