基于智慧财务模式的大型企业集团培训费管理平台构建路径研究

张 强 郭 丹

（国网数字科技控股有限公司，北京 100077）

大型集团的业财融合不仅体现着企业财务管理的先进性，也是强化企业财务管控能力的有效措施。通常而言，大型集团培训费管理具有审批流程慢、员工垫付压力大、报销时间长、合规管理难等缺点，培训费支出缺乏有效管控手段，精益化管理程度不高。近几年，一些大型集团在完成以ERP系统为核心的财务管理一体化平台基础上，纷纷探索建立差旅费管理平台，实现差旅费的全流程在线管控。但由于培训费的特点，很多单位培训费仍采用线下处理+线上单据录入的情况。基于此，本文对培训费管理平台建立进行深入细致的研究分析，并就如何推动培训费管理平台的业财融合进程进行讨论。

一、传统模式下培训费报销弊端

（一）附件单据数量多，报销填写内容复杂

完成一笔培训费单据报销业务，往往涉及大量单据，比如涉及餐费、住宿费、交通费、培训费等发票单据，还包括培训通知、培训申请等单据，单据类型复杂零散；对于附件单据仍需各种审批流程，例如，出差培训人员报销培训费时需要填写培训外出申请单，单据需要单位有关领导批准，不允许培训无相关通知和证明文件等；培训费报销单据填写需要填写补助信息、金额信息等各种需要计算并严格按照要求进行填写的信息，员工往往不能一次填写准确，造成反复驳回、反复修改的情况。

（二）单据审批周期长，报销效率低下

培训费报销管控作为大型集团内部管理的重要环节，虽然制定有一系列的差旅制度，但在实际执行过程中，没有足够重视，经常会遇到审批不及时，事后补审批等情况。培训费报销流程各审批环节相对孤立，往往需要人资部门、财务部门以及相关公司领导审批方可报销。一笔培训费报销业务可能涉及3到10人审批，审批周期长。特别是单据审批中或者驳回后需要大量沟通工作，造成培训费报销效率低下，员工满意度低，出现的超出标准的情况只能在报销环节被发现，相关培训标准在执行过程中难以把控。

（三）财务审核流程繁琐

财务审核人员需要对培训费报销金额与单据附件进行仔细比对，还需要对纸质发票进行验真查重工作，收到的票据种类繁多，真伪难辨，财务人员需要花费大量精力对员工报销的培训费票据进行审核，特别是需要根据出差培训时间等进行仔细计算以确保补助信息准确无误，任何信息或者金额错误都需要驳回发起人进行修改，从而造成报销周期长，传统费用报销系统中的培训费数据滞后，无法为企业管理决策提供准确及时的数据。

（四）数据统计困难，准确性难以比对

培训费用作为企业成本费用的重要组成部分，进行合理的数据分析对企业进行成本费用管控具有重要意义。但在传统培训费报销模式下，各类培训数据的分析表需要人工进行统计，耗费大量时间和精力，企业不同层级所需数据需要逐级进行汇总，由于统计环节较多，容易造成数据统计效率不高，统计出来的数据准确性也无法有效比对。

二、探索新的培训费报销结算模式的必要性

近几年，国家大力实施数字经济发展战略，国务院在《“十四五”数字经济发展规划》中指出，鼓励有条件的企业建立一体化数字平台，全面整合企业内部信息系统，强化全流程数据贯通，加快全价值链业务协同。国务院国资委提出，要发挥国有企业在新一轮科技革命和产业创新变革浪潮中的引领作用，促进企业数字化、网络化、智能化发展，提升产业链现代化水平。因此许多大型集团企业近几年都在大力发展财务信息系统建设，普遍建立了基于智慧财务模式的财务报销管理系统以及商旅管理平台。此外，随着电子发票的全面推广，也给大型集团财务管理无纸化、数字化建设带来新的动力，对实现培训费全流程在线管控起到助推作用。

（一）推进企业稳健发展的必然要求

当前，对企业费用合规的要求愈发严格。大型集团公司每年因培训业务产生了大量交通、住宿和培训费用，覆盖面大，涉及人员多、门类广，是党风廉政建设重点关注环节。同时，建立培训费在线管理平台也将提升员工的满意度，提升对企业的认同感。

（二）落实企业战略部署的必然要求

培训费管理实现全流程在线管理，是大型集团财务信息系统升级的突破口，也是企业发展壮大必不可少的关键，它关乎流程优化、效率提升、风险管控、规范经营。通过对培训业务不同维度进行分析，使企业可以快速把握自身培训管理的重要数据，发掘出新的培训管理重点。为集团的区域化人员部署、市场拓展、项目承接等提供有效的数据支撑，让大数据分析成为推动企业内部管理的引擎。

（三）提升业务管控质量和成效的必然要求

差旅出行与培训业务密切相关，培训费在线管理系统通过自动化的数据处理和记录功能，减少了人工操作的干预，提高了财务数据的准确性。通过培训费管理平台的建立，统一培训费用的结算节点，由培训费管理平台按月度与培训单位结算差旅费用；在月度账单结算时，利用信息系统的优势，以培训订单预订时员工在人力资源系统中的所属单位为结算维度，通过提供统一的、标准化的月度结算账单，使用户单位各层级的财务部门都可以在第一时间了解企业的培训业务数据。

三、基于智慧财务模式的培训费报销系统及其构建

基于智慧财务模式的培训费管理平台是秉承互联网思维和共享服务价值理念，以促进业财融合为方向。通过搭建培训费管理平台，形成培训业务整体解决方案，为大型集团提质增效、规范“职工教育经费”管理提供支撑。以“申请、审核、预订、报销、对账、结算”培训全业务流程为主线，运用大数据、移动互联、人工智能等新一代信息技术和先进算法，结合管控规则、员工行为等各类数据信息，实现培训管理业务共享、规则共享、财务共享、服务共享。具体如下图所示。

（一）全业务在线处理

预订流程：培训中心通过培训费管理平台录入培训班信息及培训费用，发起培训邀请，生成培训邀请二维码，发布附有二维码的培训通知；学员通过本单位的智能差旅App端扫描二维码报名参培，一键生成出差申请单，提报申请单通过领导审批后，学员直接关联申请单进行交通及指定住宿预订；培训中心后台进行单据确认并对学员住宿及班次进行安排。

图1 培训费管理云平台

报销环节：学员到培训中心进行培训报道，根据培训机构安排情况办理入住，同时需支持定位打卡，以便公司管理人员对员工培训情况进行管控；培训中心通过后台确认学员本次培训费用详情，有变动可修改相应费用，生成最终账单；培训中心无须给学员提供任何单据，全部由后台统一结算进行处理；学员在完成培训返回后，学员通过本单位的智能差旅App确认费用账单后发起报销，报销环节员工无须粘贴任何票据，全面实现无纸化报销业务。

对账结算环节：培训中心通过培训费管理平台与公司进行对账，账单汇总发送至公司处理界面，公司根据培训记录进行单据审核确认，确认无误后统一进行确认，系统自动生成结算单据至财务管理系统；培训中心在收到公司确认的账单后统一将发票邮寄至公司进行结算工作。此外，随着电子发票的应用，培训中心可以考虑不再通过纸质发票结算，可通过电子发票与公司主体进行结算，进一步实现财务管理精益化。

通过以上流程管理，将培训业务管理转变为数字化、在线化控制，增强培训业务透明度、合规性。

（二）预算实时管控

培训费管理平台对接大型集团财务管理系统的预算模块，可以实现实时在线预算管控效果，进而由事后报销时管控变为事前业务发起时即可以进行管控。通过将培训费、住宿费、交通费、培训补助等明确预算额度，可以按照大型集团自身管理方式，按照中心、项目、部门等维度分解，员工在培训费管理平台发生业务实时占用预算。财务人员可以根据培训业务的最新动态，及时跟踪反馈各成本中心并进行合理性、必要性的判断，根据培训业务实际情况调整预算金额。

（三）植入智能审核规则

根据本单位的培训费管理规章制度，财务人员将规章制度进行梳理形成系统审核规则。培训费管理平台管理员根据这些规则进行系统植入，实现培训费报销单据的智能审核。比如，根据规定出差在途天数以及培训期间是否统一食宿等内容进行计算补助，如果报销人填报单据时填写的金额有误，系统将会出现警告信息，单据无法保存。此外，培训费管理系统应与税务发票系统查验平台进行集成，对可能存在的自付情况的单据进行真实性查验，避免出现虚假报销等情况。通过培训费报销单据的智能审核，既减少财务人员重复的、低附加值的工作，又避免人工审核出现的差错，大大提高财务人员的审核效率和审核质量。

（四）业财协同共享

大型集团培训费管理平台的建立使数据统计更为高效，集团整体的培训费数据无须各单位统计后上报，可以直接从培训费管理平台进行统计。通过贯通培训费管理平台与人资、财务、OA等系统之间的接口，实现员工信用度、费用结算等信息的互联与融合共享，基于管理目标作出规划、决策、控制和评价等管理活动，开展相关价值分析，用数据的形式展现整个业务的执行过程和最终结果，及时提供合理化建议，提升业务决策的科学性和合理性，实现财务价值，助力大型集团获得更加可观的经济效益，促进业务管理全价值链的协同统一和有效落地。

四、结语

针对传统培训费报销结算模式的弊端，本文在策略层面就智慧财务模式下大型企业集团培训费管理平台的构建路径进行了探讨。本文认为，大型企业集团应结合本单位财务信息化建设的实际情况，坚持统一性、规范性和适用性原则，在培训费管理平台的应用环境、过程、效果等方面进行深入论证和系统设计。特别是随着国家税务总局推广的全面数字化电子发票的全面铺开，企业可以基于税务开票系统与智慧财务系统互联互通，实现培训中心与企业之间的结算无纸化、数智化，通过发票开具金额与参会人数、开支金额的自动核对功能，进一步精简培训报销流程和提升智能稽核水平。