关于医院档案管理工作创新的探究

2024-03-24李丽霞

兰台内外 2024年1期

作者简介：李丽霞（1971—），女，汉族，山东滨州人，本科，馆员，研究方向：医院档案管理。

摘要：随着我国医疗事业的快速发展，越来越多的老百姓得以享受到更好的医疗服务，医院的各项管理工作也得到了社会大众的广泛重视。目前，医院档案管理工作仍然存在较多的问题，档案管理工作缺乏全面性管理、创新性不足，阻碍了医院档案资源价值的发挥。只有不断创新医院档案管理工作，才能给人民群众提供更好的服务，也是保证医院稳定发展的重要手段。

关键词：医院；档案管理；工作创新

中图分类号：G271；R197.323 文献标识码：A

医院的服务能力是医院管理水平的重要体现。医院档案管理工作主要是对医院不同时期发展的信息记录以及工作的各种纪要。在医院的管理工作中，档案管理是必不可少的一个环节，占据着重要地位。随着医疗技术的不断创新发展，对医院管理工作提出了更高的要求，档案管理工作的创新，为医院健康、稳定的发展具有积极且重要的作用。

为了解决广大群众在医院看病难、看病贵等一系列问题以及改善日益紧张的医患关系，新医改提出“以病人为中心”的医疗理念。为了有效提升医院的医疗和服务水平，在新医改政策中也重点提出了加速医院管理信息化及数字化进程的要求。医院在新时期面对新的要求，如何适应时代的变化，如何调整相应的管理模式，成为广大医疗工作者亟须解决的问题，尤其是医院管理模式创新成为重中之重。

作为医院管理工作的重要组成部分之一，医院档案管理的重要性不言而喻。在探索医院档案管理工作创新模式的过程中，医院管理者要清楚地认识到医院档案管理工作的重要性以及当前存在的问题，以便有针对性地解决问题，从而保证提高医院档案管理工作的效率，健全医院整体的管理制度。

一、医院档案管理工作的重要性

档案是个人、组织或者机构长期社会活动中产生的具有保存价值的文字、音像和图表等的记录，以纸质、电子数据和实物等多种形式存在并保存。作为社会一个特殊而又重要的组织，医院是保证广大群众身心健康的重要场所。医院档案不仅记录了一所医院从无到有、不断壮大的历史过程，还详细记录了各类病案及治疗方式、医疗科研项目成果以及医院人事变动和各项基础设施建设等内容，对医院的发展和医疗技术的进步有着重要意义。在当前医院的管理工作中，对档案管理工作不重视以及缺乏对档案管理工作的创新，都会导致医院档案管理工作停滞不前，甚至影响医院工作的顺利开展。

1.加强档案管理工作创新是时代的要求

随着经济和科学技术的飞速发展，医院档案工作的负荷越来越大，复杂程度也越来越高，网络化、信息化、多样化和个性化发展是现代医院档案管理工作的必经之路。在这一形势下，只有加强档案管理工作的创新，才能更好地完成医院各项资料的管理工作，发挥档案在医院工作中的重要作用。

随着时代的不断进步，信息技术、数字化技术已经在当今社会各行各业中得到广泛应用，各种新型技术得以普及。科技是第一生产力已成为人们的共识，只有不断地探索、创造和应用更新的科技成果，才能不断改善和提高人们的生活水平和质量。这是大势所趋，是新时代的要求。医院档案管理工作要紧跟时代潮流，与时俱进，不断加强创新探索能力，满足新时代人们对医院医疗和服务的要求。

2.医院档案管理工作的创新，是医院管理工作整体进步的要求

医院档案管理工作之所以在整个医院管理中占据重要地位，是因为档案保存着医院的历史发展、医疗成果以及病人信息等诸多关键的原始资料。在信息化时代，随着互联网、云计算和云服务等网络信息技术的成熟和广泛应用，医院管理工作的模式也随之改变，只有顺应时代潮流，加快信息化、数字化建设的步伐，才能跟上信息时代的发展。作为医院管理工作中的重要环节，医院档案管理工作只有不断坚持创新改革，才能满足医院管理工作整体进步的要求。

3.医院档案管理工作创新改革是内在发展规律的必然选择

新医改政策下，以“病人为中心”的医疗指导思想，要求医院提高服务质量和效率，也对医院的管理工作提出了更高的要求。医院档案管理工作只有进一步加强科学化、规范化管理，才能为医院整体医疗水平和服务的提高做出应有的贡献。因此，医院档案管理工作的创新改革，是医院内在发展的必然选择。

二、医院档案管理创新存在的问题

1.缺乏健全的管理制度

有些医院在开展档案管理工作时，没有明确工作人员的职责和分工，也未建立相应的监督机制，主要原因在于医院没有完善的管理制度，无法保证其规范性，从而造成工作人员对档案管理不够重视。此外，医院档案基本是分散管理，档案分类不明、信息保存重复等现象时有发生，分散式管理极大降低了档案的利用率，导致档案缺乏安全性和完整性。总之，缺乏完善的管理制度以及档案信息收集和管理得不到足够重视，使得档案管理工作严重脱节，造成档案信息缺乏完整性。

2.基础设备设施不完善

目前，不够重视档案信息化建设是我国医院普遍存在的问题。部分地区医院只重视使用、购买先进的医疗器械和提高医疗水平，对于档案管理工作却毫不在意，造成无法共享患者信息，对提高医疗效率来說非常不利。例如，在开展档案管理时运用信息技术，需要配备相应的软件和硬件设备设施，但在不重视档案管理的情况下，医院就不会投入足够的资金，导致医院档案管理信息化建设进程缓慢。

3.医院档案管理工作人员缺乏创新意识

从相关调查中不难看出，部分医院的管理人员对档案管理工作的重要性认知不足，过于关注医院的经济效益，并不重视档案管理工作模式的创新。此外，医院档案管理工作人员缺乏创新意识，依旧采用传统的档案管理模式。工作人员的认知不足，创新意识薄弱，导致医院档案管理工作中容易出现历史档案因归档不及时发生档案信息丢失、病人档案资料不健全等问题，影响了医院的服务质量。

4.医院缺乏专业管理人才队伍

医院领导对档案管理的重要性认知不足，认为档案管理部门属于可有可无、无足轻重的部门。因此，对档案管理工作人员的选择未认真思考，导致档案管理工作人员素质良莠不齐。学历低、素质差的员工对于档案管理工作缺乏责任心和专业技能，对档案管理工作创新更是无从谈起。

三、关于医院档案管理工作创新策略的探究

1.树立医院档案管理人员的创新理念

经济快速发展，提高了人们的生活质量，也让人们对医院的服务提出了更高的要求。为了更好地适应时代的发展，满足人们对医疗服务的需求，医院要提升整体的管理质量，尤其是医院档案管理。只有医院档案管理工作不断创新，才能提升档案信息的利用效率，更好地适应时代发展的要求。

首先，每一位医院档案管理工作者要深知档案管理工作的价值，要充分认识到档案管理工作的重要性。只有不断提高档案管理工作的质量，才能更有效地发挥医院的社会服务属性，有力推动医院的稳定发展，推动社会进步。档案管理工作者要树立正确的管理价值观，发挥档案资源价值，让医院档案更好地为每一位患者服务。

其次，医院档案管理工作者要树立档案动态管理理念。档案管理工作者要认识到，档案管理工作不是单纯的保管工作，其不是静止不动的，要改变传统的档案管理工作思想，在有序分类、妥善保管的基础上动态管理档案，以配合医院各部门的工作，充分开发、利用好档案资源。

最后，医院档案管理工作者要树立高效的档案管理观念。在市场经济环境下，医院之间的竞争越发激烈，只有不断地提高档案管理工作的效率，在短时间内快速完成医院各项档案管理工作，才能增强医院的竞争力，并促进医院快速、健康发展。

2.要加强对医院档案管理手段的创新

在传统档案管理工作中，大量纸质档案是主要的管理对象。进入信息化时代，随着新医改方案的出台，其核心内容之一就是医疗服务信息化，这就要求医院必须加强信息化、数字化手段的应用，尤其是档案管理方面。

第一，将原有大量的纸质档案通过扫描形成电子档案并存储到计算机中，通过年份、科目等展开分类编码，方便随时查询，并能及时更新相关信息。同时，档案管理信息化建设有利于档案部门将文档资料、患者信息以及医院相关医疗资料统一集中管理，能够做到信息共享，查询方便、快捷，有效提高了档案管理工作的效率。

第二，医院各部门根据本部门的工作特点，对档案的管理方式也会存在差异，统一档案管理模式存在一些困难。通过电子档案的共享功能，在一定程度上可以有效统一各部门的档案管理制度，规范各部门的档案管理办法。在档案管理工作中积极应用信息技术，通过网络共享统一不同文档的格式，方便了整理工作。在开展档案管理信息化建设的同时，还应该科学、有效地保管重点档案的纸质资料，开展双轨制管理，对有重要价值的纸质档案，可以按年份逐一排序整理归纳，交由档案室统一保管。

第三，医院档案管理部门要定期召开档案工作会议，及时了解各部门档案管理工作中出现的问题，积极沟通协商解决。

第四，医院各部门都要充分认识到档案管理的重要性，设置专人负责档案管理工作，并要展开定期培训，提升档案管理工作人员的能力。医院主管领导要督促各部门负责人摒弃“各自为政”的旧观念，要互相配合，使医院各方面的信息能够顺利对接，真实、准确地反映医院的情况。在保证网络安全的情况下，医院可以建立档案数据平台，开展档案网络化、信息化管理，促进档案管理模式向现代化发展。通过档案数据平台，可以定期发送档案管理通知、不同部门档案管理注意事项等，提供档案相关的管理知识，促进不同部门档案负责人员共同进步。

第五，医院要加大电子信息设备设施的投入。对于档案管理需要的硬件设备设施医院应及时投入资金，及时更新、升级电脑和扫描仪等硬件设备设施和软件技术，保障档案信息的传递更加便捷、顺畅，从而提高医院档案管理工作的效率及质量。

3.建立健全档案管理制度

不健全的管理制度会影响和制约医院档案管理工作的顺利开展，为了提高医院的医疗水平，必须建立健全档案管理相关制度。

第一，完善档案管理岗位制度。明确档案分管领导的责任、义务以及各档案工作人员的岗位职责和任务，督促档案工作者认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、统计以及利用等工作。

第二，完善档案归档制度。规范不同种类档案资料的归档范围、时间、保管期限和其他相关要求。

第三，完善档案借阅制度。明确档案借阅的审批、登记流程，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案资料的服务功能，促进医院医疗事业的健康发展。

第四，完善档案的保密制度。凡是属于涉密级别的档案，必须正确标明保密等级，安全、妥善存放，并定期检查。同时，制定严格的借阅制度，对违反保密规定并造成不良后果者追究责任。

第五，完善档案的鉴定、销毁制度。对保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案，应该定期鉴定和销毁。销毁档案应坚持审慎原则，并严格执行审批程序和保密规定。

4.医院要重视培养档案管理专业人才，注重提升管理工作者的专业技能

无论在哪个行业，技术创新永远离不开专业的人才。但由于医院对档案管理工作的不重视，导致医院档案管理工作人员大多不是专业人员，经常由后勤人员或者医务人员兼任，这些非档案专业人员未经过专业培训，因而没有创新改革的思想意识。为了适应新时期的要求，达到新医改政策对医院信息化管理的要求，医院应组建专业化的档案管理团队，对岗位工作者开展专业的技能培养。

在当前的档案管理部门展开人员考核，调换不具备档案管理工作能力的人员，使档案管理部门的工作人员产生危机感，避免存在浑水摸魚的情况，留用积极主动提升专业能力的人员，并调入专业人员补充档案管理队伍。

紧跟时代潮流，在信息化时代背景下，医院要对档案管理人员开展全新的系统培训。除了原有的档案管理知识和相关医疗知识外，档案管理信息化建设更看重人员对计算机等相关技术的掌握程度。因此，医院要加强对档案工作人员在信息技术等方面的培训。

第三，有针对性地从内提拔和从外引进优秀的档案管理专业人才，组成一支优秀的档案管理骨干队伍，以此提升医院档案管理的整体实力。

第四，要制定行之有效的绩效考核机制，奖励工作表现优秀、对档案管理创新提出建设性意见的员工，对工作中不思进取、严重失职的员工要予以处罚，通过有效的奖罚制度，激励员工对档案管理工作的创新积极献计献策，共谋发展。

四、结束语

综上所述，档案管理是医院管理工作的重要组成部分，也是医院开展信息化管理的重要环节。因此，医院要重视档案管理工作，通过管理理念、管理手段以及人员素质的提升，引进先进的管理技术完善档案管理工作，促进医院档案管理工作的创新，保障我国医疗事业的健康、稳定发展。

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