电子会计凭证的应用：现状、问题及对策

2024-02-19郭烛烨

财会研究 2024年1期

郭烛烨

党的二十大报告强调，要着力推动绿色发展，加快发展方式绿色转型，推动形成绿色低碳的生产方式和生活方式。电子会计凭证的开具、传递、使用不依赖纸质载体，大幅降低了纸张耗费，符合国家绿色、低碳、环保的发展理念（陈默，2023）。

根据2020年03月23日财政部、国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中的定义，电子会计凭证是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。根据国家档案局2022 年6 月发布的行业标准《DA/T95-2022行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》中定义，电子会计凭证是指通过计算机系统开具，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的会计凭证，包括可视化的版式文档以及对应的元数据。

根据以上定义可以看出电子会计凭证实质上是信息技术发展到一定阶段，必然出现的一种新形式的交易凭证，具有无纸化、计算机开具、阅读，电子形式传输等特点。电子会计凭证在开具时，使用数字签名技术附加在数据单元上，防止数据信息被伪造或是篡改。在使用时可以直接通过管理系统归集，数字化读取票面信校验票据的真伪，直接报销入账。既能优化管理流程提高审核效率，使报销更便捷，又能消除潜在的财务风险，保证电子会计凭证的合法合规，还能提高财务审核的工作效率，降低管理成本。虽然电子会计凭证应用于报销优势明显，但在实务工作中仍存在许多问题，在推广使用过程中仍面临诸多挑战，如何应对难题使其优势真正地发挥出来值得深入探析。

一、我国电子会计凭证发展现状

2012 年，国家八部门联合发布文件，通知中提到财政部、税务总局负责制定电子发票暂行管理办法，研究试点方案，涉及开票系统，组织开展电子发票应用试点工作。电子发票的推广使用正式提上日程。2013 年6 月27 日，全国开具了第一张电子发票。2014年6月，中国人民财产保险股份有限公司的电子会计档案系统顺利接收京东开具的企业电子发票，首次实现了电子发票的电子化入账报销，成为电子发票推广应用的重要里程碑（谢耀辉，2016）。

2015 年8 月起，北京、上海、浙江和深圳开展增值税电子发票试运行，2016 年1 月1 日起，通过增值税电子发票系统开具增值税电子普通发票在全国范围内推行。2019 年起，国家档案局、财政部、国家税务总局等下发增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作文件，先后确定近600家单位参与试点。同年修正电子签名法，明确了电子签名的法律效力。2020 年3 月，财政部、国家档案局联合印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号），通知中明确了电子会计凭证的概念，指出来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，鼓励符合条件的单位对电子发票进行无纸化报销、入账和归档。

2020 年9 月1 日，中国第一张增值税电子专票，在宁波市税务局正式开出。2021 年12 月，广东、上海、内蒙古开展全面数字化电子发票（以下简称数电票）试点工作，2022 年8 月实现31 省、自治区、直辖市和5 个计划单列市数电票受票试点的全覆盖。2023 年起，国家税务总局各地方税务局先后发布关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告，加入到开具数电票的试点工作中。2023 年4 月28 日财政部等九部委印发关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知中，将试点的电子凭证种类范围扩大到增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、数电票（含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单）、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单和银行电子对账单。为更好推进电子会计凭证的报销、入账及归档，2023 年5 月财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），对8 类电子凭证会计数据进行了全面规范，解决了各地区数据标准不统一的问题，打通电子凭证报销入账归档“最后一公里”，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等各环节全流程标准化无纸化处理，解决电子凭证“接收难、入账难、归档难”问题（财政部会计司，2023）。同时，财政部下发了标准深化试点操作指南、免费的解析工具包，为试行的会计数据标准做了详细说明和讲解。对电子会计凭证的开具、接收、验真验签、解析、报销入账、归档全流程提供技术指导。电子凭证不再以纸张为介质进行接收、流传以及归档，而是以结构化数据文件进行电子签名后，再用版式文件封装的形式作为具有法律效力的合法有效凭证。2023 年9 月，湖北、河北、黑龙江三省发布公告加入数电票开票试点工作，数电票的种类中新增航空运输电子客票行程单及铁路电子客票，同时公告中提到从电子发票服务平台取得、申请代开的数电票将自动归集至个人所得税APP 中，纳税人可通过个人所得税APP 的“发票推送”功能，将开具好的数电票直接推送给任职受雇单位的税务数字账户进行报销，为电子会计凭证的普及、推广使用提供了有力保障。

2023 年11 月，全面化数字电子发票的开具试点范围扩大至全国35 个省、自治区、直辖市，截止2023 年11 月21 日，接收端试点单位共接收处理符合标准的电子会计凭证4900 万余张，标志着电子会计凭证时代已正式到来。

二、电子会计凭证应用报销中存在的问题

财务的信息化水平决定着电子会计凭证能否顺利普及使用。电子凭证的全流程处理需要管理系统的支撑，而信息化管理建设落后的企业和行政事业单位，很难实现对电子发票等电子会计凭证的有效管理。

（一）无法真正实现无纸化报销

以数电票为例，信息化建设程度较低的企业或单位收到数电票需要报销，报销人提供了XML 的版式文件，这种版式文件不是可视化的，无法以发票样式的形式呈现，财务人员不能通过这种版式文件直接对票据进行审核。这种情况下需要索取数电票的其他格式文件（PDF或OFD），并打印成纸质形式作为原始凭证报销，同时在计算机中将XML版式文件单独存储。与国家推行电子会计凭证的初衷相背离，并未达到降本增效的目的。

（二）重复报账风险高，真实性无法识别

电子会计凭证以电子文件的形式存在，保存后可以重复打印。如果没有信息系统进行查重，会存在重复打印、重复报销的风险。再者，随着信息技术的发展，一些不法分子通过修图软件在不更改电子发票代码和校验码的情况下篡改金额等其他票面信息，在实务操作中，因为票据量大等原因财务人员很难逐一核验票面信息，从而导致难以发现票面信息被篡改，无法保证票据的真实性。针对重复报销问题大部分企业采用在计算机上登记电子发票台账，手工将收到的电子发票录入EXCEL。这种方式工作量大，时间成本较高，对财务人员登记的准确性和及时性都有很高的要求。而针对电子发票的真实性问题，大部分企业或单位要求报销人提交说明或票据验真报告，确认发票的唯一性及真实性。这种方式其实是基于对报销人的信任，同时对报销人的道德提出了要求，并没有对篡改发票及重复报销的风险进行控制。不管是手工查验数电票的真伪，还是为了避免票据重复报销采取的措施，都是采取人工操作的方式来进行防范与监督，需要花费大量的时间，耗费较多的人力，而且极大可能会出现由于人员疏忽、粗心、错漏等问题导致未能真正的规避风险。

（三）元文件难以管理，合法性无法保证

在没有管理系统辅助的情况下，电子会计凭证元文件很难得到有效规范的管理，合法性无法得到保证。根据国家文件要求，收到的数电票可以仅使用含有数字签名的XML 文件进行报销入账及归档，无需纸质形式保存。但是，使用PDF、OFD 格式文件纸质打印件作为报销依据的，需同时保存含有数字签的XML 版式文件。因此，在报销时财务人员会要求报销人提供XML 的版式文件，而报销人可能因为开票公司存在税务未认证等各种原因未能获取到，报销人为了报销就会出现使用办公软件将PDF、OFD 格式或打印的纸质形式的数电票拍照后转换为XML 格式文件的情况，财务人员在没有系统解析识别自动验真的条件下，很难分辨报销人提供的XML 版式文件的合法性。如果因此造成的元文件丢失，不仅存在一定的财务风险，也会给后续审计部门调取查阅元数据带来困难。

三、电子会计凭证应用于报销所面临的挑战

（一）信息系统的建设问题

对于信息化管理建设落后的企业和行政事业单位来说，需要具备电子会计凭证接收、验真、解析、报销、归档等功能完善的管理系统来实现无纸化管理。目前很多企业和行政事业单位仍处在研究和探索阶段，建设一个成熟的管理系统并不是一蹴而就的。例如，像业务种类繁杂、资金流转较快、银行流水较多的企业和行政事业单位，各类电子会计凭证的数量都会比较多，对于电子会计凭证管理系统的功能性提出了更高的要求，如通过系统智能分类、匹配报销单来辅助电子会计凭证分类，避免发生错漏、丢失等问题。如果单位因为改造成本有限、未结合实际需求考虑等因素导致没有开发特定功能完善管理系统，那么财务人员就需要在巨大的票据池中寻找所需要的电子发票、银行电子回单等。对于单位来说，电子会计凭证的优势就会很难发挥出来。再者，企业和行政事业单位的各类系统之间如果没有实现数据互通，那么数字化流程的不完善，会导致信息传递存在阻碍，电子会计凭证在接收、使用及归档等各个环节都可能发生问题。又如，电子会计凭证管理系统与报销核算系统未做关联，管理系统就无法对已报销入账的电子发票自动标识，也无法读取到记账凭证信息自动回写进结构化数据文档，从而导致生成的结构化数据文档不符合国家要求，也无法实现电子发票与记账凭证的双向关联。这种情况简单讲就是单位仅仅是接收到电子发票了，也进行了报销入账，但是电子发票的去向无从得知。再如，税收管理系统与电子凭证管理系统的数据不互通，像数电票（专用发票）这类电子会计凭证，根据最新文件要求，在入账归档时需要将专票的用途（抵扣、不抵扣等）及用途所属时间回写进结构化文档，在单位的实务管理中，报税人员和财务报销人员大多不是同一个人，而电子专票的抵扣所属区间又有可能与该票据对应款项报销付款入账的时间存在时间差，如果系统之间不能实现数据的互联互通，需要财务人员手动填写该信息，对于财务人员来说工作量只增不减，甚至会因为沟通不及时、忘记等人为原因造成数据填写错误，从而影响结构化文档的准确性，进而影响会计电子档案的准确性。诸如此类的问题如果不能快速解决，就会严重影响财务人员的工作效率和使用电子会计凭证的体验，给推广电子会计凭证的使用增加困难。而随着越来越多电子会计凭证的使用，电子会计档案的数据数量和复杂程度也随之增加，这对档案管理系统的建设也提出了更高的要求，不仅要求能够随时调取和查阅，更要保证电子会计凭证的安全性和完整性。这对单位的数字化管理建设来说，也是一个不小的挑战。

（二）传统观念根深蒂固

传统观念也是普及电子会计凭证使用的阻碍之一，仅有个别种类的电子发票被人们所熟知。电子会计凭证应用于报销的整体环境尚未形成，社会认可度不够高。公众对大多类别的电子凭证不够了解，对使用方法不熟悉。在开具时人们不清楚应该索取何种版式的电子发票，会担心是否因为开具的不合适导致无法报销，因此较为排斥。

（三）财务人员综合素质不高

财务人员的综合素质也会阻碍电子凭证的使用。现在正处于财务税务的数字化转型期，国家对于推进工作出台了很多指导性文件，但是很多企业、事业单位等并未在第一时间组织财务人员学习相关文件，对电子凭证的管理没有概念。例如，在电子凭证会计数据标准（试行版）文件发布后，在报销人员取得PDF 版式的数电票后，向开票单位索取数电票XML 版式文件时，对方单位财务人员甚至不知道XML 版式文件是什么。在这种情况下，如果财务人员思想守旧，排斥新鲜事物不去研究探索，就会导致电子凭证的普及应用存在困难。

四、进一步推进电子会计凭证发展的对策

随着电子会计凭证的不断推广普及和应用，财务核算流程和财务信息系统的建设都应当与时俱进，不断更新以适应时代的发展。针对上述所存在的问题及面临的挑战，提出如下建议，以更好的利用信息化技术手段，实现降本增效。

（一）建立电子会计凭证管理体系

首先，认真学习国家出台的法律法规及行业标准，结合单位自身实际情况，重新撰写或修订票据制度，从根本上对电子会计凭证的接收、入账、归档等进行规范。

其次，加快电子会计凭证管理系统的建设。企业或行政事业单位应当根据自身业务的特点，按照国家下发电子凭证的会计数据规范，提出对管理系统的更新改造需求。修订单位内部的财务报销流程，使之与管理系统相嵌合。通过系统建立内部控制，避免风险发生的同时实现电子会计凭证的全流程无纸化处理，最大程度的发挥电子会计凭证的优势。

在实务操作中，企业和行政事业单位可以通过国家税务局的数字账户或电子邮件接收、管理系统自动获取以及人工上传等多种方式将发票类电子会计凭证自动归集进入票据池，与金融机构通过企业网银、银企直连或使用第三方互联互通平台接口的方式将银行电子回单及电子对账单自动归集进入票据池，无需打印纸质版。系统自动读取数字签名，校验元文件的真实性。通过校验后调取税务局底账库接口或“电子发票服务平台”端口获取电子发票的票面信息进行查验真伪，完成查验后转入收票箱。整个过程均采用系统自动获取、自动校验的方式从电子会计凭证获取的源头完成了验签、验重、验真的工作。转入收票箱后系统自动调取解析包对电子会计凭证底层的结构化数据进行解析并同步标记发票状态，将解析的结构化数据以发票样式的形式显示于系统界面，方便财务人员审核与使用。财务人员可以勾选电子发票报销，在核算系统内生成记账凭证后，自动发起银行付款申请，通过银企直连模块进行资金支付，收到的银行电子回单根据流水号自动关联进入会计记账凭证。未通过银企直连支付的银行电子回单，也可以在记账凭证内自行上传或追加的方式增加电子附件。已使用的电子会计凭证系统自动标识，实现电子会计凭证与会计记账凭证的双向关联与查看。电子会计凭证在归档后自动回写记账凭证信息生成结构化数据文档。同时与报税系统建立直连通道，从税务局底账库中直接获取专用发票信息，自动回写结构化数据文档，形成电子会计档案。同时提供预览及下载功能，方便日后调取阅读。通过与各系统建立直连通道，将电子凭证管理、费用报销、税务管理、会计核算、会计档案管理关联起来，形成从电子会计凭证的接收、验签、解析、报销入账到最后形成电子会计档案的全流程管理模式，搭建电子会计凭证全流程处理框架（如图1 所示）。整个过程实现了数据的电子化传输，能够确保各环节数据准确。

图1 电子会计凭证全流程管理

再次，扩大电子会计资料的应用范围。将单位内部各类会计资料从纸质转变为电子，减少纸质会计资料的传递，推动单位内部信息数字化流转，尽可能的推行财务核算无纸化的全流程覆盖，降低人工成本。

最后，尽快实现与电子档案系统的对接。根据会计档案管理办法，当年形成的会计电子档案，可由财务部门临时保管一年，最长不超过三年，随后应当移交单位档案管理部门保管。企业或单位应当加快电子档案管理系统的建设，尽早完成系统数据的对接，完善数据备份等功能，实现会计电子档案与纸质档案的相互关联，元文件的随时调取查阅。提高会计电子档案的管理效率。进一步推进财务管理信息化、数字化转型。

（二）在本单位或企业加大对电子会计凭证的宣传

企业或单位应当通过各种渠道向单位各部门宣传财务报销流程以及推广电子会计凭证的使用。首先，线下开展专题讲座宣教，线上将各类电子会计凭证相关内容做成电子手册通过办公系统发布，便于全员随时查阅。其次，在人员还未外出提交出差审批申请时，通过系统提醒在获取电子会计凭证时需要注意的事项。最后，在本企业或单位范围内大力宣传各类电子会计凭证的报销流程，录制从发票开具起的操作视频，提高全员对电子发票等的电子会计凭证认识，引导单位全员合法合规使用电子会计凭证报账，以降低单位管理成本、提升单位管理效能，助力会计信息化建设。