数码照片档案管理现状分析与思考

2021-04-14姜曙光

卷宗 2021年13期

姜曙光

（山东调水牟平管理站，山东烟台 264100）

2020年我国全面建成小康社会，我国的经济、政治、文化以及科技水平都得到了高效的发展，居民生活质量明显上升，数码产品的使用种类越来越多。但是由此引发的数码照片档案管理的问题矛盾越发突出，虽然我国对数码照片的归档与管理有着明确的规定，但是尚未作为一套能够持久产生管理效率的归档管理方式，面对增长速率越来越快的数码照片，必须对其进行新型管理方式的研究，寻求出一套能够合理处理数码照片档案管理的方式，提高数码照片的管理质量，为后续数码行业的发展打下坚实的基础。

1 数码照片档案管理现状分析

1）收集难度大。数码照片档案建立的基础是要对数码照片进行收集，才只能对其进行管理，但是在收集过程中存在两大难题。一是当前我国数码照片收集的相关制度比较匮乏，数码照片是信息化时代的产物，因此缺少照片底片，以文件的形式储藏在数码相机的储存卡或U盘等硬件中。因此按照传统照片收集方式很难进行数码照片的收集，并且收集流程该怎样规划，收集的手续如何办理，是否有相关技术指标，是否需要存档处理。上述这些原因产生的根本就是数码照片收集制度的匮乏造成，从而导致数码照片的收集过程较慢，没有严格依据难以执行。二是收集对象繁杂，就数码照片的产生过程来看，现有数码照片的产生成本较低、品质较高、数量较多，并且数码照片的数量众多，因此不能向对待传统底片相机的方式进行收集，照片也不再是摄影馆的专属。因此储存数码照片的个体众多，并且数码照片储存在数码相机中，使得照片的获取更加困难。

2）整理难度大。数码相机的流行导致数码照片自身基数较大。根据不完全统计，一个县级医院在三年时间内所用于储存数码照片的光盘就达到60张，其数量远远不是传统底片相机所能相比。此外，在整理照片时，必须要对照片进行仔细筛选，并且将原有数码照片的命名进行更改，在对照片的光盘刻录环节中也是相当繁杂的工作。除此之外，由于数码相机数量的增多，因此所拍摄出的数码照片品质也存在不一致的情况，使得在上交数码照片时没有将照片进行分类，档案部门要对照片的品质以及内容进行仔细筛查，还会存在数码照片清晰程度不一的情况。最后，当前我国对数码照片的整理方式各有不同，缺乏规范化的管理流程，因此在整理数码照片的环节中使得照片归类不正确，各级单位之间的数码照片档案整理各有不同，使得后续刻录光盘时要进行重复工作，严重降低数码照片的档案管理效率。

3）安全隐患差。数码相机虽然拍摄容易、储存量大，但是数码照片的储存全部依靠网络硬件系统与相关存储软件，因此在产生病毒入侵或者软件更新的过程中容易导致数码照片的严重损坏，甚至存在丢失情况发生。此外，数码文件存储在网络系统中，很容易由于在计算机自动化操作下使得数码照片的格式或者命名改变，使得相关数码照片整理人员在进行档案管理时将其当做无用文件进行删除，此类删除过程没有将数码照片进行归档处理，因而使得数码照片流失。最后，数码照片大都将档案刻录在光盘之中，因此对光盘质量要求较高，但是当前市面上的光盘种类繁多，且质量参差不齐。据不完全统计，一张光盘的使用周期能够保持四至五年，但是实际使用周期可能仅仅只有一年，并且如果在光盘上使用记号笔进行记录，就会使得光盘的外部遭受腐蚀。

4）档案查询方式单一。当前我国对数码照片的档案系统并没有融入OA系统，因此在进行数码照片的查询时只能通过相应的数码照片档案系统进行搜索与查找，能够使用的软件一般包括图像管理软件等。但是此类软件只能适用于储存量较少的数码照片档案中，因此不能进行大规模存储量的查询。在上述条件下，查询数码照片档案中的照片，只能对每一张光盘进行搜索，如果所搜索范围较广，就可能对大量光盘进行搜索，导致搜索难度上升。

2 数码照片档案管理应对思考

1）建立数码照片档案管理制度。数码技术的发展催促我国必须尽快建立数码照片档案管理制度，以便应对日益增长的数码照片归档需求。首先，国家相关部门应当根据当前数码照片的档案管理进行明确的流程规范细分，制定数码照片管理的标准，将上述管理无序的状况进行改变。此外，我国进行数码照片档案管理的相关人员在照片管理环节已经具备优秀的经验，因此可以在现有经验的基础上进行优化改造，从而建立新型数码照片档案管理制度。再者，我国当前已经有部分地区率先建立了数码照片档案管理制度，对此应当积极结合自身实际情况进行学习，提出可行的数码照片档案管理制度。最后，在进行数码照片的归档过程中，必须明确归档人的姓名、数码照片规格、质量以及清晰度的规定，使得数码照片的归档管理更加规范。

2）深化筛选检查、管控照片数量。在进行数码照片的收集与归档时，必须对每一份数码文件都进行查看，结合数码照片所显示的EXIF构成信息进行分析，由此来判断该数码照片是否符合归档要求，并且将其归档种类进行查验。此外，对数码照片必须进行加深检查，判断该数码照片是否存在后期编辑、修改以及合成等情况的检验，使得所归档的照片的真实性与有效性得到保障。再者，相关档案管理人员还应当将数码照片中多余的损坏照片、清晰度标准不够的照片进行剔除，保证数码照片档案的质量。最后，经过上述步骤的数码照片档案，能够达到对数码照片的有效控制，并且提高数码文件的质量，为后续查验以及存储工作提高效率。

3）非全对应保存。在为建立起合理的数码照片档案管理制度之前，相关档案管理人员就发现数码照片与数码文件之间不用进行对应储存，加上数码照片的自身占地面积较少，内部存储数量较多，因此可以不用进行权对应保存，也能为后续数码照片需求提供帮助。除此之外，在实际生活工作中，对数码照片的再次使用率几乎为零，因此如果进行全对应保存就会导致文件存储量增大，造成资源的浪费。综上所述，进行全对应保存属于无效行为。针对这种情况，可以将所选取照片进行随机抽样保存，既节约了储存空间，也降低工作量。

4）实现资源共享。当前我国的数码照片档案尚未引入OA系统进行日常作业，因此可以利用高新技术将数码照片档案进行汇总，将所汇总的数据内部使用OA系统进行管理，从而实现地区之间的资源共享。此外，相关档案负责人也可以将统一的数码文件格式进行传输，安装OA系统的相同部门之间就能进行信息数据的交流。从而形成一个巨大的数码照片归档、管理、查询、共享平台，符合信息化时代的发展要求。