智慧化背景下档案管理信息化面临的 挑战与对策研究

摘 要：本文认为智慧化背景下档案管理呈现出新的时代特征，也面临着高效管理、互联互通、安全建设、服务水平等方面挑战。面对智慧化背景下的新要求，要明确目标定位、知识化管理、数据共享和安全建设，提升档案信息化建设水平。

关键词：智慧化背景下；档案信息化；对策

智慧化的显著标志是人机环境系统之间的紧密协作和优势互补。通过物联网、大数据分析、人工智能等技术和数据信息的融合，设备、系统和环境可以更加智能互联和协同工作。在这一过程中，档案数据起着至关重要的作用，这为档案信息化建设提出了新的课题。

1 智慧化背景下档案管理的特征

1.1 档案数据资源成为战略资源

随着新技术的广泛应用和数字中国战略的实施，数据社会加速形成，档案信息从单一的资政辅政载体，开始转化为重要的生产要素和支撑性资源。推动档案信息的互联互通、提升档案生产价值能力建设、释放档案信息对经济社会发展的红利作用已成为社会发展的必然要求和共识。从国家层面来看，数据资源越来越受到重视，2020年4月，国务院印发《关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》，在这个意见中数据被正式列为与土地、劳动力、资本、技术并列的五种生产要素之一。2022年12月，国务院公布《关于构建数据基础制度更好发挥数据要素作用的意见》。2023年3月，国家数据局正式成立。档案数据作为数据资源的组成部分，已成为一种重要的战略性资源。

1.2 档案数据推动社会智慧化

大数据、云计算、物联网、人工智能等技术已加速融入档案信息化治理体系建设，集约高效、精准精细的档案数据化管理模式在部分地区已经形成，具备赋能社会智慧化管理的技术条件。当前，越来越多行业和部门以档案数据为基础进行业务的精细化管理和机制创新，从以“流程再造、管理创新和平带建设”转变为“以档案数据为基础”的发展模式，围绕数字赋能、场景优化，实现民生领域档案数据信息直达快享。宁波实现婚姻档案、契税档案、工伤认定等11类档案数据化出证，并打造百姓“家门口的档案馆”，向基层档案室推送涉农民生档案32余万件，实现馆室、镇街、村社等各层级档案信息共享，有力地推动了乡村振兴工作的开展。

1.3 档案数据服务面拓展

智慧化背景下的档案服务个性化特征明显，档案信息化建设需要以用户需求为导向，有针对性地开展服务利用。这种服务面的扩展既有手段创新，也有服务内容和广度的创新，主要表现在新技术与档案信息化的深度融合。不仅可以为用户提供直接的参考服務，也能提供数据挖掘、智能获取和个性化推送。贵阳市税务局优化“档案数据找人”机制，利用税收档案大数据为辖区企业精准画像，通过筛查确认，建立相关名单，“点对点”精准推送数据信息，确保政策的“零延误”和“零折扣”，实现档案数据红利的精准滴灌。

1.4 档案数据安全重要性日益凸显

在全球智能化加速推进的时代背景下，档案数据安全保护成为国家安全管理的重要方面。2021年《档案数据法》的实施为档案数据安全保护提供了法律支撑。《2023中国数字安全能力洞察报告》指出，随着数字安全产业高速发展，网络空间形势严峻挑战不断加剧，数字安全需要改变头痛医头脚痛医脚的思路，构建“融合”和“协同”的安全架构，以应对未来复杂多样的安全挑战，进而筑牢数字安全屏障。当前，数字中国建设的战略化、体系化布局，在为档案数据赋予多重驱动力的同时，也应该直面数字安全的新威胁、新变化、新挑战。

2 智慧化背景下档案管理信息化面临的挑战

随着信息技术的更新迭代和数字技术的广泛应用，档案数据业务场景得以拓展，影像、图片等结构化和非结构化数据应运而生，档案数据类型更加丰富，档案数据的来源逐步从档案领域延伸到互联网、社会数据终端等，广泛分布于社会数据系统中。但是，随着档案数据重要性的凸显和精细化程度提升，档案数据管理、共享、安全等方面的挑战纷至沓来，成为档案管理新的挑战。

2.1 高效管理的挑战

受信息技术工具主义的影响，档案管理机构的信息化管理一般从设施、管理系统和馆藏数量等硬件上考量，较少将档案资源作为有形资产看待。从流程上来看，档案技术部门一般负责应用系统的选择和推广，档案数据分布于综合档案室或者业务处室，数据管理与产生部门的分离割裂了二者的有机联系，难以形成权责一致的整体。这成为高效管理不可逾越的障碍。同时，在数据录入、外包、存储、传输、利用等方面缺乏规范化的制度建设。数据云端管理缺乏必要的监管和审批程序，在数据交换、提供利用方面跟踪机制不健全，难以对权责进行有效划分和对数据进行追溯监管。

2.2 互联互通的挑战

智慧化背景下档案数据管理需要突破原有的纵向结构阶段，实现数据资源的横向流通。当前，数据管理系统相对独立、功能参差不齐，存储格式、地点和安全保管、应用措施不一，较难形成统一的结构模式。比如，就数据形式和存储而言，有的单位未能按照《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等标准建设，数据系统之间难以进行有效的信息交换，数据类型无法进行兼容，阻碍档案互联互通的有效进行。虽然有的系统配备了导出、读取和兼容等功能，但是数据延迟和响应不足等问题降低了数据共享的效率。档案数据要发挥共享优势，需要着眼于智慧社会大局中进行数据生产和共享的顶层设计，解决好类型不一、效率不高、开放率较低等问题。

2.3 安全建设的挑战

在智慧数字经济时代，数据价值已经受得到了公众认可，档案数据要素凭借边际成本低、规模效应大、流动性高、可复用性强等区别于传统生产要素的新特点，正在成为推动智慧社会建设的新引擎。如何在确保数据安全的前提下有效发挥数据价值，成为档案数字化过程中亟须解决的问题。对于档案行业自身而言，档案数字化安全建设呈现两种极端，一方面是为了数据绝对安全，有的部门建立重重壁垒成了“数据孤岛”；另一方面是对档案信息安全重视不够，防护措施少或者全部委托社会机构，信息安全建设未能摆上日程，一旦出现问题难以追责或者堵塞漏洞。解决好这些问题，需要档案部门健全数据申请审核、安全风险熔断、违规行为追溯等制度，重视大数据安全关键技术的研发，引导档案数据安全创新布局。

2.4 服务水平的挑战

过去的档案服务体系是建立在被动式的基础上的，智慧社会要求现代化的、主动式的服务方式。智慧化背景下的档案信息供给的核心是提供出色的用户体验。在设计和提供档案数字化服务时，要以用户的需求和期望为导向，关注用户的感受和满意度，努力提供简洁、便捷、个性化和愉悦的体验。通过收集、整理和分析档案数据，可以更好地了解用户需求、行为和趋势，优化服务流程和效果。但是长期以来，档案行业受传统观念和服务领域的限制，服务能力建设与智慧化背景下的要求不相符合，持续优化和改善服务、满足不断变化用户需求的能力不足。

3 智慧化背景下档案管理信息化的对策

3.1 建立档案数据化管理的目标规划

科学有效的发展战略能够架起档案数据业务与社会发展之间的桥梁和纽带。在信息技术应用层面保证行业发展与智慧化管理同步，为档案部门的数字化转型和变革提供平台依托。档案管理部门要立足智慧化社会需求，建立档案信息化发展的规划战略，把资源和服务优势转化为数据共享、创新与安全管理优势；要引入或借鉴科学化数据管理的先进经验和标准模式，围绕档案信息管理全生命周期的控制、利用与评估进行提升，优化管理水平，满足社会需求；要持续加强保障体系建设，从组织构架、资金扶持、技术赋能、人员能力等方面构筑强有力管理保障网络；要加强思想统一，从档案部门的领导层、管理层，到技术层、服务层，都树立档案信息智慧化管理意识，强化行动落实，在实践中将新的思维模式和技术工具内化于心、外化于行。

3.2 加强档案数据的价值化管理

在智慧经济时代，通过对海量档案数据进行收集、整合、分析和挖掘，将数据转化为有价值的信息和知识，进而为用户知识获取、市场决策等提供支持。简而言之，档案数据价值化就是将电子档案资源转化为社会价值的过程。档案资源发挥价值的基础在于数据资源的整合，这就要建立统一的档案数据管理平台，整合不同部门、不同渠道的档案数据，解决数据模式不统一、系统不兼容的问题，同时要对接好智慧社会数据结构要求，构建起数据采集、交换、处理、传输、利用等有机统一的数据链，为数据信息应用奠定基础。要以档案知识化提升数据价值，利用新技术对数据档案进行信息聚合和智能分析，提升档案系统处理复杂信息的能力。对档案数据进行知识化和融合，实现对各类实体的抽取、语义组织和关联，再借助大数据深度挖掘和融合技术将基础数据和其他来源数据进行数据融合和数据增值，构建社会档案领域的知识图谱，最终以可视化知识图谱为核心[1]，满足语义网和知识网络时代用户的新需求。

3.3 推进档案数据共享利用

实现档案资源的跨行业、跨地域、多维度的融合与利用能够充分激发档案资源活力，展现其时代价值。档案部门应该在逻辑层面将不同地域、不同类型的档案与数据进行精细化加工和数据关联，横向实现与相关部门数据共享交换，纵向实现与上级和下级数据共享汇聚，为行业利用提供数据资源保障，为公众提供便捷多元信息服务。全面梳理数据资源目录，以共享为常态、不共享为例外的原则，向智慧数据中心提供数据资源。宣城市档案部门将出租、公交、运政许可、非现执法等数据共享到市数据资源局，展现了档案参与社会治理的效果，提升行业数据的信息服务能力。同时，要提升数据资源质量，加强数据质量管理，落实数据质量责任，及时对数据进行校核确认、动态更新，保障数据的准确性、完整性、时效性和可用性。强化数据质量监测，对相关数据归集、更新等情况进行全面评价，发现问题及时督促整改，确保数据状态可感知、数据使用可追溯[2]。

3.4 建立现代化档案服务模式

传统档案利用服务延续的是“有什么提供什么”的服务方式，没有从公众角度谋划档案服务的运营和公众对档案文化的认同，对公众满意率关注不高，档案服务与公众需要存在脱节现象。在智慧化背景下，档案管理部门要改变以往“以资源为导向”的服务理念，形成以“公众需求”为核心的服务模式，将公众对档案资源服务的期待作为出发点和落脚点，通过智能分析、模式识别、机器学习等数据管理技术，挖掘电子档案内在的价值，研判分析公众的查询利用趋势，为社会提供丰富、多样的档案资源服务。潍坊市档案馆根据馆内查询利用数据分析，把档案文化服务作为数据资源为民的主渠道，改版档案网站和微信公众号，加大地方历史和人文知识内容，策划创作档案微视频和网上展厅，丰富产品形态内涵，及时推送特色鲜明的档案作品，进一步提高档案文化传播度[3]，使档案数据资源活起来，激发了档案与群众的感情联系，“潍坊档案公众号”点击量由不过百人次增加至数万人次，成为对外宣传档案工作和传播档案文化的“靓丽”窗口。

3.5 以技术和制度建设提升数据安全

档案的原始记录性和历史再现性决定了在利用和流转过程中需要保持其真实性。在复杂的元数据利用环境下，档案数据的安全需要技术支持和管理方式相融。从技术层面，档案管理部门要积极采取新技术，保障档案数据所涉及的行业和领域数据交互利用安全有效，提高安全风险的化解能力。比如，目前较为流行的区块链技术，作为去中心化、不可篡改的分布式数据库，利用塊链数据结构验证和存储数据的真实性，能够有效监管数据来源、操作的合法性，已成为推动安全防护领域革命性变革的重要引擎。加强数据备份安全管理，要有针对性地选择合适的备份介质、系统和模式，实现档案数据的多方式、宽领域存储方式，提升数据长期安全保管能力。要加强全流程的数据有效性监管，定期开展档案数据的电子稽查开展数据质量检测，全面摸清数据质量底数。利用电子稽查工具分析研究存在的突出问题，从系统建设、政策执行、业务流程方面梳理完善，遏制新增数据疑点数量。从制度层面来看，国家相继出台《网络安全法》《数据安全法》等，推动了数据的依法合理有效利用，保障了数据依法有序自由流动。档案部门要结合国家法规和标准规范，重点围绕档案数据采集、共享、开发应用等建立全程监管体系，强化档案数据的前端控制和智能化监控，加强数据分类分级制度，识别数据安全风险等级，为档案数据价值创造和风险治理奠定基础。

参考文献

[1]李菁，黄仁彦，徐鸿飞.基于知识图谱的高校数字档案资源数据知识化实现[J].兰台内外，2019（12）：15.

[2]狄强军.大数据视角下档案管理创新研究[J].兰台内外，2023（07）：28.

[3]张志霄，周钦生.山东潍坊市档案馆用好网络阵地提升档案文化影响力[N].中国档案报，2022（01）：16.

作者简介：赵德芹（1974— ），大学学历，山东省平原县人力资源和社会保障局馆员，主要从事档案管理研究。