医院档案管理工作现状分析和发展趋势研究

作者简介：李燕丽（1975—），女，汉族，山东广饶人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。

摘 要：医院档案管理工作是医院管理中不可或缺的一部分，和其他行业档案管理工作相比，医院档案管理工作更具有特殊性，不仅包括了患者入院治疗的病历档案，还包括了医院各类原始信息，可以为医院领导做决策时提供重要依据。因此，档案是保证医院正常运作的重要基础，医院中许多工作都和档案管理有着千丝万缕的关系，规范、高效的档案管理工作有助于提升医院的整体管理水平。随着我国医疗改革的不断深入，对医院管理工作的要求也在不断提高，医院要全方位地审视工作中存在的问题与不足，从而开展优化改革，满足新医改的要求。此外，医院还应重视档案管理在医疗工作中发挥的重要作用，更新管理理念，制定科学、规范的管理制度，结合时代发展潮流，运用信息化手段，切实有效地提高医院档案管理工作的水平。文章通过对医院档案管理工作的重要性以及当前存在的现状、问题开展分析，并探讨了相应的解决方法。

关键词：医院档案；管理；现状分析

中图分类号：G275.9 文献标识码：A

医院档案管理是对医院从初建到发展壮大以及对患者诊治过程等各类数据信息展开收集、整理以及归类的重要工作。医院档案是国家信息的重要组成部分，在医院管理工作中，除了为医院发展规划提供翔实的的数据基础外，还应对临床医学发展和相关医学研究提供合理的依据。我国新医改政策不断落实，极大地提高了医院的管理水平，但随着医疗改革的不断深入，对医院管理、临床等多项工作提出了更高的要求，如何加强医院档案管理工作成了摆在医院管理者面前的重要课题。

一、医院档案的概念

医院档案是医院医疗、后勤、基建以及人事等各方面的重要资料和历史记录。其对医院的日常运营、医学研究、基础建设以及人事管理等都有着重要的作用，档案管理工作的主要内容是整理和收集医院医疗服务的所有资料，医院档案管理涉及的领域较广，大到医院全部医疗、人事和管理的档案记录，小到与医院相关活动的方方面面。医院档案管理工作是一项十分具有挑战性的系统工程，只有科学地做好医院的档案管理工作，才能保证医院高效运转和长期稳定的发展。

二、医院档案管理工作的重要性

1.医院档案管理是建立和完善医疗保险制度的有力保障，有利于医疗保险的顺利实施。随着社会经济的快速发展，新医改政策逐步落实，重要的工作之一就是建立和完善医疗保险制度。我国医疗事业不断发展壮大，医疗机构的数量也在不断增加，患者就医后报销医疗费用需要相关证明，医院的病案作为重要的依据，在医疗费用报销前，让医院查清患者的个人情况、医院的处理方案及收费等信息，在落实后予以报销，由此可见医院病案管理工作的重要性。

2.医院档案信息可以成为法律证据，一旦患者因为工伤、交通事故等发生意外，病历档案能够为其提供有力证明。病案能够记录患者的整个诊疗过程以及患病原因，能够为患者提供有力的证据，如刑事案件被害人、工伤案件的伤残鉴定、交通事故等，都能为患者提供有效的证据。

3.医院档案是医院发展的永久历史记录，是医疗管理中必不可少的内容之一。包括了文档资料管理、医疗项目建设、人事履历管理、科研教学研究、基础设施建设和财务报表等方面的文字材料、声像及电子资料是医院最基础、最全面、最可靠的信息资料，其真实、客观地记录了医院发展的历程，对医院发展具有十分重要的作用。

医院档案也是医疗工作者从事治病救人过程中宝贵的参考资料，其详细记录了医院各个历史时期的医疗工作情况，是以往医疗方案和临床验证的情况汇集，可为医院后期医疗事业提供完整的医疗信息，能有效提高医疗管理和医疗科研水平，从而提高医院的医疗质量。因此，医院档案是医院汇集发展历史及全方位知识成果的资料宝库，通过对医院档案的分析和总结，可以全面了解和掌握医院各方面的工作情况，并能为今后医院的发展提供有价值的参考意见和依据，具有很大的开发利用价值。

三、当前医院档案管理工作的现状及问题

1.医院管理层对档案管理工作缺乏重视，未建立有效的管理制度

医院的传统管理模式是以医疗救治为主，对于医院管理层而言，“重医疗，轻病案”是惯有的思维，对医院档案管理重视不足，导致档案管理部门未发挥出重要作用。医院档案管理工作不仅仅是简单的打印、復印、外调及借阅等表面工作，还需要将医院各部门的各类文档分类、编码、有序存储并能快速调阅的复杂工作，档案管理工作人员要有端正、严谨的工作态度和专业的管理水平。档案管理工作中容不得一丝一毫的疏忽大意，否则容易造成档案遗失、破损等问题，甚至出现需要保密的科研成果等重要文档被人恶意窃取的严重问题，给医院带来巨大的损失。

当前，一些医院会根据本院的实际情况，制定并完善医疗、行政、人事等方面的规章制度，但往往忽视了对档案管理制度的制定，甚至没有制定规范的档案管理流程，使档案在收集、归纳、存储时发生混乱，不利于查找，影响了后期对档案的再利用。此外，在医院档案管理中，由于缺乏保密制度，容易出现患者个人信息以及一些珍贵科研成果被泄露，带来不可估量的损失。

2.缺乏对档案的有效利用

医院档案管理工作没有严格的管理制度，导致档案服务应用落后。没有完善的制度、规范的档案管理流程，在档案再次利用时导致查询效率低，影响到档案的有效利用率，造成资源浪费。

3.缺乏专业的档案管理人才

档案管理是一项对工作人员专业水平有较高要求的工作。医院档案管理工作更需要管理人员全面了解医院各个科室使用、保存和归档的各类资料。在专业技能上，还要掌握计算机知识、软件应用知识及相关信息搜索知识，只有拥有较高的专业水平，才能顺利完成医院档案管理工作。当前，部分医院档案管理岗位缺少专业型人才，对计算机、软件知识等信息技术了解较少，复合型人才更加稀缺，给医院档案管理工作的开展带来困难。医院应当培养更多高水平、高素质的复合型人才，以便顺利推动医院档案管理工作的顺利开展，真正提升档案管理工作的质量。

4.缺乏信息化管理手段

进入信息化时代，以互联网、云计算为主的信息技术已经在各行各业广泛应用。在医院行政、基建、后勤乃至人事等部门都展开了信息技术的普及应用，但在档案管理部门，更多是添置硬件设备设施，增加电脑、扫描仪的数量，以提高档案的电子转化速度。但是，新医改的核心目标是提高医院信息化、数字化进程，作为医院核心资料的管理部门，档案管理部门应积极参与到信息化建设中，摒除原来仅是将纸质文件向电子文档转化的传统工作思想。随着信息技术的普及与应用，现代技术的发展速度已经超乎了人们的想象，如何將互联网、大数据和云计算等先进的信息技术运用于档案管理工作中，有效提高档案管理工作的效率，是档案管理人员需要思考的重要问题。医院档案管理人员要跟上时代发展的潮流，积极学习信息技术，以便更好地开展医院档案管理工作。

四、医院档案管理工作的发展趋势及创新策略

在医院管理工作中，档案管理工作容易被忽视。新医改的不断深入，对医院管理工作提出了更高的要求，作为管理工作中的重要环节，医院应加强对档案管理工作的重视。以往在医院档案管理中的不足，如缺乏有效的管理机制、欠缺信息化手段应用以及缺乏专业管理人才等问题，医院要有针对性的改进，提高医院档案管理工作的质量和效率。

1.医院管理层要重视档案管理工作，建立有效的管理制度

医院领导要重视档案管理工作，深知其在医院管理中的重要作用，并要清醒地认识到医院档案管理需要整体规划，科学建立起一套完善的档案管理制度，明确具体工作责任落实到人，统一医院各部门的文档格式，标准化收集、归纳和储存档案信息，以便于随时搜索使用。医院管理人员要学习《档案法》等有关知识，结合医院自身的实际情况，完善档案管理工作的保密制度，在医院档案管理的存档、调档查阅、保密、存储管理以及销毁无保留价值的文档等各项工作中做到有据可查、有章可循，规范工作人员的工作流程，避免出现不必要的损失，保障医院管理工作良性开展。

2.合理开发利用档案资源，充分发挥医院档案的价值

医院档案管理是一项长期、持续性的动态工作，其收集、保存的内容和方式在不断更新，不仅是医院历史的记录，还是医院精神、文化形成的重要基础。在保护医院机密档案和患者个人隐私的前提下，可以合理利用档案资源，有针对性地在内部开放档案，通过建立内部局域网，实现一定程度上的资源共享，将医院内部人事调动、职称评定、医疗成果等翔实信息定期发布更新，通过深层次档案资源的利用，在提高档案利用率的同时，也有助于医院各部门之间的信息交流，提高医院的整体办事效率和服务质量，充分发挥医院档案的实用价值。

3.加强医院档案管理人员的专业水平

第一，医院内部要大力宣传档案工作的重要性，各科室也要充分认识到档案管理的重要作用，并积极支持档案管理部门工作。医院要根据自身的实际情况鼓励全院全员参与档案管理，加强各部门信息管理方式及技术的交流与讨论，掌握医院档案资料的形成过程以及医院档案资料的特性，增强医院档案的有效作用，提高档案工作的服务水平。

第二，医院应制订档案管理人员职业道德和业务专项水平的培养计划，通过各种培训手段提高档案管理队伍的整体水平。在加强档案人员档案管理知识理论学习的基础上，进一步学习和掌握信息化管理方式，定期对档案管理人员开展档案管理技能和计算机网络技术的培训，可以外聘相关的专家和技术人员到医院开展现场工作指导，也可以开展外训，创造有利条件参加各种学习班，提升档案管理人员的专业水平以及专业素质，有利于医院整体工作效率的提高。

第三，建立档案管理考核制度。针对医院档案管理工作制定专项考核制度，提高对档案管理工作人员的要求。只有通过相关专项考核，在基本素质和专业知识达到标准要求的档案管理人员方可上岗。在严格制定考核制度外，医院也要增设奖励制度，采用多种方式鼓励档案管理工作人员不断学习。

第四，加强档案管理人员的自身修养。作为医院档案管理人员要具备大局观和全局意识，要有高度的责任感。同时，要关注自我专业技能、知识的学习，要关注时代发展，在信息化时代积极学习并熟练掌握计算机操作，实现医院档案电子化管理，提高档案管理的效率。

除了自身专业技能的提高外，医院档案管理人员要对自身管理的各类档案高度负责，不管是借阅还是外调，要时刻关注其流向并详细记录，严格限制档案借阅和归档时间，避免出现档案破损、丢失等问题。

医院档案管理人员要树立正确的档案管理观念，自觉遵守和贯彻档案管理制度，改变以往被动的工作态度，加强同事间的相互交流和学习，提高自身整体素质，在实际工作中体现档案管理工作的价值。

4.加强基础设备设施投入，实现档案管理现代化

医院档案管理是一项规范化、制度化以及现代化的高标准系统工程。随着时代的发展，对档案管理工作也提出了现代化的要求。信息技术的普及和应用，促使医院档案工作人员要通过新兴技术对档案管理工作开展科学创新。现代化的档案管理离不开必要的基础设施与办公设备设施的投入，计算机、打印机及扫描仪、网络等现代化设备设施和软件，促进了医院档案管理的信息化、数字化、自动化，充分发挥了现代科技的优势，提高了医院档案管理工作的效率。

医院要注重基础设施建设和信息化建设，信息化建设是医院的重要内容，也是新医改对医院的重点要求。通过引进先进的技术和现代化设备设施，利用医院计算机储存系统、电子档案管理系统，开展电子档案与纸质档案并存的“双轨制”，提高档案管理的工作效率，减少档案存放的空间，增加档案资料的保密性。在信息化建设过程中，医院要重视利用计算机、互联网等科技手段，建立医院完整的档案数据库，提高档案管理的便捷度，有效降低档案的错误率。医院需要搭建资源共享平台，档案管理人员根据要求筛选、提取有价值的资料信息，加强与外界的联系，建立互通平台，逐步实现信息资源共享，逐步满足医院医疗、教学以及科研的发展需求。但在搭建与外界资源共享平台的同时，医院档案管理人员要通过网络管理、设置访问权限等手段，确保医院重要档案的安全。

五、结束语

综上所述，医院档案管理水平的高低是衡量一个医院管理工作水平的重要标志。医院只有重视档案管理工作，才能提高整体管理水平及医疗服务质量。医院领导和档案管理人员要重视档案管理工作的改革创新，认真分析总结自身档案管理工作中存在的问题，改变传统的管理观念，通过建立完善的档案管理制度、提高档案管理人员的整体素质、增加基础设施投入等行之有效的措施，实现医院档案管理工作的现代化、信息化、数字化、专业化和规范化，从而有力保障医院稳定、健康以及持久的发展，为我国医疗事业的进步作出贡献。

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（作者单位：东营市第二人民医院）