新医改背景下医院档案规范化管理路径探析

摘 要：医院档案工作细致、复杂，档案中包含医院各项活动的具体情况以及大量的资料和文件，具有很高的使用价值和参考价值。因此，在新医改背景下，医院档案管理工作应转变传统的管理理念和手段，加强档案规范化管理，提升医院档案管理的质量。文章以新医改为背景，分析当前医院档案规范化管理存在的问题，重点提出相应的改进对策。

关键词：新医改；医院；档案管理；规范化

引言

医院档案记录了医院各项活动，档案类型多样，如文件、图表、音像和磁盘等，开展档案规范化管理，可为医院决策提供参考依据，促进医院高质量、可持续发展。在医院管理中，档案管理越来越得到重视，对各环节实施规范化管理，转变传统的思想观念，对档案管理方法持续改进，使档案管理效率与质量得到显著提升，促进医院实现高质量、健康发展。

一、新医改背景下医院档案规范化管理的意义

随着医院规模日益扩大，医院在开展管理时，需将档案管理放在重要地位。医院档案数量和类型正随着医院的发展而不断增多，如病历、仪器设备设施、人事檔案以及科研活动等，这些档案记录了医院的真实发展情况，具有很高的研究与使用价值。医院需对档案实施有效收集与整理，对不同档案实行科学分类与存储，才能使档案得到充分利用，满足医院各项工作需求，促进各项业务的正常开展。因此，新医改背景下，对医院档案开展规范化管理很有必要。

首先，对档案开展规范化管理，可进一步规范各项档案活动。医院档案管理人员要严格按照相应的制度和要求开展档案管理，确保各项资源得到有效收集与整理，对其实行妥善保管，避免档案资料出现遗失。同时，还能进一步提高档案的利用率，满足医院的发展需求；其次，有效保证档案内容安全、可靠。当前，医院档案管理工作不够规范，经常出现资料保管不当、资料面临毁损和遗失等问题，对后续工作造成不利影响。医院虽然已引进先进的信息技术开展档案管理，但在实际操作中还存在许多安全隐患。因此，需加大安全管理力度，开展档案规范化管理，保证档案管理人员自觉规范行为，增强安全意识，使档案信息更加安全，避免出现被泄露。

二、新医改背景下医院档案规范化管理面临的问题

1.缺乏完善的档案管理制度

虽然，大部分医院已制定档案管理制度，对档案人员的行为实行规范，但随着医院规模日益扩大与服务项目的增加，医院的档案类型和数量也不断增加，传统档案管理制度逐渐无法满足当前档案管理的要求，医院也并未及时对制度实行更新，导致档案管理缺乏有效的参考依据。随着医院的迅速发展，档案内容日益复杂，且档案的重要性越发凸显，部分档案关乎医院的发展前途，更涉及一系列重要决策的制定。医院管理人员可通过查阅档案资料了解医院的基本情况和重要信息。同时，医务工作人员每天要为大量的患者提供诊疗服务，还要记录患者的信息，为患者建立档案，使其信息得到妥善存储，为诊疗工作提供参考依据。医务人员还要将档案资料及时交给档案管理部门，由档案管理人员负责保管。如果医院的管理制度不完善，档案管理人员未能及时对档案资料实行分类与整理，一旦后续工作需要这些资料，就可能会增加查阅难度，给工作带来许多不便。

2.档案信息化管理水平有待提升

信息化时代，医院管理人员需树立完善的信息化管理思想，将档案管理信息化建设放在重要地位，熟练运用信息技术处理各种档案，满足档案管理的需求。部分管理人员没有信息化观念，医院也并未对档案管理信息化建设加大投入力度，导致信息化建设未落到实处。档案管理信息化建设与信息技术运用密切相关，但部分管理人员并未充分意识到信息技术应用的必要性，而是将信息化建设视作一项并不重要的工作，在实际工作中依然采用传统的工作方法，导致档案管理信息化进程缓慢。在实际工作中，部分管理人员将医院经济效益的提升作为重点，将注意力放在技术、设备设施引进与服务质量的改进上，并没有结合医院的实际情况开展档案管理，导致档案管理信息化建设发展速度很慢。

3.档案管理人员专业能力不足

目前，部分医院档案管理人员的专业素养不足，对待工作缺乏责任感，并未树立完善的档案管理意识，对待工作比较被动，导致档案规范化管理无法有效开展，档案管理效率比较低。一是部分档案管理人员缺乏成熟的管理经验，虽然有专业知识，但无法将理论与实践有机结合，且在工作中缺乏学习意识，导致实践操作能力较低。部分管理人员认为档案管理无须专业技能，影响了档案管理工作质量的提升；二是部分管理人员忽视档案管理工作，不重视对档案管理人员的培训，导致档案管理人员的思想观念比较陈旧，缺乏创新意识和学习意识，在工作中比较被动，只是被动接受任务，无法及时主动发现问题和解决问题，在工作中得过且过，影响工作质量与工作效率的提升；三是部分档案管理人员缺乏主动工作的意识，不能充分尽到工作义务与职责，无法主动为医院各项工作提供服务，降低了档案的利用率。

三、新医改背景下医院档案规范化管理途径

1.制定完善的档案管理制度

新医改背景下，医院要对当前的档案管理制度实施改进与完善，保证档案管理工作更加规范。一是制定统一标准，保证档案资料得到规范化存储与利用。档案管理人员要坚持真实、公平的原则，接受统一的培训，掌握同一种档案归档方式，确保档案资料得到妥善收集与存储；二是引进先进的信息技术，进一步优化管理制度，保证制度内容得到有效补充与完善；三是做好事前规划，完善工作机制。结合国家档案局就档案工作发布的“十四五”规划，制定相应的医院档案管理规划，明确医院档案管理的任务与要求。具体来讲，医院要结合一系列规范性文件，如《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件要求，出台医院档案管理规范等相关制度，保证档案管理更加规范。比如，在制度中明确不同类型档案资料的基本格式，明确电子档案的查阅流程与系统操作权限；四是从制度层面入手，对档案资源的立卷归档实行严格把关，根据档案资源的类型，确定其归档格式，对其开展统一管理。首先，根据《中华人民共和国档案法》《全国文书档案分类编目指南》的要求与医院实际情况，制定档案分类体系，对档案资源的类型实行合理划分。其次，结合档案的具体类型，对其实施针对性存储，如将纸质档案放到专门的档案柜，做好封装，或将电子档案存储在服务器上，保证数据安全。最后，明确立卷归档的基本格式与流程，使各项材料得到有效收集与归档；五是对各项权利和职责实行明确划分，确定各部门的职责，构建完善的管理机制，成立档案规范化管理领导小组，小组根据医院的实际情况与档案管理现状和问题召开会议，统一安排各项工作，提高工作人员的责任感，实现档案管理规范化建设。

2.开展档案管理信息化建设

（1）完善基础设备设施建设

在新医改背景下，医院要积极对档案管理开展规范化建设，才能提高管理效能，满足各项工作需求。因此，医院要加大投入力度，融入信息化管理意识，完善各项基础设施，促进档案管理信息化工作顺利开展。第一，保证资金充足，制定合理的工作规划，结合档案管理现状，对档案管理设施实施针对性投入与完善。一方面，对档案室各项基础设施予以完善，购置专业的设备设施，满足档案管理的需求；另一方面，结合档案数字化建设的要求，购置计算机等先进的硬件设备设施，以及完善的网络体系，及时将纸质档案转化为电子档案，确保档案得到妥善存储，减少对空间的占用。此外，医院要对各种新文件实时归档与更新，满足后续档案查阅需求。第二，将数字化档案建设与医院发展相结合，建立数字档案室，保证档案资源得到妥善管理，提高档案管理效率和质量。除了引进先进的硬件之外，医院还要引进先进的档案管理软件，加强对软件的维护，定期升级软件，使软件功能更加完善，充分发挥其作用，确保档案得到规范化管理。首先，要结合医院的实际情况与档案管理现状，进一步优化档案管理系统，明确档案资源归档流程等相关内容，确保档案管理资源得到有效管理，使档案管理人员能够开展一站式操作，提高工作效率；其次，树立大档案思维，对各个环节开展一体化管理，进一步完善档案软件的功能。为了更好地满足档案管理人员的处理与查阅需求，需将档案管理系统与其他系统相结合，使资源得到共享，随时更新信息，提高工作效率与质量。

（2）推动医院档案数字化转型升级

随着“互联网+”的蓬勃发展，医院要积极引进先进的数字化技术，将其与档案管理相结合，促进档案管理迈向数字化方向。同时，医院要及时对纸质档案实施转化，不仅减少了对空间的占用，还可以将其转变成为电子档案，只需将档案存储在数据库之中。数据库存储空间很大，可满足不同类型档案的存储需求，方便档案管理人员随时对档案实行管理。一是结合档案的具体类型，设置专门的数据库。医院要根据自身实际情况与档案类型，设置针对性的数据库，医院的档案类型较多，如人事档案、科研档案、病历档案以及财务档案等，医院需对这些档案实行分类，再搭建专门的数据库，便于随时对信息实施查询，提高检索质量与效率；二是医院要引进先进的信息技术，保证档案管理工作得到优化，如大数据、人工智能以及云计算等先进技术，确保档案管理工作高效开展，提高档案的利用率。运用大数据时，要进一步优化档案检索功能，探索智慧检索模式，确保档案编研工作高效开展。应用人工智能技术时，需构建专门的数字化档案室，构建智慧档案管理体系。将物联网技术与智能档案架相结合，确保档案管理系统与数据库彼此衔接，方便工作人员随时了解纸质档案情况。在档案管理领域中，还要发挥云传输技术的作用，确保档案资源在第一时间存储到云端，减少对硬盘空间的占用。将云共享技术与档案管理相结合的同时，与档案部门和其他医院开展合作，实现资源共享，打通数据传输渠道，满足本地医疗领域的档案使用需求，提高医院档案的使用价值；三是加强对档案资源的开发和利用，对数字档案开展针对性编研。在数据库中纳入照片、音频和视频等档案形式，对档案实施合理分类，扩充数据库的存储范围，打造丰富的档案资源管理体系。比如，充分结合新医改的要求，对相关数据和信息实施编辑，制作微视频，加大宣传力度，使更多人了解医院的发展情况，提高医院的知名度。另外，需结合医院的实际情况，编辑合适的档案内容，展现医院的成绩，使医院具有良好的口碑。

3.加强人才建设

（1）提高档案管理人员专业水平

现代人注重健康，对医疗技术、医疗环境都有更严格的要求，医院要提高竞争力，除了要引进先进的技术和设备设施，提高医疗服务质量之外，还要加强档案管理，引进优质人才，提高档案管理人员的专业能力。一是结合“十四五”时期对档案资源管理的要求，进一步完善人才培養机制。加大对档案管理人员的培训力度，引进先进的互联网技术，创新培训模式，利用微课、PPT等在线资源，鼓励档案管理人员开展自主学习，完善知识结构，掌握扎实的技能。还可以举办档案管理技能竞赛，使档案管理人员能够在比赛过程中掌握更多知识和技能，提高自身专业素养；二是对档案培训内容开展创新，确保培训内容与时俱进且具有针对性，满足档案管理人员的工作需求。加强大数据、人工智能等先进技术知识的普及与推广，使档案管理人员了解不同技术的原理和功能，做到熟练使用，确保档案管理信息化建设工作落到实处，进一步优化培训内容，明确档案资源编研开发、资源保护与资源修复等内容，开展针对性培训，使档案管理人员的能力得到进一步提升；三是构建专门的技术人才培养体系，加强对技术人才的引进与培养，确保医院档案管理信息化建设工作顺利展开，定期对档案管理系统开展维护、更新和升级；四是加强与档案馆等相关部门的合作，构建完善的人才培养机制，使档案管理工作更加专业和规范，提高档案管理人员的综合素质。

（2）转变档案管理人员的工作模式

信息化时代，要促进档案管理规范化，除了要引进先进的技术手段对档案管理人员开展培养之外，还要引导档案管理人员找到合适的工作方式，提高档案管理质量和效率。一是制定完善的管理制度，对人才的培养工作实施优化和规范，保证工作人员能够严格按照制度的要求开展工作，运用先进的管理理念和管理手段，对各类档案实施高效管理，提高自身管理水平与专业素养。医院要结合现有的规章制度，制订相应的工作计划，在进一步优化管理体系的同时，引导管理人员对管理细节实施优化，使其能够运用先进的信息技术开展档案管理，保证医院档案管理信息化建设落到实处；二是档案管理人员要树立主动学习的意识，认真学习各种知识和技术，并将所学知识与实践有机结合。同时，要针对医院的管理制度提出相应的意见和建议，保证管理制度得到进一步优化，确保制度的各项内容进一步细化，为医院档案管理工作提供参考依据，使档案管理更加规范，提高档案的利用率。

四、结语

在新医改背景下，医院开展档案管理时需要制定完善的规章制度，转变传统管理理念，引进先进的信息技术，对档案管理模式实施优化，使档案管理工作更加规范。同时，医院要以人为本，重视对人才的培养，提高档案管理人员的专业素养，使其能够明确档案管理的内容，善于运用先进的技术手段开展工作，提高档案的利用率，满足医院的发展需求。

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（作者单位：滕州市妇幼保健院）

作者简介：朱娅（1982—），女，汉族，山东滕州人，本科，中级馆员，研究方向：档案管理。