档案数字化信息服务的特点、架构与实践

王娜

摘要：随着时代的发展，档案数字化成为趋势。档案数字化不仅可以提高档案管理的效率和精度，也提供了更好的安全保障和便捷性。档案数字化信息服务具有便捷、快速、高效的优势，数字化、数据化和知识化是其显著特点。当前档案数字化信息服务建设，应借助技术和工具载体，协同推进档案数字化信息服务标准建设，打造档案信息服务价值空间。在实践中，档案数字化信息服务包含从前端介入，到信息咨询、公开，以及数字档案展览服务等多方面。

关键词：数字档案；信息服务；数据化；价值空间；共享服务

引言

现代信息技术不断发展加速了档案数字化转型的步伐。新时期，为了更好地体现档案信息价值，应重点在档案数字化信息服务方面下功夫。明确档案数字化服务特点，找到契合人民群众和其他主体对于档案多元化和个性化诉求切入点，构建档案数字化信息服务架构，提升档案数字化服务质量和水平。

一、档案数字化信息服务的特点

档案数字化信息服务是档案服务新趋势，随着大数据、云计算、人工智能等技术与档案服务的深度融合，不仅充分展现出了档案信息价值，也使档案服务手段和方式出现了新的特征，具体体现在以下几个方面：

（一）数字化特点

数字信息技术与档案服务的深度融合，实现了传统档案服务向现代数字化档案服务的转变，使档案数字化服务体现出了创新、动态、开放、高效等特征。创新是指数字档案以不同载体和形式快速传播[1]。动态性体现出了档案信息能够被随时记录管理和利用。开放性体现出数字档案能够为更多主体提供服务，通过现代信息技术能够实现档案信息更大范围共享。高效是指在数字档案服务过程中改变了传统面对面的档案服务方式，借助数字化技术提升了档案利用效率。

（二）数据化特点

借助大数据、云计算、人工智能等技术，能够实现纸质档案数字化处理，档案管理部门拥有的档案信息资源越来越庞大。利用数据库技术能够实现对海量数据资源进行组织、管理、整合。当前现代信息技术与档案管理工作和服务工作的深度融合，使档案服务呈现出了数据化特征。一方面，通过建立档案数据库，能够对不同形式的各类档案资源按照一定的技术标准进行转化，存储到数据库之中，有效克服档案分散管理的弊端，提升了档案利用效率。另一方面，通过档案数据库管理能够更好地实现前端控制和后端服务，大数据相关技术的应用，解决了非结构化档案数据的存储和数据挖掘问题，通过档案数据化能够使档案知识“量化”，为不同主体提供更为丰富的数据档案服务。

（三）知识化特点

信息时代背景下，电子档案规模越来越大，档案管理部门在档案管理和档案服务过程中需要适应时代变化。当前广大人民群众对档案服务知识化诉求越来越强烈，相应的档案管理部门在档案数字化信息服务过程中也应将知识化作为突破口和落脚点[2]。档案管理部门通过档案的知识化利用，更好地契合了不同用户对档案知识的多元化诉求，借助新媒体技术和多媒体平台可以实现档案知识的分享和传播。档案的知识化利用是档案管理部提升档案服务质量，实现档案知识增值的关键。正是由于档案知识价值的存在，才体现出了档案的有用性和可用性。在档案知识被利用之前，档案价值被埋没。通过对档案的知识化利用可以最大化地将档案知识运用到人类社会实践之中，发挥档案数字化服务的社会价值、经济价值和文化价值。

二、档案数字化信息服务的架构

随着现代信息技术与档案管理工作的深度融合，要求档案管理部门在档案数字化信息服务过程中要对自身架构进行升级，借助技术和工具形成更为多元化的档案数字化服务载体。通过大数据、云计算等技术的广泛应用，构建数字化档案数据库，结合不同用户需求形成多元价值空间，完善档案服务标准，更好地发挥档案数字化信息服务的特殊价值。

（一）技術和工具支撑下的信息服务载体

档案数字化信息服务依赖于基础设施、数字工具和各种信息技术。这些技术和工具的出现使档案数字化信息服务变得更灵活。特别是电子档案的出现深刻改变了档案管理部门档案服务载体。电子计算机的广泛应用成为电子档案处理的主要工具，数据处理技术为电子档案管理和存储提供了技术支撑[3]。新媒体平台的出现为电子档案服务提供了更为多元化的渠道，可视化技术为电子档案服务提供了更多感官体验。这些技术、工具的运用使电子档案信息服务载体变得更为多元，不仅为电子档案信息服务提供了必要条件，也使电子档案信息服务质量得到了有效提升，能够更好地满足不同主体对档案数字化服务的个性化诉求。

（二）档案数据相关联形成多元价值空间

从档案数字化信息服务整个生命周期看，需要将档案变成数据，然后将数据变成信息，最后传导给服务主体，服务主体将档案信息进行内化，最终成为知识，形成智慧。从整个流程看，数据是档案信息服务的最重要载体，最终要实现档案数据向智慧转型，而智慧能够为人们解决某些问题提供方式和思路。当前我们处于一个万物互联的网络社会，档案数据是档案数字化信息服务的基本元素，其生存空间既独立，又与其他空间紧密相连。档案数据的独立性体现在档案数据管理可以自成体系。档案数据的关联性是指档案数据与其他数据，特别是用户数据能够相互作用、相互影响。数据与人之间的关联性能够使人产生创造力，数据与人的多样化需求关系为档案数据多元化价值的实现提供了重要前提。一方面，通过档案管理部门与用户之间的合作，能够更好地发挥档案数据的价值。另一方面，档案数据可以实现跨界服务，包含但不限于“产业界限”“学科界限”“平台界限”，通过跨界服务能够支持不同主体的实践创新。

（三）档案信息服务需求转变下的档案服务标准

档案用户需求是档案数字化信息服务的源头，当前广大人民群众对档案数字化信息服务的需求出现了新的变化，相应也需要档案管理部门及时地调整档案数字化信息服务标准。传统档案服务主要以纸质服务为主，在服务过程中不同部门、不同行业、不同主体对档案服务要求不尽相同，因此档案管理部门针对不同档案主体进行服务制定的标准也不统一，特别是在技术标准上存在着明显差异，这些差异化标准对后期档案数字化信息服务，特别是共享服务产生了制约。因此，新形势下，要想进一步提升档案数字化信息服务质量就必须与多元化主体共同建立共享服务标准，明确档案数字化信息服务范围、服务内容和相关技术标准。通过构建一个标准框架，保障档案数字化信息服务质量。

三、档案数字化信息服务的实践

当前档案管理部门获得的档案数据类型也越来越多样化，数据格式越来越复杂化。在推进档案数字化信息服务过程中，要充分认识到当前面临的诸多困难，主动地引进现代信息技术，实现对海量档案数据采集、挖掘、筛选、分析，实现对重要档案信息数据的合理利用，最大限度地发挥档案数据的使用价值。

（一）提供档案查询服务和在线咨询服务

当前各级档案管理部门在政府支持之下都形成了各具特色的门户网站，这些门户网站完全可以为人民群众和不同主体提供信息服务。例如上海、北京等地区档案管理部门均为用户提供了在线查档服务。在线查档服务十分便捷，检索窗口直接关联档案管理部门大数据库，只要是数据库公开的档案信息，完全可以通过检索窗口进行查阅，通过在线查询能够直接获取相关档案信息[4]。即使不能获取相关档案信息，还有在线咨询服务，与服务人员进行沟通，就能够获得相关意见，甚至可以直接调取相关档案信息满足用户的档案信息查询需求。

（二）提供档案信息公开服务

为了更好地展现档案管理部门档案数字化信息服务的全面性，档案管理部门有必要在“专业性”方面下功夫。对档案馆的馆藏资源进行系统整合、开发，对能够向社会公开的档案信息要坚持“应公开、尽公开”原则。将其上传到大数据库供广大市民查询阅览。同时档案管理部门还应该注重档案理论研究，将档案研究理论成果面向社会公开，及时更新档案专业动态，让广大人民群众对档案管理部门的档案数字化信息服务有更多了解。

（三）提供线上档案展览服务

有条件的档案管理部门还应该利用档案管理部门管藏资源丰富的有利优势，开展多种形式的线上展览服务。通过打造线上数字展览厅，以地方档案为主、以区性档案介绍为辅。形成图片、视频、动画等多种形式的档案展览。让档案文化“活”起来、“动”起来，通过打造虚拟实景展厅，让广大人民群众能够在沉浸式的网络环境中了解本地区的风土人情、地域文化以及与本地区改革开放相关的各种图片、视频。构成内容丰富，层次鲜明，具有逻辑感的档案展览服务体系，更好地展现新时期档案数字化信息服务的特殊价值。

四、档案数字化信息服务的保障措施

数字时代背景下，企业在档案数字化信息服务方面获得了更多元化的技术支持，同时也能够为不同主体提供更有针对性的数字化档案信息服务，进一步提升了档案信息的利用价值。为确保档案数字化信息服务顺利进行，有必要完善保障措施。一方面，要将档案数字化信息服务作为企业战略加以落实，并给予充分重视，围绕档案数字化信息服务存在的具体问题形成有针对性的解决措施和方案。另一方面，要为档案数字化信息服务提供必要的资金支持和人才保障。只有持续的提供资金支持，档案数字化信息服务才能够获得新技术；只有完善人才保障，才能够为档案数字化信息服务提供高素质的人才，进而提升档案数字化信息服务质量。

（一）重视顶层设计，确保数字化信息服务体系高效运行

领导层应充分认识到数字化信息服务的战略意义，为其提供充足的资源和支持，并建立健全的管理机制，以确保数字化服务项目能够顺利推进。首先，企业领导层必须充分认识到档案数字化信息服务的战略意义和价值。数字化时代，信息化管理已经成为企业发展的必然趋势，而档案是企业宝贵的知识和智慧积累。因此，领导层应将档案数字化信息服务纳入企业发展规划和战略中，予以高度重视。其次，领导层应该为档案数字化信息服务提供充足的资源支持，包含人力、物力、财力支持，确保数字化服务的顺利进行。为了确保决策能够落地实施，领导层还应建立健全档案数字化信息服务管理机制，制定明确的决策流程和执行计划，确保数字化服务项目能够有序推进。

（二）纳入企业预算，确保数字化信息服务能够获得持续资金投入

只有确保持续的资金投入，才能保障数字化信息服务的顺利进行。首先，将数字化信息服务所需要的资金纳入企业预算。企业领导层应该认识到数字化信息服务对于企业发展的重要性，明确其战略地位和长远价值，对其所需要的资金，将其纳入企业的预算规划中。新时期，随着企业数字化信息服务的不断推进，需要不断的引进新技术、更新设备、挖掘人才，在这一过程中都需要大量的资金投入，如果企业在数字化信息服务过程中只注重了前期投入，后期资金不到位，势必会影响设备技术更新速度，也很难引进优秀人才。因此，无论是从其发展角度看，还是提升数字化信息服务角度看，都应为数字化信息服务提供足够的资金支持，更好地满足数字化信息服务的各项需求，激发工作人员的创新意识和创新能力，实现服务内容和服务形式创新。

（三）培养专业团队，为档案数字化信息服务提供智力支持

企业应重视数字化信息服务团队的建设，培养一支专业化的团队，以提供优质的数字化信息服务。首先，重视内部培训。企业应围绕数字化信息化服务具体需求，对现有档案管理人员进行系统培训，包括数字化处理技术、信息管理知识等方面的培训。培训内容应根据档案管理人员的实际情况进行量身定制，使其能够掌握相关技能，并将所掌握的技术运用到档案数字化信息服务工作之中。其次，要对外引进人才。企业可以面向社会积极招聘有经验、有专业知识的专业人才，为团队注入新鲜血液。同时，要为数字化信息服务团队提供良好的工作环境和发展机会。团队成员在舒适的工作环境下，会迸发出更强的创造力，更好的解决档案数字化信息服务过程中出现的各种问题。此外，企业也要提供晋升机会，激励团队成员不断进步，从而提高数字化信息服务效率。

结语

总之，档案管理部门应主动适应时代发展趋势，将档案数字化信息服务作为提升服务质量的重要方面。管理部门应抓住档案事业发展的机遇期，按照“站位要高，服务要好，思路要清晰”要求，切实增强档案管理部门的服务能力和服务水平，实现档案事业的快速发展。并严格按照“十四五”档案事业发展规划要求，加快推进档案数字化、信息化进程，实现档案数字资源的有效整合，不断对服务手段和服务方式进行优化，助力经济社会发展，满足广大人民群众的多元化档案信息需求。

参考文献：

[1]王燕民，王大众.乘势而上 加速推进档案工作数字化转型发展[J].中国档案，2022，（10）：30-31.

[2]梁绍红，夏振华.浙江档案工作数字化转型的探索与实践[J].浙江档案，2022，（08）：45-48.

[3]戴柏清，秦顺.国家文化数字化战略下档案馆发展向度与实践路径[J].北京档案，2022，（08）：16-20.

[4]林偉宏.档案工作数字化改革应用场景研究[J].浙江档案，2021，（12）：44-46.

（作者单位：中海油能源发展股份有限公司工程技术分公司）

（责任编辑：豆瑞超）