智慧城市背景下城建档案管理探讨

作者简介：宋兆辉（1976—），女，汉族，山东滨州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。

摘 要：随着数字化时代的到来，以物联网、云计算、云服务等为主的信息技术在城市建设中的应用得到普及，由此出现了“物联网智慧城市”的概念。智慧城市所追求的目标是实现人与建筑、环境的共生共荣，构筑“资源节约型、环境友好型” 的人与自然和谐相处的城市。城市建设档案是一座城市从无到有的建设、发展、改造的重要历史资料记录，也是城市改造时提供合理规划建议的重要参考资料。随着智慧城市的出现和快速发展，也为城建档案管理工作提出了更高的要求，如何跟上智慧城市的发展速度，在遇到不同问题时，能及时发现问题并迅速解决问题，从而保障城市建设安全、有序地开展，给城建档案管理工作带来了新的挑战。文章通过对智慧城市的特征描述以及当前城建档案管理的现状和存在的问题，对智慧城市背景下城建档案管理工作展开分析和探讨。

关键词：智慧城市；城建档案；管理

中图分类号：TU984；G271 文献标识码：A

随着信息技术的不断发展和城市建设水平的提升，智慧城市的发展建设理念正在逐步落实。借助于广泛的互联网络，能够将城市的各种系统连接起来，实现信息数据的集成利用，从而进一步优化城市服务和管理体系。城建档案管理作为城市服务管理的重要组成部分，在新时期应当创新工作方式方法，提升城建档案管理的效率和水平，从而达到公共管理的需求，确保城市监管机制的科学化，从而冲破传统城市管理模式的局限性，促进城市的可持续发展。

一、智慧城市的概念和基本特征

对于智慧城市的概念有多种定义，但简单而言，智慧城市是一种让城市居民以完善的信息化建设为基础，充分享受信息化带来的智慧化城市生活。智慧城市具有以下特征：一是以互联网、物联网等通信网络为基础；二是以数量众多、功能齐全的高级终端为载体；三是以方便城市居民生活为目标，如智能交通、智能办公等；四是以平安、高效、便捷、绿色环保以及健康为主要效益；五是以快速处理突发事件的应变能力、节能、环保并可持续发展为注重点。

智慧城市应有的特征是全面物联、实时传送、智能处理以及协同运作。智慧城市是在数字化、智能化城市基础上进化的一种更高级别的城市发展形势，互联网的应用赋予其无所不知的感知能力，这样一个全新的、智能的模式，为人们生活的创新和发展奠定了重要基础。

二、城市档案管理的重要意义

城建档案管理工作主要是对城市已建成的建筑、在建的工程项目及未来规划建设的方案、施工图纸、规划图等纸质和电子文档，展开归纳、整理及保存的工作，以便相关城市管理部门随时调阅、查询，并为整个城市在未来的规划发展中提供有价值的参考。因此，城建档案就是一个城市发展的历史，对每一个城市都有着重要的意义。此外，还应重视城建档案管理工作，在全面收集信息工作的同时，也要做好档案的归纳以及整理工作，创新城建档案的管理方式和手段，緊跟智慧城市的发展步伐。

1.工作价值

在信息技术出现前，城市的规划和设计图都是由规划师和设计师亲手绘制而成。这些最原始的手制绘图作为极具参考价值的资料，为后来的建设者提供了翔实的信息，并得到了反复应用，是城建档案的原型。这些被长期多次使用的图纸正是城建档案工作价值的体现。随着时代的发展，科学技术不断进步，电子信息技术已经代替了手工制作，新型的数字化地形图通过电子版本的形式取代了传统的纸质图纸。但无论是以何种形式呈现，这些图纸都是城建档案的重要内容，具有无可替代的价值。

2.管理价值

城建档案是由政府管理部门和相关机构共同建立并严格审核的，具有较强的权威性，从城市每一个建筑的开始到完工再到投入使用都有详细的记载，经过长期的积累，其包含了海量的数据和信息，形成了一个由数据组成的大型资料库。这些数据为城市未来的发展建设提供了翔实的数据基础，并成为检验建设工作合理性的标准，体现了城建档案的管理价值。

3.社会价值

城建档案管理的社会价值主要表现在其可以完整、准确和客观地为城市建设和管理工作提供重要的参考依据，并对提升城市管理工作水平具有较好的推动作用。此外，城建档案具有服务功能，能够充分满足使用者的相关档案需求，保障和维护了用户的经济利益。

三、智慧城市的发展对城建档案管理工作提出创新性要求

城建档案对于我国智慧城市的建设具有重要的工作价值、管理价值和社会价值。因此，良好的城市档案管理模式不仅是推进智慧城市建设的需要，还是适应新时代发展趋势的需求。随着智慧城市的出现和发展，对城建档案管理工作也有了更高的要求。

1.城建档案要实现信息化管理

智慧城市是以数字化、信息化和智能化为基础，因此，城建档案管理工作的创新出发点也要以此为前提，信息化管理是必要的手段。利用互联网技术搭建的数据库平台，通过数字档案取代原有纸质档案的方式，将城市建设的各类信息、数据分类存储，信息查询者通过数据库获取所需的翔实数据，不仅方便、快捷，还实现了城建档案信息化管理。

2.城建档案要实现高效管理

城建档案实现高效化管理也是智慧城市的要求，其中高效、快捷的查询、应用、下载以及复制是具体要求。随着城市进入智慧城市发展阶段，越来越多的建设工程项目拔地而起，整个施工过程中需要大量的信息汇总，从项目审批到审核施工，管理部门多，信息量大且种类繁多，需要城建档案管理工作通过信息技术将这些信息收集、归类到数据库，并通过网络上传实现政府城建管理多部门信息共享，最大限度地提高城建档案管理工作的效率和质量。

四、智慧城市背景下城建档案管理工作中存在的问题

1.城建档案管理缺乏先进理念，无法跟上智慧城市发展的步伐

在众多城建档案管理部门中依旧是传统的档案管理理念。究其原因，主要是由于城建档案管理部门尚未充分意识到档案管理工作对一个城市发展的重要性。此外，城建档案管理工作人员缺乏主动性和积极性。城建档案管理部门未及时收集各类信息，缺乏与政府相关部门的有效沟通，各类信息未能及时归纳、分类、上传至数据库，导致数据库信息更新不及时，没有起到应有的快捷查询服务作用。城建档案管理部门的基本职责就是收集和保管城市每一项建设中的信息、资料，对城市发展的重要性不言而喻。

2.未将信息技术充分应用在城建档案管理工作中

尽管信息技术已经在各行各业得到广泛应用，且技术日益成熟，但在城建档案管理工作中未得到充分应用。其中，表现最为突出的是没有搭建强大的数据服务平台作为业务支撑。在城建档案管理中对信息技术应用的不重视，导致相关资金投入不足，信息化建设要求的必备硬件设备设施，如缺乏计算机、网络等，很难真正建立起完善的电子信息数据库，对信息共享、传递都产生了严重的影响。

3.城建档案新旧载体媒介的转换工作存在问题

众所周知，城建档案的原始资料、信息和图纸是以纸质形式展开归纳、分类和保管。进入信息化时代，城建档案管理工作的重要内容之一就是要将纸质化文档转为电子文档，并上传至数据库存储。尽管电子文档有着容量大、查询便捷等诸多优点，但一些珍贵的纸质文档也需要妥善保管，不能过度将工作重心偏移到电子档案建设当中。

五、智慧城市背景下城建档案管理策略

城建档案管理部门是一个城市建设、发展的重要基础部门，保存和管理海量的重要基础信息。在智慧城市的建设和发展中，城建档案管理部门应充分发挥其自身作用，运用现代化信息技术，推动智慧城市的健康、稳定发展。

1.城建管理部门要树立先进的管理理念

智慧城市是城市升级转型的必由之路。其以云计算、大数据和物联网等信息技术作为支撑，将城市的交通、医疗、建筑等各行各业的数据串联并统筹整合，使人们的生产、生活更加便利和智能。智慧城市的核心理念就是“以人为本”。由此可以看出，无论是城市信息化、智能化建设还是在城市发展规划中，信息、数据的收集和存储都占据着重要的地位。作为存储一个城市发展规划重要信息的管理部门，城建档案管理工作的重要性尤为突出。在推动智慧城市建设过程中，城建档案管理部门应对当前所有的城市建设信息展开筛选，为未来智慧城市建设的规划做出预测和指导，避免出现由于信息差错导致“走弯路”的情况。要实现预测和指导功能，就要通过分析历史数据，推测出未来可能出现的状况，提前发现状况并及时优化调整。这项重要的功能要求城建档案管理部门要通过不断创新，树立先进的管理理念。首先，要摒弃传统、落后的管理理念。应认识到城建档案管理工作在智慧城市建设中的重要作用，通过不断创新城建档案管理思路，在具体工作中采用新的管理方法，顺应时代的发展，提升城建档案管理工作的质量；其次，城建档案管理工作人员要积极提升工作能力。通过在工作中发现问题，解决问题，不断创新城建档案管理工作模式。

2.充分应用信息技术，搭建信息平台

数字化、智能化是智慧城市的基础，也为城建档案管理工作提出了更高的要求。信息化、准确化和正规化是智慧城市建设中对城建档案管理工作的基本要求，为此，城建管理部门要充分运用信息技术，专门构建城建档案的信息平台。除了在部门内设置专门岗位外，还要加大对信息平台搭建的硬件设备设施的资金投入，完善平台多功能建设，将收集、整理、归类、传递及查询等功能集于一身，并通过互联网技术，方便、快捷地将信息、数据传送到智慧城市建设中任何需要的地方，进一步提高城建档案管理工作的效率。

3.充分做好新旧档案之间的互换工作

信息化、数字化的技术应用，在智慧城市的建设中有其快捷、便利的优势，在城建档案管理工作中也发挥了积极的重要作用。但要清楚地认识到，以信息技术为手段的电子档案存储、传递模式也容易受到网络突发状况的影响，一旦断网断电，将会导致不可挽回的损失。因此，在城建档案管理工作中，将纸质档案转为电子档案过程中，要注意将那些极具历史、传承价值的纸质文件转换为电子文件后，还要妥善保管原始的纸质文档，做到“双轨制”管理。

4.城建档案管理部门要加强综合性专业人才队伍的培养

加强档案管理人员队伍建设是科技进步的必然结果。新时期，政务公开和信息技术的发展已将档案服务工作的重要地位凸显出来。档案管理信息化已成为档案事业发展的必然趋势。在电子政务的推进下，逐步实现了电子档案的形成与管理。城建档案管理部门作为智慧城市建设中的重要信息基础部门，应该重视对档案管理相关专业人才的培养，只有建立一支具有高素质的综合型专业人才队伍，才能满足智慧城市建设和发展的需要。

在智慧城市建设和发展的背景下，城市档案管理部门要结合自身的工作特点，建立自己的专业人才队伍，通过各种有效手段提高部门员工工作的积极性，并在实际工作中持续提升团队的整体素质，实现城建档案管理的信息化、专业化，这是提升城建档案管理水平的重要手段之一。

在城建档案管理部门内设立有效的奖罚机制。只有在部门内设立有效的奖罚机制，才能更有效地激励员工工作的积极性，使其全身心投入城建档案管理现代化建设中，不仅给档案管理工作带来生机和活力，还能有效吸引更多的人才加入团队当中，从而实现人才数量、质量的积累。

有针对性地对部门人员展开培训。智慧城市本身就是信息化、智能化开放的城市，其在建设、发展过程中会出现各种新资源、新知识和新思想。城建档案管理部门作为信息采集、存储部门，可谓是“近水楼台先得月”，要积极利用好这些资源、知识和思想，对员工展开更深层次的培养，让员工能力全方位提升的同时，还可以为智慧城市的发展建设提供更好的服务。

城建档案管理部门要注重外部人才的引进。城建档案管理部门在注重内部员工培训的同时，也要注重对外部优秀人才的引进，主动采取政策激励等多种方式建立人才引进制度，从而提升对社会人才的吸引力，进一步加强自身人才队伍建设。

六、结语

综上所述，本文基于智慧城市背景下的城建档案管理工作，详细分析了当前城建档案管理工作面临的挑战和存在的价值，探索了在智慧城市背景下，城建档案管理工作创新的方式方法，面对数字化、智能化的智慧城市发展建设，城建档案管理人员只有进一步深化认识，借助更加先进的硬件设备设施和技术，构建更加完整的信息化档案管理系统，才能有效提高城建档案管理水平，推动智慧城市理念以及现代城市建设事业的发展与进步。智慧城市的发展建設是城市未来发展的必由之路，是必然趋势。政府部门应高度重视，用科学、合理的方式不断提高城市管理工作效率，完善城建档案信息服务，为建设智慧城市作出贡献。

参考文献：

[1]和清碧.智慧城市背景下城建档案管理研究[J].兰台内外，2023（20）：37-39.

[2]甯 滔.新形势下城建档案管理的现状、难点及对策分析[J].工程与建设，2022，36（01）：250-251.

[3]敖文茜.大数据背景下数字化管理在城建档案工作中的发展运用[J].城建档案，2021（06）：19-20.

[4]郭 虹.智慧城市背景下城建档案管理工作的优化[J].未来城市设计与运营，2022（12）：74-76.

[5]孙彩霞.基于大数据下加强城建档案管理的实践与思考[J].城建档案，2021（01）：89-90.

[6]邢丹丹.智慧城市背景下城建档案管理探讨[J].办公室业务，2020（3）：91-93.

[7]陈 萍.智慧城市背景下城建档案管理探析[J].城建档案，2021（11）：66-68.

（作者单位：滨州市建设工程质量安全服务中心）