信息化背景下档案管理与学校融合发展

摘 要：在当前的信息化背景下，高校档案管理成为学校事业发展的重要组成部分，发挥着教育支持、学术研究辅助和行政服务等多重功能。但在实际工作中，档案管理与学校融合发展过程中仍面临着诸多挑战，包括数据准确性和完整性的挑战，资源配置与服务个性化的困境，以及跨部门协作与信息共享的瓶颈。针对上述问题，文章提出了三个可能的发展路径：技术发展路径、管理机制完善路径和文化建设路径，期望为高校档案管理与学校融合发展提供一条清晰、可行的路径，从而助力学校事业更加健康、有序地发展。

关键词：信息化；档案管理；学校；融合发展

课题基金：本文系内蒙古自治区高等教育学会档案工作分会2021年档案科研项目一般项目《高校档案建设与学校发展的跟进融合研究》（项目编号：NGJ—YB—2021—6）。

信息化时代，档案管理作为高校事务管理的重要组成部分，其发展和完善在高校全面发展进程中尤为重要。当前，高校档案不仅仅是纸质文件的存储，还包括大量的电子数据和网络资源。因此，高校档案管理的工作已经从简单的“保管”扩展到“服务”和“资源整合”的多元化方向。而在这样的背景下，探讨高校档案管理的融合发展不仅具有现实的指导意义，还具备理论深度和前瞻性[1]。通过深入探讨高校档案管理的现状和挑战，可以为高校提供一条更为清晰、科学的发展路径，同时也可以为相关的政策制定提供理论支撑和参考[2]。

1 信息化背景下高校档案管理的价值与功能定位

1.1 教育支持功能

在信息化的大背景下，高校档案管理已逐渐从简单的档案保存扩展到更为深远的领域，尤为突出的是其在教育支持方面的重要功能。一个现代化、有远见的档案管理体系能够助力高校教育事业健康发展。其中嵌含的价值远超过档案本身的文献价值。首先，教育事业的根本是立德树人，这需要通过知识的传授和创新来实现。在这一层面上，档案管理体系可以成为一个强有力的后盾，它可以通过整合各类教育资源来丰富教育内容和形式，使教育更具前瞻性和创新性[3]。通过现代化的档案管理系统，高校可以更好地整理和保管大量的教育资源和资料，形成一个高效、动态和可持续发展的教育资源库。这样不仅可以大大提高教育资源的利用效率，而且可以为教师和学生提供一个更为丰富和多元化的学习环境，从而有力地推动教育事业的发展。其次，档案管理在促进教育公平方面也发挥不可忽视的作用。教育资源的分配往往会受到地区、经济和社会因素的影响，而一个健全和先进的档案管理系统可以通过线上资源共享和远程教育等方式，打破这种限制，实现更为均衡和公平的教育资源分配。这不仅有助于提高整个社会的教育水平，而且可以为弱势群体提供更多的教育机会，从而促进社会的平等和谐。

1.2 学术研究辅助功能

首先，现代的档案管理系统能够高效地收集、整理和保管各类学术资源，也包括学术论文、研究报告、实验数据等。这一系统的建立和完善意味着学者们能够更快、更准确地找到所需的资料，从而大大提高学术研究的效率。在这一层面上，档案管理实质上是一个能够促进学术创新和协作的平台，为学者提供一个可以互相交流和学习的环境。其次，通过对历年来的学术研究成果进行系统的整理和评估，档案管理不仅可以为高校提供一个清晰、科学的研究路径，而且可以发现学术研究中存在的问题和不足，从而有针对性地提出改进措施。可以通过数据挖掘和分析来发现某一领域的研究热点和前沿问题，进而指导学者进行更有深度和前瞻性的研究[4]。最后，在一个信息爆炸的时代，学术成果的保护显得尤为重要。通过档案管理，可以确保学术成果的原创性和完整性，避免因失误或其他非法行为而导致的学术成果损失或侵权。这不仅有助于维护学者的权益，也是保持学术环境纯洁和公正的必要条件。

1.3 行政服务功能

在高校的多元化发展背景下，行政服务作为沟通各部门和保障学校运行流畅的重要组成部分，显得尤为重要。首先，一个高效的档案管理系统可以有效地整合各种行政资源和信息，从而为行政决策提供有力的支持。它通过收集和分析大量的数据和信息，可以帮助行政部门更好地理解和把握当前的情况和可能面临的挑战，从而做出更为明智和有前瞻性的决策。对学生的成绩和反馈、教师的教学质量和研究成果等方面的数据分析，可以提供关于学校教育质量的深刻洞见，从而有助于制定更为科学和合理的教育政策。同时，档案管理在行政服务中可以作为一个重要的沟通桥梁。它能够帮助各部门更好地交流和协调，通过共享重要的信息和數据，可以有效地减少信息孤岛的现象，从而促使行政管理更为顺畅和高效。在这一点上，档案管理实际上是一个能够提升行政效率和响应速度的重要工具。此外，档案管理还可以作为一个有效的监督机制，确保行政决策的执行是正确和合法的。通过对行政决策和执行过程的记录和监督，可以更好地保证决策的透明度和公正性，从而增强公众对行政体系的信任和认可。这一点在现今越来越注重公开透明的社会环境中显得尤为重要。

2 信息化背景下档案管理与学校融合发展的难点

2.1 确保数据准确性与完整性的挑战

在信息化背景下高校档案管理与学校融合发展进程中，确保数据准确性与完整性是一个巨大的挑战。数据的不准确和不完整会给学校的日常运行带来极大的困扰。不准确的数据可能会导致学校资源的误配，产生无效的政策决策，甚至在更为严重的情况下，可能会导致法律纠纷和声誉损失。同时，数据的不完整则可能削弱决策者的信心，限制他们能够进行的深度分析和策略规划，从而影响学校的长期发展和稳定。对于高校来说，确保数据准确和完整的任务更是艰巨。高校内部涉及多个部门和层级，信息流动繁多且复杂。在这样的背景下，确保每一处的数据输入的高度准确是一个非常具有挑战性的目标。此外，随着大数据和AI技术的发展，数据量呈现爆炸性增长，这无疑进一步加大了确保数据准确性和完整性的难度。

2.2 优化资源配置与服务个性化的困境

在信息化背景下，高校档案管理面临一个非常微妙的困境，即在大量标准化的信息处理流程中实现服务的个性化，同时优化资源配置以适应多元化的需求。这个问题不仅仅是一个技术上的挑战，它更多地涉及到高校内部的管理哲学。首先，高校在日常运营中需依赖于大数据来进行决策和资源配置。大数据可以提供一个宏观的视角来理解和分析高校的运行状况，从而促进更加有针对性和有效的资源分配。然而，这种宏观视角往往忽略了学生和教职员工的个性化需求，这可能导致资源分配的不公平和服务的不满意。其次，实现服务的个性化是一个非常具有挑战性的目标。尽管信息技术可以帮助高校更好地理解和满足个体的需求，但这也引发了一个很实际的问题：在资源有限的情况下，如何有效地实现服务的个性化，而不是陷入一种“一刀切”的服务模式？这需要高校在资源配置和服务提供之间找到一个适当的平衡点。最后，从更广泛的视角来看，这个困境实际上揭示了一个更大的问题，即在一个高度信息化的环境中，如何保持高校的多元性和包容性？这是一个非常复杂的问题，因为它不仅仅涉及技术和资源，还涉及高校的价值观和教育理念。

2.3 实现跨部门协作与信息共享的瓶颈

档案管理不仅仅是一个单一部门的责任，它要求多个部门和团队之间的紧密协作和信息共享。首先，高校内部还存在着信息孤岛现象。这是由于各个部门或团队在日常运行中形成了各自独立的信息和数据库，缺乏一个统一和协调的系统来集中和共享这些信息。这样不仅增加了信息查找的时间和所要用到的资源，同时也限制了全面和深入的数据分析，这是理解和解决高校中的复杂问题所必需的。其次，跨部门协作的缺乏。虽然档案管理是一个跨学科和跨部门的工作，但实际上，在很多高校中，各部门之间的协作仍然是一个非常大的问题。这种情况通常源于历史的管理和组织结构，以及在职责和责任分配上的不清晰。最后，这种瓶颈也揭示了一个更深层次的问题，即高校的文化和价值观的影响。在一个强调独立和自主的文化中，实现跨部门的协作和信息共享是一个非常大的挑战。

3 信息化背景下档案管理与学校融合发展路径探析

3.1 技术发展路径

技术发展路径来说要更多地关注如何采用现有的技术资源和未来的技术发展趋势来实现档案管理与学校的深度融合。一个切实可行的方式是通过统筹多技术集成路径来实现这一目标，意味着高校不仅要将云计算、大数据分析和人工智能等先进技术有机结合，同时还要结合学校具体的业务需求和发展方向，来构建一个可以全面满足学校多元化和动态变化需求的综合性档案管理系统。这样的系统可以实现更高效的资料存储、检索、分析和使用，从而在实际操作中大大提高工作效率和数据准确性。与此同时，技术路径不应仅仅局限于一个静态的架构设计，它需要具有很高的灵活性和适应性，这样才能确保在实施过程中能够根据实际的需要和变化进行适时的调整和优化。这包括对新技术的迅速接纳和应用，以及对已有技术路径的适时调整和优化，确保系统始终保持最佳状态。此外，高校还应当注重跨学科、跨领域的协作，加强与相关技术领域的合作，共同探讨和研究新技术在档案管理中的应用场景和可能性，以推动档案管理技术的不断创新和发展。学校应当建立一套完善的培训体系，包括定期的培训课程和实践操作指南，以及一个可以提供实时技术支持和帮助的服务体系。同时，也可以通过与业界合作，定期举办技术研讨会和交流活动，不断提高档案管理人员的技术水平和业务能力。

3.2 管理机制完善路径

首先，需要明确管理机制的核心目标是实现档案管理的高效和有序，同时满足学校的教育和科研需求。为实现这一目标，高校需要构建一个完善的制度体系，其中包括档案管理的规章制度、标准和指南，以及与之相关的监督和评估机制。这样的制度体系可以确保档案管理的规范化和标准化，从而实现更高的工作效率和服务质量；其次，需要强化档案管理的人文关怀和服务导向。档案管理不仅仅是一个技术问题，而是一个涉及人们知识、经历和记忆的复杂问题。因此，需要在管理机制中加入更多的人文元素，如历史保护和文化传承，以及对个体的尊重和关怀。这可以通过建立一套以人为本的服务体系来实现，其中包括个性化的服务、心理关怀和情感交流，从而使档案管理成为一个更具人文关怀和温暖的领域；再次，要重视档案管理的可持续性和未来发展。在管理机制的构建过程中，不仅要考虑当前的需求和条件，而且要预见未来的发展趋势和可能的挑战。这需要高校构建一个具有前瞻性和创新性的管理机制，可以灵活适应未来的变化和发展，从而确保档案管理的长期稳定和可持续发展；最后，强化跨部门和跨领域的协作与交流，建立一个跨部门和跨领域的协作与交流机制，有效整合各个部门和领域的资源和力量，从而实现更高的工作效率和服务质量。

3.3 文化建设路径

文化不仅仅是指那些档案所记录和反映的历史和现实，而更是指通过档案管理来培养和塑造一种有利于学校发展的文化氛围和价值观。首先，高校应当致力于构建一个以学术为核心的文化环境。这一环境应当强调学术的严谨和客观，同时也应当鼓励创新和批判性思维。档案管理可以通过保护和传承学术的历史和传统来为这一文化环境提供支持，使学者们能够更好地理解和批判现有的知识体系，从而推动学术的进步和发展。其次，高校需致力于打造一个包容和多元的文化環境。在这样的环境中，不同的声音和视角可以得到尊重和认可，从而促进学术的交流和合作。档案管理可以通过收集和保护多元的历史和资料来支持这一目标，使学者们能够从不同的角度和视角来理解和解释现实，从而推动学术的多元化和发展。此外，高校应通过档案管理来培养和塑造一种尊敬历史和传统的文化氛围。这不仅可以帮助学者们更好地理解和评估现有的知识体系，而且还可以帮助他们更好地理解和评价自身的学术工作和成就。档案管理可以通过保护和传承学术的历史和传统来为这一文化环境提供支持，使学者们能够更好地理解和分析现有的知识体系，从而推动学术的进步和发展。最后，高校应当注意到文化建设的持续性和可持续发展。这意味着需要建立一个能够适应未来变化和挑战的文化建设路径，其中应当包含对新技术和新方法的适应和利用，以及对新的学术趋势和发展的预见和响应。

参考文献

[1]刘源霞.规范档案管理对学校发展建设的重要性分析[J].教育教学论坛，2018（20）：5-6.

[2]韦卫.加强档案管理建设 促进学校持续发展——浅谈新形势下技师学院档案管理现状及规范化、信息化建设[J].档案学研究，2017（S2）：116-122.

[3]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新——以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济，2014（16）：35-36.

[4]牛新丽.加强教学档案管理 为学校内涵发展服务[J].塔里木大学学报，2010，22（03）：87-91.

作者简介：秦敏（1976— ），研究生学历，内蒙古师范大学档案馆馆员，主要从事档案管理研究。