重点建设项目档案工作及其监督指导方法研究

作者简介：邹宁宁（1981—），女，汉族，辽宁鞍山人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。

摘 要：重点建设项目档案真实记录了项目的整个建设过程，反映了建设问题、运行、维护、改造以及扩建等信息，信息覆盖量大，其内容精准度高，是重要的监管依据。为进一步加强档案管理工作质效，避免因其限制项目建设发展，文章结合多个地区档案馆的管理现状开展研究，分析管理必要性和问题，落实保护措施，并强化监督指导工作，以供同人参考。

关键词：档案工作；监督指导；档案管理

中图分类号：G270 文献标识码：A

重点工程建设项目档案资料涵盖大量数据信息，从前期立项到中期勘察设计、招投标、施工、竣工，再到后期监管，需要用标准的形式记录。随着城市化进程的推进，重点项目建设数量及工程规模逐渐增加，需立足于《国家重点建设项目档案管理登记办法》，明确档案管理工作重点，深度分析监督管理流程问题，积极完善制度，为重点建设项目档案提供基础性保护。

一、保护重点工程建设项目档案必要性分析

重点工程建设项目档案的形成主要来源工程建设立项审批至竣工验收的全过程，后续的项目检查、项目改造、扩建等均需要以档案资料为依据，具有极高的保存价值，需要档案馆做好文字、图表及现场视频、音频资料的整理，提供真实、可靠的原始数据信息。从保护的重要性来看，可以分为以下作用：

第一，重点工程建设项目档案在全国重点档案中占据重要地位，尤其面对当前城市化进程不断推进的社会局面，我国对于此类档案的管理与保护十分关注。从20世纪80年代开始，我国政府对于破损的档案实行抢救，直至“十一五”时期，依据《档案事业发展“十一五”规划》，针对不同地区的档案管理部门制订了详细的保护工作计划，为我国重点档案的管理与保护提供必要的前提。针对地方重点建设项目档案的保护是国家档案事业发展的关键环节，为后续建设提供可参考的凭证，对相关工作的监督指导至关重要。

第二，保护重点建设项目档案工作是服务社会经济建设的关键。重点工程建设项目内容相对复杂，在市场经济背景下，往往会涉及多个单位、人员，专业面广泛，无论是资金成本和时间成本均比较高。在此过程中，档案管理工作极为重要，但在实际执行中经常存在被忽视的问题，如单位搬迁或人事变动导致档案遗失、工程重要依据请示与批复遗失、原始资料缺失、档案内容与实际不符等情况，导致重点建设项目档案不健全或存储不当。若发生此类情况，需要实行二次征地或经济补偿，不仅造成一定的经济损失，还会影响档案事业的发展。因此，对重点建设项目档案的管理和保护十分重要。

二、重点建设项目档案工作痛点分析

1．档案立卷、归档规范性问题

本次研究汇总多个地区档案馆的发展经历和相关工作经验，总结重点建设项目档案管理工作问题，发现部分单位在管理思维方面仍过于被动，重视程度不足，尤其针对内容复杂、建设周期长的项目，容易出现归档不及时、资料读数头破损以及记录失真等情况，严重影响档案管理的规范性。此外，还存在立卷、归档不规范问题，导致档案凭证作用被弱化，不利于施工建设项目按照计划执行。

第一，卷宗材料及卷面规范性问题。以前的重点建设项目档案整理与新时期所规定的档案整理方式存在差异，如文书、记录纸以及其他纸质资料的大小规格等均与之前的规定存在差异。档案管理要求卷宗封面规格为A4纸，档案资料整理、装订后不能存在长短宽窄差异或装订混杂的情况。由于以往档案管理工作缺乏规范性，部分卷宗封面填写内容不全或项目名称填写不全，甚至存在漏填项目人员、项目日期的情况以及部分档案内容页码编写不统一、混合编写等问题。

第二，装订程序不严谨。案卷材料内容存在问题，与档案管理立卷归档的要求不符。部分材料并未入卷，导致无法全面显示项目进程，部分案卷在退卷后并未传送回证。

2.重点建设项目档案管理水平有待提高

从档案管理水平角度来看，本次研究针对多个档案馆管理及监督指导情况展开分析，重点建设项目档案管理水平制约因素可汇总为以下三个角度：

第一，档案管理工作队伍建设问题。目前，事业单位档案管理工作不断引入信息技术，有效地提升了档案管理质效。但在实际应用中发现，部分工作人员落实相关任务时仍存在进度慢的问题。究其原因，可归纳为培训不到位、缺乏对业务知识和信息技术的详细了解，导致业务水平提升缓慢，难以适应当前数字化转型背景。

第二，档案管理系统完善性问题。在数字化转型背景下，部分档案馆的数字化管理系统建设仍存在一定问题，无法满足重点项目档案工作的要求。以某电商产业园项目为例，由于整个工程项目规模大、工期相对較长，所建设的内容涉及范围广，但目前的档案管理系统功能存在局限性，无法实现声像、图像等文件的兼容，甚至与部分OA系统和财务管理系统不匹配，电子文件同步更新困难。此外，在文字材料识别、查找及自动检索领域的技术应用不到位，云存储技术无法实现自动备份，与目前所倡导的档案一站式共享目标之间存在一定差距。

第三，档案材料规范性问题。主要表现为重点建筑项目牵头单位、分包施工单位等之间的档案工作标准难以实现统一，文件规格、内容不一致，导致管理不便。

三、重点建设项目档案工作保障措施

1.加强立卷归档工作

在实际工作中需保证档案管理工作的完整度，重点建设项目档案内容来源包括内部和外部，类型多、内容杂，管理难度较大。因此，在实际管理中需要落实精细化、制度化管理。首先，秉持“应归尽归、应细尽细”的原则。应明确归档范围，包括且不限于项目可行性研判文件、设计资料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、人资文件以及财务文件等；其次，需要明确立卷归档时限，保证及时移送相关资料；最后，需要做好相关部门和人员的沟通。档案管理人员需要根据归档进度与外部单位建立沟通渠道，做到及时移交资料，做好双方对接，从而保护档案完整性。同时，还要根据实际需求及时整理分类，严格审核信息，细化分类，保证归档立卷质量。针对目前存在的规范性问题，解决办法如下：

第一，针对以往重点建设项目档案中未达到标准的材料，选择不影响材料内容的方式使其达到标准。对于一些卷宗封面内容，切忌直接按照原项目的封面填写，需要对照项目文书，明确项目人名称、单位名称、编号等内容，卷内页码可使用铅笔书写在右上角位置，确保内容填写精准、完整。为确保项目档案内容规范，一本卷连面带底控制在200页以内，其余部分另外装订，在材料袋上需要注明袋内材料的名称、份数信息，保证记录清晰。

第二，针对装订程序不严谨问题，需要对内加强管理培训，确保档案管理人员详细了解档案管理立卷归档办法，可以将流程打印出来，放在管理信息表中。在归档时需清楚记录所缺资料，并及时催促建设单位补交。明确档案管理工作需求，加强档案管理人才队伍建设，在人员组织分配上需包含数字化管理人才、档案管理人才、建筑项目跟进管理人才等。针对一些周期较长且涉及内容较多的项目档案管理，需要尽早建立数字化台账，明确职责，对档案资料流动情况进一步跟踪，实施常态化管理。总体来看，需要做到“三认真”：一是裝订前认真检查，保证手续齐全；二是装订过程认真，及时修补或复制褪色、破损等材料；三是装订后认真复核，检查是否存在不符合归档要求的情况。

2.提高重点建设项目档案管理水平

2023年作为“十四五”规划的承前启后之年，为进一步加强对各区重点项目档案的汇总与整理，本次研究对以往的历史遗留问题和新时期建设重点展开讨论，为避免管理过程中损坏、遗失重要建设项目档案，提高档案管理水平，可以从以下几点开展工作：

第一，加强对档案工作人员的教育培训，强化其工作意识，进一步宣传重点建设项目档案的重要性，如针对项目维修、改建、扩建方面的再投资，如果缺失相关档案信息，将会造成一定的经济损失。同时，教育培训还需着眼于数字化转型的现实需要，以技术为核心提升培训价值。在培训时切忌过于教条化，应结合实际工作，有重点、有计划地实施。还可与相关部门合作，以主题形式组织论坛活动或讲座，如以“数字化转型下重点项目档案工作”为主题讨论，从而不断提升其业务能力。

第二，完善系统。档案馆需引进先进的硬件设备设施，确保配置的多样性，满足基本的管理及运营工作。包括且不限于计算机、碎纸机、打印机、扫描仪、复印机、数码摄像机以及光盘刻录机等。同时，还需定期升级优化档案管理系统，满足各类技术的运用，包括且不限于文件格式转换、图像影像信息资源兼容、办公系统适配等，从而提升数据关联共享，以便于同步管理。此外，还需科学运用大数据技术，优化当前存在的技术性问题。例如，完善检索体系、编制全引目录、会计档案目录、照片音频等档案目录，有效提升档案的调阅速度。

第三，转变服务方式，实施全方位指导服务。为减轻企业负担，在档案管理工作中需要主动扩大服务领域，针对重点建设项目配备专员跟踪指导，确保资料收集完整齐全，并实施全方位监督。应及时与相关单位沟通，了解项目进展，做到勤对接，协商档案处理问题，对归档内容、时间节点等落实针对性指导。基于此，需要做到“上接政策、下沉项目现场”，主要做法有：（1）深入项目现场宣传重点项目档案管理工作要点及相关政策，主动收集材料保证档案整理的规范性。（2）主动参与项目建设工作、验收会议等，获取第一手材料，重点检验档案与建设同步性问题。在实际管理中需多管齐下，确保重点建设项目档案管理及监督指导工作的规范性，可和改革委员会、财政局、档案局等部门相结合，寻找重点建设项目档案管理中的问题。其中，发改委应明确建设项目立案、审批等环节中的档案信息；财政局需对档案中的项目绩效严格审查；市档案局履行行政监管和业务监管职能，实现多源头的管理，促进档案管理与监督指导规范化开展。

四、重点建设项目档案工作监督指导方法

1.制订分级保护监督计划

分级保护监督计划就是将重点建设项目的档案管理工作划分出来，并针对该类档案分级管理。目前，大部分建设项目档案的保管并没有期限划分，均为永久档案，这种模式下很难分清级别，相关保护工作开展困难。因此，重点建设项目档案应采取分级保护模式，集中管理重要、珍贵的档案，避免资金不足的矛盾，合理分配有限的人力、物力。该监督指导方法在落实前需要做到分级标准统一，并对各地区工程建设项目现状、数量实施摸底调查后，对重点项目档案开展保护。

2.设立档案保护基金

综合来看，大部分档案管理工作经费偏低，对于档案保护的专款有限。针对这一问题，可以通过基金筹集的方式，依据现有的法律法规及相关政策，从政府、社会及档案部门三方面入手。在当前社会环境下，部分重点建设项目档案逐渐成为一种可共享的资源，在项目档案保护基金筹集时可采用面向社会宣传的方式，引导大家自愿出力。在接受社会各界赠予、赞助外，还需不断提升档案馆自身的价值，为重点建设项目档案管理监督指导工作的落实提供技术与方法。

3.建立特藏库并落实档案恢复工作

重点建设项目档案的管理关键在于维护，在实际管理中应将其视为“珍藏品”，针对一些年代较远的档案资料，需要尽力恢复其原貌。恢复内容包括且不限于卷皮、目录、原始照片以及声像资料等，实现永久性保存和可持续性利用。在旧档案使用时可能会出现虫蛀、破损、霉变等情况，在实际管理过程中可建立特藏库保管档案。目前，我国针对重点档案存储库房的建设普遍未达到标准要求，因此，需要加快对重点建设项目档案特藏库的建设，对档案实施超常规保护，延长其使用寿命。在建设时需配备恒温恒湿、监控、自动报警及灭火等设备设施。

4.明确责任制度

一方面，在归档过程中需根据建设工程实际情况制定统一的命名标准，确保能够直观展示资料内容，为档案资料整理、分级分类以及责任落实等提供依据；另一方面，需要根据法律法规和相关指导性文件明晰管理责任，对原始档案实施严格管理，保证档案资料的真实性，除特殊情况外禁止授权他人代签，在必要情况下则需拿出委托书，并在资料归档时一同保存，从而明确责任主体。此外，还应严格落实档案管理人员奖罚制度，根据其工作效率予以奖励，形成榜样作用。反之，针对未完成任务或管理失误的情况，需要根据其严重程度、影响范围等实施惩罚。

5.加强组织管理

目前，我国针对重点建设项目档案工作十分重视，需要相关单位进一步加强组织管理，重点从以下几个角度落实管理：（1）加强对登记备案方面的管理，务必明确登记依据及相关要求，保证及时补充与检查；（2）加强工作部署与推进，各级档案管理部门需明确责任制度，加强业务培训与技术交流，及时对现行政策召开相关讨论会议，明确工作部署重点；（3）加强落实项目检查，明确检查组织人员职责，并提出指导性建议；（4）重点加强对档案验收方面的管理，明确验收责任主体、验收范围以及相关流程等内容，提高监督效果；（5）加强对考核评价方面的管理，详细内容需依照国家、行业相关规定，考评还需综合考量项目档案完整性、准确性、规范性、制度建设、档案管理网络等多项内容。

五、结束语

重点建设项目档案管理及监督指导工作的创新优化是国家档案管理工作现代化转型的关键，需要各地、各系统以及企业认真学习政策，实现同步管理，全面贯彻上级的批示精神，加强对重点建设项目档案管理工作的指导，并纳入专项规划中，实现统筹监管。

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（作者单位：辽宁省鞍山市千山区档案馆 ）