信息化背景下高职院校行政管理新途径

薛文华

（福建信息职业技术学院，福建福州 350001）

一、引言

高职院校的行政管理是进行教育教学的重要保障，在信息化时代背景下，传统的高职院校行政管理方式已经难以满足发展需要，为了使高职院校行政管理适应当前的发展趋势，运用信息化管理手段势在必行。在应用信息化管理方式的过程中，要结合高职院校的特点不断对传统的行政管理方式进行改革，这样才能制定有效的管理策略。基于此，本文探讨了信息化背景下高职院校行政管理的新途径。而在此之前，首先要明确高职院校行政管理信息化的重要性。

二、高职院校行政管理信息化的重要性

首先，信息化是高职院校行政管理工作发展的必然趋势。在当前时代背景下，互联网和信息技术飞速发展，与各个领域实现了深度融合，极大地提高了生产和生活效率，在这样的信息化时代背景下，将互联网和信息技术应用于高职院校行政管理工作中，为行政管理工作提供了新的方法。另外，随着高职院校规模的不断扩大，高职院校的扩招使得越来越多的学生进入高职院校学习，学生数量的增加给高职院校行政管理提出了新的要求。基于这样的背景，传统的高职院校行政管理方法和模式已经难以适应现实需求，只有通过信息化的建设提高行政管理的质量和效率，才能满足高职院校的进一步发展，为高职院校的教育教学奠定坚实的基础。

其次，在高职院校行政管理工作中加强信息化手段的应用，极大地提高了高职院校行政管理的水平。在信息化建设中，搭建有效的信息交流平台和资源共享平台，能够使行政管理人员第一时间掌握各类动向，发布新的消息，合理进行各项资源的调配，有效提高了高职院校的教育教学质量。另外，利用互联网和信息技术搭建网络管理平台，突破了传统管理模式下的时空限制，各管理者能够及时针对管理工作中出现的问题进行探讨，并且提出有效的解决策略，进一步提高了高职院校行政管理工作的效率和实效性。

再次，能够实现信息资源共享。在传统行政管理中，各个部门、各岗位都是独立存在的，相互之间的工作联系很少，信息的传递和交流也不够顺畅。而信息化管理能够实现不同部门、不同岗位之间的信息资源共享，从而为学校行政管理工作提供便利。通过信息化管理平台，工作人员可以将自己所需的信息及时地传递给其他部门的同事，从而使工作人员能够更加方便地对信息进行处理和加工，进而提高学校行政管理工作的效率。在以往的行政管理中，各个部门都有自己独立的信息系统和数据库，通常是独立运行。这样一来就会出现信息孤岛现象。而在信息化管理中，各部门之间可以通过网络进行信息传递和共享，从而形成了一个庞大的信息系统。当某一位教师需要找其他部门提供某些信息时，只需要通过网络就能迅速地得到所需要的信息。通过这种方式，高职院校行政管理工作能够更加快捷和高效地开展起来，从而为学校各项行政管理工作提供便利。

最后，能够推进民主管理进程。随着我国社会经济的快速发展，人们的思想观念和行为方式都在发生着变化，这也使得高职院校的传统行政管理模式已经不能适应新时期高职院校发展的需求，因此需要对其进行改革和创新。信息化管理是当前高职院校改革与创新的必然选择，通过信息化管理能够充分发挥出现代化信息技术的优势，打破传统行政管理中存在的各种弊端。在高职院校实行信息化管理后，行政管理人员能够通过互联网对学校内部各个部门的工作进行有效监督和指导，并且能够对各项工作进行全面有效的监督和管理，这样能够使高职院校中各部门之间建立良好的沟通关系。通过信息化管理能够充分发挥出民主管理作用，能够让师生积极参与到学校决策中来，使师生对学校决策发表自己的意见和建议。这样可以加强师生与管理者之间的沟通与交流，更好地理解上级领导工作安排和工作计划，从而使决策更加符合师生实际需求。另外，通过信息化管理能够及时将学生提出的意见和建议进行汇总，并将汇总后的问题反馈给学校领导和相关部门进行解决。这样做不仅能使广大师生积极参与到学校行政管理中来，还能使学校行政管理更加民主化和科学化，从而更好地推动学校民主管理进程。

三、信息化背景下高职院校行政管理工作中出现的问题

信息化背景下高职院校行政管理工作迎来新的发展机遇，但同时也面临着严峻的挑战，在进行信息化建设的过程中，不仅是对传统的高职院校行政管理工作进行变革，也对行政管理工作人员提出了更高的要求。因此，高职院校在行政管理工作中运用信息化手段时出现了一些问题，具体体现在以下几个方面。

（一）行政管理人员信息素养有待提升

信息素养是信息化时代下，运用各种信息化手段进行工作和管理的基本能力和素质，对于高职院校行政管理人员来说，信息素养主要体现在信息解读能力、信息分析以及信息处理等基本能力。由于高职院校行政管理自身的信息意识较为淡薄，信息技术和信息知识较为匮乏，导致信息化手段在行政管理工作中没有得到具体的应用，难以发挥出相应的价值。究其原因，一方面，由于行政管理人员知识结构相对老化，在管理工作中依然沿用传统的管理观念和管理模式，这样的思想导致信息技术在高职院校行政管理工作中没有发挥出重要作用；另一方面，高职院校行政管理工作人员的信息技术应用能力和相关知识储备不够，在应用信息技术进行行政管理工作时，只能进行简单的操作，无法利用信息技术进行各项资源的整合，导致行政管理工作效率较为低下。

（二）信息化建设缺乏统一的规划

进行信息化建设，是利用信息化手段进行高职院校行政管理工作的基础。在高职院校行政管理工作中应当结合实际情况和高职院校学生的特点，遵循相应的原则进行信息化建设，这样才能有效提高行政管理的质量和效率。但从实际情况来看，高职院校在信息化管理的过程中，缺乏统一的建设规划，导致信息化管理方式难以发挥出真正的作用。一方面，在进行信息化建设的过程中，各部门之间权责未能统一，行政管理部门和后勤管理部门未能就信息化建设达成统一，导致信息化建设成为空中楼阁；另一方面，在高职院校行政管理工作中，信息化建设是一个长期的过程，在建设的过程中需要不断进行完善和优化，才能使信息化不断适应高职院校管理工作的发展。大多数高职院校信息化建设之后，没有进行统一的优化和维护，导致相关管理系统和信息技术较为老旧，由于没有定期升级，导致信息化管理的手段较为落后，难以适应高职院校行政管理工作发展的需要。

（三）行政管理系统各部门合作较少

在进行信息化建设和管理的过程中，只有各部门相互配合、明确分工，才能够有效提高行政管理工作的质量和效率，但这样的模式也导致行政管理系统中各部门的合作较少，大多数部门各自为政，出现工作问题时相互推诿，导致行政部门办事效率和信息处理能力下降。因此，行政部门之间要处理好明确分工与相互合作之间的矛盾，这样才能通力协作，有效提高行政管理工作的质量和效率。

四、信息化背景下高职院校行政管理新路径

（一）创新管理理念

通过创新管理理念能够提升行政管理人员的信息素养，在进行管理理念创新的过程中，管理工作人员要优化自身的知识结构，转变传统的观念，积极探讨应用信息化手段进行行政管理的方法。在实际的创新工作中，高职院校首先要加强对大数据技术和互联网信息技术的应用力度，如对校园管理网页进行改进，及时发布相关的信息，通过提升信息素养，增强处理信息、收集信息、分析信息的能力，加强信息化建设。及时运用大数据等相关技术分析学生的实际需求，从而提高行政管理工作的针对性，结合高职院校发展的实际情况，对行政管理工作进行优化，提高行政管理工作的实效性。其次，高职院校要做好行政管理工作理念的创新机制，如针对行政管理人员定期召开交流分享会，通过相互交流、共同探讨、群策群力才能产生新的管理理念和方法，这样还能够提高行政管理工作人员的积极性，使其更好地运用信息化手段进行行政管理工作，在提高工作积极性和创造性的同时迸发出创新的火花。

（二）加强信息化建设的统一规划

高职院校行政管理工作的信息化是一项系统而复杂的工程，需要多个部门和多个系统的通力合作，在统一规划的过程中，不仅要结合高职院校的实际情况，还要制定详细合理的高职院校发展战略，结合高职院校的教育特点，这样才能够使信息化建设更具有针对性；也要考虑高职院校师生的实际需求，遵循以人为本的管理理念。另外，在搭建信息化管理系统的过程中，要具备前瞻性的目光，着眼于学生和高职院校的未来发展，才能使信息化手段更好地服务于行政管理工作，使行政管理工作更好地服务于师生。

（三）健全规章制度，优化管理模式

首先，需要健全规章制度，制定科学合理的行政管理制度，确保行政管理工作的高效进行。高职院校要想实现行政管理工作的顺利开展，就必须制定科学合理的行政管理制度，并将其贯彻落实到行政管理工作中。为此，需要建立一套科学、合理的规章制度，为高职院校的行政管理工作提供制度保障。例如，制定《学生信息档案管理制度》《学生档案调档工作制度》《教师个人信息档案管理制度》等。高职院校在制定这些规章制度时，需要遵循以下原则。

科学性。规章制度制定要以学生的实际需求为出发点，以满足学生需求为最终目的。例如，在制定《教师个人信息档案管理制度》时，需要充分考虑到教师个人信息与日常教学工作之间的关系，以便更好地发挥教师个人信息档案在促进教育教学方面的作用。

规范性。规章制度制定要以规范性为原则，具体表现为：一是在制定过程中，需要充分考虑到教育教学与学生发展之间的关系；二是在制定过程中要充分考虑到个人信息与岗位工作之间的关系。

可操作性。规章制度制定要以可操作性为原则，具体表现为：一是要充分考虑到各岗位工作人员的实际需求；二是要充分考虑到对学生发展产生影响的因素。

其次，需要优化管理模式。在教育信息化背景下，高职院校行政管理工作需要向更高层次迈进。为了适应社会发展趋势以及高职院校行政管理工作要求，需要采取有效措施优化管理模式，以实现信息化条件下行政管理工作的创新发展。在优化管理模式方面主要可以采取以下措施。

其一，改变传统行政化管理模式。传统行政化管理模式过于单一、陈旧，无法满足高职院校行政管理工作需要。为了改变这一现状，高职院校需要从根本上转变行政管理方式和观念，打破传统行政化管理模式的束缚。

其二，建立信息化行政管理系统。为了更好地应用信息化技术开展行政管理工作，需要建立信息化行政管理系统，并在实际工作中不断应用和完善该系统。

其三，建设学校行政工作人员网络信息平台。在网络信息平台中不仅可以完成学校各类文件的处理、各种数据统计与分析等工作，还可以实现信息交流与共享等功能。学校可以利用网络信息平台开展教育教学、科研、人事、后勤等相关工作的处理与分析，并通过该平台向全校师生发布各种通知等，提高学校行政工作效率和质量。

其四，利用信息技术开展数据分析与研究。利用数据分析技术进行数据分析和研究是高职院校行政管理工作的重要内容之一，通过对数据的分析与研究可以为学校提供决策参考和依据。

（四）建立有效的评估体系

在统一规划和进行信息化建设之后，运用信息化手段建立有效的评估体系，能够及时发现行政管理工作中出现的问题，并且结合实际情况提出有效的解决策略，通过这种方式不断进行优化，能够进一步提高信息化行政管理的质量和效率。同时，建立有效的评估体系能够对行政管理人员的工作进行有效控制和监督。例如，在高职院校行政管理网站和系统中设置相应的监督模块，接受来自学院学生以及教师的反馈，以此对行政管理工作人员的工作进行评估，通过这样的方式提高其工作效率，使其在工作中遵循相应的原则与理念。在建设评估体系的过程中，要制定相应的原则和评估标准，不断完善评估体系。其次，在考核评估的过程中采用民主手段，不断引入先进的判定方法，对行政管理工作人员工作的实效性进行客观合理的评估，通过这样的评估体系使行政管理工作人员在工作中不断强化信息化手段的应用，端正管理态度，有效提高行政管理工作的实效性。

（五）加强人才队伍的建设

行政管理工作人员作为利用信息化手段的主体，只有不断提高自身的素质才能更好地利用信息化手段进行行政管理。因此，在信息化时代背景下高职院校的行政管理工作中，应当组建高素质的人才队伍。在此过程中，首先，要认识到信息化管理手段在高职院校行政管理工作中的应用价值，不断提高行政管理工作人员的服务意识，坚持以人为本的管理理念，这样才能使行政管理工作更好地服务高职院校师生。其次，要加强人才队伍的爱岗敬业建设。在进行行政工作管理的过程中，能够以相应的工作标准严格要求自身，这样才能更好地进行行政管理工作。最后，要加强培训体系的建设，通过有效的培训不断提高管理人员的信息素养，提高信息技术应用能力，才能更好地将信息化手段运用于行政管理工作中。另外，还要优化人力资源结构，引进高素质人才，在引进人才的过程中，将信息化管理理念作为人才考核的重要标尺，才能不断提高行政管理工作队伍的整体素质，有效提高行政管理工作的质量和效率。

（六）强化安全管理，确保数据安全

高职院校行政管理工作具有较高的专业性和复杂性，因此其管理过程中需要应用先进的信息技术。其中最为突出的风险就是数据安全，这是影响高职院校行政管理工作顺利开展的主要风险因素。因此，为了确保高职院校行政管理工作顺利开展，需要强化数据安全管理工作，确保数据安全。具体措施包括以下几点。

首先，需要加强对高职院校行政管理工作人员的培训，使其了解和掌握信息技术应用的相关知识和技能，特别是在大数据时代背景下对信息技术进行合理利用的要求。

其次，需要建立完善的信息安全保障制度，加强对高职院校行政管理工作人员在使用信息技术时的管理和监督，以确保其使用信息技术时不会出现错误。同时还需要定期对高职院校行政管理工作人员进行相关培训，使其了解信息化环境下行政管理工作中存在的风险因素并采取相应措施进行规避。

最后，需要在高职院校中建立完善的数据安全保障机制，建立有效的预警机制和应急机制。一旦高职院校行政管理工作人员出现错误操作或滥用权限等问题，能够及时采取有效措施进行处理和解决。同时还需要加强对数据安全风险的监督和检查力度，定期开展相关培训，使其能够意识到数据安全问题的重要性，从而减少因数据安全问题导致的各种风险和损失。

（七）建设网络平台，提升管理水平

随着网络技术的快速发展，越来越多的高职院校开始利用网络进行行政管理，但是由于高职院校信息化基础设施不完善，导致管理水平不高。因此，高职院校需要建设网络平台，提升行政管理水平。在建设网络平台时，可以从以下几个方面入手。

第一，建立学校综合信息管理平台。在该平台中可以实现部门信息共享和文件传输，有利于提升工作效率。

第二，建立校园数字化信息管理平台。在该平台中可以实现对学校校园基本情况的掌握，提高行政管理水平。

第三，建立公众信息服务平台。在该平台中可以实现学生、教职工的信息查询功能和互动功能，有利于学生、教职工在网站上发表意见和建议，有利于提高学校行政管理水平。

五、结语

综上所述，在信息化时代背景下运用信息化手段进行高职院校行政管理工作是时代发展的必然趋势。在这样的背景下探讨高职院校行政管理工作的新路径，需要认识到信息化管理在高职院校行政管理工作中的重要性，并且研究当前高职院校行政管理工作信息化存在的问题，结合高职院校教育的特点和师生的实际情况制定有效的管理策略，在解决传统管理工作问题的同时，有效提高行政管理工作的实效性，使其为高职院校的教学和发展做出重要保障。