浅析住房保障档案管理的创新策略

作者简介：邱松玲（1969—），女，汉族，山东莱州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。

摘 要：住房保障档案是住房保障部门各项工作开展的前提，在社会经济发展与国家建设中发挥着非常重要的作用。因此，在新时期背景下，需要做好住房保障档案的管理工作，不断创新与优化，从而提高管理效率与水平，保障档案资源的完整性与真实性，从而满足相关工作的开展需求。文章主要针对住房保障档案管理的创新展开了相关研究。

关键词：住房保障；档案管理；创新

中图分类号：G271；F299.23 文献标识码：A

引言

现阶段，住房保障档案管理工作还存在着一些问题，如管理意识不强、各项投入较少、管理制度缺失、人员素质较低以及信息化程度较低等，增加了档案管理工作的难度。因此，相关部门需要紧跟时代发展，不断创新管理工作，从多个角度优化完善，提高工作效率与质量。

一、档案管理的基本内容

档案管理工作的主要内容由档案的收集、整理、保管和利用四个部分组成。档案收集是指根据《档案法》规定要求，利用一些方式和手段，将散落在个人、科室或各单位、各企业的档案收集汇聚到档案管理部门，再由档案管理部门集中统一管理。档案收集是档案管理的基础步骤，具有不可或缺性；档案整理是指通过规范有序的工序将杂乱无章的档案整理得有条理，并形成档案目录的过程，具体内容包括档案资料组件、分类、排列、编件号、编页码、填写归档章、装盒、编目、扫描、装订及入库等一系列流程；档案保管是指存放和保护档案，为的是保持档案的完整性、安全性和保密性，并能夠延长档案的使用寿命，主要内容涵盖档案的裱糊、灭毒杀菌、安全防护以及档案保管库房的管理等；档案利用是指档案利用者通过档案馆或档案室查阅所需的档案信息，满足工作、生产、生活利用的一个过程。

二、住房保障档案管理创新的重要性

住房保障档案管理创新的重要性主要表现在：第一，提高管理效率。创新住房保障档案管理工作，可以显著提高管理效率。传统的纸质档案管理方式需要消耗大量的人力、物力，且容易造成档案丢失、损坏等问题。通过现代化信息技术与设备设施的引入，实现了档案的数字化、电子化管理，提高了管理效率，减少了管理成本；第二，方便查询与利用。住房保障档案管理的创新，为档案资料的查询与利用带来了很大的便利。传统纸质档案管理的查询、借阅等操作为手动方式，效率低下且容易出错。而数字化、电子化的档案管理方式能够实现快速、准确的查询与借阅，提高了查询与利用的效率，实现了远程管理与共享利用，方便用户的使用；第三，促进信息共享与交流。住房保障档案涉及大量的个人信息与房屋信息，需要跨部门、跨地区的信息共享与交流。在数字化、网络化的档案管理系统下，能够实现信息的快速共享与交流，提高管理效率，方便用户的安全查询与使用；第四，保障信息安全。通过档案管理模式的创新，可以借助现代化技术与设备设施，在加密、备份等措施下保障档案信息的安全，避免信息被泄露与损坏等问题；第五，优化住房保障资源配置。住房保障档案的数字化、电子化管理实现了住房保障资源的精细化管理，能够根据实际情况开展资源的合理配置与有效利用，提高了住房保障工作的效率与质量。

三、住房保障档案管理的创新策略

1.制订科学、合理的计划

《档案事业发展规划》是新时代、新阶段引领住房保障部门档案事业继续走在前列的重要指导性文件，科学编制规划离不开客观的现实基础，同样规划编制的过程也是调查研究、集思广益的过程。因此，新时期的住房保障档案管理创新，需要从以下几个角度出发，制定科学、合理的规划。

（1）住房保障部门要高度重视档案管理工作，加强对档案事业发展的统筹规划，精心编制档案管理工作规划，完善档案工作机制，及时研究解决档案工作中遇到的问题。此外，政府部门要密切配合，形成合力，确保档案工作顺利开展。

（2）住房保障档案部门应坚持以创新思维开展档案管理工作，做到住房保障档案管理创新发展和社会经济发展水平相适应。此外，还需要制定合理的任务书，安排有序的时间表，对重要任务、重大项目的实施做出明确要求。

（3）坚持系统观念，搞好档案管理工作的整体规划。档案系统在工作上要上下衔接，加强与各有关方面的沟通协调，并注重发挥高校、科研院所、新型智库和专家人才的作用，加大资源整合，促进规划落实。

2.更新管理理念

在新时期的住房保障档案管理中，必须加快创新步伐，才能提高管理效率与水平。基于此，就需要先更新管理理念，促使住房保障档案管理理念从传统的“保管型”向“服务型”转变，以更好地服务于用户，满足社会需求。

（1）住房保障部门的领导必须紧跟时代发展，及时转变自身的思想观念，认识档案管理创新的重要性。加大各项投入力度，加快信息化、数字化的档案管理建设步伐，加大档案管理创新的宣传引导，从而引起每一位管理人员的高度重视。

（2）作为基层档案管理人员必须将档案管理视为一种服务，以服务为导向，以满足用户需求为目标，积极拓展档案利用渠道，提升档案服务质量。

（3）在新时期背景下，还需要加快信息化手段在档案管理中的应用，提高档案管理的信息化水平，实现档案信息的数字化、网络化与智能化管理。

（4）档案管理人员需要严格遵循相应的标准规范，明确自身的职责与使命，完善档案管理流程与制度，加强档案质量管理与监督，确保住房保障档案的真实性与完整性。

3.创新管理模式

只有不断创新住房保障档案管理模式，才能保障档案的收集、整理、传输、应用以及保存等工作的实效性，提高整体管理效率与质量。

（1）住房保障部门要积极整合各类住房保障档案信息，建立统一的档案管理平台，实现档案信息的共享与查询。同时，要求各基层档案管理人员，通过授权管理等方式加强档案资料的安全保护，防止出现丢失、损坏等问题。

（2）档案管理人员应积极采用条形码、二维码等技术手段，实现档案的快速、精准管理。同时，还要积极引入智能分类系统，根据档案属性自动分类与归档，并将全文检索、图像识别等技术手段应用其中，提高档案信息检索与利用效率。

（3）住房保障部门还需要基于档案管理工作的实际情况，加快档案管理制度的完善，规范档案管理工作的流程及方法。比如，建立健全档案分类标准、归档范围、保管期限、查阅等管理制度，确保档案管理工作的规范化与标准化。同时，还要加强档案质量管理与监督，确保档案的真实性与完整性。

（4）要想充分发挥档案资料的价值与作用，还需要加强与民政、财政等相关部门的协作，实现信息共享与联动，提高住房保障工作的整体效率与质量。

（5）做好数据安全防护工作，实现档案资源的共享与互通，确保住房保障档案管理工作的有序开展。比如定期检修和维护硬件设备设施，升级杀毒软件，积极将防火墙技术、数据加密技术等应用其中，做好档案数据信息的备份存储工作。此外，档案管理人员还要积极与科技公司的技术人员建立合作关系，共同参与档案系统或平台的研发，加快信息化、数字化和智能化的档案管理系统建设，提高档案管理工作的效率与水平。

4.优化服务方式

为了满足各项工作的实际需求以及用户的多元化需求，住房保障部门还需要优化服务方式，以加快住房保障档案管理的创新。

（1）基层档案管理人员除了提供传统的现场查询方式，还可以提供网上查询、电话查询等多种查询方式，方便广大用户随时随地获取所需的档案信息。

（2）要根据广大用户的实际需求，为其提供定制化的信息服务。例如，定期向用户推送相关政策、通知等，根据用户关注的重点领域或主题，提供专门的档案汇编或研究报告。

（3）住房保障档案管理部门需要定期举办专题讲座、展览等活动，宣传与推广住房保障档案的价值与应用。同时，还应加强与科研、文化等机构的合作交流，推动住房保障档案信息的开发利用与创新研究。

（4）为了及时了解广大用户的实际需求，还需要建立用户反馈机制，了解用户对住房保障档案服务的满意度以及需求变化趋势等信息，从而及时调整服务策略，提升服务质量。此外，还要鼓励用户积极参与档案管理，提出意见与建议，增强用户的获得感与参与感。

5.加强档案管理人才建设

档案管理人员的综合素质决定着档案管理工作创新的进度与效果。因此，必须将加强人才建设放在重要位置，从而推动档案管理的创新。

（1）住房保障档案管理部门要积极引进具有先进技术与管理经验的高端人才，尤其是具备跨学科背景、创新思维与创新能力的人才，为档案管理人员队伍注入更多的生机与活力。在人才引进中，应提高薪资待遇水平，加大各项福利补贴，以吸引更多的高端人才。还需要建立与完善人才培养机制，定期展开相应的培训、研修以及学术交流等活动，提高档案管理人员的专业技能与管理水平。比如，可以与高校、研究机构等合作，提供专业课程、研讨会等学习资源。

（2）在住房保障档案管理工作中，还应建立奖惩和晋升机制，为档案管理人员提供更多的提升、发展机会。比如，设立奖励制度，对于表现突出、能力优秀的档案管理人员给予适当的奖励与表扬，激发其工作热情与积极性。通过晋升机制，将档案管理人员的创新成果作为晋升的重要依据，鼓励其积极投身创新实践。此外，还要为其提供职业发展路径，满足不同档案管理人员的发展需求，全方位提高其综合素质。

（3）为了提高档案管理人员的凝聚力，推动档案管理工作的创新，还需要组织多元的团队活动。比如，定期组织团队拓展、聚餐和座谈会等，增强团队的凝聚力与协作精神，促进档案管理人员之间的交流与合作。在团队活动中，还需要鼓励其实现知识共享与经验交流，推动团队成员之间的合作创新。

6.创新管理机制

管理机制的创新能够为住房保障档案管理创新提供相应的支持与保障。

（1）建立统一领导分级制度。住房保障部门应当积极参与档案管理创新工作，配足配好档案管理人员，确保档案工作能够有效开展。同时，要将档案工作与其他部门工作做到同考虑、同部署，增强协调工作的力度，充分发挥管理制度的优势。此外，住房保障部门还应当及时成立档案信息化管理工作领导小组，负责统筹推进和协调本部门档案信息化创新，做到专项任务专人负责，由主要负责人牵头，分管负责人具体负责，形成一级抓一级、层层抓落实的良好工作格局。

（2）加强巡察监督制度。在住房保障档案管理工作中需要以清单化方式列出具体内容，全面、严格开展巡查与监督工作。例如，档案信息化管理、档案工作组织管理、档案工作制度执行、档案业务规范以及檔案依法移交等内容，积极采用“线上+线下”同步巡察方式，通过数字档案协同管理系统的线上执法功能，科学运用到档案工作巡视巡察中，保障巡察与监督工作更全面、更细致，推动住房保障档案管理的创新。

（3）完善考核制度。完善档案管理考核制度能够营造良好的工作氛围和环境，调动档案管理人员的积极性，促进档案管理的创新。一方面，应将档案管理人员的工作能力、创新意识、创造力等与绩效挂钩，对工作积极且能力优秀的员工给予相应的奖励与表扬；另一方面，还要充分发挥督查作用，将档案管理工作与创新效果，纳入本单位的督查考核计划，加强对各部门档案管理创新工作开展情况的检查，并将结果以文件形式发布通报，督促落实整改，进一步推动住房保障部门档案管理的创新。

（4）建立信息化管理制度。首先，在实际工作中，应先建立档案安全管理制度，积极借助现代化技术与手段，保障档案资料的安全；其次，建立档案信息化管理责任体系。在日常档案信息化管理中，必须有明确的责任体系，分工合理、责任清晰，实行专人负责制。可以设置部门档案信息化管理专员和确定档案信息化工作分管领导，负责档案信息化的安全保障工作。同时，还要注意档案信息化管理责任人员的安全教育，增强档案管理人员的风险防范意识；最后，制定档案常态化工作的规范制度，主要是指导规范档案管理工作。比如，制定纸质档案的数字化加工操作规范、电子档案接收进馆管理细则、电子文件归档管理制度等。加快档案管理工作的创新制度建设，从而促使住房保障部门的档案管理水平与效率得到大幅、快速的提升。

四、结语

综上所述，住房保障档案管理创新将影响档案资料的安全性、完整性以及各项工作的开展效率。因此，在今后的实际工作中，通过做好合理规划、更新管理理念、创新管理模式、优化服务方式、加强人才建设以及完善管理制度六个方面，实现档案管理的创新，充分发挥住房保障档案资料的价值与作用。

参考文献：

[1]王秀丽.烟台市保障性住房管理问题及对策研究[D].山东科技大学，2022.

[2]夏真.深圳市保障性住房档案信息资源整合模式研究[D].武汉大学，2022.

[3]罗 艳.如何实现住房保障管理中心档案管理的规范化科学化[J].现代商业，2023（32）：125.

[4]黄 诚，季育健.创新社会化联络与协作模式规范住房保障档案管理的思考[C]//国家档案局.档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会论文集.中国文史出版社，2023：8.

[5]刘 柳.民生档案资源建设管理与利用服务研究[D].山东大学，2020.

（作者单位：山东省滨州市住房保障和房产服务中心）