钉钉平台在培训差旅费用中的应用探讨

王羡雯

摘 要：隨着我国社会事业发展和基础教育经费投入逐年增加，随着新信息技术的大力发展，财务审批流程成为财务流程中最迫切创新的环节之一。而传统费用报销模式中种种原因导致报销困难，反复返工，造成工作效率低下，各种费用不易监管，形成管理壁垒。本文以学校培训差旅费的报销为例，以办公软件钉钉为基础，创新改革该校的传统报销模式。通过财务流程创新，各管理人员通过流程平台可实时掌握项目相关情况，让管理控制更到位，及时作出决策调整，纠正控制偏差。

关键词：公立学校;财务报销流程;钉钉平台;培训费;差旅费

中小学校作为基础教育的中坚力量，对我国教育事业的贡献是长期且持续性的，而其资金来源基本依靠财政拨款，随着我国社会事业发展和基础教育经费投入逐年增加，财政的资金量也在逐年增大，财务制度的要求也在逐年提高。对于老师来说，与学校的财务制度接触最多的就是培训、差旅费的报销。传统的报销模式涉及教务和财务两个部门，报销流程烦琐，占用了老师大量的时间，间接影响了老师的教学工作。同时，财务部门又要花费大量的时间频繁重复解答报销相关问题，工作效率低下。鉴于此，本文以温州市某公立高级中学为例，阐述改革培训、差旅费报销的流程，为进一步完善中小学的财务报销的信息化进行铺垫。

一、引言

温州市某公立高级中学成立于2001年，现有在校生约2600生，在编教师约230人，行政年度部门预算约8000万。学校建立由校长室、各职能部门、年级部、教研组等机构组成的管理网络，分别承担相应的管理职能，以确保政令畅通、分工合作、条块结合、各司其职。其中，教师发展处主要负责师资队伍建设，制定师资队伍建设规划和培训计划，提高教师的职业道德水平、专业水平、创新素质和科研能力。教师培训计划又具体分为浙江省教育厅教师培训管理平台（以下简称“省师训平台”）和平台之外额外的一些学习培训指派工作;学校财务处主要负责执行国家各级政府及相关部门的财务制度，按照学校的实际情况制定该校的相关财务管理规章制度、内控制度和具体实施方案;对项目经费的资金进行管理监督、支出发票核查并接受上级教育行政部门和财政、税务、审计、监察等相关职能部门的监督。2019年该校发生培训经费报销约75万，差旅费约22万，近400人次。

二、传统报销流程及存在的问题

1.传统报销流程步骤

（1）事前申请阶段。外出培训老师在省师训平台开放期间报名培训，并经相关行政领导审批后才能申报成功。实际外出培训时，经办人填写《外出学习（培训）活动审批单》，后经教师发展处、分管教学校长签字后方可参加外出培训。

（2）事后审批阶段。经办人返校后要提交培训心得、学习小结，然后由教师发展处主任在《外出学习（培训）活动审批单》签字确认;经办人到财务室填写《差旅费报销单》，整理相关报销附件后到财务室进行初步审核;经办人拿着报销材料找各级管理人员审核、审批签字;经办人将经审批后的报销材料交给出纳排队报销。

2.传统报销存在的问题

（1）由于不同信息平台数据无法对接，存在重复申请、审核的情况。学校教师培训计划具体分为省师训平台和平台以外额外的一些学习培训指派工作。省师训平台一年按学期开放两次，老师必须在平台开放期间申报，完成培训课程报名即意味着已经经过学校行政人员的审批。而老师在实际外出培训之前又要填报《外出学习（培训）活动审批单》，该表上的行政审批人与省师训平台上的行政审批人完全一致，存在重复申请、审批的情况，造成人力资源的极大浪费。

（2）因找不到审核、审批人而难以报销。由于学校工作性质的特殊性，通常行政人员都是“双肩挑”，既是行政人员又是任课老师，在办公室里找不到行政审批人员是常事，再加上报销人员本身也是老师也要上课，于是报销人员和行政审批人员时间经常错开，报销人员为了报销要东奔西跑，往返多趟。

（3）不同部门对报销材料的审核要求不同，报销难度大。教师发展处和财务部门因工作性质不同，对同样报销材料有不同的审核要求，导致报销材料数次返工。比如：教师发展处往往更注重教师培训申请是否属于省教师教育平台的培训，培训完成后培训心得、小结是否上交，从而利于学校的整体师资队伍的建设。而财务部门往往更注重老师外出培训是否事先经过相关的领导审批、是否遵守公务卡使用制度等。而且由于信息不对称，特别是当财务报销制度有变动时，工作人员需要花费大量的精力和时间向报销老师解释，无形中增加了工作量。

（4）签字报销材料存在各种错漏。签字报销材料也会存在各种错漏，既增加了工作人员的审查难度，也大大降低了工作效率。

（5）财务报销没有信息化，无法实时跟踪。由于财务报销没有信息化，无法实时跟踪了解各项经费支出，教师发展处在安排实施培训计划时往往缺乏数据支撑，比如：已经发生培训经费多少，已审批未报销又是多少等数据，导致无法按轻重缓急合理地安排本年剩余培训预算。

三、基于钉钉平台的报销流程

该校准备以钉钉为创新财务审批流程的平台，外出培训不再由老师发起，而是直接由教师发展处指派，所有报销材料在线提交审核，形成相互连接、简单快捷、高效的培训报销财务审批流程。

1.创新后的财务报销流程

（1）事前申请阶段。直接由教师发展处派发，不再由外出培训人员发起。由于省师训平台上的培训项目老师报名时均已经过相关处室人员审批，审批后能生成一一对应的培训数据信息，将之导入至钉钉“研训公出”端口，直接生成《外出学习（培训）活动审批单》。非省平台上的培训也基本会以文件的形式由相关领导审批后派发至外出培训老师，从而生成《外出学习（培训）活动审批单》。

（2）事后审批阶段。老师接收到《外出学习（培训）活动审批单》后，即可按时参加培训。培训完成后，发起报销时关联前期的《外出学习（培训）活动审批单》可自动生成《报销审批单》，所有报销材料在线提交审核，进入逐级审批环节，相关管理人员无纸化审批、远程审批。《报销审批单》审批完成后，报销人只要打印《报销审批单》并签字，把所有报销的纸质材料递交到财务室并即可完成报销手续。

2.创新后财务报销流程的优势

（1）极大程度方便了报销人员。基于钉钉平台的报销流程实施后，报销人员不再需要反复寻找散落在校园各个角落的行政人员，全程只需一趟递交纸质报销材料到财务室即可，报销流程中全程签字人员由9个缩减为1个，实现系统和数据多跑路，职工少跑路的目标。而随着电子发票的推广，待各类交通票据也能实现电子发票的时候，该电子报销流程更有望实现从“最多跑一趟”到“一趟不用跑”。

（2）提高各部门的工作效率。实现了报销人或审批人均可以实时查看审核情况，全程透明可追踪，大幅度的提高各部门的工作效率。实现了审批流程中可以灵活传递给任何需要作补充或修改的管理人员，并留下修改意见的痕迹。

（3）实现了违规示警。内置自动识别风险费用并给予提醒警告，让申请人、审批人能够有效把控费用的合理性。管理人员可实时根据财务规章制度的变化而设置报销标准、注意要点等，实现“业财融合”，让信息化的审批流程成为业务规范活动的“财务导航”。

（4）实现了校际数据资源共享的有效機制。财务处可以通过钉钉平台预估出每个月的资金需要量和使用方向，合理安排资金，提高资金的使用效率;教师发展处通过钉钉平台，根据组织内的授权，可方便对项目经费使用情况进行核查和统计，从而做出趋势分析，为做出正确的管理决策奠定基础，纠正管理过程中出现的偏差，从而提高了整个单位的管理效率。

（5）节约了学校的运行成本。信息化是无纸化办公的前提和基础，传统的报销模式需要打印大量的审批材料到各处签字，而采用创新后的信息化审批流程后打通了教师发展处和财务处的壁垒，不需要再重复打印材料，节约了学校的运行成本，也为学校创建智慧智能的校园添砖加瓦。

四、总结

随着我国社会事业发展和基础教育经费投入逐年增加，加强中小学校财务管理信息化建设，既是社会事业快速发展的需求，也是现代财务管理的必然要求。同时伴随着新信息技术的大力发展，财务审批流程又是财务流程中最迫切创新的环节之一。财务审批流程创新后可实现无纸化审批、远程审批、通过利用新信息技术取代传统审批方式，从根本上提高财务流程的审批效率和审批准确度，让管理效率更高;通过财务流程创新，信息化的报销流程不仅可以成为规范经济活动的“财务导航”，也可以成为管理手段的“仪表盘”，各管理人员通过流程平台可实时掌握项目相关情况，及时作出决策调整，纠正控制偏差，让管理控制更到位。

参考文献

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（责任编辑：兰卡）