数字化治理背景下档案的保护、开发、利用研究

穆亮雷 等

王璐璐  马进  郑美云

摘 要：新时代，档案已从传统管理向数字化治理转变，要主动融入并服务于数字中国战略，要积极做好档案数字化治理下的保护、开发与利用工作。本文从保护、开发和利用三个方面，提出了档案数字化治理背景下档案管理面临的现状和存在的问题，并针对存在的问题提出了相应的对策。

关键词：档案数字化；治理；保护；开发；利用

基金项目：本文系国家档案局科技项目“基于图像识别的人事档案智能审核系统研究与实现”（编号：2021-X-02）的研究成果之一。

党的二十大报告指出，要加快建设网络强国、数字中国。数字中国是数字时代推进中国式现代化重要引擎，也是构筑国家竞争优势的有力支撑。档案是国家治理和社会治理的重要组成部分，也是数字中国建设的历史见证。国家数字化转型发展理念和具体措施，直接影响着档案工作发展。目前，档案资源形态已经从传统模式向数字化、数据化转变，但由于档案数据治理滞后、失衡、缺失，档案存在“不可知、不可控、不可取、不可用”的现象[1]，影响档案保护、开发和利用的质量和效率。

1 档案数字化治理下的档案数据保护

数字化（Digitization）是指利用信息技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。档案数字化，则是利用拍摄、扫描等方式对档案进行数字化加工，并将其转化为存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件，并按照档案的内在联系，建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。档案数字化治理，是指利用多元协作方式，通过运用数字治理技术，在符合相关法规基础上，为确保档案数字信息真实、完整、安全、增值而全面实施档案数字信息全生命周期治理。随着档案资源的数据化转型、数字技术的广泛应用[2]，档案数字化治理面临着档案数据信息复杂化、信息泄露的不确定性与删除的风险性、分布式存储与数据备份的安全风险和数据传输风险等问题[3]，需要做好档案数字化治理下的档案数据信息安全保护工作。

档案数据安全是指通过采取必要措施，确保档案数据在收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等数据处理过程中处于有效保护和合法利用的状态，以及具备保障持续安全状态的能力[4]。档案数据安全是大数据时代档案数字化治理的先决条件，只有档案数据安全，才能有效推动档案数字化治理，确保治理取得预期成效。一旦档案数据出现安全风险，就会引起档案数据损失、价值实现受限及其他不确定问题[5]。

因此，要高度重视档案数字化治理下的档案数据安全，做好档案数据保护工作。一要提升档案数据安全保护意识。要做好《档案法》《保密法》《数据安全法》等法规的宣传教育，提高全社会档案数据安全保护意识。针对档案从业者、学生及普通群众，采取形式多样、有针对性的宣传活动。可通过举办档案数据安全知识专题讲座、课堂教育教学、送法进校园等形式，全方位开展档案数据安全保护知识的宣传，提高安全保护意识。二要健全档案数据安全保护制度。档案数字化治理下，将档案数据信息作为评判治理的重要依据。强调多元主体协同共治，动员社会组织与群众积极与档案部门合作，畅通合作渠道，建立信息反馈机制。要完善档案数据分类分级保护机制，根据档案数据重要程度及保密要求，将馆藏的档案数据分为一般数据、重要数据和核心数据，针对不同数据采取不同保护措施。此外，还要积极开展档案数据安全风险评估预警报告、应急处置及审查机制，做好档案数据安全风险防范。三要完善档案数据安全保护标准。目前，《国家安全法》《档案法》《保密法》《数据安全法》等是档案数据安全保护的重要法规，具体到教育、团体、企业及科研等行业领域，还需要进一步细化档案数据安全标准建设。

2 档案数字化治理下的档案数据开发

档案数据应是“具备档案属性的数据”[6]。大数据时代，档案管理部门要对优质的档案信息资源进行系统整合和开发，充分发挥档案信息资源价值和作用[7]。但一直以來，档案管理存在着“重管理、轻开发”现象，档案数据开发质量不高，如档案数据形式不规范、不完整，档案数据内容不准确、不安全，档案数据效用时效性、可用性不强等，影响了档案数字化治理质效。

2.1 强化档案数据开发质量

按照《信息技术数据质量评价指标》（GB/T36344-2018）规定的数据质量评价标准，从档案数据形式、档案数据内容和档案数据效用三个方面严把好档案数据开发质量关（见表1）。首先是档案数据开发的形式要符合规范性和完整性，重点是档案数据语义要遵循一定语法形式化语言表达，使档案数据内容、背景及结构完整。其次是档案数据开发内容要符合准确性和安全性。所谓准确性，就是要保证档案数据收集、创建原始档案数据的准确性，以及档案数据存储、传输和运行处理的准确性。安全性，就是指档案数据内容要采取必要措施，使内容处于有效保护、合法利用状态。再次是档案数据开发效用要满足时效性和可用性。时效性，就是指档案数据开发要在时段、时间点、时序上要使档案数据记录符合业务需求，档案数据元素之间呈现相应时序关系。可用性，则是要求开发的档案数据满足获取并被理解。

2.2 优化档案数据开发内容

首先是加大原创性档案数据开发。所谓原创性内容，就是要求把尚未数字化的档案资源进行数字化，并注重开发品质。如校史档案资源开发，应重点围绕学校办学历史，结合地方历史档案，将文献资料、实物档案、口述档案、影像档案进行整合、分类，利用先进的信息技术将这些宝贵的档案资源进行数字化，打造优质原创档案数据开发产品。其次是要注重档案数据持续开发。所谓持续开发，就是指围绕重点档案数据资源，根据经济社会发展、教育事业改革需要，进行档案数据二次甚至是三次开发，形成新的档案数据产品，输出优质档案数据内容，实现档案数据信息利用价值的最大化。

2.3 拓宽档案数据开发手段

档案数字化治理下的档案数据开发手段要始终围绕数字、信息、智能技术应用。首先是要完善档案信息管理系统。档案数据开发成果需要借助先进的档案数据资源平台展示，其中数据库又是整个平台建设的重要载体和内容，是档案数据开发的重要途径、物质基础。其次要推进档案数字化建设步伐。利用大数据、云计算、人工智能技术，加快推进存量档案数字化、增量档案信息化，做好档案数据开发。再次是做好档案信息资源深度挖掘。以系统中的档案数据信息为依托，运用知识图谱、数据深度挖掘等技术，在海量档案数据中进行数据分析，打造档案数据开发精品成果。

2.4 转变档案数据开发理念

找准档案数据服务党和国家工作大局、服务中心工作的切入点、着力点，围绕国家大事、重要时间节点，以及行业系统改革重大事件，深度做好档案数据开发，以档案数据信息开发呈现出波澜壮阔的改革发展历史。要牢固树立“以人民为中心”的档案数据开发理念，利用大数据、云计算等先进技术进行档案数据甄别、筛选，为用户提供精准、全面、真实的档案数据信息服务。利用大数据技术进行档案资源整合，升级档案资源编研系统及工具，使档案数据存储界面更加人性化，便于档案数据资源深层次查询、检索和挖掘。要严格落实“公众参与”档案数据开发理念。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》鼓励公众作为社会力量参与档案体制建设[10]，具体到某个行业、系统或者单位档案数据开发，就是要调动行业、系统或单位员工的积极性，积极参与到档案数据开发。为此，要打通公众参与档案数据开发通道，提供制度保障；布局档案数字工具应用，搭建信息网络平台，开设互动交流、信息反馈等功能，为公众参与档案数据开发虚拟空间。

3 档案数字化治理下的档案数据利用

3.1 建立档案数据关联关系

通过信息技术、在线数据技术建立档案信息关联关系，打破数据壁垒，为档案数据信息利用奠定基础。如，利用OCR技术将档案检索工具、档案资源不可读取JPEG格式转化为可读取的或双层PDF格式；利用B/S分布式开发技术，将档案数据高效存储。探索利用VR、AR、MR先进技术，构建馆藏档案数据信息知识图谱及可视化展示，利用算法技术将档案数据有效关联，基于档案智能问答等利用统计分析，实现档案数据精准推送。

3.2 完善档案数据内控机制

所谓内控机制，就是通过风险管控，筑牢档案数据利用安全防线。要始终坚持依法治档、依法管档，进一步完善档案数据利用行为规范。具体来说，就是推动档案数据利用标准化，从档案数据利用原则、方式、范围、权限及要求等方面不断细化。实行机构职责分工明确化，针对高校档案管理主体、利用主体等，明确不同机构及人员在档案数据利用方面的权责。做好考核规范化，要针对档案数据利用情况进行双向考核，即以档案利用效果考核档案管理部门及人员业绩，并根据考核结果给予激励，强化档案数据利用质量。

3.3 建立档案数据利用平台

要把服务群众落实到档案数据利用的每个环节，通过“一站式”档案利用平台搭建，简化利用手续和流程，提升档案数据利用获得感、幸福感。例如，赋予不同档案数据利用者的不同检索、查询利用权限，只需登录平台，即可实现在线查档申请和档案归还。为此，就是要打破档案数据利用流程壁垒，重点是要突破档案数据行业、区域利用壁垒，细化档案数据分类存储，为档案数字化治理提供渠道。还要注重用户体验。通过平台“用户反馈”等渠道，收集档案数据利用信息，并将其反馈到平台建设及档案管理部门，以用户体验为视角，不断改善档案数据利用环境，提升档案利用效果。

3.4 鼓励档案数据主体利用

一方面，要完善一元主导。档案管理部门作为档案数据利用的主导，要主动承担起档案数据利用职责，发挥其应有职能，想方设法为用户提供优质高效档案数据利用服务。另一方面，要积极完善多元主体参与，发挥档案数据应有价值。可通过馆藏档案数据信息的宣传，档案编研成果的展示等，让广大师生知晓馆藏档案数据内容，吸引其主动走进档案馆、走近档案数据信息。此外，還要勇于打破高校档案数据利用横向壁垒，协调高校档案机构之间开展档案数据信息互认共享，促进高校档案馆际之间合作。

结语

近年来，随着数字技术的应用和发展，档案资源形态已从传统纸质模式向数字化、数据化转变，档案数字化治理下还存在档案数据滞后、失衡、缺失等问题，影响档案数据可知、可控、可取、可用。为此，需要从档案保护、开发和利用等全过程、全环节做好工作，切实提升档案管理质量和效率，为高校教育事业发展提供信息支撑，助力教育事业发展。

参考文献

[1]金波，洋鹏.大数据时代档案数据治理研究[J].档案学研究，2020（4）：29-37.

[2]杨智勇，谢雨欣.数字档案馆的“数字—数智—数治”演进之路——基于《“十四五”全国档案事业发展规划》的分析[J].档案与建设，2021（8）：57-61，71.

[3]韩卓泉.云环境下档案数字化管理的风险防控研究[J].云南档案，2021（3）：58-60，63.

[4]庞帅.基于《数据安全法》的档案数据安全研究[J].档案天地，2022（4）：40-42，56.

[5]岳林恒.大数据时代下档案数据治理的困境与对策探析[J].档案天地，2023（5）：18-23.

[6]楼蔚文，赵爱国.数据治理的系统性探索——以高校档案治理体系构建为例[J].档案管理，2023（2）：97-99.

[7]谢雪燕.大数据时代档案资源开发路径与应用方式[J].兰台内外，2022（6）：9-11.

[8]张夏子钰，周林兴.大数据时代档案数据质量：评估与优化[J].北京档案，2023（5）：15-18.

[9]杨蕾.“互联网+”视域下高校学生档案信息管理系统的构建[J].资源信息与工程，2018（3）：201-204.

[10]周文泓.公众参与理念下的档案信息资源开发研究[J].档案管理，2017（4）：31-34.

第一作者简介：穆亮雷（1982— ），研究生学历，山东大学馆员，研究方向：档案管理。