高等医学院校教务管理信息化工作的实践和思考--以首都医科大学为例

王岩，朱淼*，武艳，郭蕊，马凌

（1.首都医科大学教务处，北京 100069；2.北京农学院，北京 102206）

目前信息技术已经渗透到我们生活的方方面面，新技术也在不断融入高校的教务管理工作中。《中国教育现代化2035》明确提出建设智能化校园，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台等加快信息化时代教育变革的目标。高校教务管理工作包括教学计划运行、教学质量监控、学籍管理等[1]，充分运用信息技术推动教育教学管理模式改革，建立高效的现代化教务管理体系，实现精准化管理和科学化决策，成为体现教务管理信息化程度的重要指标，教务管理信息化又不断促进高等教育变革创新[2]。国家顶层设计和师生使用方需求分别从不同维度对高校教育管理信息化指出了明确的建设目标，提出了具体的应用要求，高校信息化教务管理体系的建设和探索势在必行。与综合性高校相比，高等医学院校的培养模式极具特色，医学院校一般采用“两段式”对学生进行培养，此种培养方式将学生的整个培养过程划分为基础阶段和临床阶段两部分。基础阶段和临床阶段的交接工作通常称之为“下临床”。此项工作在教学计划、学籍管理、成绩管理等环节存在着学院间交叉管理的问题，在以线下管理为主的教务管理模式下，所有交叉环节工作均由管理人员来负责协调，保障日常教学工作顺利开展。但是线下管理模式对管理人员的责任心和工作能力有着极高的要求，稍有疏忽极易造成教学事故，而师生对提升教务管理信息化水平的需求也越来越迫切，传统模式下的教务管理效率及质量已不能满足师生对教务管理工作信息化的需求。引入先进的信息技术，提高教务管理工作水平和效率被提上日程。“下临床”工作主要包括三部分：计划下临床、班级下临床和学生下临床，这三部分工作几乎涵盖所有教务管理工作。本文分别从学籍管理、学期执行计划管理、课程管理、人员信息管理和成绩管理5 个方面对医学院校教务管理工作的特点进行分析并提出教务管理信息化工作对策。

1 教务管理工作的特点

1.1 学籍管理

学籍异动比较常见的为“留级”和“转专业”两项业务，通常转专业和留级都要求学生进入新的班级完成后续学业，但是医学院校面临一个问题，即长学制临床医学专业（以下简称“长学制”）学生转入五年制临床医学专业（以下简称“五年制”）学习，因为五年制和长学制专业培养方案不同，转为五年制后只能在原班完成本科阶段的学业，从而造成相同班级内存在不同专业学生的特殊情况。

1.2 学期执行计划管理

教学计划是人才培养方案的重要组成部分，学期执行计划是落实人才培养工作的依据，完成该工作质量的优劣直接关系到专业培养水平的高低。此项工作采取院校两级审核的方式以确保学期执行计划工作万无一失，因为在安排“下临床”工作时，需要根据临床医学院可承担学生培养能力（如宿舍、教学场地等），将同一专业学生分配到不同学院完成临床阶段的学习，这样就对医学教育的同质化提出了更高的要求。从教务管理工作的角度来落实临床阶段人才培养质量的一致性，关键在于引导和监督各学院严格按照教务管理要求开展学期执行计划工作，即所有学院均需查看并审核对应的课程信息，如课程名称、学时、学分、开课院系、专业等。

1.3 课程管理

医学生培养还呈现跨学期课程多、相同课程开课学院多的特点。其一，有些课程根据培养要求无法在单个学期内完成教学任务，需安排在多个学期完成教学和考核任务，此类课程在教务管理过程中按照一门课程来管理，在结课学期录入学生成绩，分学期完成教学日历录入、“三轨”评教和教材填报等工作，这种特点使跨学期课程与单学期课程在管理方式上有所区别。其二，相同专业学生到不同的临床医学院完成临床阶段的学习时，各临床医学院要在相同的教学大纲要求下完成相同的授课内容以及课程考核工作。

1.4 人员信息管理

医学院校存在临床教师数量多、归属学院多、管理部门多的特点。以我校为例，拥有22 家临床医学院、12 家教学医院，大量临床教师参与本、专科人才培养工作，经统计临床教师人数占学校授课教师总数的90%。临床教师的信息分散于各临床医院，使用各自独立的信息系统进行管理，适应不同的应用场景。不同学院对人员信息在数据编制定义等方面存在差异，学校层面缺乏统一的数据编制标准，形成教师信息管理中临床教师多且分布广泛，信息收集和校验难度大的现状，存在如下几方面问题：（1）缺少统一的管理规范；（2）信息管理责任不明确；（3）历史数据质量不佳；（4）多学院交叉管理。

1.5 成绩管理

在课程成绩存档工作中，存档成绩单中需要体现行政班信息，而学生在“下临床”前后行政班级并不一致。基础阶段教师在存档“下临床”学生课程成绩单的过程中，极易出现行政班级信息错误的情况，如果课程成绩中存在补考成绩的更是如此。

2 教务管理信息化工作的对策

2.1 信息化学籍管理

在教务管理过程中，通常把休、转、复、退等工作称之为学籍异动[3]。此项工作一般分为两种情况：（1）当学生成绩不能满足培养要求，教务管理部门要求学生进行学籍异动；（2）学生根据自身兴趣和未来发展规划提出学籍异动申请，需要教务管理部门依照学籍管理规定对满足要求的学生进行学籍异动。在学籍管理过程中极少会出现一个行政班中存在多个专业的情况，而医学院校长学制专业的个别学生因成绩原因无法满足培养要求，需要转入五年制专业学习，这种业务在教务管理工作中可以理解为转专业业务，但这类学籍异动又存在其特殊性，因为培养方案不同，长学制专业学生调整专业后需要在原班级完成本科阶段的培养。在教务管理系统中专业、班级、学生三类信息是耦合关系，为适应此种应用场景，需要从3 个方面满足业务需求，其一打破三类信息的耦合关系，其二学生信息需要分学期标记状态，确保可以查询到学生整个培养阶段的学籍变化，其三在系统中允许改变专业后不改变行政班级。

2.2 信息化学期执行计划管理

医学院校在专业培养过程中，存在比较特殊的“下临床”环节，也就造成计划管理、课程成绩管理、学籍管理等工作环节均存在交叉管理的问题。受医院接收学生数、师资力量等客观条件的限制，我校部分专业在临床阶段只能实行同一专业由多家医学院分别培养的模式，而且只有在“下临床”时才能确定学生所去的临床医学院。为在教务管理系统中明确教学计划和计划管理学院的责任，教务管理系统在建设过程中应选择计划与学院一一对应的管理原则。为满足多个学院分别独立完成同一专业培养工作的需求，在淡化同一专业属性的前提下，将此类情况的业务逻辑理解为多个学院按照相同计划内容开展培养工作，在教务管理系统中根据学院数复制相应的教学计划，落实多学院学期执行计划的管理工作。简单地说，也就是系统根据学生管理学院数来决定同一专业教学计划数。比如我校临床医学专业，临床阶段分别由5 家临床医学院负责学期执行计划的管理工作，对应阶段的教学计划数为5 份。培养方案中对于临床阶段的承接临床医学院并没有在学生入学阶段就有明确的目标，学生所到医院有很大的不确定性，这样就对教学计划中开课院系的维护工作带来了不小的问题，如果是分学期维护的方式，无法体现教学计划的完整性；如果使用专业管理院系代管的方式，会给学生传递临床阶段学院的误导信息。最终决定在教务管理系统中设立“实习单位”这个虚拟的组织，泛指所有的临床医学院，来标记未“下临床”学生的临床阶段课程开课院系，在学期执行计划工作中，由学院修改开课学院信息。

2.3 信息化课程管理

课程管理主要面对两个问题，一是跨学期课程管理，二是相同专业相同课程多个学院的开设问题。跨学期课程指在单学期无法完成培养要求的课程，因为是多个学期完成教学工作，考核工作一般安排在结课学期，教务管理系统需要在如下3 个方面做出调整：（1）根据教学计划中课程开课学期生成开课任务，改变将多学期课程拆分为单学期课程的管理方式。（2）跨学期课程每个学期都可以开展填写教学日志的相关工作，如授课信息的录入、分轮分组、学生评教、教材信息填报等。（3）指定成绩录入学期，非指定学期无法录入成绩，杜绝教师因为错误操作将非最终成绩录入教务管理系统。

2.4 信息化人员信息管理

2018 年我校启动教务管理信息化建设工作，面临的最大困难是人员信息不准确，特别是临床教师信息存在大量重复、错误和不完整的数据，一位教师有多个教师编号的情况非常普遍，给教学安排、教学评价、统计分析等工作带来了巨大困难。为确保信息化工作达到预期目标，项目组通过确定字段、建立数据标准、清洗数据、建立数据管理机制4 个步骤对人员信息开展了数据治理工作，为后续工作开展奠定了坚实的基础。

2.4.1 根据业务需求确定必须字段教务管理系统中存储着大量的教师信息，项目组根据信息收集最小必要原则对教师信息字段需求进行了深入的调研工作[4]，最终确定如下字段为必要字段：人员编号、姓名、性别、民族、出生日期、部门、系科室、政治面貌、教学职称、专业技术职称、学历、学位、银行卡号、入职日期。从教务管理角度出发确认如下字段为关键字段：证件类型、证件号码、职工类别、岗位状况、电话号码、职称。

2.4.2 完善数据规范标准为保证数据的准确性和格式的一致性，项目组对所有关键字段性质进行了分析和梳理，日期类型和姓名类型字段以外的部分全都通过字典表的方式进行管理，在系统界面除姓名字段之外，其他字段只能通过选择的方式进行操作。在建设字典表的过程中尽量使用国家标准，如遇到国家标准不能满足工作要求的情况，则在国标、部标和校标的基础上设立适合工作需要的字典表[5]。例如，民族信息和职称信息字段国标就无法满足工作需要，民族信息在国标之外根据工作需要增设5 种类别，满足标记中国学生、留学生和外籍教师的需求；医学院校中大部分临床教师具备专业技术系列和教学系列双职称，因此要根据职称信息国标和职称分类的校标，将职称分为“专业技术职称”和“教学职称”两类（见表1），以满足教务管理工作的需要。

表1 职称类别Table 1 Categories of professional titles

2.4.3 数据清洗在完成确定所需字段和完善数据规范标准的基础上，需要对现有数据中错误的数据、不规范的数据、不完整的数据和疑似重复的数据进行整理、规范、订正和校验。在数据清洗过程中，绝大多数是不规范数据，此类数据绝大部分可以使用“映射表”进行转换。如部门字段中各种简称转换为标准的学院名称，第一步建立部门信息对照表（见表2），源列是部门所有简称的合集，目标列是标准部门名称。

表2 部门名称对照Table 2 Comparison of department name

为实现教师编号唯一性的目标，项目组将教师的身份证号码作为身份标记的核心依据，首先引入全国公民身份信息系统实现教师姓名+证件号码的校验功能，确保整理后身份信息的准确性。同时还开展了如下工作：（1）根据国家身份证升位公式，将15 位身份证号码转换为18 位。（2）公民身份信息系统校验结果正确的账号，锁定身份证号码和姓名信息，并在系统页面中进行相应标记。（3） 对校验结果错误的账号做停用处理。（4）通知相关单位管理人员更正信息。受管理模式、系统架构、技术水平的限制，在历史数据中存在一定数量的一人多号的情况，而此类人员账户中均关联有教学业绩信息，如教学工作量、评教记录、课程成绩记录、审核记录等，因此不能将重复账号直接做删除处理，而需要进行账号合并，同时将关联的教学业绩信息整合到保留账号中。在完成身份证号码校验的基础上，课题组开展了合并账号工作，经梳理会遇到如下情况：（1）证件号码相同，教师编号不同，保留教师常用账号。（2）证件号码相同，姓名和教师编号不同，保留校验通过的账号。（3）非中国籍以及其他原因没有身份证号码的账号，由管理员人工校验，并设定账号是否启用。（4）由于姓名中存在生僻字造成校验结果错误的，由管理员人工校验，对信息正确的账号做启用处理。

2.4.4 建立数据管理机制数据清洗工作的对象是历史数据，将现有数据按照最新的管理规则进行整理、补充和校验，为下一步数据流转打下基础，建立有效的数据管理机制是确保后续产生的数据符合最新的数据管理规则，应重点开展各类教育数据的收集、联通、汇聚、存储、挖掘和保护等工作[6]，避免陷入“清洗-混乱-清洗”的死循环。在教务管理体系中，师生、业务部门扮演着数据生产者、使用者和受益者的角色，明确“谁产生谁负责”的数据管理原则，确保数据可追溯、可维护，以及流转数据的准确性和权威性。项目组在对历史数据分析整理的基础上，将业务数据来源分为两类，一类是师生录入数据，如家庭地址、家庭成员、联系方式等；另一类是部门业务数据，如成绩信息、课程信息、审核记录信息、师生核心数据等。对上述两类数据采取“谁产生谁负责”的管理原则，师生录入类的数据由教师填写后生效，部门业务类数据需要学院审核后方可生效，如发现数据错误，由数据产生部门负责订正，审核后信息生效。这样就形成数据质量的闭环管理机制，降低数据错误的可能性，并建立数据自我修正的反馈机制[7-8]。

2.5 信息化成绩管理

课程成绩管理中有一项课程成绩单存档工作，考试成绩复核后，授课教师在教务管理系统中录入成绩并提交，课程成绩被审核通过后，授课教师按照行政班打印课程成绩单。课程成绩单存档工作流程见图1。

图1 课程成绩单存档工作流程Figure 1 Work flow of course transcript archiving

医学院校在学生“下临床”工作中，因为临床医学院师资和教学场地等客观因素限制，无法按照入学时行政班接收学生，需要按照临床医学院接收学生数重新编制班级，会产生“下临床”工作前后学生行政班级信息不一致的现象，教师在存档有补考成绩的课程成绩单时，需要反复确认学生班级信息是否正确，十分耗费教师的精力。教务管理系统通过功能调整，可使教师打印成绩单自动显示正确的行政班信息。在学籍管理部分，为了确保各学期学籍状态可回溯，将学生学籍信息分学期进行管理，只需要将开课学期对应的学生行政班信息关联，即可在课程成绩单中显示正确的班级信息。

3 结语

从教务管理的角度审视医学生培养过程，“下临床”环节将培养过程分成两个相对独立又密切关联的阶段，因为这两个阶段的存在，给教务管理工作在计划、成绩、学籍等方面增加了管理难度，这些困难也形成医学院校教务管理的特色。建设适应高等医学院校教务管理工作信息化系统的核心是满足教务管理工作的真实需求，构建信息化条件下的教务管理体系，实现教学数据共建共享共联，有效提升教务管理水平，推动教务管理工作规范化发展。高等医学院校和综合性大学的教务管理体系存在较大差异，决定了高等医学院校的教务管理系统无法直接采用综合性大学的教务管理系统，需要采用“购置产品+功能定制”的模式建设符合学校个性化业务需求的教务管理系统。