高校教务档案管理工作的功能作用及改进措施

文/郑青

教务档案可为教育管理的有效实施提供依据，并为管理决策提供参考，在学校教学质量评估中发挥重要作用。教务档案管理是高校管理的基础性工作之一，对高校教学质量与管理水平提升乃至教学发展具有重要意义。但是，教务档案管理工作也面临一些问题需要改进。

高校教务档案管理工作功能作用

为教学管理提供支撑。教学管理是高校教学管理的中心，教务档案管理则是教学管理活动得以科学有效实施的一个重要基础，旨在为教学任务顺利开展以及教学质量提升提供保障。教务档案内容包括既往教学质量的记录与反映，有的还包括学生反馈信息。教务档案在教学质量评估中至关重要，良好的教务档案管理可为教学质量评估分析、监控以及提升创造有利条件。

学习资料功能。在实际管理中，教务管理人员需要基于实际情况不断改进与完善自身工作方法与手段，提升工作效率与效果。其中较为重要的便是吸收已有的成功管理经验与方式，为己所用，而教务档案中的教育管理资料与经验可作为学习资料使用，便于教务管理人员教学活动（如教学计划以及考试安排、课程安排等）的有效全面开展。对于新进管理人员而言，还可借助教务档案学习借鉴经验。

查阅凭证功能。高校档案包括教务档案、科研档案、学生档案、人事档案等，其中教务档案是对学校教务管理运营的一种记录。教务档案管理是高校档案管理系统的重要组成部分，由于教务档案具备其他信息所不能替代的功能，因此可提供有效凭证。如教师在指导教学科研时需了解往届课程情况、教务任务起草的相关材料，或者处理问题时借鉴历年任课情况与学生学习情况，均需查阅相应的教务档案。

为校务决策提供依据。教务档案涉及教师、学生及教务人员相关的真实信息记录，是学校教学管理相关情况的历史记录，包括具体实施情况、经验教训等，可为教师与学生提供真实可靠的凭据，为教务活动、教学决策、教学改革方案制定等提供全面且有力的信息支撑。

服务支撑功能。档案管理实质是服务高校各方面建设的，如教学、科研、文化及管理等方面的建设，基于教务档案可直观地对高校发展历程进行了解，结合以往经验及时改进现有工作。

高校教务档案管理存在的不足

工作人员综合素质待提升。教务档案管理工作不仅要求具备相应的电脑操作技能和档案保管能力，还需要具备一定的教学管理经验。而在实际管理工作中，部分人员综合素质并不能很好地满足现实工作需求，一些档案管理人员会同时兼任其他教务或者行政事务，时间、精力有限，容易导致其对教务档案管理不够重视。

档案归档不及时。部分高校在教务档案管理过程中存在归档不及时的问题，容易忽视未及时归档的资料，导致资料收集不完整，这会影响资料存储与使用，不利于保障教务档案信息的全面性。随着学校教学的发展，相关文件数量增长，使教务档案管理工作难度增加，不仅文件来源渠道较为分散、形式多样，一些新资料归档范围及归档要求难以准确界定，增加了收集难度，从而影响教务档案信息收集的完整性。

档案开发利用度不高。教务档案价值中的一个重要体现便是档案管理开发利用程度，而实际管理中教务档案开发利用程度略显滞后。一方面，档案材料中纸质文本占较高比重，形式相对单一。虽然已经开展信息化建设，但仍在推进完善中，而档案运用方面也未完全将教务档案中记录内容及反映出的信息完全转化为有效的信息资源。另一方面，部分高校尚未全面推进馆藏档案数字化、信息化，仍需手工进行检索，效率较低。

高校教务档案管理工作改进措施

从思想上加深认识。教务档案管理工作是比较繁杂且关注细节的基础性工作，具有学习资料、查考凭证等方面的功能，可为教务决策、教学管理提供重要支撑。教务档案的功能价值是需要通过对其管理来实现的。这就需要高校管理层从思想上重视教务档案管理工作，加强宣传，使大家充分认识到教务档案的价值，积极配合，便于教务档案管理工作的有效开展。开展教务档案管理工作需将责任落实到个人，增强其管理责任意识，重视管理工作，必要时可设置专门工作小组负责分析处理教务档案管理工作遇到的各种问题，确保相应规划落到实处，增强教务档案的业务指导价值。

完善管理制度。教务档案具有周期性、专业性以及程序性，需要制度予以保障，完善的管理制度是教务档案管理工作得以科学有效实施的制度基础，对此，需要就现有相关管理制度进行完善。第一，完善档案收集相关制度。如教务档案材料收集应包括事前介入、事中参与等不同环节，确保档案能够统一管理；在对收集的档案进行管理时，应根据具体档案材料性质特征、类型等进行整理分类与归档。第二，教务档案以教学管理和实践过程中形成的文件材料为主要内容，其中的二级类目应全面，除了学籍、招生、毕业生、课程教学和教学实践以外，还包括学位与综合等多个模块内容。对于上述二级类目还需根据需要设置必要的三级类目，如在课程教学、教学实践下细分两个三级类目，将实验与理论教学四级类目归属到课程教学，而将实习、毕业论文、科研训练、竞赛等四级类目归属到教学实践中。第三，实施责任制，明确专人负责教务档案管理。一方面，通过监督督促教务档案管理人员遵循制度规定完成管理任务，及时发现管理中存在的问题与不足；另一方面，借助合理的考核评估管理人员工作情况，适时调整。

推进信息化建设，实现管理现代化、信息化。迈入信息化时代，思维方式、工作方式发生了翻天覆地的变化，各行各业都在推进信息化建设，高校管理工作也应如此。要及时更新管理理念，革新传统管理模式，从而顺应发展趋势，适应档案管理现代化与信息化需求。在教务档案管理过程中积极引入计算机技术，更新现有技术设备，完善基础设施建设。档案中的纸质文本较为直观但存放管理成本高，而电子档案便于查找、使用管理效率高，因此，各类教务档案存档应注重纸质文档与电子文档配置合理，搭建能够实现二者同步管理的信息化平台，梳理档案信息，进行统一编码管理。

提升教务档案开发利用程度。教务档案只有开发利用方能发挥其价值。对此，应重视对教务档案的利用，档案管理与利用要二者并重，而不是让管理流于形式。要始终坚持管理促进利用、利用推动管理改进的教务档案管理工作开展原则，逐步改变传统的档案管理观念，将教务档案纳入教学管理运行体系，逐步向教学管理过程的各个环节渗透。

加强管理人员培训。随着管理信息化、现代化建设的推进，对教务档案管理工作也提出了更高的要求。而实际教务档案管理人员通常兼任其他职务，这使得管理人员综合素养与实际管理需求存在一定差距。对此，需要通过培训等方式不断提升教务档案管理人员综合素养。培训内容涉及专业档案管理理论与技能、信息化操作技能等，通过系统全面培训提升档案管理人员的专业水平，确保人岗适配，为管理工作质量提升奠定良好的基础；组织开展业务学习交流会及专题讲座等活动，并由档案管理专家针对管理人员进行培训交流。此外，教务管理人员也应主动加强学习，提升能力，既包括思想认识的提升，也包括业务能力的提升（如计算机网络技能等）。

教务档案是高校档案体系的重要组成部分，教务档案管理对教学管理乃至学校管理具有积极作用。如今，对高校管理包括教务档案管理提出了更高的要求，为了充分发挥教务档案价值和作用，需要针对现有问题从各方面努力提升效率与质量，从而充分发挥教务档案管理工作的作用，更好地为高校管理与发展服务。