OA办公系统在石油化工企业公文管理中的应用

2024-03-12中国石油辽阳石化分公司徐得森

办公室业务 2024年2期

文/中国石油辽阳石化分公司徐得森

石化行业是我国的基础产业和重要支柱产业，产业关联度高、产品覆盖面广，对稳定经济增长、改善人民生活、保障国防安全具有重要作用[1]。石油化工企业行政管理的科学性、高效性十分关键，而公文作为“以文辅政”的主要载体，在行政管理中有着核心地位，OA办公系统的广泛应用对提升企业管理水平有着重要意义。

一、OA系统概述

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将计算机、通信等现代化技术运用应用到传统办公方式中，利用自动化手段代替办公人员的部分手动或重复性业务活动，实现办公的高效化、准时化、移动化，从而提高政务运行效率，提升企业管理水平和生产效益[2]。本公司自2004年起使用中石油OA办公系统，在多年的运行中积累了丰富的实践经验。

二、OA系统在公文管理中的主要应用

（一）发文管理。公司的发文文种主要有决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等，各文种从发起、流转到发送等各个环节均能够在OA系统中实现，完全实现公文流转的无纸化。基本流程为：由公司二级单位文书进行拟稿，二级单位负责人对文件审核后，由文书呈送公司办公室发文秘书核稿。如需会签，可在核稿后直接选择部门进行并行或串行会签。办公室将文件呈送至办公室主任审核后，由公司领导线上签发，并送回办公室加盖电子印章，选择发送份数及发送范围后进行发送，随即进入收文和归档流程。在文件发送前，如果发现错误，均可以返回修改，且每个修改人均可以在文件上留下电子痕迹，能够清晰快速地查找，这些都是传统发文方式不具备的。

（二）收文管理。公司收文范围主要包括中石油集团公司来文、地方政府来文、外单位来文和公司内部形成的文件等。基本流程为：由公司收文秘书从集团办公专网、政府公文传输系统或其他途径接收非涉密文件，上传至OA系统，公司办公室主任拟办后呈送至公司分管领导审批，收文秘书按照批示意见将文件转至二级单位；二级单位文书再按照部门领导批示转至具体承办人，阅办完成后再回到公司办公室进行归档，形成闭环。OA系统的主要优势在于可同时给多人发送传阅件、多人同时阅办，还可以统一看到所有的办理结果，而传统收文方式只能按顺序依次阅办，相比之下，OA系统节省了大量时间，大大提高了公文流转效率。

（三）督办管理。公司的督办职能可以通过OA系统以“督办通知单”的形式完成。主要流程为：公司办公室督办人员在OA系统中发起“督办通知单”，写明需要督办的事项，经办公室主任审核后，在OA系统中分转承办部门，各部门在期限范围内写明办理结果，督办人员审核后呈送公司领导审阅，若同意，则在线上签署电子签名，若有批示意见，则可再次转到承办部门进一步落实。OA系统代替了电话督办、发函督办、约谈督办等传统督办方式，方便快捷，有据可查，为企业督办管理提供了新思路。

（四）公文归档。利用OA系统可以代替公文的手动归档工作，可以节省大量人力物力。公文归档有自动和手动两种方式，自动归档是在收文时将“自动归档”选项选为“是”，文件办结后就会自动归档到档案系统中。手动归档是每年6月底前，公司对过去一年尚未归档的公文集中统一归档，在OA系统中选择要归档的文件，点击归档按钮，系统会将请求提交给档案系统，随后在档案系统中执行完善著录项、生成档号、拆装盒、打印等操作，直至归档移交，该过程可以实现批量导入。归档后的公文可以在OA系统中查询归档记录。

三、提升公文管理质效的方法

（一）强化制度保障。在依法合规治企的大背景下，制度是一切工作的前提，要坚持在公文管理制度建设上狠下功夫，做好公文管理顶层设计。要以“简化冗余环节、强化关键环节、细化复杂环节”的方针，完善领导把关制度、工作运行制度、责任追究制度。针对OA办公条件下公文处理工作在组织管理、流转过程、考核问责等方面的新变化，公司制定了《公文处理实施细则》《文书档案管理办法》等管理制度，同时，针对每个工作场景绘制标准化工作流程图，清晰直观，一目了然，并将制度、流程等印发给各单位，使公文管理工作逐步走向标准化、规范化、便捷化。

（二）发挥文书的中心作用。在发文、收文、督办、归档等各环节中，都需要文书进行文件传递、承上启下、沟通协调、查漏补缺，文书是桥梁纽带，是公文高效流转的润滑剂。各级单位文书应指定专人担任，谁主管、谁负责，加强操作及业务流程培训，增强工作技能和责任意识。公司级文书业务可以尝试与行政总值班业务相结合，由总值班秘书担任，利用总值班室与公司领导以及各二级单位联系紧密的特点，进一步提高公文运作效率。同时，行政总值班秘书还可将公文处理与各项行政业务紧密衔接，建立公文政务联动机制，最大限度地拓展和发挥公文办理“以文辅政”的功能。

（三）加强文书队伍建设。做好公文办理工作需要全公司文书的紧密协作、通力配合，这需要打造一支政治水平过硬、业务素质高超的文书队伍。要在公司内部选拔公文专业培训师，定期开展业务培训和研讨交流，建立“公文管理工作交流群”，汇总、归类、分享常见的错误案例。定期举办公文评比和技能竞赛，将公文管理题目纳入每季度的办公室系统考试。建立“轮岗轮训”制度，保证公司各级办公室人员都能够胜任公文办理工作，专职文书出差或外出培训期间，其他相关岗位人员均能及时补位，时刻保证“岗位不缺员、业务不断档、工作不脱节”。

（四）做好催办和督办。要将公文处理纳入公司政务管理体系，突出运转时效管控，建立“一般公文定时催办、重要公文重点催办、紧急公文跟踪催办”的管理制度。文书是文件的第一责任人，要增强对公司业务的熟悉程度，处理文件要分清轻重缓急，还要有清晰的判断能力。紧急文件应立刻导入系统，并及时提醒拟办人和批办人批转，领导因特殊情况无法及时批阅的，应判断业务归属，提前在线下转部门办理，待领导批阅后立即传达批示精神，保证文件精神及时传达落实。建立重点文件督办登记簿，时刻关注流转进度，在文件办理过程中，要结合办理时限适时督办，避免在一个环节停留时间过长。一般情况下，公司领导签批公文时限为1个工作日，二级单位负责人签批公文时限为2个工作日，二级单位从文件接收到办结不得超过5个工作日。

（五）做好公文审核，严把入口关。严格的公文审核是文件制发规范性、准确性的重要保证。要牢固树立质量意识，坚持做到“三看”，即“初审一看，领导签发后二看，套头盖章三看”，认真对文稿进行全方位、全要素的多轮审核。公文审核的重点是，内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；行文理由和依据是否充分，行文级别和文种是否正确；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；政策措施和办法是否切实可行；格式是否规范等[3]。涉及专业范畴的公文，核稿文书应与专业部门的拟稿人共同审阅，做到专业性和规范性相统一。树立精品意识，倡导“短、实、新”的文风，严格控制公文篇幅，使公文结构严谨、层次分明、表述准确、文字精练。

（六）做好保密工作。保密工作应实行统一领导、归口管理、分级负责、各司其职的体制，遵循党管保密、依法治密、创新驱动、综合防范、分级管理、分类施策的原则，要实行保密工作责任制，制定秘密分级保护目录，确定保密要害及重点部门部位，指定定密责任人[4]。在发文前，要做好文件的定密工作，收文时，首先应看清文件密级，涉及国家秘密、商业秘密和内部工作秘密的不能通过OA系统及网络途径传播，只能通过纸质文件进行流转，文件办理过程中应保守秘密。

（七）做好技术支持工作。OA系统相比于传统办公方式有着技术专业性强的特点，而使用人员的信息技术水平参差不齐，故应指定特定的管理部门，由专人负责OA系统的运维工作，及时处理文件流转过程中的技术问题，避免由于系统原因造成流程阻塞，同时对服务器及软件进行定期升级，保证系统的持续流畅运行。

（八）建立健全考核机制。实行公文责任追究制，将公文质量、办文效率等列入绩效考核机制，作为衡量工作实绩的重要依据，做到“人人肩上有责任，事事结果有考核”。不断细化和完善公司公文管理工作考核细则，制定具体的考核项目、考核行为准则，公司办公室在每月月底检查二级单位本月公文格式和运转流程出现错误、公文办理超时限、督办事项落实不及时等问题，按照考核细则进行考核，并召开专题会议进行通报，次月月底再反馈整改落实情况，在不断地考核整改中促进公文管理水平的进一步提升。

四、OA系统存在的问题

（一）功能相对落后。公司现有的OA系统开发时间较早，功能落后，有很多待完善之处。一是安装复杂、兼容性差，用户需按照顺序安装7类客户端控件和工具，往往需要专门的技术人员进行安装。客户端扩展包容易加载出错，导致正文无法操作，客户端对操作系统、浏览器以及Office软件版本要求苛刻。二是查询文件方式单一，无法查询文件正文和附件中的关键字。三是部分操作不够人性化，可视化程度不高，操作较复杂等。

（二）移动办公平台不够完善。公司OA系统虽已通过中国石油移动应用平台实现移动化，具备公文查看、批转等基本功能，但无法实现公文查询、盖章等功能，且偶尔会出现丢文现象，影响工作的正常开展。

（三）系统相对独立。现有的OA办公系统功能相对单一，只能实现公文管理和督办管理功能，孤立地完成本系统的工作，无法与公司其他业务系统协同联动，导致工作效率相对低下。

（四）保密等级较低。现有的OA系统只支持非涉密文件的流转，涉及公司内部工作秘密、商业秘密以及国家秘密的文件均只可通过纸质文件流转，在文件存放与流转过程中存在较高的泄密风险，运行也较为烦琐。

五、OA系统的优化改进方法

（一）优化OA系统功能。集团公司后续的OA2.0系统针对1.0系统的缺点进行了优化。一是实现一键安装，不再需要客户端扩展包，具备更优的兼容性和稳定性。二是丰富查询功能，新增全文检索功能，实现了对公文正文及正文附件内容的一键式快速检索。三是优化功能细节，增加流程跟踪图，直观显示走过哪里、正在哪里、还能去向哪里，实现流程跟踪的可视化；公章排版可以通过输入页数直接将印章和版记调整到指定页；增加办文时限控制及到期提醒、传阅反馈、批量导入文件等功能。

（二）完善移动办公平台。OA2.0系统完善了移动办公平台，可以消除丢文漏洞，同时增加了公文查询等功能，还可以探索加入移动端的盖章功能，实现随时随地全流程流转文件，不再受时间空间的限制。未来还可以考虑将会议材料直接通过移动平台推送到手机或平板电脑上，不再印发纸质材料，进一步提升无纸化办公水平。

（三）实现办公平台的集成化一体化。集成化一体化是办公平台发展的必然趋势，集团公司以现有的OA系统为基础，围绕“业务联动、集成共享、智能提升、决策支持”的建设思路，开发了“综合办公管理平台”，将公文管理、督察督办、档案管理、会议管理、值班管理、公章管理等模块集成联动在一个平台。相较于传统的OA系统，综合办公管理平台具备很多优势：一是公文管理等功能更加完善，综合办公管理平台可以自动同步办公专网中的非涉密文件，直接进入公文管理模块中流转，不再需要文书手动导入。二是各业务间的协同更加高效，督查督办模块可以打通与公文管理、会议管理模块的数据联系，直接引用公文、会议纪要作为督办依据。三是可实现应用扩展，综合办公管理平台具备可视化的业务应用定制开发能力，进一步丰富数字协同办公场景。

（四）提升OA系统保密等级。随着保密手段和信息技术水平的提高，可以研究提升OA系统的保密等级。集团公司综合办公管理平台已在推进适配普通商密类型文件，未来可以尝试将更多的涉密文件在OA系统中流转，可进一步提高公文运行效率。