新形势下油田企业档案管理模式的创新研究

李华

摘 要：档案管理是油田企业管理工作中的重要组成部分。在新形势下，创新油田企业档案管理模式，有助于提高档案管理水平，为油田企业发展提供档案信息资源支持。传统的油田企业档案管理模式较为滞后，档案管理人员素质有待提升，信息化手段利用效率偏低，导致档案管理无法实现新形势下的管理目标，档案利用效率也较低，不利于推动油田企业持续稳定发展。因此，新形势下油田企业创新档案管理模式，并强化在实际中的应用，可以提高企业档案管理工作质量和工作效率，为油田企业持续稳定发展提供支撑。

关键词：新形势；油田企业；档案管理模式；创新；应用

目前，伴随着我国经济社会的强劲发展，油田企业对于档案管理工作的重视逐渐提升。油田企业在可持续发展中逐步认识到企业档案的重要性，重视企业档案管理工作，充分发挥企业档案的信息价值。突破传统企业档案管理模式对新形势下企业发展形成的滞后，油田企业应加大创新力度，调整企业内部档案资源结构，加强信息技术在档案管理中的应用，大幅度提升档案管理工作质量和效率。

1 新形势下油田企业档案管理创新的重要性

1.1 创新符合档案管理时代性要求

信息技术在各个行业被广泛应用，也是油田企业档案管理未来主要发展方向。这一方向要求油田企业转变传统的档案管理模式，根据油田企业发展需求创新档案管理模式，提高档案管理质量和档案管理效率，为企业决策和运营提供支撑。档案管理创新符合企业时代性发展要求，只有将档案管理纳入油田企业发展战略中，可以提升企业在市场的竞争力，有助于促进企业经济持续稳定发展，紧跟时代发展的脚步[1]。

1.2 创新是档案管理发展动力

档案管理工作方式和工作手段引入信息技术，不仅可以缓解管理人员日常管理的工作压力，还能够提高档案管理工作效率，真正发挥档案在企业管理中的信息资源作用。档案能够为企业管理人员提供企业历史发展数据，使管理人员从实际的角度出发，科学制定符合企业实际情况的发展战略。同时，档案还能够准确展示企业经营成果，为企业提供信息数据支撑，从而保证企业各项工作能够顺利开展。

1.3 创新是企业档案管理持续发展的保障

油田企业发展规模不断扩大，企业档案也在不断扩充，给档案管理工作带来较大的挑战。档案是企业发展历程的记录，如企业信息资源、无形资产管理等，都关乎于企业是否能够持续稳定发展。近几年来，市场经济体制和信息经济迅速发展，企业面临着巨大的竞争压力，企业档案作为企业发展历程的记录，能够为企业发展提供有效的信息数据支持。创新能够推动档案管理工作持续稳定发展，也是油田企业持续稳定发展的重要保障[2]。

2 油田企业档案管理模式存在的问题

2.1 管理手段落后

传统油田企业档案主要以纸质档案为主，需要大量的档案管理人员整理档案，档案管理工作效率偏低。油田企业开放项目工程量逐年增加，同步形成数量较多的档案，仅仅依靠档案管理人员开展档案管理工作，无法保证档案管理效率的同时，也会给档案管理人员造成较大的工作压力。在油田企业发展过程中，企业还没有意识到档案管理工作的重要性，信息技术应用较少，软件、硬件设备不够完善，制约了档案管理工作质量和效率的提升[3]。

2.2 管理人员素质有待提高

油田企业档案管理一直是采取人工管理模式，信息化程度偏低。大部分档案管理工作人员是老员工，对于信息技术等档案管理手段接受能力差，不具备现代化信息素质，还有部分档案管理人员根本无法熟练运用计算机等设备开展工作，造成企业档案管理工作效率一直无法获得提升。负责油田企业档案的人员多为办公室机要人员或者是文职人员，没有接受过专业的档案管理培训，对于档案管理业务知识和工作流程熟悉度不够。造成油田企业档案管理人员业务水平较低，阻碍了油田企业档案管理标准化发展。

2.3 信息利用率偏低

在油田企业项目开发过程中，会积累大量的档案，包括施工流程、施工工艺等相关资料，有助于完善企业技术实践体系。由于油田企业传统档案为纸质档案，造成企业档案利用程度较低，无法實现对档案信息的高效利用，并且纸质档案管理难度较大，如果不及时做好防潮、防虫处理，还会导致档案出现受潮氧化、遭虫蛀等问题，容易造成档案信息显示不完整等问题。

3 新形势下油田企业档案管理模式的创新方式

3.1 管理内容数字化

传统油田企业档案以纸质档案为主。在档案长期储存的过程中，纸张可能会出现受潮、虫蛀等问题，档案原件受损后没有备份，导致企业发展信息资料出现大量缺失。档案长时间受到强烈阳光照射，会出现字迹模糊的情况，无法为企业决策提供支持。上述都是油田企业纸质档案管理中的常见问题，也是档案管理模式创新的重要原因。使用数字处理技术将纸质档案转化为电子档案在计算机中储存，将其作为纸质档案的备份，能够避免企业档案出现损坏、丢失等情况，也可提高企业档案利用效率，减少纸质档案在使用过程中产生的损耗[4]。

3.2 日常管理网络化

通过数字化技术实现油田企业档案数字化建设，并建立档案信息数据库，实现企业内部档案共享，提高档案的利用效率。在油田企业档案管理过程中，档案管理通过档案信息数据库就能够检索到相关档案，节省纸质档案使用时的寻找时间，工作效率得到了明显提高。油田企业档案数字化建设，能够提高档案使用效率，在实现档案企业内部共享的同时，也可实现档案异地共享，给其他部门工作开展提供更多的便利，也可以减少档案丢失、信息不全等问题的出现。

3.3 服务社会化

石油企业开发技术体系逐渐完善，施工工艺更新速度较快，档案能够对油田企业项目进行记录，也可以为油田企业研发新的信息技术提供支持。在传统纸质档案管理过程中，档案调取速度较慢，并且会受到地域的限制，异地档案调取流程烦琐，档案利用效率较低。应用数字化技术构建企业档案的数字化平台，能够在调取档案时不受地域因素的限制，加快档案调取速度，为油田企业各个部门提供更加便捷的档案服务。

3.4 规章制度不健全

在油田企业档案管理中保密相关规定还不够健全，导致在档案管理工作中管理人员缺少法律依据，造成档案管理工作较为混乱。近几年，由于我国各方面发展较为迅速，在档案管理中部分法律处于滞后状态，对于档案管理中很多內容没有明确规定，致使档案管理工作开展中缺少约束力。

4 新形势下油田企业档案管理模式的创新策略

4.1 创新用人机制

当前，油田企业档案管理人员年龄一般在45～55岁之间，并且大部分档案管理人员没有经过专业培训，无法胜任企业档案管理工作。同时，档案管理人员对于信息化档案管理手段接受度较差，不符合新形势下油田企业对档案管理人员的需要。油田企业在制定发展规划时，没有将档案管理工作纳入规划当中，未能认识到档案管理在企业发展中的重要性。虽然相关部门对档案管理人员的岗位责任与内容提出了明确的要求，但还是有部分石油企业档案管理人员身兼数职，只是在领导检查时才临时突击工作，导致石油企业档案管理工作较为混乱，无法发挥档案管理在石油企业中的作用。在新形势下，石油企业对档案管理工作实行创新，应加强对档案信息的开发利用，实施档案管理智能化服务，促进档案资源共享，提高企业档案资源利用效率。同时，创新档案管理用人机制，对于档案管理提出全新的要求：档案管理人员应具备档案管理专业知识和能力；能够熟练使用计算机等设备开展档案管理工作，并具备一定的档案信息化管理知识；档案管理人员还应具备一定的写作能力，在能够做好档案日常管理工作的同时，开展档案宣传、开发利用等多项工作，为石油企业发展提供科学准确的档案信息[5]。

4.2 创新岗位考核机制

油田企业设置了信息档案管理站，信息档案管理站主要工作就是对档案管理人员进行业务考核，考核方式也比较单一，对于档案管理人员专业能力和专业知识掌握也没有过高的要求。在新形势下，油田企业中大部分档案管理人员都难以满足企业档案管理工作的要求。档案管理工作中只有考核部分，并没有奖励部分纳入档案管理体系当中，导致档案管理人员工作的积极性不高，档案开发利用环节一直停滞不前，档案管理工作水平难以获得提升，也无法通过档案管理工作推动企业获得发展。绩效考核是企业管理的有效手段，能够对企业员工的工作表现进行全面评估。科学地对档案管理人员开展绩效考核，了解档案管理人员的实际工作情况，改善组织反馈机能，不仅能够调动档案管理人员开展相关工作的积极性，还可以按照档案管理人员实际工作情况给予一定的奖励。同时，制定档案管理工作目标，将编研工作、论文写作等内容纳入绩效考核当中，如果档案管理人员在上述工作中表现良好，企业应给予档案人员奖励，有助于提升档案管理人员工作的积极性。

4.3 配备硬件设施

在油田企业档案管理工作开展过程中，应完善档案管理信息化设施，如计算机、扫描仪、复印机以及打印机等。为了保证企业档案信息的安全性，还应在档案室设置监控设备、保密柜等。档案室尽量设置在一楼，如果档案室所在位置较高，会影响档案管理效果，出现潮湿等多种情况。油田企业应加大企业硬件设施投入资金，支撑档案管理向着信息化的方向发展，保证档案管理工作能够顺利进行[6]。

4.4 收集保管与开发利用并重

收集和保管是档案中较为重要的环节。在油田企业档案管理工作中，过于重视档案的收集和保管。忽视了对档案的开发和利用，无法使档案发挥应有的作用。石油企业档案开发和利用，能够给企业发展提供信息资源支持。同时，实现企业档案资源共享，将档案资源分享给其他企业并收取合适的费用，可拓展油田企业全新的经济效益渠道。产品研发过程等都是油田企业发展过程中较为重要的资源，被其他企业利用时会给油田企业创造更多的经济效益。

4.5 健全档案管理法律法规

完善档案管理规章制度。将《档案法》作为制定档案管理规章制度的主要依据，结合油田企业实际情况制定合适的规章制度以及档案管理办法，档案管理人员在开展档案管理工作时，要严格根据档案管理制度实施。《档案法》中对于企业档案部门职权范围给予了明确规定，各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，主要负责接收、整理、保管和利用管理范围内的档案。在油田企业档案管理工作中，应根据上述法律法规明确档案管理部门职责，使企业档案管理工作能够正常开展。制定科学的奖惩条例并严格实施，对于工作表现优异、工作贡献突出的档案管理人员给予奖励，对于违反档案管理规章制度的档案管理人员进行处罚。如果档案管理人员出现泄露机密的情况，应依法交由公安机关处理，这样才能够使油田企业档案管理工作更加规范[7]。

4.6 创新服务模式

新形势下油田企业应创新档案服务管理模式，从根本上改变档案管理人员工作积极性不高的情况。因此，企业要帮助档案管理人员树立正确的档案信息服务理念。在新形势下，油田企业传统纸质档案形式已经无法满足企业现代化的发展要求，企业应使用电子档案代替纸质档案，但是档案管理人员可能会出现不适应档案信息化管理模式的情况。针对上述情况，企业应落实档案资源全方位服务，加深档案信息资源开发和利用，档案管理人员应形成服务大局的理念，将提升企业档案管理经济效益作为主要目标，同时，形成与市场经济相互适应的档案工作运行管理机制。随着网络信息水平的不断提升，信息技术在档案管理工作中发挥着重要作用，企业应构建基于信息平台的档案管理模式，如登录档案信息查询系统即可查询所需档案，针对异地办公的部门可提供跨地区档案调取服务，并定期更新档案数据信息，及时构建档案数据库，使企业档案一直处于实时更新的状态。

结语

综上所述，新形势下给档案管理工作带来了更多的挑战和机遇，为了能够充分发挥档案的利用价值，应积极探索全新的档案管理模式，真正发挥档案管理在油田企业发展中的作用，为推动油田企业可持续发展起到积极的促进作用。档案管理人员应更新档案管理理念，掌握档案信息化管理方法，从而强化档案管理效果。

参考文献

[1]吾尔古丽·阿不都克里木.完善档案管理  服务经济建设——论油田企业档案管理的有效途径[J].中国管理信息化，2021，24（15）：190-192.

[2]曹春峰.新形势下油田企业档案管理模式创新的分析[J].办公室业务，2019（05）：88.

[3]韩琳琳.新形势下油田企业档案管理模式创新研究[J].中国管理信息化，2017，20（20）：169-170.

[4]邱瑜.新形势下油田企业档案管理模式创新研究[J].化工管理，2016（24）：52.

[5]苏梅.新形势下油田企业档案管理模式创新研究[J].东方企业文化，2015（05）：83.

[6]解丽蓉.刍议新形势下企业档案管理模式的创新[J].科技创新导报，2014，11（15）：180-181.

[7]宋奇芳.油田的档案管理及创新措施研究[J].办公室业务，2014（07）：220.

（作者单位：陕西省延安市延长油田股份有限公司杏子川采油厂）