医院办公室档案规范化管理的对策研究

2024-01-10潘宜兴

兰台内外 2023年35期

摘要：随着社会的快速发展，人们越来越重视管理的重要性，医院办公室管理是医院管理中非常重要的内容。医院开展档案规范化建设更有助于推动医院全面发展，也是助力医院发展的动力。正因为如此，大部分医院将关注的焦点转移到办公室档案管理的优化工作中，从提升管理人员的素质出发，优化办公室档案管理制度，提高办公室管理效率。虽然有部分医院办公室管理有了很大的进步，然而，在实际工作当中依旧存在着各种问题还需完善。在管理过程中需要深入分析并提出解决策略，不断优化办公室内部管理制度。文章从多角度出发，阐述办公室档案管理的概念，探究办公室档案管理规范化建设的意义和重要性，分析医院办公室档案管理建设的问题，并提出相应的解决措施，希望能对医院办公室档案管理工作的开展提供支持。

关键词：医院；办公室档案管理；规范化；对策研究

一、医院开展办公室档案管理工作的概念

医院档案管理工作主要是将医院在管理过程中所产生的各种文件，如电子文件以及纸质文件保管。医院档案包含了多种资料，还有关于医院发展历程的相关内容，保存了大量的资料，给医学研究提供了真凭实据。在相应的调查中发现，医院档案还包括大量文件资料以及整个医院发展历史的资料，在医院的日常工作活动中所产生的档案。为此，医院在日常的管理过程中，需要对各项内容细化，优化档案管理的工作内容，确保档案工作有序开展。

二、医院开展办公室档案管理工作的特点

1.档案管理设备升级

随着科学技术的快速发展，档案管理形式越来越完善，医院在办公室档案管理过程中不再仅限于传统纸质化，甚至开始引用摄像机的形式做好记录。比如，医院在召开会议时会采用速记法，有专业的录速师来记录会议的相应内容，并将所有的会议内容整理成册，更有助于后期保存。

2.档案内容呈现多样化

医院档案管理涉及多方面，具体分为三种形式。首先，业务指导的内容，医院在日常管理过程中的纸质资料，比如培训手册、管理制度等文书。其次，医患之间的档案，此类档案内容涉及医疗纠纷事件，由于在对患者救治过程中，难免会跟医院产生冲突，此时会产生更多的事件资料，医院档案部门必须保存这些资料，以便后续事件的处理。最后，医院人员的人事档案資料，涉及医院内部员工的入职、晋升和离职等相应的资料管理。

3.档案管理相对集中

医院办公室在对所有的档案资料实行管理时相对集中，需要将医院所有的档案做好储存工作，有助于医院后期对档案管理的开展，尤其是在档案后续管理中能够快速地找出。除此之外，只有将医院档案集中管理才能更好地保证档案更加的完整并提升医院档案使用效果。

三、医院办公室档案规范化管理的意义

如今，办公室档案管理工作已经成为医院管理工作中一项非常重要的内容。一方面，能有效提升医院的管理品质和效率，提高医院的管理水平，还原历史的真实性；另一方面，办公室档案管理工作有助于提高医院档案管理的能力，对提升和促进医院发展有着重要的影响。办公室档案管理的质量在一定程度上决定单位领导是否了解本单位整体运营情况，并能够及时调整运营策略。因此，应积极推动档案规范化管理，不但能够推动社会经济的持续稳步发展，还有助于提升医院市场竞争力，对医院的长远发展有着积极的作用。

四、医院办公室档案管理规范化建设的重要性

1.有助于提高医院管理水平

医院开展办公室档案管理，能够对医院医疗业务以及人事等资料做好记录和保存的工作。通过完善医院办公室档案管理制度，对于提高办公室管理效率有着非常重要的作用。医院档案管理涉及多个部门、多项管理内容和多项工作事件的登记和存档，工作人员需要提供相应的依据。特别是涉及医院就诊患者的就医记录，必须做好相应的登记。在医院与其他单位展开交流以及合作时，还可以让合作单位快速找到相应的档案资料，节约不必要的查询搜索，提高合作单位的工作效率。因此，医院办公室档案管理规范化建设，不仅能提高医院档案管理的工作效率，强化医院的管理水平，更有助于推动医院的发展。

2.有利于丰富医院档案管理的方式

随着信息技术、网络技术快速发展，为人们各项工作开展提供了便利，特别是在医院办公室档案管理过程中，应用信息技术整理和保存档案资料，不仅能够优化办公室档案管理的各项内容，还能够完善档案管理模式。信息技术的使用，能够为档案管理工作的开展提供技术支持，规范医院办公室档案管理的流程，更加详细划分档案信息，对医院档案实行分类，方便人们随时查找档案信息。同时，信息技术能够强化各个部门之间的交流和互动，提高办公室档案管理资源的使用效率。此外，信息技术的使用为档案管理人员节约了大量的资料整理时间，减轻了工作人员的工作压力，有助于提升工作效率。

3.提升医院档案管理人员的综合素养

随着人们将目光关注到医院办公室档案管理中，人们越来越重视对以往资料的研究，为医院信息化建设提供支持。因此，在医院办公室档案管理人员选择上，应尽量选择品行端正的人，这是保证医院档案管理工作有序开展的重要前提，医院会定期对档案管理人员开展培训管理，能够优化办公室档案管理人员的综合素质，对提高档案管理的工作效率有着积极的作用，也能在无形中提升管理人员的综合素养。

五、医院办公室档案管理现状分析

医院办公室档案管理最基础的工作是将医院以及患者就诊的相关资料整理并汇总，能够更好地记录并保存医院与患者的各类信息。目前，我国很多医院档案管理机制建设并不完善，甚至还会出现各种各样的问题。

1.缺少档案管理专业的人才

在文献研究中，可以发现我国医院办公室档案管理中还存在着各种各样的问题，而这些问题的存在，对管理工作的开展有很大的影响，主要原因是医院缺乏相应的管理人才，管理人员对规章制度和档案管理的流程并不清晰，使档案管理相关规章制度成为摆设。

2.重视档案收集，忽视档案管理

在医院档案管理过程中，有的医院对患者的病历资料展开收集和保存，只是为了应付检查而临时整理成纸质文件，忽视了档案对患者以及医院的重要性。所以，在实际管理过程当中，应该设置专门的病历档案室，配备相应的档案管理人员，对患者以及医院相关资料分门别类地管理和保存，有助于后期对病患各项资料的查询。总之，医院不仅要重视档案资料的收集和保存，还应该对医院档案有专业的管理方式，后期管理工作也要监管到位，不能掉以轻心。

3.医院档案管理制度不健全

医院作为我国基础性的建设单位，与民生问题息息相关，因此，医院是一个特殊场所，医院在档案管理过程中类型较多。目前，医院档案管理的形式各种各样，保留时间也特别长。然而，很多医院在档案管理方面并没有细化，也缺乏管理办法，从而导致医院档案管理机制不完善，影响医院管理制度的落实。

4.对档案管理工作认识不足

医院办公室档案管理工作核心在于收集医院所有的重要信息资料，因此，要从工作人员的思想认知角度出发，提高其重视度。从当前医院办公室档案管理现状来看，医院档案管理工作依旧存在各种各样的问题，有些工作人员不是档案管理专业，没有接受专业化培训，对于档案管理工作的认知度不高，导致医院办公室档案管理工作依旧存在各种各样的问题亟须解决。

六、医院开展办公室档案管理规范化建设的具体策略

1.增强办公室档案管理人员的综合素质

提高医院办公室档案管理水平，最重要的是以档案管理人才为基础，从根本上提高档案管理人员的素质和专业能力，档案管理队伍应以专业型人才和高素质人才为基础。还要特别重视和加强办公室档案管理人员的培训力度，在开展相应的培训之后，要有针对性地对管理人员实施考核，以此来强化管理人员的知识储备。与此同时，医院也要重视管理人员对于法律法规的认知，不断强化管理人员的责任，通过思想教育的形式来提升档案管理人员的思想高度，使其管理能力得以提升，并定期做好医院档案管理工作的优化。

2.加强医院纸质档案管理建设

医院在开展办公室档案管理过程中，大多以纸质化文件来保存。随着信息技术的快速发展，医院档案管理逐步引进信息技术的管理方式，更加重视信息技术所带来的便利。在医院档案管理工作中，通常会运用到信息技术以及信息软件，对资料加工和分析，在这个过程中很容易忽视纸质材料的分类和保存。为了提高医院办公室档案管理的专业化水平，需要从多个角度出发来强化纸质材料的管理，如建立一套完善的管理机制，规范管理人员的工作内容和范围。在医院开展办公室档案管理工作的过程中，经常会涉及纸质材料如何保存和分类。为此，医院办公室档案管理人员需要结合当前医院的实际情况，做好纸质资料的收集整理和分类，适时对保存环境消毒和清洁，保证纸质档案资料不会受保存环境的影响。除此之外，需要对档案管理室做好空气和清洁工作，并防止由于光线问题影响纸质材料的保存。

3.制定完善的医院档案管理机制

隨着医院各项管理制度不断完善，医院领导越来越重视办公室档案管理工作，这对医院的未来发展有着积极的作用。因此，医院在档案管理规范化建设的过程中，需要建立一套完善的管理机制，以此来强化医院档案的管理力度。在制定规章制度时，最重要的是对档案实行分类和归档，通过细分管理机制为今后办公室档案管理人员开展管理工作提供更多的指导性意见。为了更好地规范医院办公室档案管理工作，还需要建立完善的考核机制，细分办公室档案管理人员的工作内容，提供更加全面的人员管理制度。以某医院为例，为了真正保证医院管理制度得以落实，医院办公室和各个科室共同制定规范医院内部规章制度。在此基础上，还要定期做好医院管理规范化建设、明确档案管理的归档要求，由此提高医院档案管理规范化建设的水平。

4.运用先进的档案管理理念

在医院办公室档案管理过程中，通过引入先进的管理理念，推动医院管理工作得以落实，这也是提升医院档案管理的重要基础，更有助于医院办公室档案管理标准化开展。当前，医院办公室纸质档案转化为电子档案，能够减少医院纸质材料管理的空间，还可以优化档案管理内容，发挥医院档案室的管理作用，能够提高档案资料的利用效率。为了充分运用先进的管理技术，医院必须为档案管理工作提供相应的基础设备设施，如打印机、计算机以及扫描设备等，有助于保证医院档案管理信息化建设。除此之外，医院办公室在对电子类档案开展整理和分类过程中很容易出现信息被泄露的问题。所以，要重视信息安全措施，如安装防毒软件，也可以用认证形式或者防火墙，从根源上保护资料不被泄露。在医院办公室档案规范化建设过程中，要做好档案信息化的安全管理，维护好医务人员以及患者的个人隐私，有助于推动医院的全面发展。

5.运用现代化的管理手段

首先，随着信息技术的快速发展，在医院档案管理过程中，需要依靠信息化设备设施开展管理。为了从根本上做好医院办公室档案管理，需要加强医院办公室档案管理制度建设，运用现代化管理手段，引进先进的办公室档案管理设备设施；其次，需要加强档案管理信息化水平。特别是在信息技术快速发展的趋势下，医院办公室档案管理需要更多的支持，需要不断普及各项技术的运用，积极采用现代化的管理手段和技术。

七、结语

总而言之，随着我国医疗体系的不断发展和完善，各大医院越来越重视档案管理工作。建立一套完善的管理机制，是调动医院档案管理人员积极性的重要措施。除此之外，医院要及时对档案管理人员开展培训工作，这是强化管理人员专业能力的重要途径。在信息技术快速发展的背景下，信息技术的运用为档案管理提供更多可能性，随之而来的信息被泄露的问题也成为人们关注的焦点，医院要坚持安全管理的原则，完善医院的档案管理制度，优化管理形式，以推动医院档案管理工作有序开展。

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