“放管服”背景下行政审批档案创新性发展研究与实践

韩翠香

摘 要：自党的十八大以来，国家高度重视“放管服”改革建设工作，在各项业务流程中实施“简政放权”“放管结合”“一次办好”等便民服务，并提出“让数据多跑路，群众少跑腿”的工作目标。使得行政审批相关部门和窗口不断采用数字化转型手段，线上线下相结合优化档案管理利用模式，推动档案工作数据化管理进程，并紧紧围绕“单套制”“无纸化办公”等主流管理路径持续发力。本文以“放管服”背景下行政审批档案创新性发展为视角，从思想意识、制度体系、信息化建设、安全防护等方面提出针对性问题现状及可行性较强优化措施，为相关行政管理部門提供决策参考。

关键词：“放管服”；行政审批档案；创新性发展

行政审批档案是我国各个行政管理部门在实际工作中产生利用价值较高的纸质文件、声像资料、图表数据等原始记录，从而真正反映行政审批过程的真实性、完整性、客观性，具有可参考、可溯源、不可替代的显著特点，并且与社会各企事业单位和广大人民群众的切身利益息息相关，在公序良俗维持方面发挥着重要作用。随着政府部门的机构改革，成立行政审批局，过去各职能部门档案由分散保管演变成集中保管，整体档案分类名目繁多，数量巨大，内容复杂，如若行政审批部门没有对其管理加以重视，极易导致档案工作压力大、效率低、水平低，因而不断构建信息化、整合化、智慧化管理平台，在新时代发展背景下显得尤为重要。

1 “放管服”背景下行政审批档案特征及创新性发展的意义

随着信息技术的不断发展，行政审批效率得以提升、管理流程得以优化，以大数据技术为支撑的行政审批档案管理系统能够有效提升管理效率与水平，从而促进流程设置及管理思路更加先进化，在一定程度上有效提升了档案管理的实际价值。

1.1“放管服”背景下行政审批档案的特点

行政审批档案区别于普通文书档案，包含政府部门开展的行政许可、处罚征收、公共服务等相关工作产生的档案，具有以下几点特征：一是数量巨大，涉及部门较多。政府部门每天参与的各项行政审批活动产生了海量的结构性与非结构性数据，并且随着社会的发展，档案存量及增量始终以几何级倍数增长。例如，不动产档案，包含本地区全体群众获得不动产财产权利的各种资料，随着城镇化建设的逐步推进，其信息数据总量也在逐年提升。二是利用价值较高。行政审批档案是在政府行使行政权力、提高公共服务水平过程中产生的档案，包含大量准予社会法人、个人从事相关活动的资料，对处理社会矛盾、保障人民权益提供最原始的证明具有重要作用，也是建设法治社会的关键基础[1]。三是电子档案占比较大。随着“放管服”改革的不断推进，电子政务服务平台应用的普及，大多行政审批事项由线下转为线上办理，过程中产生了大量的电子审批类档案，加之随着电子政务的不断发展与“单套制”档案管理模式的不断推进，电子档案所占比例也会只增不减。

1.2 行政审批档案信息化转型的重要性

一是提高档案工作管理效率。在传统管理模式下，档案员工作量较大，工作压力也较大，管理模式单一复杂，查询利用难度随着档案存量的增加而提升，使得整体效率偏低。通过在“放管服”视角下应用信息化管理系统平台，借助大数据、云计算、区块链、数据挖掘的现代新兴技术，使得档案由传统的被动管理转化为主动的在线服务，优化行政审批档案的各项流程，大幅提升了档案管理实效性，并将档案价值充分发挥出来。二是提高了档案原始文件的使用年限。传统行政审批纸质档案由于长期在库房存放，容易受潮湿、风化、虫蛀等自然因素及查询翻阅过程中撕毁、丢失等人为因素导致档案文件损坏，在一定程度上产生不可逆的损失，影响档案的寿命。在新发展环境下，行政审批档案以电子文件的形式存储、管理、利用，既节约了管理成本，提高了档案处理的速度，又保证了档案资料的完整性，从而延长档案使用年限。三是实现电子文件共建共享。在“放管服”发展环境下利用计算机网络及管理系统平台，可实现档案数据信息的无障碍广泛传输与实时交换，从而在广大区域内实现数据共享和网络在线查询，进而充分发挥档案的利用价值，使得数字化档案资料更好地服务于社会民生、服务于单位工作[2]。

2 “放管服”背景下行政审批档案创新性发展存在的问题及挑战

虽然国家和地方相关政策与现代化科学技术为行政审批档案管理带来了较大便利，但是由于相关部门领导者与一线管理人员在思想、制度、信息化、安全上存在各种各样的问题，导致政策与技术优势没有得以充分发挥，相关工作开展停留在表面，难以彰显档案的利用价值。

2.1 数字化转型力度不够，档案资源管理较为分散

一是在思想意识方面。虽然“放管服”改革的推进将各项行政审批事项转移至行政审批局，但是仍存在部分单位重视文书档案而忽视较为重要的行政审批档案，使得在政策推进、平台功能开发等方面没有侧重于行政审批信息数据，归档工作开展较少，甚至地理位置较为分散的审批部门直接“零管理”，严重影响相关工作的有效开展。同时，档案管理部门“单套制”意识不强，仍采用传统纸质档案管理模式，认为纸质档案的签字盖章更具真实性，无纸化办公难以推行，严重制约了行政审批档案的信息化发展。二是档案资源分散。部分地区的行政审批业务有各个不同内设机构开展，整体职能布局呈“各自为政、条块分割”状态，审批事项差异也很大，相关档案工作开展不统一、归档不及时、业务有冲突，并且在实际文件交接过程中容易出现被篡改、档案丢失、密封不完整等问题，造成不良影响。

2.2 科学化管理力度不够，档案管理体系较为基础

一是管理构架有问题。大多数行政审批部门没有设置统一的档案管理部门，相关档案工作由各内设机构独立承担，整体处于较为分散的管理模式，对于档案管理事业规划、相关制度具体落实、工作作风建设、日常监督考核等方面工作开展水平参差不齐，部门间的主要职责和分工不清晰，工作合力远远达不到要求，最终导致档案创新性管理缓慢，电子化档案服务与整体发展趋势脱节，严重影响档案资源的数字化转型。二是管理制度有问题。分散性的管理模式导致整体缺乏科学合理的管理制度标准与统一完善的规划指导，对于新时代电子档案文件服务模式的优化缺少推动，相关业务流程无据可依，容易出现归档不及时、标准不统一、管理有缺陷、利用不广泛、存储不完整等问题，在一定程度上制约了档案事业的创新性发展。

2.3 信息化建设力度不够，共建共享水平较为低下

一是宏观层面。部分行政审批部门没有科学规划建设信息系统的实施方案，对于档案的收集整理、存放利用、共建共享等方面工作没有细化落实，对于行政审批档案管理系统的建设没有生成阶段性完善计划，在发展过程中“随想随用”，容易出现混乱、遗漏、丢失等问题。甚至部分行政审批档案中心虽然购买了信息化设备，但是受资金、办公区域、人力资源等因素限制，使得档案中心只可实现部分档案流程的信息化单机处理，降低了档案信息化管理效率。二是行政审批档案数据信息共享程度不高。相关资料无法实现无障碍传递共享，各业务部门系统数据标准不一致，且无法与档案管理系统实现技术对接，系统间难以兼容，严重阻碍了各类系统数据的整合利用[3]。

2.4 安全化防护力度不够，数据信息泄密现象较为严重

一是制度方面。行政审批档案存在相关规章建设与落实不完整的问题，对于档案的安全保密不够重视，在思想上没有对全体工作人员进行正确保密性引导，保密意识教育力度不够，且没有根据实际情况制定安全保密、系统防护等业务管理方案，使得在实际工作中存在大量的安全漏洞。例如，对于档案库房、机房硬件的日常运维不够；档案数据结构不完整，隐患排查不及时。二是技术手段方面。没有采用先进的数据监测、访问限制、数据保全、信息恢复等新兴安全防护技术，对于杀毒软件的应用与病毒库的升级工作开展较少，使得在如今网络发达的时代极易因黑客、病毒的入侵导致档案信息数据被泄露、丢失，影响行政审批档案的安全性，甚至在一定程度上制约了“放管服”改革政策的实施。

3 “放管服”背景下行政审批档案创新性发展未来的优化路径

在新时期“放管服”发展模式背景下，行政审批是政府与社会公众联系的桥梁，提高档案管理的水平和效率将直接影响政府形象。各级部门要转变档案管理意识、完善管理体系、持续加强信息化建设、保障档案数据安全流转，不断提高档案的完整性、系统性，充分利用计算机技术彰显档案价值，推动创新性改革，全面满足行政职能的需要，达到档案信息数据资源的共享利用及高质量发展。

3.1 转变发展思想，实施集中化归档

一是转变管理思路，做到与时俱进。行政管理部门领导者及管理人员要充分结合当今大数据信息化发展的时代特征，充分开展行业内外市场调研，全面应用现代科学管理技术实现档案信息资源的共享利用，借鉴先进管理经验优化行政审批工作职能与流程。同时要通过某信公众平台、电视媒体、某音、某博、展板等方式线上线下提高干部职工对档案管理工作的认识，建立良好的档案信息化管理意识，从而推动其实现创新性发展。二是重视归档工作，保证档案信息的完整性；重视行政审批电子档案从产生到流转、利用的全过程规范化管理[4]。在行政审批部门定期开展集中归档工作，明确归档标准、保管期限、利用范围，促进集中统一档案数据资源库建设，保障档案信息的完整性。同时，要求档案工作人员提高电子文件“单套制”全流程管理意识，大力研究电子文件单套制归档方法，以打通系统间的数据通道，实现电子文件无纸化闭环管理。尽量避免纸质文件的产生，进而提升归档效率，节约人力成本。

3.2 健全管理体系，实现规范化发展

一是加强组织建设。设立行政审批档案工作领导小组及档案保管利用科室，进一步明确职责分工，细化工作措施。针对行政审批内设部门的档案管理人员进行集中性管理，更加突出不同层级管理人员的职责划分的同时保障一线管理人员的自主权，在顶层设计层面为档案工作开展提供政策、资金、人员等方面的支持。同时要协同运作模式，由领导小组牵头组织相关工作，打破过去传统的条块分割式的档案管理模式，构建统一的档案管理工作体系。二是建立制度体系。领导小组要会同档案科室，在科学规划的基础上从管理制度与流程上进行完善和健全，给予档案信息化建设最大化的制度保障，进而保障档案数据信息的完整性、数据的共享性、档案文件的安全性。从制度上进行统一规范化的指导，支撑与指导档案信息化建设、管理与使用工作。例如，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国行政许可法》及《国家档案局行政许可标准化工作规范》等，结合自身工作开展实际，制定《行政审批档案信息化管理制度》《行政审批档案数据信息规范》《应急管理制度》《机房运维及库房管理制度》《涉密信息管理制度》《行政审批档案的归档标准》等制度文件。三是重视信息化人员培养。通过人才引进、定向培养等方式及理论研讨、外出研学等继续教育手段，不断提升档案管理人员的职业技能与专业水平，不断为干部队伍结构注入新鲜活力与源源不断的动力，从而促进实现创新性管理。

3.3 加强设施建设，推动区域化合作

一是树立信息化发展战略思维，全方位打造行政审批档案信息化系统平台工程。通过顶层设计及高层推动档案信息化转型，在政策支持、财政资金等方面持续推动平台建设，结合实际采购先进硬件设备，并根据需求应用数据挖掘、机器学习、人工智能等先进技术，准确把握行政档案信息化转型的趋势，使其能够更好地顺应数字化发展的情形。二是建立共建共享机制。立足于解决“单兵作战”和“信息鸿沟”的问题，做到先进性和实用性相统一，在系统实际建设过程中提高其与行政审批、政务服务等其他业务系统的兼容性，构建系统之间的映射关系，在技术上全面推动各项业务专网系统档案数据整合共享，进而通过计算机网络打造区域内行政审批档案“数据湖”。以多种方式构建档案查询入口，为用户提供网络查询平台，24 小时随时随地可登录查询信息，打破时间和区域的限制，建立一套契合时代发展要求的档案共建共享、互联互通新模式。不断优化行政审批档案发展环境，真正做到“一站式管理”“一条龙服务”。

3.4 优化保密管理，应用安全化技术

一是完善设备及手段。进一步加大安全管理资金投入，配套采购安全审计、漏洞扫描等安全设备，引入数字签名、电子签章、四性检测等先进技术手段，切实解决档案利用过程中潜在的问题，夯实信息安全基础环境，为行政审批档案信息化建设构建坚实屏障[5]。二是加强员工信息安全管理意识和保密意识。自觉维护档案安全，强化信息化机房和数字化加工现场的隐患排查，同时根据档案保密等级的要求分级公开档案信息，让档案资料更好地服务于行政审批部门的工作。三是加强异地异质备份工作。将庞大数据通过移动硬盘、光盘库等多种介质存储，并定期将数据库文件备份至当地容灾备份中心，避免因特大紧急事件导致数据损坏、信息清空，为行政审批档案的完整性提供坚实保障。

结语

综上所述，在“放管服”深入推进的背景下，实现行政审批档案数字化转型、信息化管理已成为持续性的过程，这就需要审批业务部门、政务服务部门、档案部门加强沟通、密切配合，积极探索档案开发利用新路径，不断提高行政审批档案的利用率，更加精准地贯彻新发展理念，为提升行政审批管理部门及群众满意度贡献档案力量。

参考文献

[1]高震，朱安旗.“放管服”背景下行政审批档案单套制模式的探索[J].机械工业标准化与质量，2022（12）：28-31.

[2]许秀凌，王寧.基于数字化经济的档案信息化转型策略探究[J].兰台内外，2023（19）：4-6.

[3]苏静华.新时代行政审批档案信息化管理解析[J].黑龙江档案，2022（05）：192-194.

[4]牛青.行政审批档案规范化管理体系构建[J].办公自动化，2022，27（23）：49-51.

[5]曹晓峰.行政审批档案信息化建设的路径研究[J].文化产业，2022（36）：1-3.