事业单位档案管理中的电子档案管理探讨

耿为民 耿君尧 李洪泉

作者简介：耿为民（1966—），男，汉族，山东滨州人，本科，副研究馆员，研究方向：事业单位档案管理；耿君尧（1993—）男，汉族，山东滨州人，硕士，研究方向：学生学籍档案管理；李洪泉（1972—），男，汉族，山东滨州人，本科，经济师，研究方向：经济管理。

摘 要：随着新时期事业单位改革不断深入，其档案管理工作也实现了改革和创新，全面步入电子档案管理的时代。电子档案管理节约了资源资金，提高了管理效率和质量，但还面临着数据安全、系统操作等问题，增加了电子档案管理工作的难度。文章对事业单位档案管理中的电子档案管理展开了详细的研究与分析。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理

中图分类号：G276；D630.1 文献标识码：A

引言

现阶段，事业单位的电子档案管理工作存在着一些问题，如管理意识不强、各项投入较少、管理制度缺失、人员素质较低和信息化程度较低等，导致工作效率低下。

一、电子档案管理的基本内容

1.优势

電子档案管理，是指将传统的纸质档案转化为电子文件形式展开存储与管理的一种方式。其优势主要为：

（1）高效便捷。电子档案是借助计算机与网络展开快速检索、整理与查阅的手段，有效提高了档案利用的效率。（2）节省空间。传统的纸质档案需要占用大量的空间，而电子档案只需要存储在计算机或云端，节省了大量的存储空间。（3）安全可靠。电子档案能够借助加密技术、权限控制等手段，确保档案的安全性与可靠性。（4）易于共享。电子档案能够通过网络实现远程传输与共享，方便了不同部门之间的协作与沟通。

2.电子档案管理在事业单位的应用

（1）电子档案的收集与整理

电子档案的收集与整理是电子档案管理的基础工作。事业单位可以基于相应的制度体系，明确电子档案收集与整理的标准与流程。同时，对于传统的纸质档案可以通过扫描、OCR等技术手段转化为电子文件形式，方便后续的整理与利用。

（2）电子档案的存储与管理

电子档案的存储与管理是电子档案管理的核心工作。事业单位只需要基于相应的管理平台或系统，制定科学、合理的存储与管理策略，确保电子档案的安全性与可靠性。对于重要的电子档案应该及时备份与恢复工作，防止丢失、损坏以及被盗等事故的发生。

（3）电子档案的利用与共享

电子档案的利用与共享是电子档案管理的重点工作。在实际工作中，可以借助电子档案查询、检索等功能，方便、快捷地获取所需档案信息。还可以通过设置不同的权限与访问控制机制，实现不同部门之间的电子档案共享与协作。

二、事业单位电子档案管理存在的问题

1.管理意识不强

新时期，不仅为事业单位的电子档案管理工作带来了一些机遇，还带来了一些挑战。在今后的发展中，事业单位应紧紧抓住机遇，正面迎接挑战，改革与创新档案管理工作。然而，在现阶段的事业单位档案管理中还存在着一些问题。首先，部分事业单位的领导对于电子档案管理的认知不全，重视不足，无法及时将现代化技术引入档案管理中。其次，多数事业单位的领导为了节约成本，受陈旧思想观念的影响，投入的人力、物力和财力较少，无法满足档案管理创新的需求。尤其是现代化技术的应用，还不够深入与全面，无法帮助档案管理部门展开正确的决策和科学管理，严重阻碍了单位的发展步伐。

2.各项投入较少

部分地区的事业单位档案部门存在管理条件较为简陋，各项投入相对较少，从而影响了档案管理的效果与质量。首先，很多事业单位的档案管理软硬件设备设施较为陈旧，未能及时更新与完善，制约了档案管理工作的高效开展。其次，各部门之间的互动交流较少，未能实现档案资源的共享与交流，无法充分发挥档案资源的价值。最后，档案管理工作的人力与技术投入较少，导致档案管理人员的综合能力较低，为档案管理创新提供的技术支持较少。

3.管理制度缺失

事业单位档案管理制度缺失，缺乏科学、规范的管理流程与方法，也是事业单位档案管理工作存在的问题之一。首先，多数事业单位的电子档案管理制度体系未能紧跟时代发展来实施优化完善，导致档案管理混乱，存在档案遗失、损坏等现象。比如，档案管理职责不明确、管理流程不规范以及档案分类与整理标准不统一等；其次，对于档案管理工作人员的监督与考核机制不完善，未能有效约束与监督工作人员的行为，无法评估档案管理工作的效果与质量；最后，档案管理制度缺乏培训与教育机制，导致档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与技能，无法胜任档案管理工作，影响了档案管理的效果与质量。此外，缺乏相应的信息安全保护措施，引发了一系列的档案信息被泄露、损坏或丢失等问题。比如，缺乏对档案查阅权限的控制、对档案备份与加密等方面的规定等。

4.人员素质较低

人员素质较低是指事业单位电子档案管理人员的综合素质较低，影响了档案管理工作的开展。首先，部分地区的事业单位电子档案管理人员素质不高，缺乏专业的档案管理知识与技能，无法胜任档案管理工作，导致档案管理效果不佳；其次，档案管理工作必须由专业的人员担任。有些事业单位的档案管理人员大多由其他部门调任，缺乏一定的档案管理工作经验与理论知识，无法高效胜任档案管理工作；最后，由于档案管理人员的流动性较低，人员的年龄偏大，且思想观念陈旧，对于新知识、新技术及新方法的学习意识薄弱，掌握能力较差，导致档案管理不够规范与合理。

5.信息化程度较低

事业单位档案管理信息化程度较低，也是现存的问题之一，导致档案管理效率低下，查询与利用不便。首先，在事业单位档案管理中，需要做好档案资料的收集、整理工作。然而，部分单位的信息化建设程度较低，仍旧沿用传统的手工方式，或者使用的信息技术落后，与实际工作需求严重不符。再加上单位内部的档案资料较多，受工作手段与方式的影响，需要投入大量的人力、物力和财力展开资料收集与整理。此外，由于信息化程度不高，还会存在着信息遗漏、不够精准等现象，影响其他管理工作的开展；其次，档案资料的装订、编目、建册以及存储等工作也需要消耗大量的人力、物力与财力。有的事业单位仍以纸质档案资料为主，信息化利用较低，整个管理过程烦琐，程序复杂，需要多名工作人员相互协调，容易出现失误。此外，还非常容易受到火灾、温度以及自然灾害等因素的影响，无法实现长期保存；最后，档案管理工作的主要目的是档案资料的利用。然而，由于很多事业单位的信息化程度较低，档案利用的手段陈旧，利用效率低下，很难满足单位发展的需求。比如，传统的档案管理系统或平台有待完善，受到时间与空间的限制，无法满足多人借阅或浏览；由于工作人员的技术水平较低，无法实现档案资料的共享。

三、事业单位档案管理中的电子档案管理策略

1.革新思想观念

随着数字化时代的到来，电子档案已经成为事业单位档案管理的重要形式。因此，事业单位需要从传统的档案管理思维向数字化的档案管理思维转变，注重电子档案的收集、整理、存储与利用，才能满足实际工作的需求。

第一，由于电子档案具有易修改性、易复制性与易传播性等特性，电子档案管理的安全性与可靠性非常重要。作为事业单位的领导，一定要具备安全意识与责任意识，采取科学、合理的安全措施与技术手段，确保电子档案的信息安全与隐私保护。并且，根据事业单位的实际工作需求，建立健全相应的电子档案管理制度与规章流程；第二，在新时期背景下，事业单位还需要树立共享与协作观念，注重电子档案的共享与协作，加强不同部门之间的沟通与合作，实现电子档案的高效流通与利用。比如，建立健全电子档案共享机制与平台，方便不同部门之间的信息查询与获取；第三，电子档案管理是信息技术发展的产物，需要事业单位加强对电子档案管理的研究与学习。在实际工作中，需要定期组织培训、讲座和研讨会等活动，提高电子档案管理人员的专业素质与管理能力。此外，还应当积极引进先进的电子档案管理技术与方法，提高事业单位电子档案管理的水平。

2.健全管理制度

事业单位建立健全电子档案管理制度体系，能够确保档案管理工作的实效性和利用效率。因此，在今后的实际工作中，需要做到以下几点：

第一，制定相应的管理制度，确保各项工作的规范性、合理性。比如，建立岗位责任制度，将具体的电子档案管理职责细化分解到专业人员身上，要求每一位工作人员明确自身的职责与使命，主动参与到实际工作中。同时，通过绩效考核机制将工作人员的安全意识、责任心以及工作能力等与其绩效相挂钩，调动其积极性与主动性；第二，通过建立安全管理制度体系，防止档案资料被泄露、损坏。比如，强化电子档案安全管理与风险防范机制，采用电子档案加密、权限控制等措施，从而防范黑客攻击、病毒入侵和数据被泄露等风险。建立电子档案备份与恢复机制，积极采用云存储技术对电子档案展开备份，确保数据的可靠性与完整性。

3.提高档案管理人员的综合能力

提高电子档案管理人员的专业素质与管理能力，能够保障电子档案管理工作的有序开展，加快事业单位档案管理工作的改革步伐。第一，鼓励电子档案管理人员主动参与到实际工作中，积累实践经验，主动与他人沟通交流，更好地掌握电子档案管理的工作流程与技巧，提高工作效率与质量；第二，电子档案管理人员需要具备足够的安全意识与防范能力，积极采取一系列的安全措施与技术手段，确保电子档案的信息安全与隐私保护。因此，在实际工作中，还需要鼓励工作人员主动学习如何识别与防范网络攻击、病毒入侵等安全风险，积极将数据加密技术、防火墙技术及备份、存储技术等应用其中，有效防止各种攻击与入侵；第三，作为新时期的事业单位电子档案管理人员还需要积极适应数字化时代的发展要求，主动学习电子档案数字化技术、档案管理系统的使用与维护等，提高自身的数字化技术应用能力；第四，电子档案管理人员还需要与各个部门密切合作，具备良好的团队协作与沟通能力。同时，要及时了解各部门的需求与问题，高效解决电子档案管理工作中遇到的各种问题。

4.加大各项投入

事业单位领导只有提高思想认知，加大对电子档案管理的投入力度，才能保障电子档案管理工作有效开展。第一，事业单位应当根据业务需求与长远发展目标，制定科学的电子档案管理规划。加大对电子档案管理硬件设备设施的投入，包括高性能的计算机、大容量存储和网络设备设施等，确保电子档案管理工作高效开展。同时，还要积极引进先进的电子档案管理软件，或者开发符合自身需求的电子档案管理系统，確保系统功能完善、操作简便以及安全性高等，满足电子档案的收集、整理、存储和利用等需求；第二，加大对电子档案管理人员的培训力度，提高管理人员的专业素质与管理能力。比如，采取小组研讨、外出深造、专题讲座和线上教育等形式，加强档案管理人员的基础知识、专业技能和安全防范措施等教育培训，全方面提高管理人员的综合素质；第三，定期对电子档案管理工作展开评估与监督，全面了解电子档案管理工作的进展情况、存在的问题与困难，并及时采取相应的措施加以解决。同时，还应加大对档案管理人员的考核力度，将电子档案管理工作成果与部门绩效挂钩，激励各部门积极推进电子档案管理工作。

5.创新技术手段

新时期，事业单位的电子档案管理还应当不断创新技术手段，实现档案管理的智能化、信息化和高效性。第一，积极借助各种现代化技术，为电子档案管理工作提供强有力的支持。比如，借助数字化技术提高档案的利用率与存储效率，实现档案的快速检索、整理与查阅；积极利用大数据技术对事业单位大量的历史档案展开分析与挖掘，发现数据背后的规律与趋势，为决策提供数据支持；采用人工智能技术，实现档案的自动化分类、自动化检索与自动化处理；积极引入数据加密技术，对事业单位的电子文件展开加密保护，防止电子文件被非法获取或篡改。同时，实现电子文件的分级授权访问，确保电子文件的安全性与隐私性；第二，搭建信息化管理系统或平台，开展电子档案的采集、传输、分析、存储和利用等工作。比如，选择功能强大、易用性强的电子档案管理系统，提高电子档案的存储、检索和利用效率；定期更新与升级系统，确保系统的稳定性与安全性；建立电子档案分类体系，对电子档案展开科学分类与归档，能够提高电子档案的查询与利用效率；建立电子档案查询平台，便于广大用户更加方便、快捷地查找与获取电子档案，通过搜索引擎、关键词检索等方式，提高查询效率与准确性；优化电子档案的整理与归档流程，促使电子档案更加有序、规范的存储与管理。同时，定期清理无效或冗余的电子档案，减少存储空间的占用与提高查询效率。在信息化管理系统或平台的搭建中，可以由事业单位的档案管理部门研发，也可以与科技公司合作共同研发，或者引入市场上的相关系统或平台，满足事业单位的工作需求。

四、结语

综上所述，事业单位档案管理中的电子档案管理，提高了档案管理与利用效率，加快了事业单位的改革步伐。因此，在今后的实际工作中，需要通过革新思想观念、健全管理制度、提高人员能力、加大各项投入以及创新技术手段五个角度，确保电子档案管理的实效性。

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（作者单位：1.山东省滨州市社会保险事业中心；

2.上海理工大学）