新形势下大数据技术在医院文书档案高质量管理中的应用探索

摘 要：文书档案是医院档案管理的主体，在服务医院发展方面具有关键作用。本文从大数据技术应用的时代背景出发，分析了应用大数据技术的优势和不足，认为需要从深化管理体制改革、数据平台建设、档案人才培养、档案利用服务、数据安全建设方面加以改进，更好发挥文书档案的时代价值。

关键词：大数据；文书档案；高质量

随着大数据技术的广泛应用和文书档案资源的海量增长，需要进一步创新文书档案管理方式，提升档案服务能力，优化资源结构，构筑资源丰富、信息化程度高的文书档案治理体系，发挥档案在医院管理中的重要作用。因此，研究新形势下大数据在文书档案管理中的应用和实践，显得至关重要。

1 新形势下文书档案高质量管理的意义

文书档案作为最基础、体量最大的档案门类，在医院转型升级中具有不可替代的独特作用。

1.1 文书档案是医院发展的重要记载

文书档案是医院贯彻党的卫生与健康工作方针、牢固树立以人民为中心的发展思想、促进健康中国战略落实的真实记录。对这些档案进行深入研究和分析，能够深入分析国家卫生健康政策、医院运行与发展，是宝贵的历史财富。在大数据时代，医院要以信息化建设为切入点，创新性地引入先进的应用成果，实现优质档案资源信息共享，将珍贵的历史记忆留存好、利用好，为医院创新性发展服务好。

1.2 文书档案是工作查考和教学研究的重要支撑

文书档案记录了医院改革发展政策、医学技术的进步，具有重要的政策和教学参考价值。在新技术的推动下，文书的传播力和服务力得到显著增强，档案服务教学、患者、决策的方式、效率得到极大提高，为各项工作的开展奠定了数据支撑，推动新医改向纵深方向发展。

2 大数据技术在医院文书档案高质量管理中的优势分析

大数据技术与档案管理相结合，可以利用数据分析和挖掘技术释放文书档案的潜能，为医院发展提供更加完整、更有价值的服务。

2.1 文书档案数据化

大数据时代，文书档案管理面临的主要问题不仅思维方式需要转型，更需要突破档案信息资源利用的瓶颈，即传统的静态模式文书档案无法满足细颗粒型数字档案的要求。目前，医院文书档案存在着数据化质量不达标、数据管理意识不足、数据集群性不强的问题。大数据为文书档案管理带来了管理对象的转变和管理层级的分化，既从文件管理到数据管理，从文件题名到内容语义，数据颗粒不斷细化，为深度资源开发提供了基础。与此同时，数据管理实现海量数据的跨文件、卷宗的语义相关，为用户提供更优质的利用服务。

2.2 档案服务多样化

颗粒化的文书档案数据资源为医院知识化服务提供不竭养料和数据基础。大数据借助语义分析、知识图谱等技术对信息资源进行拆分、清洗、重组、可视化处理，呈现出更为丰富的医院档案知识成果。比如大数据可对历年来季节传染病的类型、年龄、周期进行数据分析，为医院做好各类医疗物资储备、全力保障百姓日常需求提供决策参考。大数据技术还可以对文书档案的查询利用进行分析，依据用户的习惯、利用频率，为“用户画像”，自动形成不同群体的“小数据库”，实现档案靶向服务。比如医院根据需求查询文化建设的相关资料，大数据可推送相关历史记录，在对档案用户利用情况有总体把握的前提下，进一步突出个性化服务。

2.3 档案共享智慧化

大数据不仅提高了档案管理的工作效率，还为档案利用提供了更多的可能性，使得档案信息可以更加方便地传播和共享，不再受到时间和空间的限制。通过分散和历史遗留的文书档案资源，可以实现各个部门、机构之间的信息共享，避免信息孤岛的存在，提高信息的利用效率。比如大数据对文书档案进行整合和升级，打造文书档案共享中心，实现档案数据院内共享，可最终实现与其他数据库的共建共享。

2.4 档案治理体系化

大数据改变了传统文书档案治理能力，在资源建设、安全保管上进行了重塑。传统的文书档案收集根据单位“三合一”制度和《归档文件整理规则》开展。大数据时代档案的来源、内容和收集方式都发生了显著变化，文书档案网络来源日益丰富，比如国家卫生政策、医疗改革举措、医院文化产品等。档案形式趋向多元化，价值密度明显降低，需要通过信息手段加快档案处理速度。同时，管理人员需要对网络中有价值的信息及时关注，丰富文书档案内容。大数据技术对潜在的安全风险问题，采取有效的防御措施，有效控制文书档案管理当中存在的风险，确保现代化档案管理工作的顺利开展。

3 大数据技术在文书档案管理中的不足

从实践来看，医院文书档案在大数据技术应用方面还存在不小差距，主要体现在以下几个方面。

3.1 数字化建设滞后

信息化作为医院基本建设的优先领域，在医疗不断提升的前提下，文书档案数量在不断增长。在以人民为中心的思想指导下，医院的医嘱、手术、病案档案数量激增，且保管年限都有具体规定。比如住院病理档案保管期限是30年，门诊病案是15年，这些大量增加的档案存储量占据了信息化增量空间，有的医院没有足够的资金进行信息化扩容和提升，挤压了文书档案资源的存储空间。

3.2 安全缺乏监管

信息化水平不高导致了档案数据质量不达标、标准不统一，加之档案服务体系的不完善，文书档案安全管理手段、方式和能力不足，造成在数字化转型阶段存在着医疗数据外流、个人隐私被泄露的问题。与此同时，医院对文书档案查询利用管理不严格的现象较为突出，比如档案数据库未完全隔离、数据库访问限制不强、账号管理不严格等，这些漏洞增加了文书档案利用过程中失密泄密风险。

3.3 管理人才不足

数字化人才是数字化能力提升取得成功的关键因素，随着信息化的深入推进，医院对数字化人才的需求不断增加、要求不断提高。但是，档案数字化人才供应不足、技术能力受阻，数字化建设长效机制落地困难重重，既影响档案管理创新变革的速度，又影响转型升级的质量。比如目前很多医疗机构医务人员的数量远远大于技术人员，公开招聘较少且大多数人员属于兼职，医院不重视的现象较为普遍，由于信息化人才的缺失，医院也缺乏足够的档案数字化转型能力。

3.4 制度建设不完善

大数据时代既需要观念的转型，又需要配套的制度体系，使得文书档案潜能得以进一步释放。目前，大数据技术广泛应用与文书档案管理制度不相匹配的矛盾较为突出，有的医院未能及时修订相关制度，打造支撑体制，缺乏大数据管理的浓厚氛围，造成了思想转型力度不足，档案管理体系不够优化，数据运行困难重重，缺乏带动档案数据共享激活行政管理应用场景。

3.5 利用服务率不高

文书档案在服务于医院重大决策、理论研究、工程建设方面具有重要作用，深入研究文书档案能够为医院高质量发展赋能助力，特别是大数据技术的知识服务、个性化推送等，让档案服务的效率、质量和水平有了质的提升。但是，有的管理人员未能认识其重要价值，管理停留在“管”的阶段，不注重找准文书档案与医院发展的结合点，档案的应用价值处于沉睡状态。

4 大数据技术在医院文书档案高质量管理中的应用策略

为更好发挥大数据技术的优势，医院要加快档案管理模式创新，推动文书档案管理工作规范化、科学化、标准化。

4.1 深化管理体制改革

思想是行动的先导。利用好大数据技术，首先，要倡树大数据思想。大数据技术是时代发展的大潮，也是做好医院档案工作的技术依托。面对提升档案治理能力现代化的需要以及医院数字化的新变革与新挑战，医院管理者要主动适应新常态，运用互联网思维、大数据思维指导文书档案工作，全力打好转型升级的“主动战”。其次，坚持“压缩”与“优化”并举，全面提升管理效能。着力推动大数据技术与文书档案融合机制建设，在收集、归档、利用等环节重塑管理流程，增设档案数据管理模块，全面优化职能机构配置。要缩短优化管理层级，比如在收集环节上，从“个人—科室—档案室”可优化为“个人—档案室”两级管理模式，提高管理效率。再次，要坚持“加法”与“减法”并举。要对传统的利用模式做“减法”，对签字、审核流程全部网上办理，将有关职能向档案室集中。要对数据化管理做“加法”，在资金规划与保障、系统维护与更新、人才招聘与培养等方面给予长效化制度供给。

4.2 深化数据平台建设

一是选择合适的档案管理系统。文书档案管理系统应符合《电子档案管理系统基本功能规定》的要求，具备将传统的纸质文书档案进行数字化加工和处理，使其能够被计算机识别和处理。通过数字技术，可以将纸质档案扫描、转换成数字文件，如PDF、DOC、JPG等格式，以便于计算机处理和存储。同时，系统应具备对文书档案中的大量数据进行挖掘和分析。通过对数据的深入挖掘和分析，可以发现文书档案中的潜在价值，为医院决策提供数据支持和参考。例如，通过对就医数据的分析，可以分析学科诊疗量，为优化学科建设提供服务。二是打造专题档案數据库。要加强数据整合，对不同全宗文书档案涉及的同一类档案资源，通过数据资源组合，建立健全多个文书档案专题。对已经数字化的馆藏档案资源通过赋予人工智能等技术再次挖掘提炼，便于档案查询利用与分析。比如上海医联体联合38家单位建立涵盖医改、检验、诊疗、影像等多个专题数据库，实现了文书档案的专业化和信息互联共享。

4.3 深化档案人才培养

档案人才培养既要内部挖潜也要筑巢引凤。一是持续深化档案人事制度改革。对档案人员定岗位、定职级、定薪酬，推行绩效考核制和浮动薪酬制，切实激发人才内生动力。在编制管理上，要探索建立机构和员额数量与文书档案高质量发展水平挂钩的动态调整机制，配足配齐档案管理人才。在人员管理上，稳妥有序推动档案管理人员转聘，对符合条件且有志于从事档案管理的及时吸纳进来；对无法适应新技术管理的可转聘其他岗位。二是优化引育机制。要明确引的方向，围绕档案管理、数据化、开发利用方向和担负的工作任务，制定招聘名额，纳入医院总体招聘计划，真正把与档案事业发展需求契合度高、综合素养高的人才引进来。要筑巢引凤，拿出医院的特色优势，增强特色政策对优秀人才的吸引力，提高人才引进的质量。要做好培育文章，采取走出去的方式，加强与三甲医院、科研院所等单位的合作，打造一个懂理论、会实践、见多识广、经验丰富的档案管理团队。

4.4 深化档案利用服务

一是优化利用方式。借助大数据精准算法的优势，分析研判文书档案利用趋势和方向，对利用率高、缺口大的档案资源，开展精准资源建设和征集，优化档案结构，为满足医院发展需求打下坚实的资源基础。二是提升服务水平。要摒弃“坐等上门”“闭室自守”的传统观念，强化主动服务意识，熟悉掌握文书档案结构，围绕医院发展的重大问题，提供高质量的信息服务。比如围绕科研能力提高的问题，可梳理历年来科研管理政策、措施和效果，为管理者提供资政参考。三是加强数据分析。要善于通过大数据技术分析查档者的需求，为档案资源建设提供依据。

4.5 深化数据安全建设

《数字中国建设整体布局规划》中将“筑牢可信可控的数字安全屏障”列为强化数字中国关键能力的一项重要内容，提出增强数据安全保障能力。大数据时代，医院文书档案面临着前所未有的安全困境，需要提升数据安全治理效能，多措并举地维护数据安全，为医院高质量发展保驾护航。一是完善安全制度。要把数据安全治理贯穿档案管理制度体系全过程。依据《网络安全法》《数据安全法》，重点围绕文书档案扫描、收集、共享、开发利用等，出台数据安全方面的归档制度，更有针对性地满足档案事业发展需要。二是提高安全技术水平。要同步加大数据安全建设投入，构建自主可控的数据安全防护技术体系，加强数据安全监测，加强数据全生命周期分级防护，积极开展数据安全风险评估，构筑大数据场景下安全传输存储环境。要贯彻落实好数据安全责任制，明确责任人及责任部门，定期开展数据安全教育培训，提高数据安全意识和技能。

结语

总之，大数据技术赋能文书档案管理，可以提高文书档案管理的质量、效率和安全性，是医院档案事业高质量发展的关键一环，对于构建系统完备、科学规范、运行高效的档案管理体制具有重要意义。通过深入的分析和总结，可以进一步完善大数据技术在文书档案管理中的推进策略，挖掘档案中潜在的资政价值、文化价值，为医院改革发展和医疗事业进步提供更为快速、准确、高效的档案服务。

参考文献：

[1]于英香，滕玉洁.大数据背景下档案管理数据化转型探析[J].《中国档案》，2021（08）：21-22.

[2]于英香，滕玉洁.大数据背景下档案管理数据化转型探析[J].《中国档案》，2021（08）：21-22.

[3]赵岩.以系统观念深化工业领域数据安全管理 以新安全格局保障新发展格局[J].《人民邮电》，2023（01）：16-17.

[4]吕苑鹃.数字点亮未来[N].《中国自然资源报》，2023（03）：10.

作者简介：岑秋贤（1974—），大学学历，就职于广东省佛山市中医院，负责档案管理，主要从事档案管理研究工作。