水利工程数码照片档案收集归档探析

■潘瑞欣

引言

数码照片档案可以直观记录水利工程建设管理过程，是反映工程建设全生命周期的重要支撑依据，具有强有力的视觉冲击和直观感受，给人文字描述无法呈现的效果，能够实现工程建设过程追溯，是水利工程建设质量终身责任制的充分依据。水利部办公厅在2021 年印发的《水利工程建设项目档案管理规定》明确把水利工程建设项目的重要事件及活动、原始地形地貌、工程形象进展，隐蔽工程，关键节点工序，重要部位，地质、施工及设备缺陷处理，安全事故或工程质量，重要芯样，工程验收等建设活动形成的数码照片作为必归档内容[1]，要求水利工程建设单位重视并做好工程数码照片的收集归档工作，完整、系统地收集归档相应的数码照片。

一、数码照片档案概念

数码照片是指人们利用各种数码照相机或其他数字图像装置摄制而得到静态图像文件。数码照片能在通信网络上传输处理，一般以数码形态保存或存于磁带等载体，依赖电脑或其他数码装置读取、管理。水利工程数码照片档案是指项目法人各部门、工程各参建单位在社会活动（含工程建设）中形成的有留存价值并经整理归档的数码照片。

工程数码照片的拍摄是捕捉特定环境下施工工序、工程面貌、人物活动等细节的过程。需要拍摄者在项目实施或事件开始前、发展过程、重要节点及结束时，围绕主体进行多角度拍摄，捕捉最能表现事件主题或施工活动的决定性瞬间，用一系列具有逻辑关系的全景、近景、特写照片[2]，串联成一个完整的过程，阐明活动主题和事件内容。

二、归档范围

水利工程的数码照片主要是指项目法人在开展经营管理和工程建设工作等方面形成的数码照片，包括：

（一）项目法人在开展重点工作、举办重大活动、召开重要会议、重要技术研究项目中形成的数码照片。

（二）工程建设及运行形成的数码照片，包含工程建设前的地形地貌，建设过程中的工程形象、关键部位、关键工序、关键节点、地质或施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样、工程运行中的重要事件等内容。

（三）各级领导参加项目法人有关的公务活动形成的数码照片。

（四）项目法人先进个人、劳动模范及其专题活动的数码照片。

（五）其他具有保存归档价值的数码照片。

三、归档要求

第一，归档的数码照片应为数码相机等成像设备拍摄形成、不经后期处理和修改的原始照片文件，且照片大小不小于1M。

第二，数码照片按组整理，一个事件或一次活动为一组，一组照片的数量不应少于5 张，组内照片应按时间顺序排列，反映同一个场景的只归档一张。对反映相同内容的多张数码照片，挑选主题鲜明、具有代表性的归档，组内照片应成像清晰、完整，能综合体现该项活动的全貌[3]。

第三，归档的数码照片格式应为RAW、TIFF 或JPEG 格式，建议使用 JPEG 格式。

第四，归档的数码照片应有组题名和照片题名，组题名应通过时间、地点和事件等概括照片组的主要内容，照片题名应通过时间、地点、人物、事件等描述照片的内容[4]。

四、数码照片收集归档存在的问题及对策

（一）存在的问题

1.建设周期长，照片数量多，收集难度大。水利工程建设周期较长，各参建单位的建设内容和参建时长各不相同，归档的长期性、主体的复杂性、多样性给数码照片的收集归档带来较大困难。同时，由于工程涉及的工序类型多样，且工程建设者纷纷参与数码照片的拍摄，数码照片内容复杂，数量大规模增长，收集、整理、归档难度上升。

2.收集归档不及时，照片散落流失或成死档。参建单位存在此类问题的情况较为突出，主要表现为以下方面：一是大部分工程建设者未对自身拍摄的数码照片进行预归档整理并移交本单位或本部门专（兼）职档案员，数码照片散落在拍摄者手里，可能因手机内存不够等原因删除或丢失。二是工程参建者流动性较强，参建者调动到其他工程工作，其拍摄的数码照片也随之流失了。三是由于工程建设的不断推进，工程面貌发生翻天覆地的改变，早期拍摄的数码照片若未及时归档整理，带来照片辨认困难等问题。

3.照片质量不高，雷同照片较多。工程建设一线的数码照片主要由一线建设者拍摄，由于拍摄的非专业性和随意性，导致数码照片主题不突出、照片不清晰、照片内容雷同、未保存照片原图现象较多，数码照片质量不高。

4.分组不合理，排序不正确。参建单位移交至项目法人的数码照片档案分组不合理、排序不正确现象突出，主要表现在系列组图的关联性弱，或者无关联性；部分照片存在关联，但未按要求分组；分组方法不一致，一个单位的照片有的按形成部门分、有的按工程部位或施工工序分；大部分照片未按照时间顺序排列。

5.命名不规范，“六要素”不全。部分数码照片组号、张号未按项目法人有关制度要求使用4 位阿拉伯数字进行编号，部分照片文字说明缺少“六要素”中的一个或多个要素，单位名称（工程名称）不明确或简称错误，文字说明的时间与照片拍摄时间不一致等。

（二）对策

1.健全规章制度。参考《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），根据工程实际，及时编制数码照片档案管理制度，以工程档案管理网络为凭借，数码照片档案管理制度为约束，明晰参建各方职责，搜集归档范围、归档时间、整理要求、考核奖惩等，以制度管事，以制度管人，使数码照片档案整理工作有据可循，切实提高各部门、各参建单位数码照片收集归档意识及所收集的数码照片质量。

2.优化收集归档机制。工程建设初期，档案部门应提前介入[5]，实行前端控制，与工程建设管理部门、参建各方加强联系，建立定期收集、定向收集及重大事件、重大节点等随时收集相结合的收集机制，开展数码照片的收集整理工作，形成一线人员、工程建设管理部门（参建单位）、档案部门逐级收集整理的工作流程，层层落实收集整理任务，做到重要照片不流失，手中照片不死档。

3.实行分级审核。根据档案管理网络，由移交单位（部门）负责第一次审核，挑选反映工程形象、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位等画面完整、主题鲜明、清晰度高的照片，剔除雷同照片，按照年度、保管期限、时间等要求分组排序，规范命名，补充完善“六要素”内容。项目法人档案室负责二次审核，除按照移交单位（部门）审核内容进行审查，还应审核档号、照片是否是原片、错字等。

4.开展专项培训。开展专项培训，提高参建各方专业技能水平，是解决数码照片档案整理问题的关键所在。开展专项培训，应从制度宣贯、拍摄技巧、整编技巧、注意事项、案例解读等方面进行讲授，使参训人员了解数码照片形成、整理、移交各阶段的标准和要求。如行政类数码照片的拍摄应包括全景、近景、重要领导讲话、重要议程等内容；“六要素”说明中，若有重要领导，要将其单位、职务、姓名、站位写清楚。工程类数码照片的拍摄应包括工程重要节点、重要隐蔽工程等内容；“六要素”说明中，施工类照片应将单位及分部工程名称和施工工序写清楚，工程重要节点的照片，要把时间和节点名称写清楚。

五、结 语

随着水利工程质量终身责任制和项目法人负责制的全面实施，直观、形象记录水利工程建设管理过程的数码照片档案的重要性更为凸显。当前，水利工程数码照片档案管理存在收集不及时不齐全、成片质量差、题名著录不完善等问题。项目法人和参建单位应提高对数码照片档案的重视程度，通过健全规章制度、开展专项培训等方式，加强数码照片收集归档工作，提高数码照片档案质量。