海洋石油企业智慧档案库房建设思路探索

文/中海油田服务股份有限公司湛江分公司 方颖

顾名思义，档案库房管理工作就是指档案实体接收、对进入库房的档案进行排列放置、保证档案内容和实体的完整性、维护档案的安全性等一系列工作。随着信息技术的不断发展，档案分类也更加精细化，档案中的信息量呈逐年递增的趋势，这对档案库房管理工作提出更高的挑战。面对这种情况，企业管理者不仅要保证档案库房中档案的完整性，也要适应时代发展需求，融入多种信息技术，通过运用互联网和大数据技术等，加强对档案库房智能化管理的建设，真正落实并做好档案管理工作，体现档案库房的真正价值。

一、档案库房的智能化建设与管理的意义

互联网背景下，信息技术已经应用到社会各个领域，对各行各业的发展均起着不容忽视的影响和作用。首先，传统的档案管理模式已经无法满足档案事业的发展需求，造成档案管理工作的开展滞后，这就需要进一步构建多样化的档案管理系统，突破以往档案库房管理模式，创新研发出更为先进的管理系统，才能紧跟时代发展脚步，实现档案库房的智能化建设。其次，要赋予档案库房智能化内涵。传统档案管理模式一直处于较为单一、老旧的形式，相比之下，档案库房的智能化建设能够针对档案库房中的设备进行统一管理，通过个人电子设备对库房整体环境进行二十四小时监控实现电子化，并且能够和实体档案进行科学衔接，细化档案库房管理工作流程，为智能化档案库房的建设打下坚实基础。

二、海洋石油企业档案库房管理现状

传统的档案库房管理工作主要依靠档案管理人员手动管理，这样就会导致在档案库房管理中存在一些不足，如管理方式单一、工作量大、档案信息不透明以及统计利用不透彻等。

第一，档案库房管理需要耗费大量的人力和时间。因此，在专业档案管理人员不足的情况下，无法高效率地开展档案管理。传统的档案库房管理工作都是通过人工完成，包括档案资料的出库、入库及登记工作，以及实体档案库房中档案具体位置、信息的查询等都是通过人工记忆来进行判断。库房管理人员不仅需要做好日常档案管理，还要做好对档案库房的巡查、温度和湿度等方面的管理工作，这在无形之中就提高了管理人员的工作难度。而在实体档案库房中对档案进行管理时，如需开展档案资料的利用工作，则要档案管理人员先翻查手工目录，确定好档案存放的库房，再进入库房按照排架顺序找出档案的存放架位，接着根据索引图找到档案准确存放的位置。以上种种都需要工作人员进行人工操作，如果记忆不牢靠，则无法在短时间内找出档案的准确位置，同时随着档案数量的不断增多，需要查找的时间也更多，这也是降低档案管理工作效率的主要原因之一。

第二，档案管理方式单一且可视化程度不高。以往档案库房中所保存的资料，大多是通过人工或简单的电子设备记录，这样档案库房中的资源必须在管理人员的指导下进行查找利用，其他有权限的人员很难短时间内查找到档案库房中所包含的实际材料。如，档案在库房中的具体存放位置、档案库房中的实际布局、档案库房中资料的多样性等，这样很大程度上限制了库房的利用率。

第三，缺乏完善的安全控制系统。如今，很多档案库房的安全系统都是以“安防”为主，在实体档案库房管理中的实效性较低，尤其是在安全防护环节，仅单一针对防盗工作，并没有做好全方位的安全防护工作。正因如此，档案库房中的实时监控没有得到有效落实，而且在档案的利用、存储位置发生改变等方面，操作监督都存在不可追溯等情况。

三、海洋石油企业档案库房的智能化建设路径

（一）构建安全保障系统。安全保障系统是档案库房中不可或缺的重要组成部分，在档案库房正常运行中发挥关键作用，能够有效避免档案信息的损坏、丢失和泄漏等。海洋石油企业需要针对整个档案库房的安全保障系统进行科学合理的建设。对于门禁系统而言，可以对进入档案库房的人员设置身份识别功能，并对进出库房的有关人员进行记录，完善安全保障系统中的智能化记录部分，将工作人员使用档案的频率实现动态更新，同步传输到安全保障系统中，为档案库房的安全管理做出双重保障。因为档案库房中的大部分资料都是以纸质的形式保存的，因此要进一步针对档案库房增设智能化消防系统，在面临突发火灾时，能够对档案库房起到保护作用，并将损失降至最低。

（二）构建基础设施系统。想要充分发挥出智能化档案库房的最大化效果，就要针对基础设施进行重新配置和完善，以此保证系统的完整性和灵敏性，可以从以下三个方面做出改善。第一，针对基础设施系统进行完善过程中，进一步掌握整个档案库房中的布局，了解基础设备中安装的线路连接形式，对其中的功能、尺寸大小等方面了如指掌，准确设定档案库房建设方案，为之后的基础设施系统建设提供支持。第二，海洋石油企业更要结合实际发展情况设定基础设施系统，不仅要考虑海洋石油企业的发展规模，更要考虑到海洋石油企业的发展实力，选择适合的设备装置，进而在促进海洋石油企业发展的过程中减轻发展负担。第三，海洋石油企业需要对基础设备中所需的硬件设备做好严格的检查和监护，针对一些较为老旧的硬件设备进行及时更换，为档案库房智能化系统的长期运行提供基础保障。

（三）构建信息一体化系统。海洋石油企业需要对档案库房中的信息一体化建设给予重视。在信息一体化档案库房建设过程中，需要做好前期准备工作。例如，针对档案库房和信息一体化之间存在的制约关系做好明确区分，避免在使用过程中出现信息系统和档案资源脱离的情况，这样就会直接降低信息化系统的价值。因为档案库房中的资源具有多样性和复杂性，这就需要在进行档案库房建设过程中，对于不同类型的档案内容构建相应的管理区域，并将其中的区域信息同步到信息系统中，能够为今后的档案利用、年报数据统计等工作节省时间和人力，提升管理工作的效率。在档案库房信息化建设完毕之后，技术队伍要有针对性地定期开展数据信息维护工作，对线上信息的录入和实际存储资源进行全面核实，开展全面的检测和测试，降低今后工作中出现隐患的概率。

四、海洋石油企业档案库房的智能化管理措施

（一）健全档案库房管理机制。完善的管理体制能够为智能化档案库房建设提供正确的发展方向，也能促进档案资源的多方配置，这需要海洋石油企业能够针对档案库房的管理体系给予更多的关注。第一，要对海洋石油企业现有的管理体系开展多方面解析，并发掘其中潜在的管理漏洞，才能进一步完善规章制度，不仅要对管理机制进行调整，也要对其中的内容进行补充，储存在备案库中，为之后的管理提供重要的支持依据。第二，海洋石油企业需要明确国家对档案管理工作提出的要求与发展目标，才能结合发展战略对档案管理体系进行完善，可以从辩证角度入手，制定详细的管理计划，减少在管理中出现表面化的情况，对智能化档案库房的发展起到推动效果。第三，海洋石油企业要不断提升管理机制的严格性，每年开展档案管理内控体制的修订与完善，对于一些发布时间较为久远且与实际管理工作严重不符的落后制度，应及时进行升级或者摒弃处理，才能为档案管理实际工作提供有效的规则依据，满足档案智能化的发展诉求。

（二）创新档案库房管理模式。传统的档案库房管理模式已经不能满足现如今的智能化系统，很难在企业管理工作中发挥作用，因此，在提升档案库房管理模式时，应将其与海洋石油企业创新观念相结合。因为海洋石油企业在发展期间会出现很多档案资源，一味地采用人工管理模式，不仅会在工作中降低工作效率，也会直接影响到工作的准确度，为管理人员增加一定的难度。为了提升档案管理工作效率，部分海洋石油企业已经尝试将智能化建设引入档案库房管理工作中。在传统向智能化转型的过程中，作为管理者需要严格遵循智能化库房管理规则，并对其中的监管形式进行科学安排，来实现档案库房管理工作效率的有效提升。

（三）充分利用物联网技术。物联网是指通过传感、识别、定位等新一代信息技术构建的“物—人—物”之间的信息互通互联，从而实现智能化感知、监控等全方面一体化管理。物联网在智慧档案库房的建设中起到了重要作用，是档案实体优化管理的主要技术手段，主要包括：传感器、RFID（射频识别技术）、二维码和M2M（机器对机器）等技术。物联网技术具有高速扫描、实时监控、快速盘点、精准定位等优点。在实际档案管理工作中，可以进行智能管理、简化流程、数据共建共享，使档案工作人员从繁杂的人工排序和查找中解脱出来，提高整体的管理水平和效率。

RFID技术是物联网技术中的核心技术，最早起源于条形码技术，可根据档案库房的具体要求进行个性化定制。将档案信息存储在芯片内，标签小型多样且数据容量大，具备可循环使用、耐久性高、安全性高等特点。利用RFID技术可将档案智能入库。首先，在实物档案入库时将档号、文件名称等信息记录在RFID标签上，在摆放位置时读取标签上的信息，自动分配位置，精准定位，同时进行智能化编目，在传统的编目工作中，繁重的人工整理耗时且错误率高，利用RFID技术实现无接触扫描，信息自动录入，提高时效性和准确率。

（四）提升智慧档案库房管理专业队伍水平。在进行档案库房管理工作中，只有不断强化档案管理人员专业化能力，充分发挥技能优势，优化档案管理用工制度，才能提升档案管理队伍的凝聚力与专业性。因此，需要海洋石油企业不断加强对档案管理队伍水平的提升力度。首先，部门领导要对档案管理人员进行专门筛选，对人员的专业能力和综合素质进行全方位考量，才能进一步了解管理人员自身的工作责任意识和职业素养等，为构建管理队伍提供一定的保证。海洋石油企业需要对档案管理人员所负责的项目进行科学安排，保证每位档案管理人员都能在岗位中发挥出最大作用。根据年度上级档案管理部门下发的考核指标，企业还可以对档案管理人员的工作内容进行分工。此外，海洋石油企业可以开展定期培训，提升档案管理人员的业务水平，选取优秀人才作为专业核心技术骨干进行培养，使其不断积累丰富的档案管理经验，为智能化档案管理的长远发展贡献力量。

（五）智能化库房监控。在档案库房中设置温湿度采集设备之后，可以对整个档案库房或者单个库架的温湿度进行监控。一旦出现超范围的情况，设备即刻发出预警，届时档案管理人员可通过手机等移动电子设备远程操控，根据提示确定具体库房或排架的温、湿度，通过对门禁系统的不断完善，对档案库房中人员的进出情况实时监督，也可以安装RFID设备，对档案位置的真实变化进行监测，发现异常情况第一时间发出预警信息。同时，档案库房中也要布置安装如二氧化碳、PM2.5等烟雾传感器，能对档案库房中的空气进行采集，通过网络将数据传输到服务器中，并对其中的数据进行存储，这样就可以在监控界面中以曲线和图表的方式进行实时呈现。

（六）子系统监测管理。视频监控系统能够根据不同的监控场所呈现实时图像，在迎合监控需求的情况下，通过摄像机、相关的报警系统的整合，构建防盗、环保和门禁等多种系统的连接。对于能耗监测方面，此系统能够对库房设备用电、用水等进行全方位监测，利用人体红外探测仪器，对人体的运动进行实时监控和感知，起到一定的防盗作用，也可以通过其中的传输模块，将人体运动的状态通过感应器传递给网管，进而发送至服务器。整个系统具有一定的灵活性，可以进行及时布防和撤防应用，方便管理人员在工作期间落实“全方位、多角度”的库房管理措施。

五、结语

综上所述，在海洋石油企业实际运营中，需要提升对档案库房的建设和管理重视程度，这样不仅能够更好地保障档案资源的安全性，同时也能最大限度地保证档案资源的完整性。同时，建设智慧档案库房也为后期海油石油企业档案管理由传统模式管理向智能化模式管理的开展奠定基础。海油石油企业档案管理人员在实际管理工作中针对遇到的问题及时进行分析，并结合企业实际情况，制定出合理的解决方案，进一步完善对智慧档案库房的建设和管理，从而更加充分地发挥智慧档案库房在档案管理工作中的作用。