医院人事档案管理中存在的不足及改进措施

文/董海岩 付钊

随着医疗卫生事业不断发展，医院内各项管理工作逐渐趋于完善，具有一定科学性和规范性。为了有效发挥出医院人事档案相关资料与信息的作用，更好为医院服务，需要对人事档案相关资料进行科学整合、归档处理，进一步完善医院人事档案管理工作，创新管理模式，实现档案管理的科学化与现代化。

医院人事档案管理的主要意义

医院人事档案记录了工作人员的基本情况，有关部门对人力资源实施有效整合，可以对每一个工作人员都展开精准定位，将其工作能力等情况进行分析，为其匹配最适合的岗位，从而促进医院人力资源合理配置，促进医院发展。医院人事档案可以反映出工作人员的综合素质、思想道德以及日常奖惩情况，也是有关部门实施管理的基本依据。重视人事档案管理工作，可以帮助医院培养更多人才。如今，信息技术高速发展，并在各个领域内获得广泛应用，也让人们的生活与工作都变得更为便捷与智能。医院对信息技术进行高效应用，建设人事档案资源管理信息系统，对医院人事档案管理具有重要意义，可以促进医院管理工作更合理、高效，实现医疗资源的共享。在数据化发展基础上，医院也可以利用数字化技术来促进人事档案管理工作内容的高效统一。由于医院人事档案管理工作会受到很多外在因素影响，也影响着工作效率和管理工作的水准。按照医院发展与管理工作目标，科学完善人事档案管理工作的方式，能够促进医院管理能力获得进一步提升，并有效提升医院人事档案管理工作的效率，对医院人力资源管理工作开展具有重要意义。

医院人事档案管理存在的不足

工作效率不高。人事档案管理方式较为传统，效率不高。许多医院人事档案的管理方式仍比较落后，档案材料的加工、检索、统计与分析基本还是采用传统人工方式，不仅费时、费力且信息量存储小，信息化程度不高。许多医院人事档案以纸质档案为主，纸质档案需要专门的空间进行存放。纸质档案比较容易出现破损现象，不容易进行长期保存，给存档以及管理工作带来挑战。

缺少完善的管理制度。一些医院在管理工作中，管理机制不够健全，管理理念比较落后。档案管理工作存在滞后性，以传统手工整理档案的工作方式为主，这样不仅造成内容繁琐，有时还会因为工作人员的疏忽造成档案的错漏。工作人员在进行档案管理的过程中，没有明确管理方向，工作中就不会产生行之有效的实施方案，导致工作质量没有得到提高。

档案信息化建设水平不高。通常，医院每个部门所形成的需要存档的文件都是通过计算机等设备向专职档案员移交后，由专职档案员进行科学管理。但一些医院并未形成比较科学的档案管理工作模式，导致档案信息化建设水平落后。虽然档案工作的信息化看似只需要在一台计算机中直接进行信息数据的存档，但是每个档案人员在进行网络安全维护管理、资料安全维护管理以及电脑病毒的维护预防等方面都有可能会出现一些错漏之处。由于医院的档案工作人员针对医院内部档案展开收集、整理以及归档等相应工作，整体管理仍缺乏科学性，档案信息化建设水平不高。此外，档案信息化管理意识不足。一些医院负责人对人事档案信息化管理不够重视，经费投入不足，仍采用传统的人工管理模式。档案管理人员未充分认识档案信息化管理的作用，认为只要不使档案信息泄露、更改、丢失，及时将档案材料入档即完成了档案的管理。档案管理人员技能水平不高。人事档案信息化管理对档案管理人员综合素质要求较高，不仅需要具有档案管理专业知识，还需了解一定的网络信息技术。而目前一些医院的档案管理人员身兼数职，没有接受系统性的培训，对于计算机信息技术的运用仅限于简单的信息录入和检索，专业能力不足。

改进医院人事档案管理的主要措施

加强医院人事档案外部条件的管理。医院要在内部设立专门管理档案的部门，比如档案管理室等。还要建立专门存放档案的地方以及电子档案库、人事信息综合数据库、分类数据库、办公信息数据库。建立电子档案库，在保管好实体档案的基础上，实现人事档案的电子化，将有关信息经筛选后全部录入计算机。在此基础上建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、工作部门等重要信息作为档案依据，以人事档案的目录为条目链接，整合个人的教育、奖惩、职称评定、职务变动等资料，不仅可以全面系统地记录个人信息，同时还能实现档案的动态更新和补充，在选拔人才时可以提供最新的第一手资料。办公信息数据库主要是指人事档案日常管理的办公业务工作。此外，在硬件方面加强档案管理室的防尘、防磁以及防潮等工作，严格按照“六防”规定、“三室分离”等要求，在档案室配置密集架、专用电脑、监控、温湿度计、灭火器、摄像头等必要设备和辅助材料，高标准打造档案管理库房，为人事档案管理夯实硬件基础。对于计算机病毒以及防火墙等有效防御功能进行深入研究和运用，对计算机内部的档案数据进行全面、科学保护，避免档案信息和数据出现泄漏。

加强信息化建设。人事档案信息化是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处置、管理等。人事档案信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，实现人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，实现人事档案资源共享，创新人事管理。信息数据资源是医院人事档案十分重要的资源，对于医院人事档案信息化建设方面，大数据技术在整合与利用信息资源的建设方面，起着关键作用。医院要充分利用大数据技术，同时建立安全保障体系，确保人事档案信息的保密性和安全性。在共享人事档案信息资源时严格设置访问权限，采用安全保密措施，防止个人信息的泄漏，保证信息安全。建立信息资源备份制度，管理人员要定期对数据库进行备份，避免因外力等不确定因素导致故障，造成数据的丢失。

提升档案管理人员综合素质。要加强人事档案管理人员的思想教育，增强档案管理人员的责任感与使命感，变传统的被动式服务为主动式服务。要不断提升人事档案管理人员的业务技能，对档案管理人员的管理技术和能力进行提升。可以开展阶段性和层次性的培训，同时鼓励档案管理人员参加各类业务培训，全面提升档案管理人员的业务水平与信息化水平，加强档案管理人员对大数据技术整体运用能力。要培育人事档案管理人员的职业道德。与参与档案管理工作的业务人员签订《保密协议书》，定期组织相关政策和业务知识学习，提升人事档案管理人员的业务水平，增强人事档案管理人员遵守纪律的意识。

完善档案管理制度。结合医院实际情况、相关工作规范以及管理办法等，完善医院人事档案管理制度，运用大数据技术创建出一整套科学的管理模式。遵循档案管理基本规范，制定出管理标准，为档案管理标准化奠定相应基础。在档案管理模式、管理设备以及信息技术等方面进行科学优化，不断完善和健全查（借）阅制度、转递制度、管理人员制度等工作制度，使档案材料的管理工作有章可循、有据可依。坚持“数字化+纸质化”档案双重管理、动态更新，切实提升干部档案管理精度和管理效率。要加大对重点环节的管理力度，如查阅档案时严格执行查阅审批制度，严格核查查阅人员，严格落实查阅要求，全面推动人事档案管理工作规范化、标准化、精准化。

总之，在开展医院人事档案管理工作中，应充分运用信息技术，发挥先进技术的优势，完善人事档案管理制度，保护档案的完整性，提高工作效率，为医院发展奠定坚实基础。