事业单位文书档案管理现状及改进思路

摘 要：事业单位的文书档案管理工作和公共物资管理、人事档案管理具有直接的关系。针对目前部分事业单位的文书档案管理工作不容乐观的情况，本文结合工作实际，论述事业单位文书档案管理的工作内容和要求，分析新形势下事业单位文书档案管理中存在的问题，围绕相关问题，探究新形势下事业单位文书档案管理工作改进的建议与思路，从而合理利用事业单位内部资源，提高文书档案管理工作的质量及效率。

关键词：改进思路；事业单位；改进建议；文书档案；档案管理

前言

在国家改革不断推进的背景下，事业单位加强了文书档案管理工作，在提高文书档案管理水平方面获得了一定的进展，然而，新时期复杂的环境给事业单位文书档案管理工作带来了新的考验，事业单位需要不断地改善与优化。事业单位文书档案管理是事业单位资料集中收集的重要部分，在单位的改革过程中发挥着重要作用。为此，探究其文书档案管理中的问题及改进的建议与思路对推动单位结构转换具有现实意义。

1 事业单位文书档案管理工作概述

事业单位的文书档案资料主要来源于单位内部的行政活动。这些文件记录了行政活动的全过程，具有很高的价值，需妥善保管。事业单位文书档案管理主要包含命令、报告、布告、会议记录、请示、简报、批复、通知、公文、决定、合同、证明、公共资产档案及人事档案等材料内容，直接关系到事业单位工作的正常运行。事业单位的文书档案从建立、变更到注销，一系列的流程都需要记录在册，这些信息能够反映事业单位情况，其法律作用显著事业单位文书档案管理是把行政活动中产生的文件资料，根据一定原则搜集、审核、装订、编码、分类、排序、编号、编目、归档、上架等，体现出文书档案管理的条理化和规范化[1]。

事业单位的文书档案可作为依据与凭证使用。因此，在新形势下，通过重视改进文书档案管理，有利于实现资源开发及利用的作用。再者，事业单位的文书档案是对历史的真实记载，具备一定的法律效力，由于其是自然形成的，不同于其他文献资料。因此，文书档案的记载客观性较强。此外，事业单位的文书档案是人员的亲笔手稿，可以是请示、批复、公告等纸质形式的资料，也可以是录音及图像资料。因此，文书档案也有着很强的真实性。事业单位通过文书档案的归档管理，能够将实践活动尤其是行政活动更好地表现出来，为单位其他职工的活动提供有利参考。

2 事业单位文书档案管理现状

2.1 档案管理人员的职业素养有待提升

在文书档案的管理工作中，部分档案管理人员缺少专业知识与技能，总体职业素养较低，很难满足新时期文书档案管理工作的需求。一些事业单位的文书档案管理工作由文秘兼任，这些兼职人员未经过系统化的培训就直接投身于文书档案管理工作。由于其自身能力、精力有限以及对档案管理工作的流程认识的不深入等，只能负责收发办公室的文件，无法第一时间搜集文书档案资料，也无法有效辨别材料的真伪，降低了文书档案管理工作的质量，使文书档案材料缺乏真实性与完整性，阻碍了档案管理工作的开展。同时，一些档案管理人员在实际工作中较重视财务档案和人事档案，但很少关注文书档案，只起到了对文件的保管作用[2]。此外，有的档案管理人员缺乏服务意识，保密纪律性不强，容易出现违纪行为，这对事业单位文书档案管理工作的开展十分不利。

2.2 文书档案管理体系需要优化

目前，一些事业单位文书档案管理缺乏完善的管理体系，导致实际工作缺少规范性，比如通知类文书工作无相关法规依据，对文书档案资料的搜集范围无法确定，不能根据规定整理和分类资料，致使文书档案管理陷入无序状态。尽管有些事业单位建立了文书档案管理体系，但未能予以实行，导致文书档案管理较为随意，这是由于部分档案管理人员的执行力不足，缺少工作积极性，导致文书档案管理机制沦为表面形式，未能获得理想效果。比如档案管理人员仅能做到文书档案的搜集、装盒与上架，并未对其进行分类、审核、编目等。此外，文书档案管理工作相对较乏味，为单位创造的效益不高，加之在管理中要花费许多精力与时间，一些事业单位不愿投入过多资源，对文书档案管理工作造成了很大影响[3]。

2.3 文书档案管理方式需要改进

虽然现阶段部分事业单位已经引入了新设备及新技术，但在整体上文书档案管理的信息化程度依旧不高。很大一部分原因在档案管理人员很少利用信息化技术，仅仅将信息化技术看作是一种工具，未围绕信息化技术建立健全相应的信息化共享机制，也未能将新理念融入文书档案管理的全过程。并且，事业单位内部各部门之间的互动不多，导致信息技术的利用率较低。同时，单位的文书档案管理依旧承袭旧的管理方式，无法提高工作效率。例如，某事业单位在录入文书档案信息期间，只利用扫描设备将纸质文书档案上传至计算机，却未进行后续的分类、编号，导致整体信息化程度较低。而新形势下推行的“互联网+档案”并非二者的简单相加，而是从传统档案服务转变至现代化档案服务。在实际工作中，有些事业单位的信息化应用不容乐观，几乎没有开展与推广，不利于文书档案管理工作的可持续发展。

2.4 文书档案管理制度需要完善

任何一项工作的实施均要根据特定的制度。因为档案管理方面的法律存在些许不足，致使部分事业单位无档案管理方面的制度约束，其在工作上存在一定的空白，不利于事业单位档案管理工作的有序开展。

3 事业单位文书档案管理的改进思路

随着经济社会的高速发展，事业单位意识到了文书档案管理的重要性，要想解决新形势下事业单位文书档案管理存在的问题，提高文书档案管理质量，就必须对工作加以改进，通过不断尝试与探索，找到改进方法，从而提高事業单位文书档案管理的水平。

3.1 加大工作人员的培训力度

事业单位文书档案管理工作需要工作人员具备一定的档案管理能力。因此，单位应当加大工作人员的培训力度，提升文书档案管理的效果。第一，要想充分开发档案管理人员的潜力。事业单位必须建立多元化的激励制度，规范管理人员行为，使其主动学习新的知识，拓宽眼界，为档案管理工作服务终身。第二，事业单位要组建高质量的档案管理团队，并积极开展档案管理业务培训和继续教育。比如搭建在线继续教育平台，扩大培训规模，强化培训力度，激发档案管理人员的工作热情，增强档案管理人员的政治觉悟与思想高度，从而提高单位内部档案管理人员的职业素养。第三，杜绝文书档案管理人员的兼职性质，实现专岗专用、专人负责，定期调整事业单位的档案管理岗位，保持岗位人员的稳定性。第五，派遣优秀员工到高校及其他单位观摩学习，请专家对人员进行专业的指导，并相互交流，取长补短，提高自身的工作能力，促使单位内部文书档案管理工作有序开展[4]。

3.2 完善文书档案管理体系

首先，事业单位需要将文书档案管理工作列入总体工作规划。可将单位文书档案管理规划分成三大类，即动态性档案、公共资产档案与人事档案。其中动态性档案大部分记录的是日常性行政活动产生的相关信息，如任务分配、工作项目、会议记录等；公共资产档案以综合统计单位公共财务为主，如价值、购入时间、库存、使用状况等；人事档案主要管理单位的职工编制、基本信息等。按照单位的发展情况，设置综合性的文书档案管理机构，集搜集、审核、装订、编码、分类、排序、编号、编目、归档、上架等功能于一体，专门开展文书档案工作，并把文书档案管理的责任落实到个人，使相关人员明晰自己的职责，约束自己，进一步促使文书档案管理水平的提高。其次，建立领导以身作则责任机制，强化对单位文书档案管理工作的宣传。单位领导要发挥好带头作用，带领档案管理人员从组织行政活动开始到档案搜集，激发他们的工作积极性，只要单位领导足够重视文书档案工作，就会增加经费及其他资源的投入，优化单位文书档案管理工作的条件。最后，建立文书档案管理流程规范机制。单位文书档案的物质基础为搜集、审核、保管与统计，因而，档案管理人员不但要明确文书材料的搜集范围，如本单位和上下级单位的相关红头文件等，而且要对本单位在行政活动中产生的可揭示细节的档案资料进行搜集与分类，合理利用档案资源，同时还要做到档案资料的分析、筛选与研究，发挥档案信息的价值，持续改进综合性档案的资源建设[5]。

3.3 创新文书档案管理方式

在新形势下，事业单位要认识到科学管理有助于促进事业单位长效发展，这就需要其加强信息化建设，积极创新文书档案管理方式，以提高工作效率。第一，事业单位不仅要重视基础设施建设，还应注重配套设施的安装，合理控制经费，定期引入新设备与新技术，注重对设备的更新。还要改善档案室和库房的硬件设施，保证档案室与库房的安全性。第二，在日常的文书档案管理工作中，档案管理人员要采用新理念、新观点，适当地调整工作方法与形式，以适应新的工作要求。比如在进行电子档案的录入时，要注意及时备份，严格按照规定行事，在后期的档案编号、编目、装盒、上架时，也要注意与电子档案同步，并设置档案使用权限，增强电子档案的安全性。第三，根据相关标准，正确整理与分类文书档案的信息。搭建高度融合的文书档案信息化管理平台，搜集原始的信息资料，而后通过信息化管理平台的方式按时调取及提交档案，并在线上使用，把各种信息数字化处理以后加以整合，再通过新媒体工具和移动终端的形式呈现，以便单位各部门之间可以及时共享档案信息[6]。

3.4 建立健全文书档案管理制度

首先，事业单位需要建章立制。不断规范文书档案管理流程，包括建立健全实用且简明的档案管理制度，将文书档案管理工作的科学性与合理性体现出来。其次，提高文书档案管理工作的标准化制度。适时提出标准化的档案管理操作规范，尽可能地与同行业单位的文书档案的存储格式相一致，避免与同行业单位的文书档案管理质量差距较大。文书档案管理工作作为事业单位管理工作的重要组成部分，是提升单位工作效率的首要条件，可以维护历史事件的真实面貌。科学规范文书档案管理，能够彰显事业单位的管理水平。此外，事业单位文书档案资料记载着该单位发展史上的优秀成果，可以为该单位的业绩提供第一手资料，也可以为该单位的可持续发展提供良好定位的素材，进而有助于单位对素材进行科学分析，扬长避短。

3.5 做好文书档案管理的交接与设备的维护

在人员岗位调动的情况下，事业单位的文书档案管理工作需要妥善交接。对此，人员应充分了解文书档案交接的工作内容，把文书档案管理中的工作要点与遗留问题交接清楚，并留下联系方式，这样能够在后续发生问题时便于询问与解决，有利于工作的继续推进，做到有始有终。针对已购进的新设备，要及时更新与维护，从而推动文书档案管理进程。比如事业单位可依靠信息化技术搭建档案数据库、信息资源库、病毒库、数据更新库等，这样一来，有利于给文书档案的管理提供更多方便，更好地维护文书档案信息化管理平台。同时，把单位的内网与文书档案数据库相连接，促使网络审核员快速核准人员身份，方便使用者检索档案信息。此外，还需组建高质量的文书档案管理硬件设施维护队伍，督促其按照统一规范的档案管理硬件设施维护机制开展工作，定期考核，对于表现优异的人员给予奖励，起到激勵作用，让更多的人重视文书档案管理信息化平台的使用及维护，而对于表现较差的人员不定期地进行思想沟通，找到问题根源，从而使其迅速成长，通过制度与统一的规范不断改善事业单位文书档案管理工作。另外，单位的各部门应配备足够的人员维护信息化平台，做好协同分工，提高单位的档案管理整体水平。

结语

综上所述，事业单位的文书档案资料具有很高的价值，直接关系到事业单位工作的正常运行。通过对事业单位文书档案管理工作的改进，有利于实现资源开发及利用。但是在目前的实际工作中还存在档案管理人员的职业素养较低、文书档案管理体系不够完善、文书档案管理方式落后等问题。为此，事业单位应当加大工作人员的培训力度，提升思想认知。完善文书档案管理体系，增强文书档案管理工作的规范性与条理性。创新文书档案管理方式，提高单位文书档案管理水平。加强文书档案管理的交接与设备的维护工作，保证文书档案管理效率，进而满足社会发展的需求。

参考文献：

[1]曹海涛.试论文书档案管理中存在的问题及其对策[J].兰台内外，2023（14）：52-54.

[2]张彦宗.新时期下文书档案管理面临的问题及解决对策[J].陕西档案，2022（04）：52-53.

[3]冯亚峰.事业单位文书档案管理效率的提升路径探讨[J].办公室业务，2023（01）：64-66.

[4]陈卫健，曹文清，王强.信息化背景下如何创新文书档案管理[J].西部资源，2023（03）：190-191.

[5]刘静.机关事业单位文书档案管理工作中存在的问题及对策建议[J].办公自动化，2021，26（24）：46-47+32.

[6]金红.企事业单位文书档案管理存在的问题与改进创新[J].现代企业，2022（05）：24-25.

作者简介：邹业春（1973—），大专学历，烟台市龙口公路建设养护中心，馆员主要从事档案管理研究。