档案数字化战略转型路径分析——以国网江苏省电力有限公司为个案

乔勇 余冠霖

摘  要：随着现代信息技术的发展和企业的数字化转型升级，档案数字化战略转型势在必行。通过总结国网江苏省电力有限公司（以下简称“国网江苏电力”）近年来档案数字化转型过程中取得的优秀成果，深入剖析管理上存在的不足，提出“十四五”时期档案数字化战略转型实施路径，为档案工作实现数字化、智能化、智慧化管理做出有益探索。

关键词：现代信息技术；档案数字化；数字化转型；智慧化；考核机制；安全体系

Abstract： With the development of modern information technology and the digital transformation and upgrading of enterprises， the strategic transformation of archive digitalization is imperative. By summarizing the outstanding achievements made in the process of archival digital transformation of State Grid Jiangsu Electric Power Co.， Ltd. （hereinafter referred to as "State Grid Jiangsu Electric Power"） in recent years， we deeply analyze the shortcomings in management， propose the implementation path of archival digital transformation strategy during the "14th Five-Year Plan" period， and make a beneficial exploration for realizing digital， intelligent， and smart management of archival work.

Keywords： Modern information technology; Archive digitalization; Digital transformation; Intelligence; Assessment mechanism; Security system

數字化概念最早在美国20世纪90年代被提出，2015年我国签署的《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，将数字化转型作为七个重点任务之一。在这背景下，国有企业为满足国家经济发展需求、推进企业高速发展，纷纷进行数字化转型实践探索，档案工作也不例外。关于档案数字化转型，蔡盈芳在《企业档案工作数字化转型》一文中提出：“企业档案工作数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及依此提升档案管理水平和效益的过程。”^[1]但纵观企业现有档案数字化转型工作，大多停留在开展纸质档案数字化扫描、建设档案管理信息系统等方面，档案数字转型远不能满足“十四五”时期发展要求。因此，本文对国网江苏电力现有数字化转型成果进行分析，提出“十四五”时期档案数字化转型的实施路径，以期为其他企业开展档案数字化转型提供参考。

1 档案数字化战略转型实施的必要性

1.1 数字转型已成为助力档案事业高质量发展的重要引擎。 “2020年度新修订的《中华人民共和国档案法》中针对企事业单位档案管理数字化、数据化提出了更为明确的要求，档案的信息化建设也成为企业数字化转型的关键。”2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，“将‘档案信息化建设再上新台阶’和‘档案工作基本实现数字转型’写入发展目标”。在各项具体的任务之中也有明确体现，由此可见，数字化战略转型已成为助力我国档案事业高质量发展的重要引擎。

1.2 数字转型已成为推动档案工作高标准管理的主要途径。在全国档案局长馆长会议上，原国家档案局局长李明华强调，“当前属于‘大数据’时代，我国要加速档案工作转型升级”，档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。在这种趋势下，档案如何高效收集整理、安全地保管和便捷地利用，成为档案相关管理部门研究和探索的热点。以数字化转型为契机，促进档案工作的标准化、规范化和档案服务的精准化、主动化，已成为推动档案高标准管理的主要途径。

2 国网江苏电力档案数字化战略转型已有成果

在国家政策的推动和科学技术进步的背景下，目前企业的各项管理工作纷纷开展数字化战略转型，在管理理念、管理方式发生改变之外，利用信息系统开展业务支撑已成为数字化转型的重要体现，企业的数字化转型也带动了档案工作模式的变革。

国网江苏电力早在2005年，开展“数字档案馆建设与应用”项目研究，“建成当时全国第一家企业数字档案馆，成果获评‘国家档案局优秀科技项目一等奖’”。“十二五”时期就已经开始积极推进档案数字化转型研究与探索工作，在国家电网有限公司的大力支持下，将档案管理系统与协同办公系统进行集成，实现了文档一体化管理。“十三五”期间，国网江苏电力档案工作数字转型步伐加快，高质量完成66万余条网站网页资源归档试点任务，建成国网系统首家省级电网企业档案信息资源共享中心，实现档案资源省域互联。作为首批“智慧档案”试点单位，建成了以省公司本部库房为中心库房、以市公司和直属单位库房为分布式云存储库房的“1+N”智能库房云体系。研发世界首台档案库房运维机器人，开展库房“无人化”值守探索。进入“十四五”期间，国网江苏电力积极围绕上级档案工作部署，以高质量发展为主题，以档案共建共享为主线，以数字化改革为牵引，全面推进档案治理、资源、利用、安全体系建设，制定了以“搭建一个平台，打造两支队伍，建设三级中心，完善四个体系”为核心的档案工作智慧转型升级路径。

3 国网江苏电力数字化战略转型面临的问题分析

数字化时代，变革档案管理模式是实现档案数字化转型的关键，只有根据企业特点，形成更加完善的档案管理体系，才能推动档案管理工作从量变走向质变。国网江苏电力虽然较早地开展了档案数字化转型探索工作，也取得相应成效，但从转型工作开展的广度、程度和深度来看，还存在一定提升空间，具体如下。

一是档案队伍专业水平有待提高。在思想观念方面，传统档案管理模式的长期固化，使档案管理人员无法在短时间内转变思想，对于档案的数字化转型意识淡薄，重视程度不够。在人员结构方面，“十四五”期间专职档案员退休占比37.4%，副高以上职称专家人才退休占比达到60%，档案人员的交替变更，势必会对档案工作高质量开展产生影响。在业务培训方面，主要是按年度开展档案集中培训，培训方式较为单一，师资力量不足，难以满足数字化转型的需要。

二是档案业务管理模式有待转变。在收集工作上，目前檔案管理系统尚未与物资、财务、融媒体等业务系统进行贯通，大部分归档文件需要手工收集。在整理工作上，档案分类鉴定、编目、组卷等工作需要档案工作人员投入大量的精力和时间，同时还存在失误的情况，难以保障档案工作的质量。在保管工作上，库房环境管理、设备设施、档案载体、资源内容多方面关联有待进一步加强。在利用和展示工作上，主要以借阅和举办展览为主，编研产品深度不够，难以有效发挥档案资源的价值。

三是信息化技术支撑有待加强。在技术研究上，档案工作缺乏对信息技术的研究和引进，对信息技术效用的重视程度不够，影响了档案管理的软硬件设备以及数据信息的更新速度，难以有效推进档案数字化进程。在系统功能支撑上，现有档案管理系统还是以适用纸质档案管理为主，对于电子文件的归档管理还有待完善。

四是档案库房资源配置有待提升。在库房管理上，整体布局上具有“小、零、散”的特征（全省现有库房471个，总面积3.4万平方米，其中169间库房面积不足100平方米），档案基础设施建设管理缺少顶层设计，在同一区域存在库房小、数量多的特征，造成建设资金、人力成本、办公面积等多方面的浪费。在信息安全上，存在库房陈旧、渗水等严重安全隐患，实体档案风险防控能力有待提升。

4 国网江苏电力档案数字化战略转型的实现路径

4.1 优化完善档案人才管理战略。人是生产力中最具决定性的力量，具备一支高素质、能力强的档案队伍，直接影响着档案数字化转型工作的成败。打造矩阵式队伍结构。国网江苏电力压实档案工作责任，健全党委领导、办公室负责、业务部门协同、全员参与的档案工作体系。将档案管理职责纳入新兴产业、供电服务公司综合管理部门职责，纳入岗位责任制，建立健全档案专兼职工作网络，确保档案专业管理职责落实到位。多措并举应对数字化转型。围绕“选、培、育、用”等关键环节，系统谋划档案人才的培育目标、发展路径和重大举措，建设与现代档案数字化转型相匹配的高素质人才队伍。高效配置内部专业人才资源，做好档案专业人员“新老交替”工作。建立常态化培训与考核机制。建立常态化培训和考核机制，是档案数字化战略转型尤为重要的内容。国网江苏电力构建“人人都是档案员”宣教机制，推动档案教育纳入新员工入职教育、干部职工培训内容。完善“应培尽培”管理机制，针对管理类、技能类、外包类等人员实施“分层分级”培训，推行培训积分制、网上继续教育学时制，提升培训精准度和有效性。

4.2 构建档案智慧管理方案

构建全方位、多角度涵盖档案“收、管、存、用、展”全过程的档案智慧管理方案，才能有效保障国网江苏电力档案数字化转型工作取得突破性进展。

在收集方面，为确保档案收集的效率与质量，针对业务系统、员工电脑和外网系统中的文件资料，通过梳理档案归档范围、捕获规则、借助智能化手段前置档案收集工作要求等，构建了“智慧感知收集、终端智能抓取、外网定时移交”的档案智慧收集方案。在整理方面，为提高档案整编效率和准确性，对需归档的档案元数据信息、归档范围与分类规则等各类信息进行梳理分析，借助技术手段简化档案整理流程，构建了集“档案智能分类鉴定、档案元数据自动填充、档案智能编目组卷”为一体的档案智慧整理方案。在保管方面，依托智能密集架、温湿度监测调节设备、视频监控、红外门禁等硬件设备，结合物联网等技术，构建以“档案数据为驱动、智能硬件为核心、一体化管控系统为支撑”的一体化智慧管控方案。在利用方面，为提高档案利用服务水平，创新档案利用途径，借助自然语言处理、语音识别、图像识别等技术，建立涵盖档案元数据、电子原文等内容数据的搜索数据中心和共享模型规则，构建了“智慧识别检索、主动推荐服务、泛在共享利用”等多种利用途径的档案智慧利用方案。在展示方面，为了更好发挥档案的价值，扩大档案的社会影响力，立足于历史珍贵档案、实物档案3D数字化成果等，借助融媒体档案展示中心、网上虚拟展厅等，构建“实体可视化、内容可交互、沉浸式观展”的档案智慧展示方案，为用户提供主动、精准、专业、优质的档案利用服务。

4.3 搭建统一管理服务平台。档案工作应全面融入公司数字化转型发展大局，以推进档案工作数字化转型升级为契机，加快数字档案系统流程重构、技术融合和业务融合，通过打造“一个管理云、五个业务云”“建成‘上下贯通、横向集成、高效共享、服务精准’的新一代档案智慧管理平台”。国网江苏电力按照统一管控、高效管理和便捷共享利用的建设目标，统一规划和建设智慧档案综合管理系统。

在技术应用方面，探索云计算、云存储等技术在档案资源管理上的运用，为视频影像、三维设计资料、内网邮箱等资料归档提供解决方案。探索区块链、数字签名技术等技术，为解决电子数据的可信任、电子证据的合法性提供支撑，加快推进档案数字化战略转型。探索人工智能、大数据等技术在档案收集和编研工作上的运用，创新开展电子文件自动归档、智能著录、智能编研等技术攻关研究。在功能建设方面，建设文件集成云中心，重点打通与主要业务系统数据接口，实现公文、媒资、网页电子文件单套制归档，有序推动合同、会计、物资等条件成熟的业务系统电子文件单套制归档；打造档案整理云中心，依托自动捕获、智能鉴定、智能著录等技术，实现电子档案智能整理、一键归档；建设库房管控云中心，优化整合现有的智慧馆库系统，实现全省档案智能库房集中监控管理；建设档案利用云中心，创建面向用户的系统界面，全面升级检索功能，提升员工用档体验。加大档案共享力度，自动整合核心资源，提升档案人员编研广度和深度。建设窗口展示云中心，打造企业档案网上展厅，宣传企业发展成就和企业文化。

4.4 加强档案安全体系建设。在信息技术飞速发展的今天，筑牢档案安全基础建设，是档案数字化转型工作稳步、健康、可持续发展的基础。以“标准化建设、项目化管理、高效化处置”为手段，推动档案设施设备智能改造升级，才能为现代档案新格局提供坚实硬件支撑。

首先，制定统一的标准库房、智能库房建设标准、库房内硬件设备配置标准等，明确档案监控场所、办公场所、整理间、阅览室配置标准及设施设备基本参数。同时，对档案智能库房建设情况、各参建主体进行整体评价，强化项目监督考核。常态化开展档案库房综合评价，制定库房综合评价指标，评价结果纳入各单位档案工作绩效考核，推动各单位做好库房的规划统筹和升级改造，促进档案基础设施建设形成良性循环。其次，深入研析区域内档案运输、存储、利用的状况和各地区位置、交通等优势，结合用地及建设要求，优化库点布局，合理确定新建项目规模，避免盲目扩张和低水平重复建设。开展项目可行性研究評审，有序分批实施档案库房裁撤、新建、改建工程，有序整合现有库房资源，彻底消除问题库房和带病设施，实现档案库房“瘦身健体”。最后，加强档案防治结合，对档案及相关设施、设备进行日常安全检查，并根据《档案工作突发事件应急管理办法》等规范要求，结合实际情况，有针对性地制定档案库房安全管理应急预案，提高突发事件下档案部门应急处置能力，确保档案信息安全。

参考文献：

[1]蔡盈芳.企业档案工作数字化转型：概念、背景、内容与路径[C]//中国档案学会，中国文献影像技术协会.2019年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集.[出版者不详]，2019：47-52.DOI：10.26914/c.cnkihy.2019.016959.

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[8]马生坤，乔勇，余冠霖等.电网企业智慧档案管理平台建设构想[J].中国档案，2022（05）：58-59.

（作者单位：国网江苏省电力有限公司 乔勇，高级经济师；余冠霖，工程师 来稿日期：2023-08-17）