数字中国视野下事业单位档案信息化面临的 挑战与对策

摘 要：加强事业单位档案信息化建设是提升档案治理能力的重要方面，也是数字中国战略落实的重要举措。当前，在新技术环境下，档案信息建设面临着新任务、新挑战，要按照党和国家的要求，持续加强信息化治理体系建设、资源体系建设、利用体系建设和安全体系建设，以卓有成效的信息化转型，提升档案服务中心大局、服务人民群众的能力。本文针对这一问题展开论述。

关键词：数字中国；事业单位；档案信息化

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确到2025年，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，档案工作基本实现数字转型。《数字中国建设整体布局规划》为档案信息化建设提供了难得发展机遇，事业单位应抓住这一契机，推进档案信息化建设迈上更高台阶，助力数字中国建设。目前，事业单位信息化建设面临一系列挑战，需要突破瓶颈性问题，推动事业单位信息化治理体系建设。

1 数字中国下事业单位档案信息化面临的新形势和新方向

1.1 档案信息化面临的新形势

一是档案数据成为主要管理对象。新《档案法》明确规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。这在立法层面保证电子档案的法律效力。同时，随着单轨制的推广，业务档案“增量电子化”在数字环境下產生已较为普遍，数据资源成为档案管理的主要对象。二是档案安全建设至关重要。随着新一代信息技术的加速融入，档案类型增多、存储介质广泛、输出主体众多，档案质量层次不齐对安全管理提出挑战。档案数据在产生、传输、利用中，存在着失窃密等安全隐患。三是档案共享利用成为新时尚。随着信息传递渠道的多样性和人民群众利用率的提升，档案信息的时空局限性被打破，档案利用服务“最多跑一次”成为主流，档案价值发挥的空间得以拓展，档案数据共享成为为民服务的重要抓手。四是档案工作的重心有新转变。档案数据已从“收管”向“服务”转变，人民群众对档案信息的深入挖掘与阐释、编研与开发的需求增多，档案工作如何更好地服务中心大局、服务人民群众成为新的课题。

1.2 档案信息化建设的新方向

一是档案服务更加便捷化。事业单位档案信息管理软硬件配置更加完备，档案全文数据库和目录数据库更加优化，各种门类和载体档案更加丰富，不断提高了档案信息化管理水平，为群众提供更加精准便捷、全面高效的档案服务，“一秒查档”“零跑腿”成为现实。二是档案治理现代化。以信息技术为引领的新一轮科技革命和产业变革方兴未艾、浩荡前行，以信息化推动档案事业现代化，加快释放数据化发展的潜能，推动档案工作数字化转型成为事业单位档案治理的新方向。三是档案信息化助力开发利用。随着新媒体、新技术的广泛引入，档案开发利用的形式发生了根本性转变，数字人文技术、人工智能等已成为档案开发的主要手段，消除了传统开发利用的弊端，档案工作由后台逐步走向前端。

2 数字中国视野下事业单位档案信息化面临的挑战

2.1 数据质量的挑战

一是数据格式不统一。档案信息化经历了不同的阶段，在初级阶段，有的单位依靠综合档案部门进行统一数字化加工；随着单位重视程度的提供，业务量多的单位自行开展数字化加工。在这个过程中，由于执行的标准和存储介质的不同，造成了单位数据格式不同。同时，由于事业单位专业档案多，不同类型的档案执行标准不一，造成了数据难以集成和交换。二是数据维护和更新不及时。档案数据管理理念不到位，造成了数据只实现了数量增加，而未有质量地增加。

2.2 数据共享的挑战

一是传统档案利用管理中的部门壁垒依然存在。有的单位将档案数据视为自己的资产，并且可能出于行业或法律的考虑而将其封闭或保密。这导致了数据的碎片化和难以访问，限制了其他人员利用这些数据进行进一步的利用和研究。二是档案管理系统不兼容。各单位之间的档案管理系统不统一，除专业档案管理系统外，其他难以做到统一购买，各系统在数据交换、网络适配等方面无法通达，难以进行高效的转化、对比、传输和交换，造成了物理上的隔离。

2.3 数据安全的挑战

伴随新技术而来的是终端设备种类多数量大，造成有的单位安全管控方式不到位、升级维护不及时等防护弱点，安全风险层出不穷。对数据安全建设认识不到位，安全投资少、技术落后，缺乏针对性的防护手段，甚至不清楚自己有多少档案数据、核心数据都存在哪儿，造成大量数据防护盲点，同时底线思维不强，数据安全防护措施多数是为了应付上级检查，缺乏长期的安全运营与维护[1]。2022年，我国某大型国企档案信息遭恶意攻击，国外恶意组织盗取了员工信息，加密了上千台服务器，导致业务瘫痪。

2.4 支撑要素的挑战

档案信息化建设是长期性工程，需要政府给予持续有力的资金投入。而目前部分单位未有专项资金进行档案系统的升级改造、档案数据质量的提升、共性数据库的建立等，资金缺乏的困境是信息化建设的最大障碍。专业化高质量人才较为紧缺，有的单位对信息化人才重视力度不够，在人才引进、招聘中没有专项计划招录计算机、档案学科背景的人员。另外，大多数事业单位档案人员都是兼职，老的干不动、新人不愿干，档案人员更迭速度快，信息化事业面临着无人管的窘境。

2.5 管理能力的挑战

一是规划不足。缺少信息化建设的长远规划，在信息系统规划时，过于强调系统本身的功能，弱化了与相关业务系统互联互通的内在需求，导致信息孤岛产生，部分功能闲置，数据价值无法得到释放。二是管理能力不足。有的单位档案信息系统使用主体是档案室，其他业务部门还习惯于向档案室移交单位，档案系统的收管功能未能发挥出来，以线下习惯套改信息系统功能和流程，降低信息系统本来的价值。

3 数字中国下事业单位档案信息化建设的对策

2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，将原来的“三个体系”拓展至“四个体系”，推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化，这为事业单位档案信息化建设指明了路径方向。

3.1 持续推动事业单位档案治理体系变革

一是加强流程再造。加强档案业务内部流程数字化，对档案信息化工作体系、业务流程、职责边界进行全方位系统性梳理，着力推行电子档案“单套制”，着力提升电子文件管理能力。河北省社保中心推进业务电子档案“单套制”改革，实行申报材料单位端扫描上传、办理业务在线审核签章、电子材料办结自动归档的模式，打通社保经办“不见面”服务“最后一公里”，不断提升群众满意度和获得感。二是打造多元共治。现代化的事业单位档案管理是去中心化，强调多元参与、区域协同，共同推动档案管理的科学化规范化管理。相比于过去的传统模式，数据化的档案管理模式强调各部门是管理主体、档案室集成中枢，构造扁平化、网络化、多中心化的档案治理形态，增强档案治理合力。有的单位探索以办件为基本单位，打通“一网通办”电子文件从形成、归档至电子档案管理、移交的全流程，将“分级、分类、分层”检测机制进行有序分解和有机组合。三是强化治理保障。要转变治理理念，顺应档案数字化发展的时代潮流，主动融入国家大治理格局，将档案大数据思维嵌入档案管理、公众服务、开发利用的各环节，以新的理念适应档案管理新常态。要强化制度建设，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等规定，理顺数字化建设的规章制度，以标准化建设推动机关档案数字化规范化。要持续加强专业化人才培养力度，档案数字化管理人才是事业单位档案管理工作的基础和保障，要積极向组织人社部门争取信息化建设的人才支持，多措并举引进复合型人才，优化人才队伍。

3.2 以数字资源体系建设助推档案治理效能

档案资源体系建设是事业单位档案价值彰显的数据基础，也是为民服务的重要抓手。一是明确归档范围。事业单位档案资源载体众多、涉及面广，因此在收集过程中要明确收集范围和具体标准，为共享利用提供丰富的档案素材。要围绕人民群众的新需求，在原归档范围基础上，结合单位业务建设需要和发展趋势，将新介质、新技术产生的档案数据纳入收集范围。二是畅通归集方式。建设档案数据化平台，加大档案信息归集系统的改造提升力度，打造以功能实用、实际管用为导向的数据管理系统。认真研究收、管、用各阶段过程中实际痛点难点问题，列清系统功能需求、重要指标，推进标准落地。以南宁市国土信息中心为例，其针对国土规划数据档案增多的实际，构建“以图查档、以档查图”，图文档一体化模式，注重数据结构的标准性、系统结构的规范性，确保系统可扩展性，建成“一机制、一张网、一个库、一平台、一环境、多应用”，满足经济社会对测绘地理信息的多元化需求。三是加强共享建设。事业单位档案资源专业性强、利用率高，要强化数据资源的标准化建设，制定专题档案数据库分类和著录标准，可将数字资源划分为视频数据库、音频数据库、图片数据库和文字数据库等，还可以结合业务设置专题数据库；为了更好地方便利用者查询相关数据资料，可以建立目录数据库、全文数据库和摘要数据库等。

3.3 以档案开发利用推动档案信息化提档升级

一是以人工智能技术赋能智慧化建设。在多要素管理的基础上，探索人工智能技术融入信息化建设的多场景应用，辅助档案业务建设，比如智能开放审核、智能图文识别、自动编研开发、智能化地人工推送等，提升档案信息化的质量。加强数据挖掘技术应用，对档案信息进行深度融合，提炼关键信息，为开发利用提供素材支持。有的单位建立关键词库，对常用的业务术语单独建库，提高了利用效率。二是开展知识性服务。档案知识性服务是传统服务模式的延伸，将被动的查询利用专向主动地知识拓展和服务，这主要是源于以信息为核心的档案模式转型带来了档案知识的聚集。通过智能化查询体系，档案服务部门能够精准有效地把握人民群众地的关注点，有的国土档案管理中心的根据查阅量，了解到公众对农村确权档案需求量较高，在智能化查询系统中单独设置该模块，方便群众利用，同时在查询界面推送相关政策解读，提供个性化地知识输送，群众满意度显著提升。三是强化部门协作。档案信息资源作为流动性富矿，只有凝聚最大合力才能彰显最大价值，事业单位要在信息共享、开发、宣传上深度合作，推出有深度、有温度、有力度的档案信息产品，展示信息资源的时代价值。党史部门将档案信息系统与退役军人信息库进行有效整合，推出党史人物和退役军人数据库，通过自主编研和数据挖掘，推出“一脉相承的影响精神”展览和书籍等，在节约大量人力物力的同时，发挥了档案的应用价值。四是加强档案信息的审核解密。要按照新《档案法》和《政府信息公开条例》要求，做到依据充分、程序规范、及时稳妥，既确保档案秘密安全，又便利信息资源合理利用[2]。运用系统思维在开放审核流程中同步开展档案价值鉴定，将有利于服务党委政府、人民群众的信息挖掘出来，为编研利用奠定基础。

3.4 以安全建设夯实信息化建设基础

一是加强网络安全技术更新。要将安全审计技术置于电子文件的安全保护“前置管理”，对系统活动和环境进行检查、审查与检验，将系统中存在的漏洞、入侵行为等一一找出，并对系统的整体性能进行改善[3]。特别是要对事业单位专业涉密档案数据管理的安全性进行风险评估和功能控制。二是加强病毒防范。要提高网络安全意识主动规避安全风险，按照局域网、政务网和互联网严格物理分离，对共享利用的互联网计算机定期进行病毒的清理，保证数据信息的安全性。三是加强数字加密技术应用。数据加密技术在身份认证与数据和信息的保密传输上发挥着巨大的作用，可以有效的保证人们的隐私与传输的信息和数据的安全性[4]。目前，在事业单位信息化管理中，专用密钥、公开密钥、对称加密、非对称加密等技术的应用范围越来越广泛。在使用中要强化使用者身份的验证，防止非授权用户进行窃听、入网以及恶意软件的入侵。四是加强容灾备份工作。要综合外界不稳定因素和人为因素造成的档案信息管理隐患，制定事业单位容灾备份方案和目录，严格遵循先进性、扩充性以及开放性等原则，建设电子档案备份中心，构建具有共享式特征的容灾备份系统提供远程数据备份，即使在灾难发生后，也能够保证数据恢复的及时性[5]。

参考文献

[1]杨煜.数据安全是数字经济发展的底板工程[N].每日经济新闻，2023（03）：10.

[2]孙钦磊.加强定密管理 切实为基层减负[J].秘书工作，2021（06）：16-17.

[3]王立松.大数据背景下的网络信息安全研究[J].中国新通信，2022（08）：21-22.

[4]张伟.计算机网络安全的数据加密技术研究[J].电子商务，2018（12）：13-24.

[5]王立松.大数据背景下的网络信息安全研究[J].中国新通信，2022（08）：21-22.

作者简介：张丽丽（1979— ），大学学历，山东省临沂市蒙阴县计划生育协会馆员；研究方向：档案管理。