关于企业集中采购工作的思考

魏双利 中铁开发投资集团有限公司

在企业经营发展过程中，集中采购工作模式发挥了重要作用。不过，当前我国很多企业在进行集中采购之时，也暴露出很多问题，由此影响企业的整体效益。在此背景下，对企业集中采购工作存在的不足进行总结，并予以完善和优化，也更有现实意义。

一、企业集中采购的概念

企业集中采购是指企业或集团将分散在各个部门和地区的采购业务集中管理和执行，以实现采购流程的标准化、规范化和最优化，提高采购效率和降低采购成本。常见的集中采购方式包括中心化采购、框架协议采购和战略联盟采购等。其中，中心化采购是指企业将采购职能集中在一个部门或一个人员手中进行采购活动，中心化采购通常通过规范采购流程和选择优质供应商实现采购成本的控制和效率的提高，框架协议采购是指企业与一批供应商签订协议，约定产品供应和价格。在协议期限内，企业可以直接从这群供应商中选择产品，省去了大量的采购流程和时间。战略联盟采购是指企业发起或加入一种供应链中的联盟，共同制定采购策略和行动计划，推动整个联盟的采购活动。这种采购模式可以实现资源共享和利益共赢，进一步打造供应链优势。

二、企业集中采购的意义

1.提高采购效率

企业集中采购可以通过团购、集中定向采购等方式一次性集中采购多个产品或多个供应商的采购方式，这种方式能够将企业内部分散的采购需求整合，减少采购人员处理的单个采购需求的数量，同时也避免了不必要的重复采购流程；通过信息同步共享、系统化运作、资源有效整合、最终达到统一高效部署，从而能够提高采购效率、降低采购成本，增强购买力等。

2.降低采购成本

企业集中采购可以通过整合采购需求，在集中采购的过程中规模效应的作用下，从供应商获得更有利的价格和更优惠的条件。同时，采购部门可以更加有效地掌握采购信息和市场行情，减少了采购人员的时间成本和管理成本，对采购成本的控制也更为精细精确，从而进一步降低了企业的采购成本。

3.增强购买力

企业集中采购可以通过整合采购需求，增强企业的采购能力和谈判力。采购部门作为企业的谈判代表，可以利用采购规模效应和集中采购的优势，与供应商有效谈判和交易，从而获得更优惠的采购条件和价格。在谈判过程中，采购部门还可以通过掌握行业信息和交易条件，制定更合理的采购标准和交易条款，进一步增强企业在采购市场中的话语权和议价能力。此外，集中采购还有助于加强对供应商的监督和评价，提高采购效率和采购质量。综上所述，企业集中采购可以增强企业在采购市场中的购买能力和竞争优势。

4.优化供应链管理

企业集中采购具有多重意义，可以优化供应链管理，带来以下好处：第一，简化供应链管理。企业集中采购可以选择与少数优质供应商建立长期合作关系，从而简化供应链管理。与过多的供应商相比，管理较少的供应商可以减少协调和沟通的复杂性，提高供应链的效率和稳定性。第二，提高供应链透明度。集中采购可以通过标准化采购流程和统一的数据管理，提高供应链的透明度。企业可以更好地追踪和监控采购和供应活动，了解物流和库存情况，及时调整和优化供应链运作。第三，加强供应链风险管理。通过集中采购，企业可以更好地了解和评估供应商的供应能力、质量和风险。建立长期合作关系可以减少供应商的不确定性，并且可以采取风险管理策略应对突发事件和供应链中的风险。第四，提高采购效率。集中采购可以减少冗余的采购活动和重复的供应商评估工作，提高采购效率。标准化采购流程和统一的数据管理可以简化采购流程，减少错误和延误，提高采购团队的工作效率。

三、企业集中采购的考虑要点

1.经济效益

在企业集中采购实施前，经济效益是一个非常重要的考虑要点。企业通过集中采购，可以实现以下经济效益：一是采购成本的降低，集中采购可以批量采购，获得更优惠的价格，并充分利用供应商资源，避免重复采购；二是采购流程的优化，通过集中采购，可以统一采购流程和标准，减少采购环节，提高采购效率；三是采购质量的提升，通过集中采购，可以选择更优秀的供应商和更高品质的产品，从而保证采购质量和供应连贯性；四是采购风险的降低，集中采购可以规避采购风险，减少个别供应商在采购过程中的风险和可能的问题。因此，在确定企业集中采购时，经济效益应是企业考虑的关键因素之一。企业采用合适的采购模式、采用切实可行的采购策略、优化采购流程，以实现采购成本的降低、采购效率的提高、采购质量的保证和采购风险的降低，这样可以最大化企业的经济效益。

2.合作伙伴选择

选择合适的合作伙伴是企业集中采购的重要考虑要点之一。以下是选择合适合作伙伴的一些要点：第一，安全可靠的合作伙伴。企业应选择安全可靠的供应商作为合作伙伴，具有良好的信誉和专业性，能够为企业提供稳定、优质的产品和服务。第二，具备一定规模和实力的合作伙伴。企业在选择合作伙伴时，应考虑合作伙伴的规模和实力，以确保他们能够按时供货，并为企业提供必要的支持和服务。第三，价格合理的合作伙伴。企业应选择价格合理的供应商作为合作伙伴，获得合理的采购价格和支持，确保企业的利润和效益。第四，采购领域专业的合作伙伴。企业应确保选择符合领域专业化的供应商作为合作伙伴，能够提供高品质和符合行业标准的产品和服务，具有一定的生产技术能力、研发能力和创新能力。第五，可持续发展的合作伙伴。企业应选择注重可持续发展的供应商，能够为企业提供高品质的产品和服务，不仅满足需求，还能减少对环境的损害和负面影响。因此，选择合适的合作伙伴是企业集中采购的重要考虑要点之一，可以为企业带来长期的稳定供应、提高生产效率、降低采购成本和提高企业价值等方面的收益。

3.监督管理制度

监督管理制度对企业集中采购来说也是非常重要的考虑要点，它可以帮助企业保障采购的质量、效率以及避免潜在的风险。以下是一些考虑要点：第一，严格的采购流程和标准。企业应该建立严格的采购流程和标准，包括、招投标、报价、审核、下订单、收货、支付等流程，确保采购过程的合法性、规范性和透明性。第二，完善的合同制度。企业应该建立完善的合同制度，包括合同签订的标准、保密条款、质量和数量标准、交货期等，防范合同风险，确保供应商履行合同义务。第三，供应商管理制度。企业应该建立供应商管理制度，包括供应商的合格评定、管理、监督和考核等，对供应商进行分类管理，确保优质供应商得到优先采购和配合，并且对低素质供应商需要进行管制和处罚。第四，一致的采购原则。企业应该确保采购原则的一致性，避免非法、不正当和腐败行为的发生，对所有的采购对象要公平公正，确保竞争环境公开透明，并且采取主动措施打击腐败行为。第五，健全的监督体系。企业应该建立完善的监督体系，包括采购监管部门的建立、职责分工、目标管理等，确保采购过程的监督和管理，发现和解决问题，及时处理潜在风险，降低采购成本并提高采购效率。因此，要想实现有效的企业集中采购，监督管理制度是一个非常重要的考虑要点。建立和完善严谨的管理制度，规范和优化采购行为，可以促进企业集中采购的发展，加强与供应商的合作关系、提高采购效率和降低采购成本等方面都将得到显著的提高。

四、企业集中采购存在的问题

1.受到市场波动的影响

企业集中采购虽然可以带来许多好处，但也存在着一些问题和挑战，其中之一就是容易受到市场波动的影响。以下是一些可能存在的问题：第一，价格波动。当市场价格波动较大时，企业可能面临采购成本上升的问题。因为企业采购的数量往往比较大，采购价格涨跌幅度大，对企业的成本影响更显著。第二，供应不足。有时市场供应出现短缺情况，企业可能面临采购不足的问题。而企业集中采购又需要大量采购，当市场供应不足时，可能会对企业的采购计划造成影响，甚至影响企业的生产和经营。第三，供应商不稳定。当市场发生剧烈波动时，不稳定的市场环境可能会对供应商造成困扰，甚至可能导致一些供应商退出市场。这会被集中采购的企业所感知，受到供应商的影响而导致采购计划的不稳定。第四，库存积压。企业采购数量比较大，如果发生市场波动导致企业采购的产品无法及时销售或消耗，会导致库存积压，影响企业正常经营。第五，集中大量的采购会占用大量的流动资金，使公司资金周转和回收存在巨大压力。因此，企业集中采购在实践应用中也会遇到一些问题，其中受到市场波动的影响是一个较突出的问题。企业应该建立敏感的市场预警机制，合理配置采购规划，帮助企业更好地应对市场波动。

2.采购管理难度大

企业集中采购虽然可以带来许多优势，但也可能存在一些问题和挑战，一个常见的挑战就是采购管理难度大。以下是一些可能存在的问题：第一，采购数据管理。企业集中采购需要处理大量的采购数据，而采购数据通常分散在不同部门和系统中。因此，管理和整理采购数据会面临挑战，需要花费大量时间和精力。第二，采购流程管理。采购涉及多个环节和部门之间的协作，如果采购流程不顺畅，也会导致采购周期延长，其他潜在的问题也会影响企业运营。第三，供应商管理。当企业需要从广泛的供应商中选择供货商时，供应链管理就可能变得更加困难。在大量供应商中找到适合企业的供货商，进行有效管理和沟通是重要的，如果管理不当，会影响采购效率和产品质量。第四，风险管理。企业集中采购可能面临采购风险的挑战，如供应商的破产、计划变更等。因此，采购管理难度大是企业集中采购可能面临的问题之一。企业需要加强规划和管理，建立合理的采购流程，加强供应链管理，并增强风险管理意识，以使采购更高效和顺畅。

3.合作伙伴的信誉风险

企业集中采购需要与多家供应商合作，其中的常见问题是合作伙伴的信誉风险。以下是一些可能存在的问题：第一，供应商的信誉问题。企业在进行采购时，面临与供应商合作的问题，供应商的信誉会直接影响企业的声誉和运营。如果与不良供应商合作，可能会损害企业的形象，导致订单无法按时交付、产品质量不达标等问题。第二，合同履约风险。在合作中，一方是否能够履行合同条款是关键。如果采购合同的内容不清晰或缺乏规定，难以保证合同的履约。这将导致企业损失资金或产品数量不足，难以满足需求等问题。第三，资金信贷风险。企业集中采购需要大量资金支持，可能会面临信贷风险，面临有关资金流动性的问题。如果企业的供应商面临经济困境，无法按时交付等，这将对企业的财务状况产生不良影响。

五、企业集中采购工作的优化策略

1.建立完善的采购管理制度

建立完善的采购管理制度是优化企业集中采购工作的关键措施之一，下面是一些建议：第一，建立采购管理流程。制定并贯彻采购管理流程，明确采购人员的职责、流程和规范化标准。流程包括采购需求确认、供应商评估、合同谈判、订单采购、验收付款等。第二，实行供应商管理制度。建立完善的供应商管理制度，制定并实施供应商评估标准、考核机制、业务合作协议等，以确保供应商在业务过程中按照标准合规经营。第三，采用专业软件。使用专业软件协助采购工作，降低采购成本，提高效率。除此之外，可考虑开展电子招投标、电子商务等电子化采购方式，有效降低采购成本和提高采购效率。第四，建立合规检查机制。建立供应商合规检查体系，包括采购物品的环保、质量、安全等风险控制措施，以及合同的条款条件合规性等，确保企业在采购工作中合法合规。第五，建立预算控制机制。建立严格的预算控制机制，控制采购成本和采购风险，平衡采购成本与质量效益，优化企业集中采购工作。综上，建立完善的采购管理制度对企业集中采购工作非常重要。这些措施将为采购决策提供数据支持和指导，涵盖采购活动的整个过程，并帮助企业降低采购成本、管理风险、提高采购质量。

2.加强对合作伙伴的监督和评估，选择可信赖的供应商

加强对合作伙伴的监督和评估，选择可信赖的供应商也是优化企业集中采购的重要措施之一，具体建议如下：第一，建立合作伙伴评估标准。评估标准应围绕供应商的质量、交货期、价格、服务、信誉等方面进行制定，建议将评估标准制成清晰的指标体系和排名。第二，实施供应商风险管理。加强对供应商的风险性评估和管理，针对风险等级进行不同程度的监督管理，包括财务风险、操作风险、市场风险等。第三，管理供应商合作协议。签署盖章的供应商合作协议，明确双方的权利和义务，条款简明易懂，防止发生纠纷。第四，监督供应链生产环节。加强对合作伙伴生产环节的监督，确保生产环节安全无违章操作，减少企业损失和责任承担。第五，定期评估监督。定期评估合作伙伴的表现和服务质量，及时发现和处理问题，并及时对采购流程调整。总之，加强对合作伙伴的监督和评估，选择可信赖的供应商对企业集中采购至关重要，这不仅可以确保采购活动合法合规，还可以降低企业运营的风险和成本，提高采购效率和质量。

3.培养专业的采购队伍，提高采购水平和效益

培养专业的采购队伍也是优化企业集中采购工作的重要措施之一，具体需要做好如下几方面：第一，确定采购人员的职责和权限。明确采购人员的工作职责和权限，分工明确，实现采购流程的标准化和规范化。第二，专业培训和培训计划。针对采购人员的实际情况和工作要求，设计和制定专业的采购培训课程和计划，提高采购人员的专业能力和水平。第三，绩效管理机制。建立绩效管理机制，对采购人员进行绩效考核和评级，提高采购人员的工作积极性和动力。第四，奖惩制度。建立采购奖惩制度，激发采购人员的干劲和积极性，激励他们为企业创造更多价值。第五，建立信息共享平台。建立信息共享平台，为采购人员提供实时的市场价格和采购数据，帮助采购人员做好决策。总之，通过以上措施，可以为企业集中采购提供更专业的支持和保障，提高采购水平和效益，从而为企业运营和发展创造更大的价值。

六、结语

企业集中采购，可以提高采购效率，降低采购成本，并增强购买力。不过，在集中采购的模式下，也需要考虑经济效益、合作伙伴选择和监督管理制度等要点问题。当前，我国企业在进行集中采购时，仍然存在很多缺陷，比如容易受市场波动影响，采购管理难度大，同时也存在合作伙伴的信誉风险，以及采购过程中的廉洁和腐败风险。因此，企业需要建立完善的采购管理制度，加强对合作伙伴的监督和评估，选择可信赖的供应商，并培养专业的采购队伍，加强全过程监督，提高采购水平和效益。