生态环境系统中检验检测机构委托项目质量管理流程浅析

2023-12-14龙婷婷常青毛位新江菲菲

中国标准化 2023年4期

龙婷婷常青毛位新江菲菲

摘要：本文结合近年来工作实际，探讨生态环境系统检验检测机构在开展检验检测工作的过程中如何建立客观、公正、科学、保密的委托项目质量管理流程：前期（业务咨询、合同评审、签订合同或协议及信息保密）、中期（任务下达、质量管理、相关部门实施开展、开展进度、数据记录、编写报告、报告审核、报告签发、报告提交）以及末期（到账结算、资料存档、客户评价），避免因质量管理体系实施不合理所引起的项目管理混乱不清，同时也为类似检验检测机构建立有效的委托项目质量管理流程提供借鉴。

关键词：生态环境系统，检验检测机构，委托项目，质量管理

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.04.027

Analysis of the Quality Management Process of the Project Entrusted by Inspection and Testing Institutions in Ecological Environment System

LONG Ting-ting CHANG Qing* MAO Wei-xin JIANG Fei-fei

（Radiation-Environment Management and Monitoring Station of Guangxi Zhuang Autonomous Region）

Abstract： Based on the actual work in recent years， this paper discusses how to establish an objective， fair， scientifi c and confi dential quality management process of entrusted projects in the process of inspection and testing in ecological environment system inspection and testing institutions： In the early stage （business consultation， contract review， contract or agreement signing and information confi dentiality）， the middle stage （task assignment， quality management， implementation and development of relevant departments， progress， data recording， report preparation， report review， report issuance and report submission） and the end stage （account settlement， data archiving， customer evaluation）， it can avoid the confusion of project management caused by the unreasonable implementation of quality management system， and provide reference for similar inspection and testing institutions to establish effective quality management process of entrusted projects.

Keywords： ecological environment system， inspection and testing institutions， entrusted project， quality management

1 引言

建立委托項目质量管理体系至关重要，加强与客户的沟通，全面了解客户的需求，决定着是否能够为委托方提供准确、优质、高效的数据结果，能否给客户提供更加优质的服务，能否最大程度地满足客户要求[1]。

2 定义

委托项目质量管理流程可分为前期、中期、末期，具体内容主要包括∶前期（业务咨询、合同评审、签订合同或协议及信息保密）；中期（任务下达、质量管理、相关部门实施开展、开展进度、数据记录、编写报告、报告审核、报告签发、报告提交）；末期（到账结算、资料存档、客户评价）等[2]。

3 前期

委托项目质量管理前期可分为业务咨询、合同评审、签订合同或协议及信息保密。该流程目的为确定客户需求，确保合同满足客户要求，确定有能力和资源实现履约。

3.1 业务咨询

项目管理部门负责接待客户，明确客户的想法，全力服务好客户，在保证符合质量管理要求的前提下尽可能满足客户需求，与客户保持良好的沟通，为客户解释有关检测的技术和方法，并向客户提供适当的建议和指导，以便于合同的顺利签订。

3.2 合同评审

对拟签订的合同和协议进行评审，保证合同的内容清晰明了，要求合理合规，确保机构的人力、物力等各项资源配套措施符合合同与协议的要求，共同顺利开展项目。

3.2.1 职责

（1）最高管理者或委托代理人负责合同（协议）的签订。

（2）技术负责人负责组织对重大、特殊监测项目合同（协议）涉及的监测工作内容进行评审。

（3）项目管理部门负责提出合同评审，协助技术负责人实施合同评审，并对合同评审的记录进行整理归档。

3.2.2 评审分类

（1）以口头、电话或传真等形式预约的项目，由委托代理人在接受委托时认为有能力满足的口头予以确认。

（2）合同（协议）由委托代理人负责合同（协议）的签订。

（3）对于重要的、复杂的、加急的合同（协议）或新开展的监测项目，在与客户签订合同（或协议）之前，由项目管理部门向技术负责人提出评审申请，由技术负责人组织相关人员进行全面和系统的评审，相关部门做好配合工作。

3.2.3 评审内容

（1）对客户要求（包括客户委托书及生态环境部制定的年度工作计划）中的监测项目，在正式合同（或协议）签订前或年度工作计划实施前对合同/计划进行系统评审，以明确本单位从技术能力和资源配备协调等方面满足客户要求所需进行的各项工作。

（2）对拟开展的合同按《合同评审程序》进行评审。和客户表述清楚检验检测项目的各项要求，选择适当的、能满足客户要求的监测方法；确定向客户提供监测报告的时限；如合同中有项目（或工作）需分包，执行《监测工作分包管理程序》，同时应评审分包方是否为委托方所接受。

3.3 签订合同或协议

为满足工作中各项技术要求，由此采取的技术、方法、质保措施、产生费用、价格及可能引起的风险应明确规定、形成文件并使合同执行人员充分理解。

3.4 信息保密

对委托的客户采取信息、身份等机密的保护，保障客户的相关权益不受侵犯和透露，树立本机构公正、公平、可靠的正面形象和客户的合法权益。有外部人员因工作需要需进入本实验室受控区域时，由陪同部门负责人到办公室填写《外部人员进入登记表》并由质量负责人批准后进入相关区域参觀。

4 中期

委托项目质量管理中期包括任务下达、质量管理、相关部门实施开展、数据记录、报告编写、报告审核、报告签发等。该流程保证质量管理与业务工作同向而行，保障工作质量，规范项目实施。

4.1 任务下达

签订合同或协议并确定项目信息后，项目管理部门编制监测计划，分解监测任务，协调组织各科室在遵循质量管理体系下共同开展检验检测工作，同时在实验室测量分析管理系统上下发任务单，并附纸质版存档。注意业务内容与质量保证内容要详尽、清晰，无歧义，若客户有特殊需求，比如检验检测时间加急、条件方法有特殊偏好等，应予以备注[3]。

4.2 质量管理

业务下达后，由质量管理部门对其全流程、各环节进行监督，保证技术人员严格执行本单位管理体系，确保检测数据、结果的真实、客观、准确和可追溯，即公正性、科学性和准确性。当识别出数据偏离时，及时采取纠正措施；消除或减小风险，抓住机遇，确保管理体系能够实现其预期结果；持续改进，保证管理体系的适宜性、充分性和有效性。

4.3 相关部门实施开展

在协调各相关部门同步、有序开展活动后，项目管理部门实时跟踪业务开展进度及核实资金到账情况，并向相关领导汇报，督促各部门按时按质完成工作。

4.4 数据记录

4.4.1 记录控制的基本要求

（1）原始记录表中信息应该完整，包含序号、委托单位、监测场所等全面的资料，准确清楚，以此识别各类影响因素，并确保重现监测过程。

（2）记录中包含的方法应该详尽齐全，如方法依据至少包含标准号、标准名称。

（3）仪器测量储存记录与原始记录样品编号必须一致，以及电脑储存记录名称与原始记录名称必须一致，需要满足样品编号唯一性要求。

（4）仪器使用记录应填写样品唯一性编号。

（5）原始记录应注明仪器编号，以及当多台仪器使用的时候必须明确监测数据的唯一性和完整性。

（6）原始记录不应杠改较多，若有杠改需要签字。

（7）原始记录表结束后应填写“以下空白”或斜杠处理。

（8）原始记录复印件应说明储存位置。

（9）各种记录应当符合各自的记录规定要求，已有规定格式但需进行修改的应当符合相关程序要求。

（10）当记录中出现错误时，不得涂改，应当杠改，并手写签名或盖个人章。

（11）记录应当以便于存取的方式存放和保存在适宜环境的设施中，以防止其损坏、失密和丢失，并且易于检索。在保存期内不得损坏或遗失，按照《记录管理程序》定期归档。

（12）存储在电子媒体上的记录按《数据信息管理程序》进行控制。

4.4.2 技术记录控制的特定要求

（1）在对技术记录进行填写时，应采用黑色水性笔，满足字迹整齐、干净、易识别的要求，当有空白处时，采取杠改的形式，不得乱涂乱画。

（2）在检验检测工作中及时、真实填写记录表，不得在完成工作后才凭记忆进行补写。

（3）当因手误或其他因素错填记录表时，应该在错误处杠改，务必使原数据清晰可见，并将本应填的数据填写在其附近。值得指出的是，任何改动均需要改动人签字或盖姓名章。

（4）记录表需要包括标准方法、监测日期、天气条件、计算方法、监测数据等各种详尽信息，必要时可辅以流程图、点位图等，最后还应当加上监测人员、校核人员的签名。

（5）在检验检测过程中，当出现特殊情况或其他需要说明的情况时，应进行备注。4.4.3 监测原始记录内容

应当包括原始记录对应于监测报告的识别编号；监测对象的唯一性编号、技术参数、状态和环境条件；监测仪器设备的唯一性标识、技术参数；监测项目及内容；监测地点的描述；监测依据、数据、结果及日期。

4.4.4 数据控制的要求

（1）监测人员和校核人员在填写、检查数据时，应再一次进行检查，确保各流程不出现任何问题，保证计算过程和结果的准确无误。

（2）各部门按《记录管理程序》《数据信息管理程序》负责各自的电子和自动化设备管理和维护，确保其功能正常，保证数据的安全完整。

4.5 报告编写、审核、签发

结果报告是本单位监测工作的最终“产品”，向客户提供有效的监测报告是本单位的工作目标之一。本单位制定了《监测报告管理程序》，各监测科室应按照有关标准规范和程序规定，报告编写规范、表格文字版面设计清晰统一，监测数据便于理解。检验检测报告采用的标题应直白、文字简单、数据规范、采用统一计量单位、结果易懂。如果报告中包含分包内容，还应特别予以注明。

4.5.1 监测报告包含信息

应包括标题；标注资质认定标志，加盖单位公章；本单位名称和地址，进行监测的地点（现场监测时）；报告编号（唯一性）和每页号及总页数标识；客户的名称和联系信息；所用监测方法的标识（采用标准、规范或客户要求方法）；监测样品的描述、状态和标识；监测日期，对结果的有效性和应用有重大影响时，注明样品的采样（送样）日期；对结果的有效性和应用有重大影响时，提供所用的采样计划和程序的说明；监测报告应有签发人的姓名、签字和签发日期；监测结果应采用法定计量单位（适用时）；样品由客户提供时，应在报告中声明结果仅适用于客户提供的样品；当结果来自外部提供时，应在报告中清晰标注；应有“未经本单位批准，不得复制报告”的声明；其他有关声明。

4.5.2 结果说明

当需要对监测结果进行说明时，报告还应包括下列内容：当监测方法产生偏离时，增加或者删除部分内容及不同于常规的条件信息的说明；适合或不适合标准和规范的申明；如果客户有其他想法，或某些因素导致结果受到影响时，应将这些原因逐一标注说明；当有需要时，还可以对客户新增减的信息和某些非常规方法进行意见、建议和解释；为避免产生纠纷，当使用客户自行提供的相关数据时，应有明确的备注说明。

4.5.3 意见和解释

在要对监测报告做出解释说明时，应将其依据形成文件，由授权签字人负责对各自签字领域的报告做出意见和解释，并在报告中清晰注明。

4.5.4 监测报告的编制

（1）一般的委托性监测报告由相关监测部门承担人出具。

（2）业务室按照准则、技术规范、国家标准和程序文件的规定及时出具检测报告，检测报告的格式应设计为适宜的类型，尽量减少产生误解或误用的可能性，并保证检测报告中依据正确，数据和结果准确、客观、真实、清晰，易于理解。并正确使用法定计量单位。按规定的时限向客户提交检测报告。

（3）正文应包含监测报告的唯一性标识（报告编号）、每页及总页数的标识、受检/委托单位名称等。

（4）监测项目严格根据下达的监测任务单执行。

（5）不允许使用非法定计量单位和作废的计量单位，且其符号应符合规定的要求，名词术语应按标准规定的称谓。

（6）法律依据。信息要经得起溯源，监测报告中要准确提供公证数据，并具有法律效力。若采用非标准方法时，事先应征得委托方的同意签字认可，技术依据中必须注明。

（7）项目负责人依据相关资料编制监测报告，形成报告审核稿。

4.5.5 监测报告的修改

审核、批准人员在核对报告时，发现报告差错应退回修改。