基于ESIA法对基层国有企业收文管理的优化研究

文/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司 刘凤丹

一、研究背景及意义

公文管理是基层国有企业对上汇报工作、对下部署任务、对外沟通交流的重要载体，也是商洽工作、处理事务的重要工具。在基层国有企业中，大量日常管理工作的开展依赖于上级下发的各类文件，很多工作的部署需要以上级单位发布的指导意见、方案为基本指南。基层国有企业在与客户、供应商、合作伙伴的交流过程中，客户的需求、商洽交流安排，也需要通过收文管理系统进行流转。将收到的各类文件快速传递到对应的执行部门，加强执行情况的跟踪督办，推动措施的尽快落实，对于基层国有企业更好地完成日常管理和市场经营具有重要意义。

二、ESIA法及其应用简介

ESIA法是企业流程再造的重要理论分析工具，主要是运用ESIA方法，对现有流程进行梳理、分析、优化和改进。在流程再造的过程中，主要采取清除（Eliminate）、简化（Simply）、整合（Integrate）、自动化（Automate）等方法，精简流程中的非增值、无效环节，调整核心增值活动。本文通过对基层国有企业收文管理流程的系统性分析，指出基层国有企业收文管理的基本流程及存在的问题，通过消除、简化、整合和自动化等手段，提出改进收文管理流程的优化建议。

三、基层国有企业现行收文管理概述

基层国有企业收文管理一般包括签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办、归档等流程。基层国有企业的收文流程主要存在以下问题：

（一）收文管理流程复杂。部分基层国有企业收文管理的流程较为繁琐复杂，收文传递层级较多，滞后于现代企业需要快速响应、马上办理的需求；针对需要紧急办理的收文，层层传递消耗大量时间，难以迅速传达给直接办理人。

（二）未通过系统登记签收文件。个别基层国有企业各部门将收到的公文通过企业微信、即时通信工具等发至办公室总文书，总文书通过多种途径接收公文，在收文数量较大时，容易造成签收遗漏、登记不及时、部门第一经手人无法及时跟踪收文等问题。

（三）系统自动化较低。部分基层国有企业的收文管理系统还停留在初步电子化的阶段，尚未进入数字化发展阶段，需要手动录入收文登记相关信息、人工催办公文办理进度、人工归档收文等，大量的重复性工作消耗了公文管理人员的时间，降低了公文运转效率。

（四）文书人员的工作能力和素质对公文管理影响较大。在系统自动化程度较低的情况下，登记的准确性、流转的及时性、催办的有效性很大程度上依赖于部门文书人员的个人素质。如果部门文书人员态度积极，工作认真负责，则公文流转顺畅、办理事项能够及时传达到位；如果部门文书人员工作敷衍，责任心不强，可能会造成收文流程停留过长，延误办理时机。

（五）催办不及时。在大部分基层国有企业中，催办工作主要由部门文书人员完成。但是由于部门文书多为兼职人员，除公文流转外，还需兼顾大量的综合事务，在经手文件数量较多的情况，很容易出现催办不及时的情况。此外，因为领导工作繁忙，部分文书人员担心催办过多影响领导工作，从而减少催办次数，影响公文处理进展。

四、基层国有企业收文管理流程的优化建议

针对收文管理流程，可以结合企业发展战略和管理模式，充分考虑各类型收文管理实际运行情况，采用ESIA法对收文管理各环节进行价值分析，通过优化设计，取消原有收文管理流程中非增值、无意义的步骤，整合、简化繁琐的环节，固化有价值的、必不可少的流程环节，提高流程的自动化水平，促进收文流程高效流转、工作部署尽快落实、管理事项顺利办结。具体分析过程如图1所示。

图1 收文管理优化流程

（一）清除（Eliminate）。清除主要是在分析流程价值的基础上，清除非增值、非必要环节。针对收文管理流程，可以清除以下环节：1.清除部门文书传递环节。大多数基层国有企业的收文信息化流程是在原有传统人工收文流程的基础上建立的，不少企业还保留了部门文书的角色，由部门文书人员负责收文流程传递。在基层国有企业普遍使用收文管理系统的基础上，建议按照ESIA法，清除部门文书流转文件环节。原有的文件传递工作由收文管理系统完成，由当前办理人选择下一环节办理人，直接流转收文，提高公文流转效率。2.清除拟办环节。基层国有企业是直面市场的一线企业。结合企业收文数量、管理实际和公司领导办事风格，可以清除拟办环节，由公司领导直接对分管领域的收文作出批示，减少拟办环节的协调工作，提高公文流转效率，增强指示的权威性，促进办理事项尽快落实。3.清除非涉密文件的纸质文件传递环节。针对非涉密纸质公文，应消除将纸质文件人工送达办公室的环节。第一收件人应将纸质文件扫描成电子文档，在收文管理系统登记流转，提高公文流转效率，实现数据“多跑路”，员工“少跑腿”。4.清除点击预览的操作环节。对收文待处理页面进行优化，进入到待处理公文流程界面，系统自动在页面右侧显示公文正文具体内容，消除预览才能查看文件的环节，提升员工体验。5.清除点击结束的操作环节。对操作流程进行优化，主办部门直接处理人点击办理，则视为流程的单项分支节点结束；不再设置总结束结点，当所有待处理人处理完毕，流程自动结束。

（二）简化（Simply）。主要是对复杂流程进行简化。可以通过简化表格、并行流程、明确关键、缩短时间等手段对收文管理流程进行简化：1.简化公文处理界面。将本部门内收文处理意见显示在突出位置，其他部门处理意见默认折叠，方便待处理人员查看本部门领导批示意见。2.简化批办到承办的环节。可以由总文书按照领导的批示同时送主办部门和协办部门，将原有“批办—主办—协办”的串行流程，简化为“批准—主办/协办”的并行流程，缩短从批办到协办环节的流转时间，方便协办部门及时知晓协办任务，开展相关工作。3.明确收文主办部门。针对需多个部门协同办理的公文，尤其是上级下达的新任务，或者部门职责划分不明确的任务，均应明确主办部门。在后续催办过程中，紧紧抓住主办部门这个“牛鼻子”，避免部门之间出现“踢皮球”现象，影响公文办理进展。4.简化传阅环节。对于仅需传阅的文件，标签设置为传阅，通过系统实现一键全员传阅或相关人员传阅，简化部门内和部门之间传递的环节，提高传阅的速度。5.缩短处理时间。不同类型的公文，办理花费时间不一致，可以在分析企业现有不同类型收文处理时间的基础上，和主办部门进行充分沟通，按照缩短20%～30%处理时间的原则，设置不同类型收文的办理时限，并将办理时间和公文考核相挂钩，提高整体收文处理效率。6.简化审核环节。办公室整理发布收文审核要点，由各部门收文第一人对照要点对收文进行初审，若不符合规范，直接退回来文单位，减少各部门将公文传递至办公室后，办公室审核后不符合规定再退回的情况。

（三）整合（Integrate）。针对流程或任务，把多个环节或者任务整合为一个环节。可以通过整合收文管理中部分流程进行优化：1.整合签收、登记环节。可以将签收和登记整合为一个节点，由企业各部门在签收的同时，通过系统登记收到的公文，确保公文签收登记及时，无遗漏、无重号。2.整合外部收文和内部收文。为提高企业员工的使用体验，可以将企业外部发来文件和企业内部部门间发文整合成一个模块，通过标签区分内部收文和外部收文，设置统一的待办列表，减少员工在不同模块或者系统之间切换所消耗的时间。3.优化分办环节。分办环节对于提高流程效率具有十分重要的作用。对于需要办理的公文，按照办理时限和重要性程度，可分为特急且重要、加急且重要、非紧急但重要、特急但非重要、加急但非重要、非紧急且非重要，针对不同类型的文件设置不同的提示颜色，通过系统整合，将重要且紧急的公文显示在待办收文列表的顶端，确保能够引起经办人的重视并及时办理，避免重要的文件淹没在大量的待办文件中，延误办理进程。4.整合公文批示常用模板。根据企业现有公文管理运行情况，整合公文批示常用模板，供公司领导、部门负责人、员工选择，减少公文批示环节输入意见时间。5.整合收文管理流程附件。针对收文管理中一个文件含有多个附件的情况，通过系统设计，可以一键打包下载所有文件，缩短处理人员下载公文的时间。6.关联收文管理系统和任务管理系统。通过数字化设计，将收文管理系统和任务管理系统相关联，经办人可以将收文添加到自己的任务列表中，方便经办人随时查看待办文件任务。7.整合单次操作。针对传阅文件，待处理人员可以一次选择多个文件，进行批量已阅操作，从而减少点击已阅按钮的工作量。

（四）自动化（Automate）。流程自动化主要是实现任务的自动化。可以通过收文台账信息自动采集、自动催办等对收文管理流程进行优化：1.建立灵活性更高、兼容性更强的收文管理系统，通过先进的数字化手段，实现收文管理的数智化发展。2.收文台账信息自动采集。在登记环节，通过数字化手段，在上传电子文件的同时，由系统自动抓取标题、文号、成文日期、来文单位、密级、紧急程度等信息，自动生成收文日期。3.自动催办。对于需要办理的公文，设置自动催办提醒，针对不同紧急程度的文件，设置不同的自动催办节点，通过系统自动催办，减少人为催办的工作量，实现全方位催办无遗漏，多次自动催办促落实。4.自动标记。针对需要办理的文件，当直接处理人办理完结后，将流程状态标记为完成，方便总文书及时查看收文办理进度。5.自动归档。电子文件办理完成后，通过数字化手段，自动提取归档所需信息，实现在线自动归档。既减少了人工归档的工作量，又实现了收文管理从签收到归档的全生命周期管理。6.支持语音识别转化成文字版批示意见。为缩短填写公文审阅意见的时间，可在收文管理系统中开发语音输入后一键转文字功能，方便公司领导、企业员工处理收文。7.自动统计。通过系统设计，让收文管理系统能够自动统计收文数量及各部门办理公文的平均耗时，方便公文管理考核。

五、结语

通过ESIA法对基层国有企业收文管理的一般环节进行了系统性分析，利用清除、简化、整合、自动化等手段，对收文管理信息化流程进行再造，有利于提高基层国有企业收文的流转效率，助推基层国有企业的管理质效提升。为实现收文管理流程的持续优化，提出以下建议：1.持续改进收文管理流程。基层国有企业应定期对收文管理流程进行梳理和评估，根据企业发展战略和管理模式对收文管理流程进行适应性调整，使收文管理流程与管理模式更加匹配，更有利于日常管理工作的开展。2.加大收文管理的数字化投入。基层国有企业应加快数字化转型步伐，开发或引入先进的、灵活性强的收文管理系统，用先进的数字化手段代替重复性的人工操作，实现收文管理流程的高度自动化，使收文流转渠道更加畅通。3.增强收文管理系统与其他办公系统的融合度。将收文管理系统与任务管理系统、数字档案馆相关联，提高收文管理数据的利用价值。4.重视内部用户的体验。基层国有企业应重视员工的使用体验，在充分调研员工需求的基础上，对收文管理系统流程及界面进行优化设计，让员工使用起来更舒心、更顺畅。5.提高员工的公文处理能力。基层国有企业应强化全体员工的数字化办公能力，注重提高全体员工对收文管理流程的理解和执行能力。只有每位员工都将收文处理作为自己的责任，收文管理系统运转才会更加高效。