关于文明城市创建档案管理与利用的几点思考

摘 要：文明城市建设档案是城市精神文明建设的集中展现，反映了城市治理水平。本文从文明城市档案建设要求出发，分析文明城市创城档案管理过程中的不足，认为要在档案的收、管、用等环节上持续用力，更好地发挥档案在文明城市治理过程中的独特作用。

关键词：文明城市；档案管理；档案利用

文明城市档案资料申报工作是文明城市创建的一项基础性工作，也是重要组成部分，是参评城市工作水平的全面反映。做好文明城市档案管理，直接关系创城工作成败。要瞄准文明城市档案管理的短板弱项，加强收管用环节水平，提升创城档案科学化规范化水平。

1 文明城市創建档案的基本要求

1.1 格式要求严格

按照中央文明办要求，文明城市档案材料格式包括正式发文、说明报告、图片资料、部门评价、数据表格。正式发文可将档案整体制作成PDF格式，也可扫描正式发文的首页和尾页制作成图片格式上报。说明报告按要求写出情况说明，以WORD、WPS形式提交电子版即可。图片资料包括现场照片、样报图片、电视截屏、网络截图（含手机截图），必须且仅能统一制作成JPG或JPEG格式提交，图片标题格式为：注明信息.JPG，注明信息包括：时间、地点、主题等。部门评价是指省行业主管部门对本市相关测评指标落实情况提出的评价意见。数据表格按照测评时提供的模板进行填写，扫描制作成图片格式文件提交。要精准吃透材料形式要求，力求做到精细完整。

1.2 收集涵盖面广

档案材料的收集以测评体系为标准，需要保证档案材料的真实性、权威性和系统性，以全面反映文明城市创建的全过程。权威性方面，要按照要求对不同层级的发文、交流材料进行汇总收集，从中选择最能反映创城工作实际的材料进行申报；从真实性上来看，档案材料要符合年度要求，不造假、不摆拍，能够全面客观地反映创城活动，是全部活动的真实记录；从真实性上来看，档案材料中的数据必须基于社会发展实际，并已经上级审核或公开发布。

1.3 逻辑性要求高

档案材料要做到翔实丰富、有针对性，能够全面、准确、深刻地反映测评要求，材料的前后内容要保持一致性，保持彼此间的内在连续性，特别是文件之间在时间、文号、数据等方面表述不发生逻辑性错误。测评体系中的每个内容都是一个专题，资料以“件”为基本单位，“一件”资料一般由单份或若干份文件构成。纸质版资料建档应该根据每一条测评标准要求准备原始材料，每份材料均须编号，以纸质版档案为例，就应包括：①卷内目录、②卷内文件（纸质档案用订书钉左上角装订或用活页夹固定，在右上角用铅笔标明编号）、③档案袋（档案材料以卷为单位用纸质档案袋装袋提交，并在档案袋正面中央分上下两行标注提交档案案卷编号和提交单位名称）。

2 文明城市创建档案管理和利用中存在的问题

2.1 从档案内容上看，应景现象普遍存在

文明城市需要政府应更多地把功夫花在服务民众上，保障民生、增添公共福祉。但从近几年中央文明办通报的情况来看，有的地方为通过测评，存在隐瞒事实、PS图片、数据造假等，使得创城档案的真实性难以保障。比如，有的地方的照片档案存在文字说明与照片内容不符、摆拍现象严重、形式单一、主题不贴切等，无法反映精神文明建设的真实情况，不利于后期的查考利用。

2.2 从管理水平上看，档案治理水平较低

从大部分城市的组织架构来看，文明城市创建属于阶段性任务，未有常态化的机构承担职责，大多都是临时组织专班负责组织和推进，创城工作完成后结构解散，电子档案大多数都留存在个人手中，未能进行及时归档整理。同时，大部分责任部门缺少文明城市档案的收集和整理意识，对文明城市档案不重视。每年进行档案资料申报的时候才进行集中的整理，多是应付上级检查，未能形成长效机制。

2.3 从收集整理上看，归档范围较窄

创城档案向上级文明办申报，对于测评城市而言，上报的材料是最能直观反映本地创城工作成效的，能够做到标准化、规范化、系统化。但是对非上报材料，大部分地方不重视，许多照片档案未能列入年度的归档范围和计划。如创城牵头部门就未能进行集中地整理归档，使有许多具有史料价值的照片档案流失。

2.4 从档案开发上看，档案育人功能发挥不够

创城档案是以人民为中心发展思想的生动展示，具有很强的思想性和教育性，为开展社会主义核心价值观教育提供了丰富的档案素材。开发利用创城档案，以主题展览、图书出版、影视创作等形式展示出来，能够以强烈的感染力和说服力直击心灵，起到教育人引导人的作用。从实践来看，部分城市思想上只是完成上级部署的任务，没有把创城档案上升到精神文明建设的层次上。有的地方举办了精神文明建设成果展，但是形式单一、覆盖面不够，无法形成有力度有深度的教育实效。同时，档案开发人才缺乏，创城档案大多数是单位档案管理人员负责，从能力和水平上难以适应时代要求。

3 加强创城档案收集力度，留存好精神文明建设历程

加强档案资源建设是提升创城档案育人功能的基础。新形势下，档案育人方式、功能、载体都发生了显著变化，需要大量丰富的档案资源做后盾和基石。长期以来，创城档案碎片化、零散性问题较为突出，无法形成系统地档案数据链，难以最大化发挥创城档案育人功能。因此，做好创城档案的管理和利用必须首先加大档案收集力度。

3.1 加大创城活动档案接收

要将创城活动档案接收工作纳入创城档案资源体系建设重点，创城办或指挥部大力实施一线工作法、项目工作法，制定工作方案，创城活动完结后立即归档，确保档案资源应收尽收。一是对责任单位创城活动进行摸底，明确各单位创城活动的数量，掌握各单位应移交档案数量、门类等情况。二是对部分创城单位档案整理移交情况进行实地抽查。摸清实情，了解移交工作存在问题，共同研究解决方法和途径，对不符合标准要求的，提供整改指导服务。三是制定接收计划。在与各创城位充分协商的基础上，明确各创城单位档案移交接收时间，采取挂图“作战”的方式，将创城单位档案接收工作进行分工，责任到人。在开展档案接收过程中，采取预检工作模式，正式接收前主动到单位对拟移交档案进行预检，确保移交档案质量和接收工作效率。

3.2 培育特色档案资源

逐步延伸档案征集触角，建立特色的创城照片、音视频、报纸档案采集机制，创城办要与重点责任单位，比如教育、文化、建设、宣传、组织等部门建立常态化机制，对与创城工作相关的活动档案及时采集，建立专题活动档案。比如，有的地方打造特色爱国主义教育基地，常年举办爱国主义教育主题实践活动、研学活动、培训活动、公益活动等，从活动计划、人员组织、活动主题方面都有详细档案资料，成为精神文明建设的亮点。对于地方创城牵头部门来说，在创建过程中必然要打造特色和加分项，在此过程中将特色做法档案规范化、系统化，能够取得事半功倍效果。

3.3 加强特殊载体档案接收进馆

文明城市创建是一个系统工程，只有全员发动、全民参与、全力以赴，才能打赢这场创建硬仗。在群众性精神文明建设中，有大量的实物档案，比如条幅标语、宣传册、千人签名录等，这些能够进一步扩大创城档案门类，丰富创城档案数量，更好地记录精神文明建设的全过程。一是常态化开展特殊载体档案接收。实施特殊载体档案接收清单制度，明确特殊载体档案接收范围，推进纸质档案与特种载体档案同步移交、同步接收。二是建立特种载体档案征集机制，面向社会各行各业广泛征集记述和反映创城活动各个方面的照片、音像、实物等档案。三是与活动开展团体开展广泛合作，以收藏其中珍贵物件，重要的实物进行拍照、摄像存档，并建立专门的档案卷宗。

4 加强创城档案管理力度，提升创城档案规范化水平

4.1 加强创城档案数字化管理

4.1.1要开发高效率创城档案信息管理系统，实现档案在线移交管理。把电子档案归档与创城活动建立刚性联系，与业务系统接口，将电子档案移交嵌入创城进程之中，建立对档案移交的系统性约束。

4.1.2建立符合创城标准的数据分类系统。创城体系繁杂，涉及政治、经济、文化、生态建设各方面，使得档案门类多、管理分散、业务职能部门之间需要建立高效的共享协作方式平台，注重创城档案信息的整合，优化特色档案信息资源的布局，以整体优势实现信息资源共享[1]。

4.1.3做好特色档案资源的收集。在日常工作中，文字、图片资料在储存、传递信息上具有一定的局限性，音频视频等声像资料发挥了补充和替代作用。和图片资料相比，声像资料可以更加全面直观地展示活动内容，更好地还原创建活动现场。在数据化管理系统中，要将声像档案作为特殊模块加以设置，支持视频提取与存储、格式转换、视频压缩、视频编辑、音频提取等操作。

4.1.4建立档案信息网络的安全管理制度。为从根本上保障系统的安全，创城档案系统应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认[2]，每个单位只能编辑和上传本单位创城档案，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，确保档案资料的原始性和真实性。

4.2 打造创城档案专题数据库

档案专题数据库是以档案信息为主要数据来源的专题数据库。根据专题数据库建设理论，档案专题数据库是针对用户对档案信息的需求特点，按照一定标准和规范，对某一学科或某一专题有利用价值的档案信息进行收集、分析、存储、评价、处理，以满足用户个性化需求的档案信息资源库[3]。建立创城档案专题数据库能够有效地检索、利用档案資源，发挥档案在精神文明建设中的重要作用。一是明确建设标准，包括目录结构、数据结构、分类规范等。二是责任部门数据上报。创城责任主体要将本单位的数据按照标准要求上传，形成专题档案数据。三是数据整合。对同类数据进行有效地组织和汇总，按照档案类别自动归档，形成专题数据目录和内容。四是检索利用。相关部门可在数据库中快速检索所需信息，并可开展更加深入的专题编研。

5 加大创城档案开发力度，发挥精神文明档案育人功能

“创城”与“育人”相辅相成。“创城”的目的是实现“育人”，实现人的全面发展，而“育人”则可以进一步推动“创城”。档案是创城过程的集中再现，是这一历史进程的真实记录。做好创城档案开发利用，能够弘扬社会主义核心价值观，发挥档案独特育人价值。

5.1 坚持多维度开发利用

创城档案内涵丰富，蕴含着党委、政府践行以人民为中心发展思想的生动实践，创城档案开发可采用图书出版、展览展示、融入学校教育等多种形式开展。

5.1.1编研出版。作为传统的档案开发利用形式，图书出版在教育大众、引领社会风尚方面依然具有重要作用，能够让群众在潜移默化中净化思想。三明市出版《三明市精神文明创建典型示范项目》，展示三明市文明创建精神风貌、阶段性成果，总结先进做法，提供经验交流，进一步提高群众对创建全国文明城市工作的知晓率、支持率和满意率。

5.1.2主题展览。展览能够以档案图片的形式，展现创城工作的生动画面，反映精神文明建设的重要成果。三明市建成“风展红旗 如画三明”三明市精神文明建设展馆，并推出VR视角的精神文明建设成果网上展厅，营造了积极营造崇德向善，见贤思齐、德行天下的浓厚社会氛围。

5.1.3开办专栏。通过打造专题数据库，创城档案类型更加明晰，为开办多类型专栏提供了基础。如根据生态文明建设的活动档案，举办“绿水青山就是金山银山”主题活动展。再如“明溪在线”微信公众号开设“共建共享文明城·系列成就宣传展”专栏，持续对辖区社区进行文明创建成果风采展示。从人民群众的角度看社区变化、观百姓生活、察民生实事，用档案和图片反映出人民群众幸福指数的提升。

5.2 融入百姓生活

5.2.1打造新时代文明实践活动新模式。创城档案丰富的素材是进行社会主义核心价值观教育的重要载体，要积极选取人民群众喜爱、内涵丰富、教育效果好的档案资源融入新时代文明实践站所和图书馆、博物馆、科技馆等公共文化场所，组织开展文化阅读、志愿服务等活动，在丰富基层群众精神文化生活的同时，发挥档案教育人、引导人的作用。

5.2.2融入学校教育。学校是精神文明建设的重要阵地，深入推进创城档案进校园，有利于进一步培育和践行社会主义核心价值观[4]。创城单位可与学校联合开发校本课程，将创城档案融入学校教育和爱国主义教育全过程，让学生近距离感受精神文明建设带来的新变化。同时，创城档案作为鲜活的事例，通过举办晚会、演讲比赛、话剧等形式展示出来，使创城效果更为真实，让学生在档案氛围中受到“润物细无声”的教育。

参考文献

[1]郭健.企业档案信息化管理存在的问题及对策措施[J].科技与创新，2015（05）：20.

[2]胡声汉.企业档案信息化管理的措施[J].陕西档案，2010（10）：25.

[3]黄霄羽，裴佳勇.疫情专题数字档案馆建设策略探讨[J].档案与建设，2020（08）：20.

[4]李姝.银川：擦亮“文明校园”名片 绘就教育发展新篇章[N].银川日报，2023（07）：23.

作者简介：张宪（1973— ），大学学历，福建省三明市明溪县精神文明建设理论研究室馆员，从事文明创建档案管理工作。