数字中国规划下基层档案智慧化探索与思考

摘 要：《数字中国建设整体布局规划》对数字中国建设进行了顶层设计，我国正加速迈进数字化发展新阶段。数字中国规划推动下，基层档案收管用方式、管理安全、服务模式等发生变革，为紧跟数字中国规划实施步伐，各地档案管理部门对基层档案数字化工作作出有益尝试，推动政务服务全流程网办、落实全方位一体化管理。这些实践经验，也为推动档案从数字化走向智慧化，加速数字档案馆转型升级，构建新时代智慧档案馆提供助益。

关键词：数字中国；档案数字化；档案智慧化；智慧档案室

《数字中国建设整体布局规划》（以下简称“《规划》”）对数字中国建设进行了顶层设计。我国正加速迈进数字化发展的新阶段。该规划明确，数字中国建设按照“2522”的整体框架进行布局，即夯实数字基础设施和数据资源体系“两大基础”，推进数字技术与经济、政治、文化、社会、生态文明建设“五位一体”深度融合，强化数字技术创新体系和数字安全屏障“两大能力”，优化数字化发展国内国际“两个环境”[1]。这为智慧档案馆建设打下坚实基础，也提出更高要求。

1 数字中国规划推动基层档案工作变革

1.1 数字赋能基层档案收管用方式变革

在数字中国规划下，数字基础设施建设整体提升，传统基础设施数字化、智能化改造不断加强，档案收管用的方式也在不断变革。各地数字政务的积极探索，传统纸质档案管理比例逐渐低于电子化档案管理比例，档案主要载体的变化让档案收集、管理等方式也做出相应改变。档案数字化能帮助档案管理部门更好地管理和保护档案，通过将纸质档案转换为数字格式，实现异质备份，可以确保档案长期保存，让档案数据资源检索共享更加便捷。数据基础设施建设让云存储、区块链、人工智能等技术成为可能。通过区块链技术，可以记录每份电子档案的访问历史和修改记录，防止篡改和数据丢失，确保档案的完整性和安全性；云存储可以为机构提供更安全、更可靠的档案储存方式，帮助实现档案资源线上管理和数据共享，提高数据的可用性和灵活性，畅通数据资源大循环；人工智能技术可以帮助机构更好地管理和分析档案，通过数据挖掘处理，识别和分类档案，提取档案中的关键信息，使档案资源的价值得到更好的挖掘。

1.2 数字安全屏障助力档案管理安全变革

强化数字中国关键能力之一便是筑牢可控可信的数字安全屏障。数字化时代对档案安全提出更高要求，推动档案安全体系变革升级，增强数据安全保障能力。不同于库房时代的“十防”，当前基层档案管理要转变为数字化管理方式，并通过引入新技术和优化管理流程来提高档案管理的效率和安全性。如建立数据分类分级保护基础制度，制定完善档案信息化规范和标准，细化针对数字化档案安全风险防范相关内容，通过数据加密、备份和灾备等措施保证档案安全。加强数字化档案管理人才的培养和引进，提高数字化档案管理的专业水平和技术能力，强化档案工作者安全培训，提高其对安全风险的识别和处置能力。完善档案异地异质备份制度，实施访问控制措施，包括身份验证和授权，以防止未经授权的人员访问档案。定期自查档案管理系统的安全性，防患于未然，确保档案的安全性、完整性和可用性。

1.3 普惠便捷数字社会推动档案服务模式变革

数字中国的一大建设领域是构建普惠便捷的数字社会，促进数字公共服务普惠化。传统的档案服务主要是针对纸质档案进行管理和保存，而数字社会的出现使得档案管理的范围扩展到了电子档案和数字文件等形式。基层档案的收集、保管与利用等工作，其重要价值是服务人民群众。数字社会让档案服务向在线化、自助化方向发展。通过推广数字化服务，让群众更加便捷地使用数字化档案管理系统，提高数字化档案管理的普及率和使用率，推动档案工作服务模式变革，用户可以通过网络平台、移动应用等方式进行档案查询、借阅、续借等操作，大大提高了档案服务的便捷性和效率。数字社会的发展也促进了档案服务的数字化和智能化。通过数字化技术，档案管理部门可以将纸质档案转化为电子档案，并利用人工智能等技术进行档案的智能化处理和管理。数字社会更推动档案服务走向多元化，包括在线查询、实地参观、数字化复制、档案修复等，满足群众不同的档案需求，打通档案便民惠民“最后一公里”，提高档案利用的便捷性和满意度。

1.4 畅通数据资源循环加快档案管理层级协作变革

数字中国建设要打通数字基础设施大动脉，构建国家数据管理体制机制，健全各级数据统筹管理机构。畅通数据资源循环需要数据标准化为支撑，将数据进行标准化处理，使数据间可以互相兼容和转换，从而实现数据的互通和共享。采取人工智能协作分布思维对馆中的可用资源进行有效的整合，可以实现对不同层级之间的协调与管理。实现档案资源管理层级协作，需要建立良好的沟通渠道和合作机制。如，定期召开跨部门会议，分享工作进展和经验，解决问题和协调工作；建立协作平台，方便不同层级的人员进行在线沟通和协作；制定明确的工作职责和流程，避免重复劳动和工作失误。畅通数据资源循环，签订区域内跨馆协作协议，打造区域档案数据库，对加强馆际、部门间交流合作，确保档案资源有效管理和充分利用意义重大。推动档案资源管理层级协作变革，对提高档案资源管理效率、保障档案资源安全完整、促进档案智慧化管理至关重要。

2 基层档案数字化工作的创新实践

2.1 打造档案工作新模式

数字档案馆催生档案工作新模式，将传统纸质档案转化为电子档案，通过数字化技术对档案进行存储、管理、检索和利用的数字化档案管理模式；利用人工智能技术对档案信息进行自动化处理和分析，实现档案信息的自动分类、标注、归档和检索的智能化档案管理模式；将档案信息以开放的方式向社會公开，鼓励社会各界利用档案信息进行研究和创新的开放数据资源建设模式。这些新模式可以有效减少人工干预和错误，提高档案管理的效率和准确性，促进档案信息的共享和交流，推动档案工作的创新和发展。

2.2 创新全方位一体化管理

目前，已有企业研究开发智慧档案管理系统。该系统集成了档案管理系统、档案环境智能控制系统、档案智能安防系统等，既满足各级档案馆对电子档案的业务管理需要，也满足了各级档案馆对实体档案的业务管理需求。电子档案管理系统提供纸质档案与电子档案统一管理，以档案全生命周期管理为核心，支持档案收集、档案整理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等全过程，构建一个数字化成果100%归档、有效防篡改、可查可验的数字化档案管理系统。[2]实现档案数字化图文影像和各类电子文件统一智能管理，通过手持终端读取条形码模式，实现档案智能化借阅管理。建立虚拟电子库房，与实体库房一一对应，与库房密集架管理模块无缝对接，实现查档快速定位实体档案所处物理位置。实现电子文件在线归档，与档案管理平台无缝对接，支持图片格式 档案图文影像、各类电子文件格式。多种途径检索档案，集成OCR识别技术，支持按内容进行关键字查询。细粒度的权限控制体系，多重安全防护措施，内容开放权限可控可管，提供各种统计报表，有效监控，评估档案管理工作。

2.3 推动政务服务全流程网办

《规划》要求发展高效协同的数字政务，为加快破解政务服务电子文件单套归档“最后一公里”问题，国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，就进一步规范政务服务电子文件归档和电子档案管理，推动各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化提出明确要求。[3]这是档案部门服务于数字中国规划、加强数字政府建设、深化政务服务的决策部署。如上海市率先为“一网通办”全流程一体化政务服务平台建立了完备的归档功能和应用场景，相关工作被列为国家首批电子文件单套归档和电子档案单套管理试点并通过验收。云南省充分依托全国一体化政务服务平台，强化顶层设计，坚持标准统一、业务统筹、系统统建、数据统管。大幅提升政务服务事项电子文件归档效率，打通了企业和群众办事“零跑动”的最后环节。

2.4 打造高标准数字档案文化

《规划》要求加强优质网络文化产品供给，推进文化数字化发展，建设国家文化大数据体系，形成中华文化数据库。档案工作传承历史、记录文明，数字化档案对提升数字文化服务能力、打造综合性数字文化展示平台具有天然优势。中國作为负责任的大国，一直坚持在全球档案治理中发挥积极作用。数字档案形式丰富，对数字档案的有效建设和优化利用，可以打破不同文化背景下区域间文化壁垒，增进不同文化之间的理解和友谊，推动新时代我国档案事业发展与对外开放交流。当前多地已将数字档案文化建设作为提升档案文化影响力的重要抓手，探索建立档案文化宣传新媒体矩阵，在做好网站、纸媒等传统媒体宣传的基础上，积极利用新兴技术手段，做到传统与现代的有机结合。如，除利用好档案馆网站、微信公众号之外，还将宣传阵地拓展到视频号、学习强国等融媒体宣传空间，扩大档案宣传范围；联网实现资源共享，通过数字化，将馆藏资源以新媒体形式展现出来，如制作数字档案文化小视频，用碎片化方式讲述档案里的故事，满足数字化时代人民阅读习惯，不断丰富基层档案资源开发利用方式，增强档案存史育人的实效。

3 从档案数字化到档案智慧化的几点思考

3.1 基层档案智慧化要以人工智能为助力

智慧档案馆是继数字档案馆之后档案信息化发展的高级形态，是基于数字档案馆，以运用新一代信息技术为基本手段，以全面感知、智能协同和深度融合为运行基本方式，以提高档案管理和服务效益为基本目标，以实现档案事业可持续发展和促进人的全面和谐发展为根本目标的档案管理新形态。智慧档案馆的创新点体现在“智慧”一词中，而“智慧”体现在对人工智能技术的应用上，人工智能是智慧档案馆开发建设的技术引擎。人工智能在智慧档案馆建设中可应用的技术包括自然语言处理、模式识别、专家系统、模糊逻辑等，可应用领域分布在档案的收集、整理、存储、利用等环节。通过运用人工智能技术，可以实现对海量数据的有效管理，大大简化档案管理工作中各个流程的工作量，智慧地管理多元化档案信息资源，加强档案管理的保密性，保障档案信息不被泄露，并提供智能化、个性化的服务等，实现数字档案馆向智慧档案馆升级过程中的多重变革。

3.2 基层档案智慧化要有智慧档案室为支撑

实现档案室的智能化，首先需要强化智慧系统对档案室环境数据的感知能力，档案室的环境将直接影响档案存放的自然寿命，档案室通常都有一个统一的温湿度标准，人工维护不仅耗时耗力还容易出现错误纰漏，成本高且不利于档案的长期稳定保存。智慧档案室搭载的智能环控系统则可以做到各类硬件设备的联动，统筹检测与调整设备的功能性进行组合，无需人工维护。实现档案环境的24小时实时监控调整，保障档案始终处于一个适宜的环境，同时也解放了人力资源，降低了档案室的维护成本。真正意义上实现了档案库的24小时全自动化无人管理，存取、归档、视觉盘点等工作全过程人档分离，极大程度上避免了人为泄露档案信息和由射频技术带来的信息泄露等事故的发生，从根本上增强了档案的保密性和安全性，满足了各领域对档案管理无人化、智能化和规范化升级的迫切需求。

3.3 基层档案智慧化需要档案工作者意识革新

人工智能已经进入了日常工作领域和生活世界。人类最高级的一些思考及相关的脑力劳动、智慧活动正在被人工智能代替。然而技术的发展必须以人为本，正如美国著名机器学习专家兼心理学教授Gary Marcus提出的：“它们做的就是匹配模式，从人类语言统计数据库里提取数据。它们就是把一系列的单词合理地组合在一起，对它们背后的世界却没有任何连贯性理解。”智慧档案馆的建设和运维离不开人工智能技术，更离不开人的主导。作为档案工作者，一方面要具有“危机意识”，不能囿于传统的、机械性、可重复性的档案工作方式，另一方面，积极适应时代发展新形势，不断进行自我提升。

3.4 基层档案智慧化有其战略必然性

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。数字档案馆（室）建设的成功实施，为以人工智能技术推动档案智慧化打下坚实基础，实现档案工作进一步发展，也需要更高的目标引领。智慧档案馆使用智能机器检索档案信息，档案数字化便于高效收集档案信息资源，利于简化档案检索程序，能极大地提高档案工作的效率。因此，构建新时代智慧档案馆成为档案管理者必须思考的课题。

参考文献

[1]中共中央国务院.中共中央国务院印发《数字中国建设整体布局规划》.[EB/OL].https：//www.gov.cn/zhengce/2023-02/27/content_5743484.htm，2023-02-27.

[2]丁德胜.新时代新征程档案工作呼唤智慧档案战略——从数字档案馆室建设角度探讨智慧档案战略的必要性[J].中国档案，2022（05）：36-37.

[3]徐拥军，嘎拉森.“三个走向”：从《“十四五”全国档案事业发展规划》看档案工作发展趋势[J].图书情报知识，2021，38（06）：4-11.

作者简介：孙静英 （1972— ），本科学历，山西省晋中市市场监管综合行政执法队馆员，研究方向：人事管理，人事档案收集、整理、移交管理。