浅议疾控机构人事档案管理机制的有效构建

摘 要：人事档案是了解员工经历、绩效、奖惩情况等重要信息的基本来源，对于人才队伍建设至关重要。然而，现有的疾控机构人事档案管理存在问题，如重视不够、管理力量和设备设施不足以及科学化、信息化程度滞后。文章探讨了有效构建疾控机构人事档案管理机制的重要性、挑战以及应对策略与方法，通过建立或完善人事档案管理部门、制定科学合理的档案管理流程、引入信息化技术支持、建设电子档案管理系统和加强数据安全与备份措施，以有效推进档案管理的制度化、规范化和科学化建设，推动疾病预防控制事业取得更加显著的成绩。

关键词：疾控机构；人事档案管理；重要性；电子档案数据安全

疾控机构人事档案管理是疾病预防控制与公共卫生领域中不可忽视的重要环节。随着疾病形势和公共卫生挑战日益复杂，疾控机构的工作任务和责任日益增加，对于拥有高素质、专业能力强的员工队伍需求也日益迫切。在这样的背景下，疾控机构人事档案的科学管理成为提高机构效率、优化人才配置的关键。然而，目前在一些疾控机构中，人事档案管理存在着诸多问题。比如，档案建立和整理不规范、信息更新滞后，造成员工绩效评估和职业晋升的不公平现象。同时，一些机构对人事档案的重视程度不够，缺乏科学化、信息化的管理手段，导致人才管理效率不高。因此，研究疾控机构人事档案管理的有效构建，对于提高机构的运行效率和人才队伍建设至关重要。

一、疾控机构人事档案管理的重要性和必要性

1.确保人才选拔与配置的科学性和公正性

疾控机构人事档案管理的重要性在于确保人才选拔与配置的科学性和公正性。通过对员工的档案全面、客观、准确地记录和整理，疾控机构能够了解每位员工的学历、培训经历、工作履历以及职业技能等综合信息，将成为选拔优秀人才、确定合适岗位的重要依据。有效的人事档案管理可以避免主观偏见和不公平对待，确保选拔和配置的科学性，为疾控机构人才队伍的建设和发展奠定坚实基础。

2.支持绩效评估和职业发展规划

疾控机构人事档案管理对于员工绩效评估和职业发展规划具有重要的意义。通过对员工工作表现、奖惩记录、培训成果等信息的归档和记录，可以客观评估员工的工作能力和潜力，是员工提供晋升、职称评定和薪酬调整等方面的依据，激励员工积极进取，增强工作动力。同时，疾控机构可以制定个性化的职业发展规划，为员工提供广阔的发展空间，促进人才持续成长。

3.保障人才信息的可追溯性和持续性

疾控机构人事档案管理的必要性在于保障人才信息的可追溯性和持续性。随着员工流动和人事调整，疾控机构需要对员工的信息实行记录和保留，以确保信息的长期保存和可查询性，即使员工离开当前岗位或机构，其工作经历和成就也能够被保留下来，为日后的岗位调整或人才回流提供重要参考。同时，持续更新和管理人事档案也能保障信息的准确性，为机构的决策提供可靠的数据支持。

4.支撑组织管理和知识传承

疾控机构人事档案管理对于支撑组织管理和知识传承起到关键作用。在人事档案中记录员工的培训经历、学术研究成果、项目经验等信息，有助于发现和培养优秀的领导者和专业人才。同时，人事档案中也记录着员工在工作中积累的宝贵经验和知识，有助于知识的传承和积累。通过健全的人事档案管理机制，可以有效记录并保留优秀员工的经验与知识。当员工发生变动时，疾控机构可以依据档案信息为新员工提供更加个性化的培训和指导，促进人才队伍的稳定与传承。

二、现有人事档案管理机制的问题与挑战

1.重视不够

在疾控机构中，人事档案管理的重要性并未得到充分的认识和重视，形成了重视不够的问题。由于缺乏对人事档案管理价值的深刻理解，一些机构对于档案管理工作往往持漠视态度，将其视为次要甚至多余的任务，导致相关人员对档案建立、整理以及更新等环节缺乏足够的关注和投入，使档案信息的完整性和准确性受到影响。同时，档案信息的维护和利用也未得到足够的重视，造成档案信息的滞后和浪费。重视不够的问题使得人事档案管理无法充分发挥其对人才队伍建设和管理的支持作用，影响了疾控机构的整体效率和运行质量。

2.管理力量和设备设施配备不足

部分疾控机构在人事档案管理方面面临着管理力量和设备设施配备不足的问题。由于疾控机构通常面临工作压力和资源有限的情况，可能无法拥有专门的人事档案管理部门或专职人员，致使档案管理工作成为其他岗位工作的附加项，容易造成管理上的疏漏。此外，部分疾控机构可能缺乏必要的信息化设备设施和软件支持，限制了档案管理的效率和准确性。

3.科学化、信息化程度滞后

一些疾控机构在档案管理方面存在科学化、信息化程度滞后的问题。传统的手工管理方式导致档案信息的整理、查阅以及归档等工作耗时费力，容易出现错误和遗漏。缺乏信息化技术的支持，可能导致档案信息的存储、备份和保密存在风险，且难以实现跨部门、跨地域的档案共享和利用。同时，档案管理也缺乏规范和标准，可能导致档案的完整性和准确性不足，影响对员工综合能力的评估和选拔。

三、有效构建疾控机构人事档案管理机制的策略与方法

1.建立或者完善人事档案管理部门

（1）部门职责和组织结构

建立完善人事档案管理部门是有效构建疾控机构人事档案管理机制的重要举措。部门职责包括制定和完善档案管理政策、流程和标准，确保档案信息的准确性、完整性和安全性。此外，部门还负责制定档案信息的采集、整理、歸档和查阅程序的规范要求，以保证档案的及时更新和有效利用。同时，部门应建立健全档案信息的保密措施，确保档案信息不被泄露和滥用。在组织结构方面，人事档案管理部门应当根据机构规模和需要开展合理划分和设立。通常情况下，可以设立专职或兼职的档案管理岗位以及专门的档案管理小组。部门负责人应具备相关的档案管理背景和经验，负责全面协调和监督档案管理工作。档案管理人员应具备相关专业知识和技能，负责具体的档案采集、整理、归档和查阅工作。此外，为了确保人员的配合和顺畅沟通，部门还应设立相应的管理层级和工作流程。通过建立健全人事档案管理部门，疾控机构可以更加高效地管理和利用档案信息，从而提高人才队伍的选拔和配置效率。

（2）人员配备与培训

人员配备与培训是建立完善疾控机构人事档案管理部门的重要环节。在人员配备方面，疾控机构应根据机构规模和档案管理工作的复杂程度，招聘和聘用具备相关专业知识和经验的档案管理人员。这些人员应具备档案管理的理论和实践知识，熟悉档案管理的各项操作流程和标准，还应具备信息化技术的应用能力，能够高效地处理和维护档案信息。对于已有的工作人员，应根据需要采取调整和培训，确保他们具备胜任相关工作的能力。同时，为了提高档案管理人员的专业水平，疾控机构应开展相关培训和学习活动。培训内容可以包括档案管理的法律法规、操作流程、信息化技术应用等方面。通过培训，可以帮助档案管理人员深入了解档案管理的重要性和要求，提高其工作的科学性和规范性，提升档案管理水平。

2. 建立科学、合理的档案管理流程

（1）人事档案的建立与归档

人事档案的建立与归档是疾控机构人事档案管理的重要环节。在建立和归档人事档案时，需要遵循一系列规范和流程，以确保档案信息的准确性、完整性和安全性。人事档案的建立是指在员工入职时开始记录相关信息并不断更新维护的过程。疾控机构应在员工入职时及时采集员工的基本信息、学历、工作经历以及培训情况等重要资料，建立个人档案。同时，还应定期更新档案信息，包括奖惩记录、晋升评定等，确保档案信息的及时性和完整性；人事档案的归档是指将建立好的档案按照规定的标准和流程采取分类、整理以及存储的过程。归档工作应按照一定的分类原则和文件编号系统实行，以便于档案的查阅和管理。同时，还需要建立相应的档案管理制度，规定档案的保存期限和安全措施，确保档案信息的安全性和保密性。为了确保人事档案的建立与归档工作的科学性和规范性，疾控机构应制定相应的档案管理制度和操作规程，明确各项工作的责任和流程。建立档案管理部门和配备专业人员，可以加强对档案建立和归档工作的监督和指导，提高工作效率和质量。

（2）档案查阅与借阅

档案查阅是指授权的人员按照规定程序，查看已建档的员工档案信息。机构内的相关管理人员或上级领导在需要了解员工的基本情况、工作表现或历史记录时，可以向人事档案管理部门提出查阅申请，有助于全面了解员工的综合素质和潜力，为选拔人才和定制培训计划提供有力支持。档案借阅是指授权的人员按照规定程序，暂时借取员工档案开展必要的工作，如人才选拔、评定晋升等。通常借阅档案需要填写相应的申请表，明确借阅目的、借阅期限等信息，还应确保档案的安全和保密。为确保档案查阅与借阅工作顺利实行，疾控机构应制定相应的管理制度和流程，明确查阅与借阅的权限和程序。授权的人员需要接受相应的培训，了解档案查阅与借阅的规定和要求，确保工作的规范性和安全性。

（3） 档案保密与安全管理

档案保密与安全管理是疾控机构人事档案管理中重要的方面。由于人事档案中包含着员工的个人隐私和机构的敏感信息，必须采取一系列措施确保档案信息的保密和安全。疾控机构应建立完善的档案保密制度，明确档案信息的访问权限和使用范围。只有经过授权的人员才能查阅和借阅档案，并需要严格遵守保密协议。特别是涉及个人隐私或敏感信息的档案，需要采取更加严格的保密措施，确保信息不被非授权人员获取。同时，档案管理部门还应加强档案信息的物理安全管理。档案室或存储设备设施应设有安全门禁、监控设备等，防止未经授权人员进入。此外，档案材料应妥善保管，防止遗失或损坏，建立备份措施以防止信息丢失。开展相关培训也是档案保密与安全管理的重要环节。培训员工了解档案保密的重要性和相应的操作规程，加强员工的保密意识和责任心，减少意外的信息被泄露情况。

3.引入信息技术支持

（1）电子档案管理系统的建设与应用

在应用方面，电子档案管理系统提供了更高效的档案管理方式。档案信息的数字化使得员工可以通过电脑或其他终端随时查阅和处理档案，节省了查阅时间和成本。而且，系统可以实现档案信息的全文检索，使得查找特定档案变得更加快捷和准确。此外，系统还能对档案信息实行备份和加密，提高了档案信息的安全性和保密性。电子档案管理系统的应用也促进了档案信息的共享与交流，不同部门之间可以共享档案信息，避免了信息孤岛的情况。同时，系统可以实现跨地域的档案传递，方便了异地员工的档案管理和利用。

（2）数据安全与备份措施

数据安全与备份措施在电子档案管理系统中是至关重要的，特别是涉及疾控机构的人事档案信息。为了确保数据的安全性和可靠性，需要采取一系列措施来防止数据丢失、被泄露或被损坏。一是建立严格的数据访问权限控制。只有经过授权的人员才能访问特定的档案信息，确保只有相关人员才能查阅、修改和处理档案数据。不同级别的权限应根据员工的职责和需求来设置，实现数据的最小化访问原则；二是加强数据传输和存储的加密保护。在数据传输过程中，应采用安全的通信协议，如SSL加密等，防止数据在传输过程中被非法获取。而在数据存储方面，采用加密技术对数据实行加密存储，确保即使数据被盗取，也无法解读其内容；三是定期采取数据备份和灾备机制。建立定期的数据备份机制，将档案数据备份到不同的存储设备或位置，以防止数据丢失。同时，应建立灾备方案，确保在意外情况下能够及时恢复数据和系统功能。

四、未来展望

1.信息化与智能化的深入应用

随着科技的不断进步，信息化和智能化技术在疾控机构人事档案管理中将得到更广泛的应用。电子档案管理系统将更加智能化，通过人工智能技术实现档案信息的自动化整理和归类，提高档案管理的效率和准确性。随着区块链技术的成熟应用，档案信息的安全性和可信度也将得到进一步增强，确保档案数据不被篡改或伪造。此外，虚拟现实技术有望为档案查阅和借阅带来更加沉浸式的体验。

2.跨机构、跨地区档案信息共享

未来，随着跨机构合作和跨地区协同发展的加强，疾控机构之间的档案信息共享将成为重要的发展方向。建立跨机构、跨地区的档案信息共享平台，将有助于消除信息壁垒，提高档案信息的利用效率和水平。通过共享档案信息，不仅能够更好地了解人才队伍的结构和分布情况，还能够发现人才队伍的潜在需求和问题，为合理配置和优化人才资源提供决策依据。

3.数据驱动的人才队伍建设

未来，疾控机构的人才队伍建设将更加注重数据的应用和驱动。通过对档案信息的深度挖掘和分析，可以发现人才的潜力和优势，预测人才的发展趋势和需求，为人才选拔、培养和激励提供科学依据。数据驱动的人才队伍建设将使人才管理更加科学化和精准化，提高人才队伍的整体素质和水平。

五、结论

加强疾控机构的人事档案管理对于人才队伍建设和疾病预防控制工作具有深远意义。通过建立完善专门的档案管理部门，建立科学、合理的档案管理流程，引入信息化技术支持，可以提高档案管理工作的效率和准确性，也将有助于保障档案信息的安全性。因此，应高度重视疾控机构人事档案管理工作，将其纳入单位干部队伍建设的重要议事日程，推进疾控中心人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。随着科技的不断发展和信息技术的广泛应用，疾控机构的人事档案管理将继续向著智能化、数据化、共享化的方向发展。展望未来，加强档案管理工作，将为疾控机构的发展和人才队伍建设带来更大的成效和推动力。

参考文献：

[1]刘昭君.论海南疾控机构人事档案的优化管理[J].兰台世界，2022（8）：88-90.

[2]王瑞芬.浅谈如何加强疾控机构人事档案管理信息化建设[J].财经界，2019（12）：154-155.

[3]王瑞芬.浅谈如何加强疾控机构人事档案管理信息化建设[J].财经界，2019（12）：154-155.

[4]邹 荔.南宁市疾控机构干部人事档案管理的突出问题及对策[J].知识经济，2019（9）：36+38.

（作者单位：滨州市疾病预防控制中心 ）

作者简介：高春晖（1985—），女，汉族，河北黄骅人，本科，馆员，研究方向：档案方向。