数字中国视野下民政档案服务能力建设探究

李春梅

摘 要：随着数字中国理念的不断普及，各行各业实现信息数字化传递已成为主流趋势，民政档案作为国家及社会对于民生管理的重要内容，与人民群众有着极为密切的关系，对其实现数字化转型及信息化模式的科学应用，进而提高档案服务效率，乃是各民政部门当前需要重点面临的问题与挑战。本文在数字中国视野下对民政档案的服务能力建设进行深入探究，在思想建设、组织建设、制度建设、信息化建设、人才建设等方面对新时代民政档案的数字化转型进行分析，并提出可行性建议，希望对民政档案服务的实际发展有所裨益。

关键词：数字中国；民政档案；服务能力

民政部门是主管社会中各项行政事务的重要政府职能部门，对于调节社会矛盾、维持社会稳定、为政府分忧、为群众解愁承担着极为关键的角色。尤其随着社会的不断发展，医疗保健、教育培训、养老保险等事业也逐渐纳入民政系统管理范畴，民生工作难度与复杂度逐渐加大，随之也产生了数量庞大、门类繁杂的民政档案，广大群众对民政部门提供优质服务也有着较大的期待与需求。如何利用现代科学技术推动民政档案数字转型，进行有效有序的管理，进而提高档案开发利用率来进一步改善民生显得尤为重要。作为民政部门更要确立走数字化、信息化道路，为社会提供多元化民政服务，确保民政档案价值得以充分发挥。

1 数字中国视野下提高民政档案服务能力水平的重要性及意义

1.1 当前民政档案信息化建设的必要性

在政策上，2021年国家发布的《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》中提出了数字中国，对于数字经济、数字社会、数字政府以及数字生态等进行了详细阐述。2023年2月，中办国办印发了《数字中国建设整体布局规划》，再次强调了建设数字中国对推进中国式现代化的重要性，要夯实数字基础设施和数据资源体系“两大基础”，强化数字技术创新体系和数字安全屏障“两大能力”。与此同时，国家档案局印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也对于新时代档案信息化建设做出了明确规定，强调推动新技术与档案工作深度融合，深化档案信息化战略转型，要深入挖掘档案资源，积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用，提升档案利用服务能力。在政策层面上为民政档案服务能力建设提供了良好的发展环境。在技术上。随着以互联网技术为代表的信息化水平快速发展，给各行各业带来了巨大转变，计算机终端、移动终端的普及运用，也为人们的工作、生活方式带来了巨大的变革，对于民政部门，在技术与管理模式上与时俱进，充分利用大数据、云计算、人工智能等先进技术来进一步加强档案管理效能，提高对民政档案信息的共享和流通，进而促进档案利用服务提质增效，已成为主流发展方向。

1.2 新时期民政档案信息化建设工作的意义

一是提高管理效率。彻底破除了传统管理模式下工作量大、效率低、费时费力的弊端，真正达到自动化征集、实时化更新、网络化管理利用。同时在信息化技术加成下使民政档案检索查询方便。数据录入后，管理员可从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，用极少的时间定位关键信息并形成报表，极大地减轻了工作人员的负担[1]。二是最大程度地保护档案原件。众多档案资料长时间存放于库房，难免会出现纸张脆弱、字迹模糊、虫蛀潮湿等问题，再加上频繁查阅利用，大大增加了原始文件的损坏率。在数字中国背景下将纸质档案数字化转型为电子档案，建立全类型民政档案数字资源库，改变了档案的储存载体，减小了档案存储空间的同时，也有效避免了翻阅复印造成档案损坏的风险。三是提供良好的利用服务。随着民政档案文件呈几何级速度增加，依靠过去的管理模式无法达到全面利用的效果，在计算机网络技术的应用下，系统可自动汇总、分类、著录并提取关键词，使档案利用突破时空界限，进一步拓宽利用范围，便于档案管理人员的二次利用和开发，真正意义上实现了民政部门档案由被动管理转化为主动服务。

2 数字中国视野下民政档案服务能力建设存在的问题

2.1 思想意识较为薄弱

对于数字中国视角下的民政部门而言，信息化建设整体规划较为滞后，数字化改革推进力度较为迟缓，源头上在于相关领导者档案意识不强、信息化意识不强、服务意识不强。对国家针对信息化管理业务提出的法律不熟悉，仍然处于被动服务的状态，无法利用现代信息化技术为群众提供精准化、高质量的檔案服务，难以有效发挥民政档案资源的利用价值。即使开展信息化工作也只是形式主义、应付检查，在顶层设计上对于民政档案信息化管理、智慧化服务的政策支持、资金帮扶、人力投入缺乏必要的支持和配合，进而影响整体进程。

2.2 管理体系较为松散

一是目前大多数民政部门没有在内部专门设置档案管理业务科室。相关工作大多由办公室代办，职能职责设置不够清晰，任务分工不够细化，工作人员往往处于兼职状态，经常会因其他工作而忽视档案管理工作，在整体上使得档案事业长期处于较为边缘化的状态，无法投入足够的人力物力财力助力其快速发展。二是管理规范程度不够。在数字中国背景下的民政档案信息化管理工作对于民政部门而言是全新实践，传统模式下的管理制度已无法沿用。民政部门单位在实际工作开展前尚未制定科学合理的档案管理存放、开发利用服务等制度文件，在全流程管理及服务过程中缺乏规范性、可行性标准体系，容易出现档案收集不齐全、利用流程不规范、对外服务有漏洞、数字格式不统一等问题，其科学性、完整性、实用性较差，也在一定程度上加大了档案工作的潜在风险，产生的社会效益较小，无法真正意义上发挥民政档案的利用价值[2]。

2.3 信息化管理较为滞后

一是基础设施不完善。由于上级领导对档案工作的重视程度及财政资金限制等因素，使得大多民政部门没有对档案管理配置较为专业的软硬件设备，计算机终端专业度及数量远远达不到实际工作需求，此现象在基层民政部门尤为明显。同时对于操作系统平台开发、数据库搭建、大数据技术的应用力度不足，无法发挥现代科学技术的优势。二是数字化转型工作滞后。民政部门开展数字资源建设工作不充分，大多档案资源仍是纸质档案，结构单一、管理难度大，即使转变为电子文件也因归档治理能力不足出现“归不全，归不好”的问题，不利于维护应归档的民政档案资源的齐全完整与长期可用性，不利于将来档案服务工作的顺利开展。三是共享水平较低。电子档案归档时效性低、部门内外业务关联性不足等问题日益凸显。虽然我国各个行业实现了互联网全覆盖，但由于各个业务系统与档案管理平台存在制度与技术层面上的限制，无法真正实现内设各业务科室、部门单位间互联互通，海量民政档案资源无法达到共建共享高度，各自为政、信息“孤岛”现象尤为明显，档案资源开发利用仅限于现场查阅档案信息，民政档案利用服务大打折扣，效果不佳。

2.4 干部队伍较为业余

目前，民政部门信息化专业管理力量较为薄弱，即使具备先进的设备及系统也难以在实际工作中提高服务水平。一是大多档案管理人员年龄较大。部分为即将退休或者退居二线的老干部，其学历水平与信息化意识难以在短时间内接受并熟练运用现代科学技术开展民政档案服务工作，甚至有些档案管理人员没有经过专业的档案知识及计算机系统理论培训便“仓促”上岗，专业素质及业务水平难以达到新时代发展需求，仍然停留在传统模式下纸质档案整理、手工方式查询的水准上，严重制约了档案服务水平的提高。二是干部队伍架构不完整。档案管理人员稳定性较差、人员流动性大、岗位更换频繁。民政部门对外人才引进力度不够，没有定期向档案队伍补充符合时代发展的人才。同时，民政部门开展档案人员继续教育、后期培训活动较少，对民政档案的工作精力投入不足。大多数人员没有全面了解新形势下数字化档案管理流程，计算机操作技能始终停留在初级阶段，在操作时也往往会出现失误，给档案信息化管理进程的稳步推进造成了一定阻碍。

3 数字中国视野下民政档案服务能力提升优化路径

在数字中国背景下，民政部门领导者及管理人员要及时转变思想，积极探索可操作性强的优化方案，针对档案管理、服务模式进行全面的改革和创新，激活民政档案工作的民生属性、文化属性，充分彰显其社会效益及利用价值。

3.1 牢固树立档案意识，增强信息化管理观念

一是树立档案意识。民政部门要自觉履行新时代民政档案工作者的职责和使命，牢牢把握档案工作政治方向，始终贯彻落实总书记对档案工作的重要指示批示精神，自觉践行“民政为民、民政爱民”的工作理念，把民政档案保管好、利用好，充分重视档案工作产生的社会价值、经济价值、文化价值。在顶层设计层面为档案服务建设提供政策支持、制度支持、财政资金支持、人力资源支持。扎实推进民政档案资源体系、服务体系建设，努力开创新时期民政档案工作新局面。二是树立信息化意识。在思想上破除传统管理模式的禁锢，在行为上改变传统的管理工作模式，适应大数据时代市场经济体制，依托“互联网+民政”，建设改革优化民政档案管理新思路与新手段。引导行业内外实现以电子档案文件为主的民政档案信息化管理与主动服务，营造工作人员认识、重视、支持档案工作的良好氛围。

3.2 健全完善组织体系，出台科学化管理制度

一是成立工作组织。民政部门要设置档案管理工作指导委员会或者专职档案管理业务科室，负责制度标准制定、档案平台功能开发、日常工作监督、重难点问题解决等任务，将档案管理职能职责集中化，高位推动各项工作顺利开展。二是民政部门领导者要会同业务科室根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理条例》《电子文件归档与电子档案管理办法》 等法律法规，结合如《婚姻登记条例》《婚姻登记规范》等民政工作专业制度标准，制定适应新时期信息化建设的管理制度。在新的发展环境下进一步健全完善档案管理业务流程和技术规范，从而以深化民政档案治理体系和服务社会民生需求为落脚点，改革创新管理体制机制，全面提升民政档案综合管理走向科学化、制度化、合理化、规范化[3]。

3.3 加强基础设施建设，融入专业化现代技术

一是档案数字资源建设。定期开展民政档案内部集中归档及数字化加工工作，以“存量数字化、增量电子化”为目标，不断提高现存档案数字化率，尤其对于民生需求高、查阅利用频繁的档案更要优先数字化加工、确保加工质量，进而为实现其信息化管理提供坚实基础。二是完善基础设施建设。根据工作现状及发展需求，积极向有关领导汇报工作，争取专项资金配备符合档案管理现代化的服务器、存储器、计算机、扫描仪、互联网设备等系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化硬件基础设施。三是构建系统平台。要加速通用系统软件的研究与开发，以“数字民政”建设为依托加速信息化处理步伐，充分利用数据挖掘、人工智能、机器学习等现代科学技术构建民政档案资源管理利用平台，并加大各类民政信息资源的融合力度，推动信息共享和业务协同，逐步实现以档案管理系统为主的多个平台对民政电子文件数据的网格化采集与自动归档，做到高度集成与无缝衔接，在一定程度上推动数据信息资源的汇聚、整合和共享[4]。同时，在此基础上面向社会积极拓展“网办、掌办、自助办”的经办途径，为广大群众查阅档案、调用档案提供便利服务，不斷提升民政部门的社会影响力及群众满意度，以信息化技术引领民政档案管理走在前列。

3.4 打造优秀管理团队，建立常态化培训方案

实现民政档案管理信息化，为广大群众提供优质服务，人才是第一要素。新时期档案工作的创新与改革，也为管理人员提出了更高要求，作为民政部门要注重人才培养，打造优秀团队[5]。一是大力引才，提高人才数量。要面向社会多渠道、多方式选拔掌握计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、档案现代管理技术知识的复合型人才，不断优化干部队伍结构，进而为推进民政档案服务建设提供坚实人力资源保障。二是着力育才。把握民政档案信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化干部人才培养列入年度工作目标计划，做到有目标、有任务、有考核、有措施。组织开展相应的专业知识培训活动，不断提高一线档案管理人员专业能力和数字化素养，引导全体干部职工提高档案管理能力与信息化应用能力，主动将民政档案信息化管理与数字化技术、大数据技术充分对接融合，积极培养大胆探索与改革的发展思维，为民政档案事业发展提供强大助力。

4 结语

综上所述，随着数字中国建设的不断推进，利用信息技术开展民政档案管理利用，提高服务水平已成为数字时代民政事业高质量发展的新命题。这就需要民政部门立足当下、着眼未来，顺应时代发展规律和趋势，采取多种措施加快信息化建设步伐，加快实现档案管理现代化，以标准化档案归档、科学化档案管理赋能精准化档案服务，为打造数字中国战略新引擎贡献档案力量。

参考文献

[1]朱娥.浅谈档案信息化建设的重要性及意义[J].科技视界，2015，（17）：156.

[2]尹登银.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].办公室业务，2020，（14）：85-86.

[3]郭英.新时代民政档案综合管理体制的改革与创新[J].科教导刊（中旬刊），2020，（23）：155-156.

[4]李养峥.浅议基层民政档案信息化建设[J].办公室业务，2018，（20）：84+96.

[5]孙秀丽.浅谈新时期基层民政档案的信息化建设[J].兰台内外，2020，（27）：29-30.

（作者单位：洮南市社会福利事业管理中心）