新时代高校后勤档案管理工作探析

李丹丹

(扬州工业职业技术学院，江苏 扬州 225127)

0 引言

高校后勤部门承担着学校全体师生的饮食安全保障、物业服务保障、校园环境清洁保障、医疗卫生保障、水电保障等基础职能，它对学校教育事业的发展起到至关重要的保障和促进作用[1－2]。后勤档案是高校后勤部门的重要组成部分之一，直接来源于后勤管理、服务、经营等活动，涉及内容广泛，记载信息丰富，不仅是后勤工作的重要信息资源，也是档案建设发展的基础。在新时代，随着信息技术的迅速发展和社会环境的变化，高校后勤档案管理工作面临着新的挑战和机遇，同时也存在发展不均衡的问题。比如，有的学校是“校机关多实体”，有的学校是“甲乙方”，有的学校是“大后勤”等，这就增加了后勤档案管理的难度和广度，因此，结合高校后勤实际，有针对性地加强高校后勤档案管理研究显得尤为必要，高校应持续改进档案管理工作，加强技术支持和人员培训，以不断提升其效能，建设高效、安全、合规的后勤档案管理体系，为高校的发展提供有力的支持和保障。

1 高校后勤档案的含义及意义

1.1 高校后勤档案的含义

高校后勤档案是指在高等学校后勤管理过程中所产生和积累的各类档案资料和信息。它包括了高校后勤管理的各个方面，高校后勤档案的主要目的是记录和维护高校后勤管理的全过程，确保后勤工作的有序进行。它可以包括以下内容:行政管理档案、采购档案、资产管理档案、设备维修保养档案、安全管理档案、食堂管理档案、住宿管理档案等。这些档案资料记录了高校后勤管理的各项活动和运行情况，包括文件、合同、报告、会议纪要、统计数据、调研报告、考勤记录、设备清单、维修记录等各类文书和记录。

高校后勤档案具有重要的管理和信息价值。它们为高校后勤管理提供了依据和参考，可以用于监督和评估后勤管理工作的执行情况，保证管理的规范性和合法性。同时，高校后勤档案中蕴含着大量的信息和数据，可以为高校后勤管理的决策制定、资源配置、预测分析等提供支持和参考，帮助提高管理的效率和质量。

1.2 高校后勤档案的重要意义

1.2.1 契合高校治理能力现代化需要

高校治理能力现代化是高校全面的治理现代化，必然包含着后勤治理能力现代化。高校后勤治理现代化体现在后勤部门的管理、保障、服务过程中，后勤档案扮演着重要的角色，是实现现代化后勤科学管理的重要前提。后勤档案工作不能仅仅停留在档案的收集和整理，而要顺应时代发展而进步，积极地开发和利用好后勤档案资源，不断总结历史的经验和教训，能够为管理者提供正确决策、科学管理的依据，逐步提升高校后勤工作的质量和效能，进而推动后勤管理水平的不断提升，促进高校治理能力整体提升。因此，加强高校后勤档案工作有助于提升高校治理能力现代化。

1.2.2 开展后勤文化建设需要

高校应重视后勤工作的重要性，注重后勤文化的传承和创新。后勤文化体现了学校形象和治学理念，同时也是师生服务的重要组成部分。近年来，高校对后勤文化建设越来越重视，因为良好的后勤文化可以保证后勤工作的健康发展和可持续性。在高校后勤建设发展过程中，我们可以看到许多师生员工的积极上进和为学校建设贡献力量的事迹档案材料，这些档案材料，既是高校后勤文化的真实写照，也是开展后勤文化建设的重要参考，更是高校后勤团队理念、服务理念和价值理念的生动体现，能够更好地为高等教育发展提供有力支持。

1.2.3 符合校史校情学习需要

后勤档案往往记录着学校后勤部门的管理、服务和保障工作经验和总结，承载了高校艰苦建校的成就和发展历程，这些档案不仅是学校筚路蓝缕办教育的真实写照，也是学校自身发展的缩影。通过有效收集和整理后勤档案，并充分利用这些档案资料，可以展开校史校情教育，让学校的师生深入了解学校的历史发展和奋斗精神。这种教育方式能够提高师生的思想觉悟，激发他们对学校的归属感和自豪感，进一步弘扬勤俭节约、艰苦奋斗的传统精神。同时，通过后勤档案的利用，可以让后勤职工更加深入地认识到自己在学校发展中的重要作用，并激发他们对党、国家、学校和后勤工作的热爱与责任感。这种认知有助于建立积极向上的工作态度和价值观，为高质量的后勤服务保障工作提供坚实的思想基础。因此，后勤档案的收集、整理和利用对学校的校史校情学习至关重要。它不仅能够激发师生的爱校情感和认同感，也能够激励后勤职工的工作热情和奉献精神，为学校的发展和后勤服务工作的提升做出积极贡献。

1.2.4 符合后勤自身发展需要

后勤档案对后勤自身发展具有重要意义。一方面，后勤档案是后勤工作顺利进行的重要依据。高校后勤工作涉及范围广泛，涵盖人员管理、设备设施使用和维修等方面，而这些工作通常需要相互协调和衔接。后勤档案记录了这些工作的过程、决策和结果，为后续工作提供参考和依据，确保后勤工作的连贯性、完整性和高效性。另一方面，后勤档案对后勤管理效益的实现也至关重要。后勤档案中储存着大量关于管理和服务方面的信息，如人员配置、资源利用、经费开支等。通过充分挖掘和利用这些档案信息，能够为学校领导的决策提供全面翔实的数据和科学可靠的依据，从而支持他们做出明智的决策。准确的数据和信息分析有助于改善后勤工作、优化资源配置，进而提高管理效益和经济效益。因此，高校后勤部门应当重视后勤档案的建设与利用。建立完善的档案管理制度，加强信息的收集、整理和存储，利用现代技术手段进行档案的检索和利用，能够实现后勤档案的高效管理和充分利用。这将有助于提高后勤工作的效率、质量和经济效益，推动后勤部门实现持续发展和不断提升。

2 高校后勤档案管理中存在的主要问题

2.1 后勤档案管理重视不够，档案收集不全面、不及时

在高校中，人才培养和教科研工作通常是重点关注的领域，因此学校往往更注重人事档案和教科研档案的建设，而对后勤档案管理却常常忽视。长期以来，对后勤的工作评价主要集中在显性方面，比如校园环境卫生、饮食服务保障、员工服务态度、住宿条件等方面，而对后勤档案管理的隐性内容关注较少。此外，后勤工作本身就具有事务繁杂的特点，往往在注重实事办理的过程中容易忽略了档案管理的重要性。然而，由于对档案管理重视不够，后续工作中可能出现档案缺失和查找困难的情况，这将影响后勤工作的正常开展，并大大降低工作效率。近年来，随着高校后勤机构改革、人员调整和编制不足等问题的出现，缺少专人负责后勤档案工作，通常只是安排人员兼职管理档案，仅仅整理学校要求上交的档案材料，从而导致后勤档案管理工作流于形式，影响了后勤档案工作的高质量开展，而且，档案材料收集也不及时[3]。

2.2 后勤档案管理制度不健全

通过调查发现，部分高校在后勤档案管理方面存在制度不健全的情况。这些高校缺乏对档案管理的完整性和连续性进行规范的制度约束，缺乏相关的检查标准和考核制度，甚至有些高校根本没有建立起后勤档案管理的制度和机制。高校后勤部门主要负责学校日常运行的保障工作，通常认为只要能够顺利完成服务保障工作就没有问题。因此，高校后勤管理往往强调实际操作和实践，但在制度建设方面相对欠缺。尽管有工作人员负责保管相关文件和资料，但往往是各个部门和科室分散保存各自的档案资料，缺乏集中管理，导致后勤档案管理难以形成规模，处于零散和无序的状态。这种情况使得档案查找困难甚至出现档案缺失的问题。

2.3 后勤档案管理的信息化水平不足

在当今信息化时代，计算机设备和网络技术广泛应用于各行各业，信息化和数字化技术在档案管理方面发挥着重要作用。然而，高校后勤档案管理工作在信息化建设方面存在问题，主要表现为后勤部门和工作人员未充分重视信息化手段的运用，缺乏档案管理的信息化配套设备。仍依赖传统的手工操作方式，如用档案盒进行分装和粘贴标签。这种传统的管理方式可能导致后勤档案的归档延迟、标签混乱、借阅遗失、资料不完整等问题，效率低下，容易引发工作失误，不利于高质量完成后勤档案工作。通过数字化档案存储和管理，可以实现档案资料的快速检索和共享，减少人工操作的错误和漏洞，提升后勤档案管理的可靠性。此外，还应加强相关人员的信息化技能培训，加强他们对信息化工具的熟练应用，促进后勤档案管理向数字化、智能化方向发展，以适应现代高校后勤管理的需求。

2.4 后勤档案管理人员专业化水平不足

尽管高校通常设有专门的档案室来管理档案，但实际工作中存在专业工作人员缺乏的问题。后勤管理部门的档案工作人员大多是兼职从事档案管理工作，缺乏系统的档案管理培训，导致对档案业务流程的熟悉程度不足。他们只能进行简单的档案收集和汇总工作，无法高质量地完成档案的归档工作，从而影响了后勤档案的查找和使用。从本质上来说，专业人才在高校后勤档案管理工作中极为重要，后勤档案管理工作人员专业性不足，无法优质完成档案归档和管理工作，就会大大降低后勤档案的使用效率和作用发挥，导致学校在后勤管理中所投入的各项资源的严重浪费，最终损失的是工作效能，影响的是经济效益。

3 高校后勤档案管理的创新策略

3.1 高度重视后勤档案管理工作，提高“领导力”

高校领导干部应深刻认识到后勤档案管理工作的重要性。为了适应中国特色社会主义大学在新时期的办学目标，我们应不断跟进时代潮流，积极开拓创新，并以创新思维推动后勤档案管理工作的发展。这样做有助于提高后勤档案管理的效能，以更好地支持和满足大学的需求。

首先，高校必须充分认识到有效开展后勤档案管理工作的重要性。后勤档案不仅是高校后勤工作的核心组成部分，也是支撑后勤工作的基石。因此，科学管理和充分利用后勤档案直接反映了高校整体治理水平的高低。高校后勤领导干部应该起到带头作用，让所有后勤员工学习并严格遵守相关法律法规，如《档案法》《高等学校档案管理办法》和一些相关的校内档案规制。其次，高校应加强后勤档案工作的宣传，增强档案管理意识。我们需要树立后勤档案作为高校重要资产、独特知识和信息的意识，加强学校各级领导和全体教师对后勤档案管理地位和功能的认知，提升后勤各部门对档案工作的重视程度，明确工作职责并确保责任落实。同时，要积极探索档案管理观念、机制和功能的创新，以更好地服务于高校后勤。高校还应坚持按照规章准则进行工作，注重改进服务态度和提升服务质量。在后勤服务工作中，我们应保持热忱、主动的态度，加强校园档案室的服务功能。同时，要充分利用电子档案管理系统，完善档案检索系统，运用多媒体手段辅助档案管理，并通过流媒体进行档案管理的宣传，使档案管理工作实现“四化”即档案管理科学化、档案管理流程标准化、档案管理过程数字化和档案管理电子化，不断增强校园档案管理的服务性能。

综上所述，高校应当以创新思维推动后勤档案管理工作，加强领导力，提升后勤档案管理的水平和质量，以更好地满足高校的发展需求。

3.2 强化后勤档案制度建设，提升“执行力”

加强后勤档案制度建设，提升执行力是高校后勤档案管理工作中的关键环节。针对现存问题，我们需要总结并梳理现状，提出相应解决思路，以应对不断增多的档案资料和条目，建立科学有效的管理制度，以确保工作的高效进行。首先，高校后勤部门应该认真考虑和研究后勤档案的收集内容和形式，明晰档案的归档程序。同时，制定适应高校后勤发展和本单位实际的档案管理实施办法，完善后勤档案管理制度。这样可以确保档案管理工作符合规范，能够满足后勤部门的需求。其次，各后勤部门如饮食部门、水电保障部门、医疗保障部门、工程建设部门、绿化环卫部门等应根据自身情况和规范性要求，制定各自的档案归档范围、归档时间和保存期限。按照定期汇总的要求，及时进行档案收集工作，并确保档案的分类齐全、整理清晰、摆放井然有序。这样可以提高归档率和准确率，使档案工作有章可查，有制可循，从而提升制度执行力。

总之，加强后勤档案制度建设是高校后勤档案管理的必要措施。通过研究制定科学有效的管理制度，明确档案归档范围和流程，以及加强各后勤部门的档案管理工作，可以提高档案管理的执行力，确保后勤工作的顺利进行。这将有助于高校后勤部门更好地应对新形势下的挑战，为学校的发展提供有力支持。

3.3 加强后勤档案信息化建设，提升“创新力”

加强后勤档案信息化建设，提升创新力是高校后勤档案管理工作的重要方向。在现代信息技术的推动下，数字化档案管理已经成为不可逆转的趋势，对提升高校后勤工作效率和利用信息资源具有积极的意义。因此，高校后勤档案从业者应采取创新的方法，加快档案电子化建设，健全档案管理体系。

首先，高校后勤档案管理人员应加强对信息化档案管理的认识，认识到信息化技术在档案管理中的便利、优势和效率。他们需要意识到档案管理信息化的必要性和重要性，以及档案管理信息化对提高工作效率的需求。这将激发他们在实践中积极采用信息化技术的意愿和能力。其次，高校需要给予足够的财力支持，通过在后勤预算中增设信息化档案工作专项经费，购买相应的信息化设备，提升工作人员的信息化技能素养，推广档案管理信息化技术的运用等方式，加强后勤档案管理信息化建设。通过这样的努力，可以满足信息化档案管理的要求，实现后勤档案的数字化信息化管理，并提高档案管理工作的水平和效率，确保档案管理工作取得实际成果。

总之，加强后勤档案信息化建设是高校后勤档案管理的重要任务。通过加快档案电子化建设、健全档案管理体系，高校后勤部门能够更好地适应信息化时代的需求，提升创新力，提高工作效率和服务水平。这将为高校后勤工作的改进和发展提供坚实支撑，为高校的整体发展做出积极贡献。

3.4 加强后勤档案管理人员业务培训，提升“行动力”

为了提升后勤档案管理的行动力，需要加强对档案管理人员的业务培训。通过培训提升档案管理人员的综合素质，以满足新的档案管理需求。

首先，后勤档案管理人员应注重完善档案管理相关制度，并熟悉国家档案管理的法律法规和指导性文件。他们需要在实践中不断优化保管制度、归档制度、审阅制度、检查制度等，确保档案管理工作规范有序。其次，高校应加强对后勤档案管理人员的专业技术能力培训。通过定期组织档案管理方面的学习、培训和经验交流，分享管理和利用档案的最佳实践，开阔视野，提高业务水平。这将帮助后勤档案管理人员紧跟时代发展，掌握先进的档案管理技术和方法。此外，培训还应着重塑造后勤档案管理人员的职业道德和态度。通过培训，可以提高他们的职业素养和道德水平，激发他们对档案管理工作的热情和责任感。

总之，强化后勤档案管理人员的业务培训是提升后勤档案管理工作质量和效率的关键。通过专业技术能力培训和职业态度的强化，高校可以培养一支具备管理能力、创新能力的专业后勤档案管理团队，以确保高质量的档案管理工作和现代化治理能力的实现。

4 结语

新时代背景下，高校后勤管理迎来了更大的挑战，高校后勤档案面临工作强度大、专业性强、数字化要求高的趋向性，高校后勤档案管理需要与时俱进、开拓创新，在制度建设、信息化建设和人员培训等方面不断提升管理水平。通过科学管理和创新发展，确保高校后勤档案管理工作的卓越质量和高效运行，为高校整体管理和发展提供有力保障和支持。