浙江省地方性高校收文质量研究——基于台州职业技术学院收文数据的统计分析

文/台州职业技术学院 江莎莎

为响应浙江省“最多跑一次”改革工作，省内高校大力创新“互联网+校务服务”模式，实现教育领域信息化。根据《高等学校档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，浙江省地方性高校归档工作有序开展，成效显著。本人基于台州职业技术学院近3年收文数据，采取描述性分析法，对浙江省地方性高校收文质量进行研究。

一、浙江省地方性高校收文现状

台州市作为省内重要地级市，目前共有6所高校：台州学院、台州职业技术学院、台州科技职业学院、台州广播电视大学、台州技师学院、浙江汽车技术学院。浙江省地方性高校收文有系统收文和纸质收文两种，系统收文是文件主要获取渠道。我省各地方性高校的收文类型有中央和国务院、省委和省政府、市委和市政府“三级”文件，教育部、省教育厅、市教育局文件以及地级市文件。我省地方性高校的收文流转形式在2017年之前基本都是纸质流转，近三年陆续转变为线上流转为主、线下流转为辅、文件线上线下并行流转的形式。从2018年4月1日起，台州职业技术学院收文基本上以校内OA办公平台在线流转为主。

目前，高校普遍现状是地级市文件多，实际归档少。从台州职业技术学院收文数据看，地级市文件占收文总数比例相当高，但经档案室筛选鉴定，地级市文件实际归档率只有5%～10%。2020年地级市文件共收1280件，占收文总数的73.65%，实际归档94件；2019年地级市文件共收1226件，占收文总数的74.26%，实际归档72件；2018年地级市文件共收1116件，占收文总数的73.28%，实际归档68件。台州市市级部门106个，统计台州职业技术学院收到地级市文件最多的分别是市委、市委办文件：2020年225份，2019年189份，2018年161份；市政府、市府办文件：2020年61份，2019年100份，2018年171份；市委组织部文件：2020年69份，2019年75份，2018年56份；市委宣传部文件：2020年44份，2019年56份，2018年51份。其他如市纪委、市委督查室、市委直属机关工委、市委人才办、市委老干部局、市人社局、市外事办等均有收文，但每年收文数量均不超过20份。

二、我省地方性高校收文存在的问题

（一）前期文件收集质量有待提高。1.领导阅文负担重。由于工作人员缺少专业知识和识别力，又担心文件漏收，对市委、市政府、市人大、市政协及其办公室下发的文件和通知、领导讲话，市直各部门的文件和通知基本上统统收文打印。根据分管条线不同，领导每天文件阅办数量不等，分管思政、意识形态、组织、统战、安全类文件明显会更多。据统计，校领导每天收文批办10～30份，有时传阅文件积压成堆，就草草处理，来不及消化文件内容。2.收文导入麻烦。由于浙江省教育厅、台州市教育局收文系统和地级市收文系统不兼容，省内地方高校文书普遍存在一人多台电脑收文的情况。台州职业技术学院三个收文系统分别安装在三台电脑上，利用U盘下载后再上传到学校OA办公平台。平均每日新增系统收文15份，每份文件从签收、打印、下载、上传需要在不同电脑间切换，系统收文虽然省去了送文件的麻烦，但由于文件不能直接从收文系统导入各个学校办公平台，操作上极容易造成文件漏收。3.不需要归档收文多。台州职业技术学院每年用于收文打印所需的硒鼓和纸张用量很大，大量“看似有用，实则无用”的不需要归档收文均打印出来，不仅造成了办公资源大量浪费，而且这些收文造成了档案室文件积压，占用有限档案空间。4.文件收集不齐全。省内地方性高校每年收到的纸质文件约占20%，纸质文件主要是从市委市政府下发的红头文件、邮寄到学校的省级、部分市级部门红头文件、学校参会人员带回来的文件、传真件以及各部门提供的“零散文件”。这些零散文件通常需要各部门主动提供，而大部分教职工没有收文意识，导致文件收集不齐全。

（二）中期流转和归档质量有待提高。一是文件线上流转时间普遍比线下流转长。以前线下流转主要由秘书掌握文件的动态流转，有文件时，秘书送给领导，领导批完即刻退回秘书，秘书复印分发给有关部门签字，文件就算流转完毕，因此线下流转时间秘书基本上能掌控。自从转为线上流转为主后，文件普遍存在超时间流转的情况，主要是由于学校领导或部门负责人忙于手头工作，对线上文件查看不及时或查看后不处理不提交意见，还没有养成每天定时查收线上文件的习惯。由于线上流转目前还没有提醒功能，目前对于涉密文件、重要文件、会议通知，秘书还是采取线下流转，对于业务文件、具体事务性文件、阅知类文件和简报类文件则基本全部采取线上流转，但线上流转时间普遍较长，对于业务文件和具体事务性文件，经常性查阅不及时，需要文书口头提醒分管校领导签批或有关部门阅办。二是收文归档资料不完整。收文普遍存在无办理结果，收文完整率不到1%。收文涉及需要上报事项的，各办理部门没有把上报资料备份给秘书，特别是一些重要文件的材料上报无保存，收文“有头无尾”，日后文件查找起来利用价值不高，难以参考往年情况。有请示无批复，部分批复各部门自行保存，未移交文书归档。

（三）后期收文查询利用质量有待提高。收文查询利用频繁。各部门写材料需要用到某份文件，不会自行想办法查找，而是想当然以为所有文件文书都应该有，没有收到文件就是秘书工作失职，存在漏收嫌疑，但确实很多文件上级部门没有下发给学校。有些收到过的文件，已经流转完毕，部门没有妥善保管，要用文件时就找秘书，习惯向秘书要文件，给秘书增加了大量的文件查找工作。平日里秘书除收发文件之外，还要管理全校用印、涉密文件等。经常性手头工作急，待查找文件又催着要，而部门又往往不能提供要查收文件的关键信息如标题、关键字、文号，只描述文件大概内容或大概文号，使得文件查找非常费时费力，严重影响秘书工作。

三、提高收文质量对策

把好收文第一道关口，如何从众多地级市文件中做有效筛选，有用文件既不漏收，无关文件又能有效剔除，既保证政策贯彻畅通，又确保文件精简高效，从而避免“有文必收”，提高收文质量。

（一）梳理制度，提高文件处理质量。1.普及收文意识，拓宽文件收集渠道。办公室向学校各部门明确文件收集范围，普及全校教职工收文意识，凡是与学校有关的文件广泛收集，及时转交鉴定，纳入收文办理程序。2.制定收文阅办制度。各地方性高校都制定过公文处理办法，但针对收文办理没有对应的阅办制度，实际工作中遇到问题无法找到处理依据。单独针对收文制定收文阅办制度，对文件收集范围、阅知阅办要求、催办督办归档等收文各个环节作一一规范，对重复性来文处理，细化具体阅办要求，立规立矩，严格执行收文阅办制度，提高文件处理质量。3.制定《每周市级阅知性来文汇编》。对于地市级普发的阅知性文件（非涉及本校），秘书首先进行甄别，要了解学校发展动态、工作目标、年度工作重点、各部门业务范畴以及本地区重点工作，能对普发的地级市文件有所侧重。通过台州职业技术学院近3年的收文数据，我们可以看出一些收文规律：（1）每月大事记、每月工作安排、市委人大政府政协办公室简报、部门简报可视情况筛选；（2）人事任免类（非本校人员）、通报类、抄告类、征求意见类（普发）、领导讲话类按类别分别归类。创新“一周一号”登记模式，代替以往“一文一号”登记模式，对于阅知性文件（非涉及本校），分类汇编，按照人事任免类、通报类、抄告类、领导讲话类，按周登记汇编一次，系统上分类分项导入，减少领导批阅次数，减轻领导阅文压力。

（二）优化服务，提高收文流转和归档质量。1.督办提醒，强化归档意识。办公室加强对阅办类文件的落实督查，控制阅知类文件的流转时长，规定报送类材料用印前需提供文件并经批示领导审批后方可报送。部门负责人在签收文件时不能只签名，需同时签收办理意见。增强各部门归档意识，有主要领导批示的文件，报送材料统一移交文书归档备查，把收文归档工作与部门年度考核挂钩，真正落实学校领导批示件“有批示必有落实，有落实必有回复，有回复必有归档。”保证“事事有结果，件件有回音。”对落实不到位的责任人和责任部门严肃追责，年度考核不得评优。2.做好备注记录，加强收文复查。针对重要文件、业务文件、具体事务性文件，认真规范签收、登记、分类，做到“三划”：划重点、划时间节点、划容易忽视内容。用好拟办单备注功能，需要说明的情况尽可能在备注中记录体现。文件流转中勤动笔勤备注，记录文件处理情况，保证每份文件流转轨迹清晰。严格执行收文“先登记后流转”制度，防止文件遗失。不定期对收文进行核查，检查有无漏收、漏签、漏批、漏分发、漏办、漏归档等情况发生，一旦发现即刻补救，同时在备注中记录情况，日后备查。3.办公系统升级，实现阅办提醒和在线鉴定。与学校信息中心对接，升级实现办公系统文件阅办提醒功能，提高文件流转效率。收文流转结束后由档案室在OA平台上在线鉴定是否归档，鉴定需要归档的，文书打印收文单和完整文件，在文件上加盖归档章；鉴定不需要归档的，文书仅打印收文单和文件首页，减少用纸，制作收文目录，电子文件刻盘，次年移交档案室备用。

（三）创新方式，提高收文查询利用质量。对文件查找较频繁的几个部门兼职档案员，配置数字档案馆权限（只限查询），如组织处、人事处、教务处、宣传部，方便自行查找历年文件。线上流转时，涉及表单类文件尽量上传WORD格式作附件，方便部门填写报送。利用好收文单的备注功能，有需要交代的尽量在收文单上体现，如无WORD格式注明，避免重复查找。高校要增强各部门人员的文件保管意识，充分发挥档案室专职档案员的业务能力，对各部门兼职档案员进行业务指导，提高兼职档案员的管理技能，特别是对全校收文提出专业指导和建议。

随着网络技术的更新发展，我省地方性高校收文发展趋势必将逐步实现系统收文代替纸质收文（除涉密文件外），实现无纸化、绿色办公。高校办公室要争做“领头雁”，牢牢把控好收文关，积极创新收文阅办方式，优化服务，提高收文质量。以高质量、规范化的收文制度，提升学校办公效率，多方位为领导分忧解难，促使建成以信息化办公为主的节能节材型高校。